Як видати фіскальний чек і що робити при поверненні

Що вміють чеки в документах

• Чек продажу — із замовлення покупця або рахунку, один на продаж.
• Автоматичний чек — при оплаті за посиланням, повний чи авансовий залежно від суми.
• Аванси — кілька чеків авансу, потім фінальний із товарами.
• Чек повернення — зокрема за чеком іншої програми.
• Накладений платіж — два режими на вибір бухгалтера.
• Зміна і Z-звіт — вручну або щовечора завданням крона.
• Код УКТ ЗЕД і акцизна марка — поля картки товару, що йдуть у чек.

Де це і хто має доступ

Меню

картка документа «Замовлення покупця», «Рахунок» або «Повернення покупця» → кнопка «Фіскальний чек»

Зміна

«Зовнішні сервіси та інтеграції» → «Фіскальні чеки» → форма каси → блок «Зміна»

Право доступу

чек — право редагувати документ; зміна — вікно «API та токени доступу»

Підготувати

підключена каса: Вчасно.Каса або Checkbox; документ у гривнях

Як видати чек із замовлення чи рахунку

Натисніть «Фіскальний чек», перевірте заповнені поля й натисніть «Видати чек». Чек іде в податкову одразу, скасувати його не можна.

1

Вид чека

2

Спосіб оплати

3

Доставка у чеку

4

Надіслати чек на

1. Повний чек — товари, аванс — один рядок.
2. Підставлено за типом оплати, текст має збігатися з фактом.
3. Вимкніть, якщо за доставку платять перевізнику.
4. Чек надсилає сам сервіс каси.

На один продаж видається один чек продажу. Замовлення й створений із нього рахунок — один продаж: після чека в замовленні рахунок відповість «На цей продаж чи повернення вже видано чек № …». Тестові чеки не враховуються.

Спосіб оплати

Текст у чеку має збігатися з тим, як фактично платили. Elbuz підставляє його за типом оплати документа, а якщо оплата прийшла за посиланням — за платіжним сервісом.

Значення можна змінити зі списку: Готівка, Картка, Інтернет-еквайринг, LiqPay, NovaPay, Переказ на поточний рахунок, Переказ через QR-код, Переказ з картки, Безготівково, Післясплата. Без вибору чек не видасться: «Вкажіть спосіб оплати.»

Доставка в чеку

Перемикач «Доставка … UAH у чеку» з’являється, коли в документі є сума доставки. Увімкнено — доставка йде окремим рядком і входить у суму чека. Вимкнено — сума чека зменшується на доставку.

• Документ створено вручну — за замовчуванням увімкнено.
• Документ прийшов імпортом із сайту чи майданчика — за замовчуванням вимкнено: Elbuz не знає, кому покупець платив за доставку.

Вимикайте перемикач, якщо покупець платить перевізнику: це не гроші продавця. Якщо в документі різні ставки ПДВ, доставка йде за ставкою документа або більшості товарів, як в обліку, і діалог про це попереджає. Правильність підтверджує бухгалтер.

Надсилання покупцю

Перемикач «Надіслати чек на» показує email і телефон із документа й увімкнений за замовчуванням. Email береться з документа, потім із контрагента; телефон — одержувача, платника, документа, потім контрагента. Чек надсилає сам сервіс каси.

Немає жодного контакту — діалог попереджає: «Немає email і телефону покупця: роздрукуйте чек і вкладіть у посилку.» Посилання для друку — «Відкрити чек».

Ставка ПДВ і знижка

Перемикач «Платник ПДВ» на касі вимкнено — усі рядки йдуть без ПДВ. Увімкнено — ставка береться в такому порядку: код у рядку документа, ставка рядка, ставка й податковий клас товару, ставка документа. Не знайшлося нічого — чек зупиниться, і програма назве товар. Детальніше: Як задати ставку ПДВ.

Знижка рахується сама: різниця між сумою рядків і сумою документа йде в чек як знижка на чек. Сума документа більша за суму рядків — чек не видасться, бо це не знижка, а помилка в документі.

Підакцизні товари

Для підакцизних товарів у чеку потрібен код УКТ ЗЕД, а для роздрібного алкоголю ще штрихкод акцизної марки. Для решти товарів код не заповнюється (ЗІР 39371). Що саме належить до підакцизних, підтверджує бухгалтер.

Де: картка товару → секція «Облік і логістика» → поля «Код УКТ ЗЕД (для чека)» і «Акцизна марка (для чека)». Вони видимі лише при підключеній касі.

1

Код УКТ ЗЕД (для чека)

2

Акцизна марка (для чека)

1. Код УКТ ЗЕД (для чека) — від 4 до 10 цифр.
2. Акцизна марка (для чека) — одне значення на картку.

• Код УКТ ЗЕД — від 4 до 10 цифр. Інше значення не збережеться.
• Акцизна марка — латинські літери й цифри, до 64 символів. Поле одне на картку, тому значення піде в кожен чек із цим товаром.

Без коду чи марки Elbuz чек не зупиняє, бо не знає, що товар підакцизний. Перевірка — на вас. Штраф за відсутність коду — 5100 грн (ЗІР 38962).

Що відбувається при оплаті за посиланням

Перемикач «Чек при оплаті за посиланням» на касі видає чек сам, щойно платіжний сервіс підтвердив оплату. Без нього чека не буде, а в діалозі документа з’явиться нагадування «Отримано … UAH, на які немає чека».

• Спосіб оплати ставиться сам: LiqPay або «Інтернет-еквайринг» для інших сервісів.
• Доставка завжди входить у чек, адже її сплачено продавцю за посиланням.
• Покупцю чек надсилається завжди, якщо є контакт.
• Каса — перша за порядком із цим перемикачем, що підходить фірмі документа.

Цей чек спрацьовує лише на оплату через посилання на оплату. Переказ на рахунок, вписаний вручну, автоматичного чека не дає. Обов’язковість чека для цифрових товарів і послуг вирішує бухгалтер: у такому разі лишіть перемикач вимкненим.

Як оформити аванс і фінальний чек

При оплаті карткою чи готівкою частинами чек видається на кожну оплату, а останній показує всі товари. Elbuz веде цей ланцюжок сам.

1. Аванс. Коли оплачено частину, діалог сам ставить «Аванс (часткова оплата)» і суму, на яку чека ще немає. У чеку один рядок: «Аванс за Замовлення покупця № …».
2. Наступні оплати. Для кожної — новий чек авансу. Сума не може бути більшою за залишок документа.
3. Фінальний чек. Оберіть «Повний чек із товарами». Діалог нагадає: «Уже видано чеки авансу на … UAH: повний чек зарахує їх як передоплату». У чеку всі товари, раніше внесені аванси й доплата.

1

Попередження про гроші без чека

2

Вид чека

3

Сума авансу

1. Elbuz бачить гроші, на які ще немає чека.
2. Поставлено само: оплачено частину.
3. Підставлено суму без чека.

Фінальний чек потрібен, навіть якщо доплати немає: аванси покривають усю суму, тоді в ньому лише зарахована передоплата. Видається він при врученні товару (ЗІР 41509).

1

Чек авансу

2

Примітка про аванси

3

Вид чека

1. Виданий аванс видно в документі: зверху рядок «Чек авансу» з номером і сумою.
2. Аванси зарахуються самі: повний чек врахує 300.00 UAH як передоплату.
3. Для фінального чека оберіть «Повний чек із товарами».

Тестові чеки авансу не враховуються: на тестовій касі фінальний чек вийде на всю суму, без зарахування. Перевірити зарахування можна лише справжніми чеками.

Аванс, отриманий на рахунок переказом, податкова дозволяє не оформлювати чеком при отриманні (ЗІР 41414). Як тоді показати його у фінальному чеку, вирішує бухгалтер.

Як видати чек повернення

Чек повернення видається з документа «Повернення покупця». Створіть його на основі замовлення чи рахунку: тоді Elbuz знайде чек продажу сам, підставить його спосіб оплати й не дасть перевищити продану суму.

1. Відкрийте документ повернення, натисніть «Фіскальний чек».
2. Перевірте спосіб оплати. За роз’ясненням податкової повертають тією самою формою, що й при продажі; змінювати її можна за згодою покупця (ЗІР 43417).
3. Натисніть «Видати чек».

На один документ повернення — один чек. Часткове повернення — це документ на меншу суму: кількість товарів вибираєте в ньому самому. Якщо сума більша за чек продажу, програма відповідає «Сума повернення більша за суму чека продажу.» Коли продаж оформлено лише авансами, межа — сума авансів.

Покупець відмовився від посилки — чек повернення видається в день отримання квитанції служби доставки, акт не потрібен (ЗІР 41504). Чека на посилку не видавали — чек повернення, за цією ж логікою, не потрібен; підтвердить бухгалтер.

Чек продажу видала інша програма

Податкова дозволяє повернення за чеком іншої програми того самого продавця, якщо чек зареєстрований на фіскальному сервері (ЗІР 40470). Коли в поверненні й пов’язаних документах чека немає, діалог Вчасно.Каси просить його дані й передає їх сервісу.

Checkbox таких даних не приймає: діалог попереджає, що чек повернення піде без посилання на чек продажу, а номер варто записати в примітку документа. Чи можна так оформити, вирішує бухгалтер.

1

Чека продажу немає

2

Фіскальний номер чека

3

ФН ПРРО

4

Дата чека

1. Чека продажу в Elbuz немає.
2. Обов’язкове поле.
3. Номер каси, яка видала чек.
4. Необов’язкове поле.

• Фіскальний номер чека — обов’язково. Без нього: «Вкажіть фіскальний номер чека продажу: у цьому поверненні й пов’язаних документах чека немає.»
• ФН ПРРО — номер каси, яка видала чек продажу, необов’язково.
• Дата чека — необов’язково.

Перевірити такий чек і суму в ньому Elbuz не може, тому дані звірте за самим чеком.

Як бути з накладеним платежем

Податкова й Верховний Суд розходяться, тому режим обирає бухгалтер у полі «Накладений платіж» на касі. Автоматично чек для посилки не створюється в жодному режимі: кнопка лишається в документі.

1

Режим «Чек при відправці»

2

Спосіб оплати

1. Накладений платіж: нагадування про режим «Чек при відправці» та чек повернення, якщо посилку не викуплять.
2. «Післясплата» підставилася сама за типом оплати документа.

Нагадування з’являється, коли тип оплати документа — накладений платіж. Для кількох кас беруться налаштування першої підходящої.

Як працюють зміна і Z-звіт

Зміна відкривається сама першим чеком, закривати її треба щодня, коли були операції. Закриття формує Z-звіт, і скасувати його не можна. Наступний чек відкриє нову зміну.

1

Зміну відкрито

2

Закрити зміну

1. Зміну відкрито — зміну відкрив перший чек.
2. Закрити зміну — сформує Z-звіт, скасувати не можна.

• Щовечора. Перемикач «Закривати зміну щовечора» на касі. Завдання крона закриває відкриту зміну о 22:30 або 23:30 за Києвом залежно від сезону; час змінюється в завданнях крона.
• Вручну. Кнопка «Закрити зміну» у блоці «Зміна» форми каси. Закрита раніше зміна дасть «Зміну вже закрито.»

Позначка «офлайн» у стані зміни чи в чеку означає, що каса працює без зв’язку з податковою і передасть дані пізніше. Закон обмежує таку роботу строками, але на час воєнного стану дозволяє їх перевищувати.

Що буде, якщо каса не відповіла

Другого чека не буде. Перед запитом Elbuz записує в документ унікальний ключ спроби, і повтор іде з тим самим ключем: якщо перший чек дійшов, сервіс поверне його, а не створить новий.

Текст останньої помилки показується в діалозі документа рядком «Минула спроба».

Збій автоматичного чека

Коли автоматичний чек не видано, усі адміністратори отримують сповіщення «Чек не видано автоматично» з номером документа. Завдання крона повторює спробу щогодини, разом до 48 разів, тобто двоє діб. Успіх знімає помилку сам.

Сценарії

Передплата 30 %, решта перед відправкою

Що зробити. Надішліть посилання на передплату з увімкненим автоматичним чеком або видайте чек авансу вручну. Перед відправкою візьміть решту й видайте «Повний чек із товарами».

Що вийде. Два чеки на одне замовлення, у другому всі товари й зарахований аванс.

Кур’єр продавця приймає готівку

Що зробити. У момент розрахунку видайте чек зі способом «Готівка» і доставкою в чеку.

Що вийде. Чек на всю суму, включно з доставкою, йде покупцю на телефон або email.

Помилковий чек уже видано

Що зробити. Створіть «Повернення покупця» на основі документа на всю суму, видайте чек повернення. Правильний чек продажу видайте з нового замовлення, не пов’язаного з цим: у цьому ланцюжку чек продажу вже є, і другий Elbuz не дасть.

Що вийде. Податкова бачить продаж, повернення й правильний чек. Порядок перевірте з бухгалтером.

Покупець не викупив післяплату

Що зробити. Якщо чек при відправці видано, створіть «Повернення покупця» на основі замовлення й видайте чек у день квитанції.

Що вийде. Спосіб оплати підставиться із чека продажу, а суму Elbuz звірить із ним.

Що робити, коли чек не видається

Часті запитання

Як скасувати виданий чек?

Ніяк: чек уже в податковій. Його перекриває чек повернення з документа «Повернення покупця». Сторно для повернення податкова забороняє.

Чек змінює залишки чи статус оплати?

Ні. Залишки змінює проведення документа, статус оплати — надходження оплати. Чек лише реєструє операцію в податковій.

Що станеться з чеком, якщо змінити замовлення після нього?

Нічого: чек не змінюється. Другий чек за цим продажем Elbuz не видасть, тому різницю оформіть поверненням.

Покупець не отримав чек. Як надіслати знову?

Відкрийте «Фіскальний чек» у документі й передайте покупцю посилання «Відкрити чек». Окремої кнопки повторного надсилання немає.

Чек із рахунку чи із замовлення — яка різниця?

Різниці немає: це один продаж, якщо рахунок створено із замовлення. Видайте чек там, де менеджеру зручно, другий Elbuz не дасть.

Чи можна повернути лише один товар із чека?

Так. Лишіть у документі «Повернення покупця» цей товар і видайте чек на його суму. Вона не може перевищувати чек продажу.

Суміжні теми

• Якщо потрібна загальна картина й довідка про обов’язковість чека — Каси ПРРО: фіскальні чеки з Elbuz.
• Якщо касу ще не підключено — Вчасно.Каса або Checkbox.
• Якщо покупці платять за посиланням — Як надіслати покупцю посилання на оплату рахунку.
• Якщо в товарах не задані ставки — Як задати ставку ПДВ товарам і документам.
• Якщо бухгалтеру потрібен файл за квартал — Облік для бухгалтера.