Дії над пачкою документів: ТТН, друк, лист збирання, кошик

Як обробити пачку документів: накладні, друк, збирання, видалення

23 хв

Elbuz виконує дію одразу над пачкою позначених документів: виписує накладні служби доставки, друкує форми одним файлом, зводить лист збирання, видаляє з можливістю повернути.

Коли це знадобиться:

За день набралися замовлення без ТТН — програма звернеться до служби по кожному й запише номери, а документи з номером пропустить.
Треба роздрукувати пачку рахунків — друковані форми збираються в один PDF або в архів ZIP.
Комплектуєте кілька замовлень — лист збирання зводить позиції за товаром і місцем зберігання, склад обходиться один раз.
Видалили не те — пачка 30 днів лежить у кошику й повертається однією кнопкою.

З чого почати: позначте рядки пробілом — унизу з'явиться панель «Вибрано: N».

Що вміють дії над пачкою

Позначити пачку — пробілом, клавішею Ins або одразу все, що під відбором, кнопкою «Всі N».
Виписати накладні служби доставки — номери записуються в документи, документи з номером пропускаються.
Роздрукувати — усі позначені одним PDF або архівом ZIP.
Лист збирання — позиції за товаром і місцем зберігання; «Позначити зібраними» міняє статус пачки.
Об'єднати — позиції кількох непроведених документів одного клієнта переходять в один.
Видалити й повернути — пачка 30 днів лежить у кошику документів.

Де це і хто має доступ

Меню: Довідники → Документи → будь-який вхід, панель «Вибрано: N» під сіткою
Інші входи: меню рядка: права кнопка миші або кебаб у кінці рядка
Право доступу: «Видалити» — окремо; накладні — право на вікно створення накладної
Підготувати: для накладних — спосіб доставки в документі й ключ служби

Як позначити документи і що з ними можна зробити

Рядок позначається пробілом, клавішею Ins або галочкою в колонці «Вибір». Позначки зберігаються на сервері, персонально для вас, тому переживають оновлення сітки. А от закриття вікна не переживають: при кожному відкритті програма знімає всі позначки. Щойно позначено хоча б один рядок, знизу спливає панель «Вибрано: N».

Що можна зробити з позначеними документами
Дія	Що робить	Чи можна повернути
Всі N	позначає все, що потрапляє під поточний відбір	так, хрестиком «Зняти виділення»
Роздрукувати	друковані форми всіх позначених	так, нічого не змінює
Створити ТТН (доставка)	виписує електронні накладні служби доставки	ні
Копіювати в	створює копію кожного позначеного в іншому типі	так, копії можна видалити
Об'єднати	переносить позиції кількох документів в один	ні, вихідні документи скасовуються
Лист збирання	зведений перелік товарів за позначеними документами	сам перелік нічого не змінює — але кнопка «Позначити зібраними» всередині вікна масово міняє статус позначених документів
Видалити	переносить у кошик документів	так, 30 днів

Ті самі дії плюс «Наступний етап» і «Підписати (провести документ)» є в меню рядка — правою кнопкою або кебабом в кінці рядка. Число в дужках біля пункту показує, скільки документів позначено: якщо нічого не позначено, дія застосується до виділеного рядка. У «Наступного етапу» і «Підписати (провести документ)» такого числа немає — ці два пункти завжди працюють по одному виділеному рядку, скільки б ви не позначили.

Кнопка «Всі N» позначає не лише рядки, видимі на екрані, а все, що потрапляє під поточний відбір: робоче місце, вибраний тип, рядок пошуку, картку смуги показників і фільтри — ті самі умови, що й у сітці. Перед масовим видаленням або створенням накладних перевіряйте лічильник «Вибрано»: якщо там більше, ніж ви очікували, зніміть виділення хрестиком і позначте рядки вручну.

Об'єднання переносить позиції кількох документів в один і питає, який з них стане головним; вихідні документи скасовуються та зв'язуються з ним. Працює тільки на непроведених документах одного типу й одного контрагента, і позначити треба щонайменше два. Навіщо це на практиці, розібрано в статті про обробку замовлень.

Лист збирання зводить позиції всіх позначених документів за товаром і сортує за місцем зберігання — підпис у вікні пояснює навіщо: «Позиції зведено за товаром і відсортовано за місцем зберігання — склад обходиться один раз». Зверху — кількість документів, контрагентів, позицій, одиниць і сума.

Панель масових дій «Вибрано: 3» під таблицею документів

Контекстне меню рядка документа (права кнопка миші)

Як виписати накладні служби доставки пачкою

Найнебезпечніший пункт панелі — «Створити ТТН (доставка)». Він виписує електронні накладні в службі доставки одразу за всіма позначеними документами. Це зовнішній платний виклик, і скасувати накладну можна тільки в кабінеті служби доставки. Діалог перед запуском питає лише «Вибрано — N», без попередження про гроші, тому число в ньому варто читати уважно. Одна страховка тут усе ж є: документи, у яких номер накладної вже заповнений, програма пропускає, тож двічі на той самий документ накладну не випишуть.

Після підтвердження документи обробляються по одному, по черзі: для кожного програма бере службу доставки з його поля «Спосіб доставки», звертається до неї й, щойно служба повернула номер, одразу записує його в документ.

Сервер відводить на кожен документ до 300 секунд. Стелі на кількість документів у пачці програма не ставить. Результат ви бачите тільки в самому кінці, коли оброблено всю пачку: вікно «Увага» з рядком на кожен документ — «ID документа», «Статус» і «ТТН». Червоний статус означає, що накладна для цього документа не створилася, і поруч стоїть причина.

Якщо у документа не вказано спосіб доставки, то в рядку буде «Вид доставки не підтримується».
Якщо служба доставки з документа не має вбудованої накладної, то програма так і скаже й перелічить служби, для яких накладна є, — для решти накладну оформлюють у кабінеті служби, а номер вписують у документ.
Якщо для служби не заведено ключ підключення, то в рядку буде «порожньо - API токен».
Якщо служба відмовила — зокрема й коли в її кабінеті бракує коштів, — то в рядку стоїть текст її відповіді, а документ лишається без номера.
Якщо в документа номер накладної вже був, то в рядку червоним буде «Накладну вже створено: номер — пропущено.»

Так проходить кожен позначений документ. Три перевірки посередині відсікають документ ще до звернення до служби, тож за ним нічого не платиться. Номер у документі з'являється тільки на нижній гілці «так».

Дія або результат
Розвилка: далі шлях залежить від відповіді

Повідомлення «Операція успішно виконана» спливає, коли створилася хоча б одна накладна. Що сталося з кожним документом, видно у вікні з рядками по документах.

Якщо ж запит обірвався — закрилася вкладка, зник зв'язок, — вікна з результатом не буде зовсім. Тоді діє те, як записуються номери: ті документи, для яких служба встигла відповісти, вже мають номер накладної, решта — ні.

Повторний запуск по тих самих позначених безпечний для перших: вони пропускаються, накладні випишуться тільки там, де номера немає. Знайти, що лишилося, допоможе картка «Без ТТН» у смузі показників. Одне вузьке місце: номер записується в документ лише після відповіді служби, тому якщо зв'язок обірвався саме між ними, накладна в службі може існувати, а в документі номера не буде. Перед повтором для таких документів звірте кабінет служби доставки.

Скільки це коштує. Elbuz за накладну нічого не списує зі свого балансу — платите ви службі доставки за її тарифом, і вартість накладної програма не зберігає. Побачити витрачене можна тільки в кабінеті служби доставки. Для Нової пошти важливо, хто платить за доставку: якщо в документі ще не відкривали форму накладної й не зберігали в ній налаштувань, масова виписка ставить платником одержувача, форму оплати — готівку, а оголошену вартість — суму документа.

Як роздрукувати документи одним файлом

Іконка принтера в тулбарі та пункт «Роздрукувати» в меню рядка друкують позначені документи, а якщо не позначено нічого — виділений рядок. Діалог показує, скільки документів піде в друк, і дає вибрати, як віддати результат: «1 PDF» — усе одним файлом, «ZIP» — окремий файл на документ в архіві. За замовчуванням вибрано ZIP.

Іконка принтера всередині рядка друкує один документ і діалогу не показує — файл одразу відкривається в новій вкладці.

Формат — PDF. Шаблон програма підбирає сама:

якщо в документа заповнене поле «Шаблон друку за замовчуванням» — береться воно;
інакше з усіх шаблонів типу береться заповнений, і серед заповнених — той, чия мова збігається з мовою документа;
порожній каркас програє заповненій версії іншою мовою — саме тому друк не видає порожній аркуш, коли шаблон для вашої мови завели, але не наповнили.

Друкована форма одного документа зберігається в його файлах, тож повернутися до неї потім можна з картки.

Пачка друкується одним запитом: програма по черзі складає PDF для кожного позначеного документа, потім збирає їх в один файл або в архів і лише тоді відкриває результат у новій вкладці. Стелі на кількість документів програма не ставить, а проміжного результату немає — поки не зібрано все, файлу немає. Три речі, які варто знати про пачку:

Мову, за якою підбирається шаблон, програма бере з першого документа пачки й застосовує до всіх.
Якщо для типу якогось документа шаблону немає, а для інших є, то цей документ у файл не потрапляє. Після відкриття результату спливає помаранчеве повідомлення «Без друкованого шаблону для свого типу пропущено документів: N» — за ним видно, скільки документів друкувати окремо після того, як заведете їм шаблон.
Друк нічого не змінює в самих документах. Якщо запит обірвався, файлу просто не буде, і друк можна запустити ще раз з тими самими позначками.

Якщо в типу документа немає жодного шаблону, програма відповість «Не вдалося сформувати друковану форму: для цього типу документа немає друкованого шаблону. Додайте шаблон у довіднику типів документів.» Те саме повідомлення буде й у пачці, якщо шаблону немає в жодного позначеного документа, — тоді ні архів, ні PDF не створюються. Шаблони заводяться в бургер-меню, пункт «Друкарські шаблони».

Як видалити документи і повернути їх із кошика

Поодинці видаляється тільки непроведений документ: на проведеному програма відповість «Видалення неможливе: спершу скасуйте проведення документа.» Перед видаленням питає підтвердження й показує номер.

Видалення пачкою позначених рядків проведені документи не забирає: програма виключає їх з пачки й повідомляє «Проведені документи не видалено (N). Спершу скасуйте проведення.» Але позначки після видалення знімаються з усіх рядків, зокрема й з пропущених, — щоб дістатися до них, доведеться відібрати непроведені ще раз.

Усе, що видалилося, лягає в кошик знімком — шапка, позиції та зв'язки. Одна ваша дія = одна пачка, скільки б рядків у ній не було. Стелі на кількість рядків немає ні в кнопки «Всі N», ні у видаленні.

Порядок такий: спершу програма знімає позначки з проведених документів, потім записує в кошик знімок кожного з решти, і тільки після цього видаляє самі документи. Тому якщо видалення обірвалося на півдорозі, знімки в кошику вже є.

Після видалення пачки одразу спливає «Видалено документів: N» із кнопкою «Скасувати»: це найшвидший спосіб повернути помилково видалене, повідомлення живе дванадцять секунд. Після видалення одного документа такої кнопки немає — програма скаже тільки «Запис видалено», а діставати документ доведеться з кошика.

Ліва гілка — видалення одного документа, права — пачки. Обидві закінчуються в кошику, але кнопка «Скасувати» є тільки в пачки.

Дія або результат
Розвилка: далі шлях залежить від відповіді

Пізніше пачку дістають з бургер-меню, пункт «Кошик документів». Там видно дату, автора, перелік документів і кнопку повернення; уже повернена пачка позначається як «Відновлено». Порожній кошик так і пише: «Кошик порожній — видалених документів за останні 30 днів немає».

Хто й коли видалив документ, видно ще й у журналі операцій — там же другий кошик, для контрагентів: Журнал операцій.

Знімки живуть тридцять днів, і прибирання старших відбувається при кожному наступному видаленні. Відновлення повертає шапку, позиції та зв'язки — але не історію документа: стрічка подій і коментарі менеджерів видаляються разом з документом і в знімок не потрапляють.

Сценарії

Виписати накладні Нової пошти на замовлення, які ще без номера

Що зробити. У панелі типів виберіть «Замовлення покупця». Картка «Без ТТН» у смузі показників покаже, скільки таких замовлень і які саме. Позначте потрібні рядки пробілом або клавішею Ins, у смузі позначених рядків натисніть «Створити ТТН (доставка)», звірте число «Вибрано» в діалозі й підтвердьте «Створити».

Що вийде. Документи, у яких номер накладної вже є, програма пропускає. Для решти звертається до служби з поля «Спосіб доставки» і записує отриманий номер у документ. Наприкінці — вікно «Увага» з рядком на кожен оброблений документ.

Чого не буде. Накладної не буде для документа без способу доставки, для служби без вбудованої накладної і для служби без ключа підключення — у рядку стоятиме причина червоним. Якщо позначаєте кнопкою «Всі N», тримайте активною картку «Без ТТН»: тоді під позначку потраплять тільки замовлення без номера накладної. Без права на вікно створення накладної пункту «Створити ТТН (доставка)» у вас не буде ні в смузі позначених рядків, ні в меню рядка.

Зібрати товар за пачкою замовлень одним обходом складу

Що зробити. Позначте замовлення, які сьогодні комплектуєте, і в смузі позначених рядків натисніть «Лист збирання». Коли все зібрано, натисніть у цьому вікні «Позначити зібраними» й підтвердьте.

Що вийде. Лист зводить позиції всіх позначених документів за товаром і сортує їх за місцем зберігання з картки товару. Кнопка переводить позначені документи у статус «Зібрано» по одному, так само як «Наступний етап»: зміна потрапляє в історію документа, а правила й сценарії, що чекають на зміну статусу, спрацьовують. Проведені документи теж переводяться.

Чого не буде. Сам лист нічого в документах не змінює, поки не натиснуто «Позначити зібраними». Документи, які вже мають статус «Зібрано», не зачіпаються. Якщо в довіднику статусів немає статусу з кодом collected, кнопка не змінить жодного документа й покаже про це повідомлення.

Роздрукувати пачку рахунків одним файлом

Що зробити. Позначте документи, натисніть іконку принтера в тулбарі й у діалозі виберіть «1 PDF» замість «ZIP».

Що вийде. Друковані форми всіх позначених документів зберуться в один PDF, і він відкриється в новій вкладці.

Чого не буде. Якщо перемикач не чіпати, вийде архів ZIP — він вибраний за замовчуванням. Окремої мови для кожного документа не буде: шаблон підбирається за мовою першого документа пачки, тож рахунки різними мовами друкуйте окремими пачками.

Повернути помилково видалену пачку

Що зробити. Поки видно повідомлення «Видалено документів: N», натисніть у ньому «Скасувати». Не встигли — бургер-меню, «Кошик документів», і кнопка повернення біля потрібної пачки.

Що вийде. Документи повертаються з позиціями, програма скаже «Відновлено документів: N». Якщо внутрішній номер запису тим часом зайняв інший документ, повернений отримає новий номер запису, а зв'язки всередині пачки збережуться.

Чого не буде. Проведених документів у пачці не було — їх програма й не видаляла. Зв'язок з документом, якого немає серед повернених і в списку, не відновиться. Пачки, старші за тридцять днів, прибираються з кошика при наступному видаленні.

Що робити, коли дія над пачкою не спрацювала

Що ви бачите	Чому так	Що зробити
«Видалення неможливе: спершу скасуйте проведення документа.»	Проведений документ поодинці не видаляється	Зняти проведення іконкою в рядку, підказка «Скасувати підпис», і видалити (видалення й кошик)
«Проведені документи не видалено (N). Спершу скасуйте проведення.»	У пачці були проведені документи — програма їх пропустила, а позначки після видалення зняла з усіх рядків	Знайти ці документи ще раз — проведені видно за зеленою галочкою біля номера, — зняти з них проведення й повторити видалення (видалення й кошик)
«Не вдалося сформувати друковану форму: для цього типу документа немає друкованого шаблону. Додайте шаблон у довіднику типів документів.»	У типу документа не заведено жодного друкованого шаблону	Бургер-меню → «Друкарські шаблони», додати шаблон для цього типу (друк)
«Позначте документи у списку — лист збирання будується за позначеними»	Лист збирання відкрито без позначених рядків	Позначити рядки пробілом і відкрити лист знову (дії над позначеними)
«Об'єднувати можна лише непроведені документи одного типу та одного контрагента»	У позначених рядках різні типи, різні клієнти або є проведені	Лишити позначки тільки на непроведених документах одного типу й одного клієнта (об'єднання)
«Кошик порожній — видалених документів за останні 30 днів немає»	Пачок у кошику немає: або не видаляли, або знімки старші за 30 днів уже прибрані	Нічого: видалене старше тридцяти днів не відновлюється (кошик)

Часті запитання

Чому кнопка «Всі N» позначила більше документів, ніж було на екрані?

Вона позначає все, що потрапляє під поточний відбір: робоче місце, тип, пошук, картку смуги показників і фільтри. Якщо в «Вибрано» більше, ніж ви чекали, зніміть виділення хрестиком і позначте рядки вручну.

Позначки зникли після того, як я закрив вікно. Так і має бути?

Так. Позначки зберігаються на сервері й переживають оновлення сітки, але при кожному відкритті вікна програма знімає їх усі.

Скільки коштує накладна, виписана пачкою?

Elbuz за накладну нічого не списує: платите службі доставки за її тарифом. Витрачене видно тільки в кабінеті служби доставки — див. накладні пачкою.

Можна роздрукувати рахунки різними мовами однією пачкою?

Ні. Мову шаблону програма бере з першого документа пачки й застосовує до всіх. Рахунки різними мовами друкуйте окремими пачками.

Чи можна видалити проведений документ?

Ні, ні поодинці, ні в пачці: спершу зніміть проведення іконкою в рядку. У пачці проведені документи пропускаються, а позначки знімаються з усіх рядків — проведені шукайте за зеленою галочкою біля номера.

Суміжні теми

Якщо потрібна загальна картина вікна, входів і статусів — Список документів.
Якщо спершу треба відібрати потрібні документи — Пошук і фільтри документів.
Якщо друк каже, що шаблону немає, або рахунок потрібен іншою мовою — Друкарські шаблони.
Якщо накладну треба виписати для одного замовлення з його картки — Накладна служби доставки.

Чи була стаття корисною?