Нагадування в органайзері: терміни, канали й кнопка «Відкласти»

Де це у програмі

Секція «Нагадування» однакова у формах усіх типів записів органайзера. Форма відкривається зі списку записів або прямо зі сповіщення.

Меню

Органайзер → Завдання / Нотатки / Проєкти / Документи / Таблиці / Презентації / Форми

Зі списку

«Редагувати» на картці або в рядку таблиці → секція «Нагадування»

Зі сповіщення

кнопка «Відкрити» в нагадуванні відкриває сам запис

Як задати нагадування

Поле «Нагадувати» задає періодичність. Від вибору залежить, які поля з’являться поруч:

• «Разово» — нагадування в момент, указаний у полі «Дата нагадування». Після надсилання воно вимикається, якщо «Дата актуальності, до» порожня або вже минула. Якщо термін ще попереду, у момент терміну прийде друге нагадування.
• «Щодня» — поле «кожен» з підписом «днів» і «Час нагадування».
• «Тижня» — додається «День тижня».
• «Щомісячно» — поля «Місяць» і «День».
• «Щорічно» — теж місяць і день.

Число в полі «кожен» — це крок. 2 при «Щодня» означає «раз на два дні».

Налаштування нагадування зберігаються після збереження форми — автозбереженням або закриттям вікна. «Дата наступного нагадування» обчислюється заново, лише якщо змінилися поля правила або дати: «Дата початку», «Дата актуальності, до», «Не нагадувати після дати», «Дата нагадування». Випадкове автозбереження відкладене нагадування не збиває.

1

Нагадувати

2

Час нагадування

3

Не нагадувати після дати

4

Дата початку

5

Дата наступного нагадування та «Усього нагадувань»

1. Нагадувати — від вибору залежить, які поля з’являться поруч.
2. Час нагадування — у цю хвилину надійде нагадування.
3. Не нагадувати після дати — після цієї дати розсилка припиняється.
4. Дата початку — майбутня дата приглушує нагадування, тож розсилка не почнеться до неї.
5. Дата наступного нагадування та «Усього нагадувань» заповнює програма — за ними перевіряють, що все працює.

Нижче в секції — обмежувачі: «Максимально нагадувань» (0 означає «без обмеження») і «Не нагадувати після дати». Ще нижче — дві дати запису: «Дата початку» і «Дата актуальності, до». Що кожна з них робить, розібрано в розділі про дати.

Два поля заповнює сама програма: «Дата наступного нагадування» і «Усього нагадувань». За ними перевіряють, чи все працює. Порожня наступна дата при заданому правилі буває в таких випадках: вичерпано «Максимально нагадувань»; «Дата початку» ще в майбутньому — це очікування, поле заповниться само, коли дата настане; «Разово» з порожньою або вже минулою «Датою нагадування» і без майбутнього терміну (зокрема після того, як «Разово» відпрацювало); запис повторно зберегли, коли «Не нагадувати після дати» вже минула. Якщо ж після стоп-дати запис повторно не зберігали, поле зазвичай заповнене датою, що лежить за стоп-датою, — вона просто не надсилається. Нуль у «Усього нагадувань» означає, що жодного надсилання ще не було.

Коли прийде перше нагадування

Програма перевіряє записи раз на хвилину, тож нагадування приходить у ту хвилину, на яку розраховане. Який це буде момент, залежить від того, що заповнено в записі:

• Є правило «Нагадувати» — перше прийде в найближчий момент за правилом.
• Правила немає або воно не дало дати (так буває лише з «Разово», у якого «Дата нагадування» порожня або вже минула), а «Дата актуальності, до» в майбутньому — прийде одне нагадування рівно в момент терміну.
• Немає ні правила, ні майбутнього терміну — нагадування не буде.
• «Дата початку» ще в майбутньому — до неї тиша. Коли вона настане, програма сама розрахує перше нагадування за правилом, зберігати запис ще раз не потрібно.

Після кожного надсилання «Усього нагадувань» збільшується на одиницю, а «Дата наступного нагадування» обчислюється заново за правилом.

Що насправді робить кожна дата

Назви полів підказують не все, тому ми перевірили їх на живих записах: задали налаштування, дочекалися розсилки й подивилися, що вийшло.

Звідси три правила:

• «Дата початку» — з якого моменту нагадувати. До неї тиша, після неї нагадування йдуть за правилом самі. Порожнє поле або дата в минулому означає «нагадувати одразу».
• «Не нагадувати після дати» працює так, як називається: до цієї дати нагадування йдуть за правилом, після неї — зупиняються. Це дата з часом: якщо лишити 00:00, у сам цей день нагадувань уже не буде.
• «Дата актуальності, до» періодичне нагадування не вимикає. Вона діє у двох випадках: коли правила немає або воно не дало дати («Разово» з порожньою чи минулою «Датою нагадування», а також після того, як «Разово» відпрацювало), нагадування приходить один раз у момент терміну, а в списку записів прострочений запис позначається «Прострочено» з червоним терміном.

Календар бере записи за «Датою початку»: без неї запис у сітку календаря не потрапляє. Заповнена «Дата початку» в минулому і показує запис у календарі, і не заважає нагадуванням.

Кому і куди приходить

Нагадування отримують усі учасники й виконавці запису, які активні як співробітники. Якщо таких немає, програма надсилає учасникам події календаря цього запису, а якщо й їх немає — тому, хто першим зберіг нагадування в записі (це не обов’язково автор). Керівник, якого немає серед учасників, нагадування не отримує.

Каналів чотири, і вибирати між ними не можна: програма надсилає одночасно в усі, що налаштовані в людини.

• Пошта. Адреса береться з поля «Email для повідомлень» у картці співробітника, а якщо воно порожнє — з основної пошти. Копія йде на «E-Mail #2», прихована копія — на «E-Mail #3» (ці поля лежать у контактах картки). Лист піде, лише якщо в програмі налаштовано поштову скриньку для надсилання (SMTP): без неї листів не буде нікому, хоч би які адреси стояли в картках. Тема листа — «Повідомлення <тип> №<номер> - <назва>».
• Telegram — якщо в програмі підключено Telegram-бот компанії і в картці співробітника заповнено «Telegram chat ID». Самого chat ID без підключеного бота мало. Приходить той самий рядок, що в темі листа, жирним шрифтом, а під ним — текст.
• Сповіщення в браузер — якщо співробітник натиснув «Підписатися на повідомлення» у своїй картці.
• Сповіщення в самій програмі — завжди, без жодних налаштувань.

У картці співробітника, секція «Сповіщення», лежать три поля: «Email для повідомлень», «Telegram chat ID» і кнопка «Підписатися на повідомлення»; як вона виглядає, показано в статті про завдання й проєкти.

Сповіщення в програмі

Якщо людина зараз у програмі, спливає повідомлення з заголовком «Нагадування: <назва запису>», а на панелі «Сповіщення та операції», у вкладці «Сповіщення», з’являється рядок із тим самим заголовком і початком опису. Якщо людини в мережі немає, рядок чекатиме у вкладці «Сповіщення», і людина побачить його після входу. Сповіщення зберігаються 90 днів, але після завантаження сторінки панель показує лише 30 останніх записів — операції й сповіщення разом. Старіше сповіщення може на панелі не з’явитися. Заголовок і підписи кнопок — мовою самого адресата.

У сповіщенні чотири кнопки: «Відкрити» відкриває запис, «+15 хв», «+1 година» і «Завтра о 9:00» відкладають нагадування.

1

Заголовок нагадування

2

Відкрити

3

+15 хв / +1 година / Завтра о 9:00

1. Заголовок «Нагадування: …» — назва запису, про який нагадують.
2. «Відкрити» — відкриває сам запис.
3. «+15 хв», «+1 година», «Завтра о 9:00» — відкладають нагадування запису: у новий час воно надійде всім учасникам.

Якщо в картці співробітника не заповнено ні пошти, ні Telegram (або в програмі не налаштовано скриньку для надсилання чи бот), лист і повідомлення в Telegram не підуть, і програма про це не попередить. Але сповіщення в програмі прийде все одно.

Кнопка «Відкласти»: що станеться

Натискаєте «+15 хв», «+1 година» або «Завтра о 9:00» — і програма робить таке:

1. Перевіряє, що ви учасник запису. Якщо ні, з’явиться повідомлення «Помилка оновлення», і нічого не зміниться.
2. Перевіряє обмежувачі запису. Ліміт вичерпано — повідомлення «Не відкладено: ліміт нагадувань вичерпано. Збільште «Максимально нагадувань» у записі.» Новий час пізніший за «Не нагадувати після дати» — «Не відкладено: новий час пізніший за «Не нагадувати після дати». Змініть її в записі.» В обох випадках нічого не змінюється.
3. Ставить «Дату наступного нагадування» на зараз + 15 хвилин, зараз + 1 годину або завтра 09:00 і знову вмикає нагадування запису — навіть якщо «Разово» вже відпрацювало.
4. Показує повідомлення «Нагадаю <дата час>» з моментом, коли нагадування справді прийде. Якщо «Дата початку» ще в майбутньому, це буде вона. Кнопки відкладення в цьому сповіщенні зникають до перезавантаження сторінки, «Відкрити» лишається.

Кнопки зникають лише в поточній вкладці браузера. Після перезавантаження сторінки панель «Сповіщення та операції» знову показує їх у тому самому сповіщенні, якщо воно серед 30 останніх записів панелі, і відкласти можна ще раз — з тим самим наслідком для всіх учасників. Кожне відкладене нагадування рахується в «Усього нагадувань» і враховується в ліміті «Максимально нагадувань».

Відкладати можна лише нагадування записів органайзера. У сповіщеннях про звернення в підтримку цих кнопок немає.

Термін без правила і швидке додавання

Правило заповнювати не обов’язково. Якщо в записі задана лише «Дата актуальності, до», прийде одне нагадування рівно в цей момент — усім учасникам, усіма каналами.

Так само працює термін, написаний у швидкому додаванні, наприклад «… завтра 10:00»: він стає терміном запису, і о 10:00 завтра прийде нагадування. Як працює швидке додавання, розписано в статті про список записів.

Якщо термін на момент збереження вже в минулому, нагадування не буде.

Перенесли термін у формі — нагадування прийде в новий момент: зміна дати перераховує «Дату наступного нагадування». Так само працює перенесення події в Календарі, перетягуванням або у формі події: нагадування перераховується, а зміна потрапляє в історію змін запису.

Як зупинити нагадування

Термін, що минув, періодичне нагадування не зупиняє.

Закритий запис не нагадує: виконаний чи скасований статус, архів або кошик ставлять нагадування на паузу. Правило при цьому лишається. Повернули запис у роботу — нагадування продовжаться, а якщо їхній час уже минув, одне прийде при найближчій перевірці.

Щоб зупинити нагадування в робочому записі, є три способи:

• «Не нагадувати після дати» — після цієї дати й часу нагадувань не буде.
• «Максимально нагадувань» — після указаної кількості надсилань розсилка припиняється. Відкладені нагадування теж рахуються.
• «Нагадувати» = «---» — правило прибрано. Якщо при цьому заповнена «Дата актуальності, до» в майбутньому, одне нагадування в момент терміну все одно прийде. Щоб не було і його, очистіть і термін.

Вимкнути нагадування органайзера лише для себе, галочкою в картці співробітника, не вийде: нагадування приходить усім учасникам запису.

Сценарії

Нагадати один раз у дедлайн

Заповніть лише «Дата актуальності, до» або напишіть у швидкому додаванні «… завтра 10:00». У момент терміну прийде одне нагадування, більше нічого налаштовувати не треба.

Нагадувати щодня до дати здачі

«Нагадувати» — «Щодня», «Час нагадування» — 09:00, «Не нагадувати після дати» — дата здачі з часом наприкінці дня, наприклад 23:59. Щоранку до дня здачі включно учасники отримуватимуть нагадування, потім розсилка припиниться. Якщо лишити 00:00, у сам день здачі ранкового нагадування не буде.

Почати нагадувати з понеділка

Задайте правило й поставте «Дата початку» на понеділок. До понеділка нагадувань не буде, а з понеділка вони підуть за правилом — програма розрахує їх сама.

Нагадування прийшло не вчасно

Натисніть у сповіщенні «+1 година». Через годину нагадування прийде знову — і вам, і всім іншим учасникам запису.

У співробітника немає пошти й Telegram

Додайте його учасником запису. Нагадування він побачить сповіщенням у програмі: спливе, якщо він на місці, або чекатиме у вкладці «Сповіщення» панелі «Сповіщення та операції» до входу.

Чого нагадування не роблять

• Не зупиняються «Датою актуальності, до». Для цього є «Не нагадувати після дати» і «Максимально нагадувань».
• Не дають вибрати канали. Нагадування йде в усі канали, налаштовані в людини, одночасно.
• Не відкладаються лише для себе. Новий час діє для всіх учасників запису.
• Не приходять керівнику автоматично. Щоб керівник отримував нагадування, додайте його учасником запису.
• Не попереджають, що лист чи Telegram не дійде — через порожню пошту в картці, неналаштовану скриньку для надсилання чи непідключений бот. Сповіщення в програмі при цьому все одно прийде.
• Не знімають правило із закритого запису. Виконаний чи скасований статус, архів або кошик лише ставлять нагадування на паузу. Повернули запис у роботу — нагадування продовжаться; щоб прибрати назавжди, поставте «Нагадувати» = «---».
• Не відкладаються за межі обмежувачів. Коли ліміт «Максимально нагадувань» вичерпано або новий час пізніший за «Не нагадувати після дати», «Відкласти» відповідає «Не відкладено: …» і нічого не змінює.
• Не надсилаються раніше «Дати початку». До неї тиша за будь-якого правила.

Розбір частих проблем

Часті запитання

Суміжні теми

• Завдання, проєкти, нотатки й календар — як заводити записи й призначати виконавців.
• Список записів органайзера — швидке додавання з терміном і позначка «Прострочено».
• Коментарі в записах — обговорення завдання всередині запису.
• Сповіщення про події — підписки в профілі; це інший механізм, нагадувань органайзера в ньому немає.