Elbuz сам нагадує учасникам запису органайзера про справу: у потрібну хвилину, за розкладом чи в момент терміну — листом, у Telegram, у браузері й сповіщенням у програмі. Нагадувати колегам вручну не потрібно.
Коли це знадобиться:
- Важливо не пропустити дедлайн — одне нагадування приходить рівно в момент терміну, навіть без правила.
- Справу треба робити щодня чи щотижня — правило нагадує за розкладом до заданої дати.
- Нагадування прийшло не вчасно — «+15 хв», «+1 година» чи «Завтра о 9:00» переносять його для всіх учасників.
- У співробітника немає пошти й Telegram — нагадування все одно приходить сповіщенням у програмі.
З чого почати: відкрийте запис → секція «Нагадування» → поле «Нагадувати».
Розмова з підтримкою — замість читати: навіщо це потрібно, що налаштувати і що ви отримаєте.
Що вміють нагадування
- Правило повторення — разово, щодня, щотижня, щомісяця чи щороку.
- Нагадування в термін — без правила, лише з датою «Дата актуальності, до».
- Дати й обмежувачі — з якого моменту почати й коли зупинитися.
- Чотири канали одночасно — пошта, Telegram, браузер і сповіщення в програмі.
- «Відкласти» — перенести нагадування на 15 хвилин, годину чи до ранку.
- Пауза для закритого запису — виконаний запис не нагадує, правило лишається.
Де це і хто має доступ
Секція «Нагадування» однакова у формах усіх типів записів органайзера. Форма відкривається зі списку записів або прямо зі сповіщення.
- Меню
- Органайзер → Завдання / Нотатки / Проєкти / Документи / Таблиці / Презентації / Форми
- Зі списку
- «Редагувати» на картці або в рядку таблиці → секція «Нагадування»
- Зі сповіщення
- кнопка «Відкрити» в нагадуванні відкриває сам запис
- Право доступу
- вікно свого типу запису; видно лише записи, де ви виконавець чи учасник
- Підготувати
- скриньку для надсилання листів, Telegram-бот компанії, пошту чи chat ID у картках
Як задати нагадування
Поле «Нагадувати» задає періодичність. Від вибору залежить, які поля з’являться поруч:
- «Разово» — нагадування в момент, указаний у полі «Дата нагадування». Після надсилання воно вимикається, якщо «Дата актуальності, до» порожня або вже минула. Якщо термін ще попереду, у момент терміну прийде друге нагадування.
- «Щодня» — поле «кожен» з підписом «днів» і «Час нагадування».
- «Тижня» — додається «День тижня».
- «Щомісячно» — поля «Місяць» і «День».
- «Щорічно» — теж місяць і день.
Число в полі «кожен» — це крок. 2 при «Щодня» означає «раз на два дні».
Налаштування нагадування зберігаються після збереження форми — автозбереженням або закриттям вікна. «Дата наступного нагадування» обчислюється заново, лише якщо змінилися поля правила або дати: «Дата початку», «Дата актуальності, до», «Не нагадувати після дати», «Дата нагадування». Випадкове автозбереження відкладене нагадування не збиває.
1
Нагадувати2
Час нагадування3
Не нагадувати після дати4
Дата початку5
Дата наступного нагадування та «Усього нагадувань»- Нагадувати — від вибору залежить, які поля з’являться поруч.
- Час нагадування — у цю хвилину надійде нагадування.
- Не нагадувати після дати — після цієї дати розсилка припиняється.
- Дата початку — майбутня дата приглушує нагадування, тож розсилка не почнеться до неї.
- Дата наступного нагадування та «Усього нагадувань» заповнює програма — за ними перевіряють, що все працює.
Нижче в секції — обмежувачі: «Максимально нагадувань» (0 означає «без обмеження») і «Не нагадувати після дати». Ще нижче — дві дати запису: «Дата початку» і «Дата актуальності, до». Що кожна з них робить, розібрано в розділі про дати.
Два поля заповнює сама програма: «Дата наступного нагадування» і «Усього нагадувань». За ними перевіряють, чи все працює. Нуль у «Усього нагадувань» означає, що жодного надсилання ще не було. Порожня наступна дата при заданому правилі буває в таких випадках:
- вичерпано «Максимально нагадувань»;
- «Дата початку» ще в майбутньому — це очікування, поле заповниться само, коли дата настане;
- «Разово» з порожньою або вже минулою «Датою нагадування» і без майбутнього терміну (зокрема після того, як «Разово» відпрацювало);
- після того, як «Не нагадувати після дати» вже минула, у записі змінили правило повторення або одну з дат.
Просте повторне збереження поле не очищає: якщо правило й дати не змінювали, у полі лишається дата, що лежить за стоп-датою, — вона просто не надсилається.
- Початок
- Стан
- Кінець
Коли прийде перше нагадування
Програма перевіряє записи раз на хвилину, тож нагадування приходить у ту хвилину, на яку розраховане. Який це буде момент, залежить від того, що заповнено в записі:
- Є правило «Нагадувати» — перше прийде в найближчий момент за правилом.
- Правила немає або воно не дало дати (так буває лише з «Разово», у якого «Дата нагадування» порожня або вже минула), а «Дата актуальності, до» в майбутньому — прийде одне нагадування рівно в момент терміну.
- Немає ні правила, ні майбутнього терміну — нагадування не буде.
- «Дата початку» ще в майбутньому — до неї тиша. Коли вона настане, програма сама розрахує перше нагадування за правилом, зберігати запис ще раз не потрібно.
- Дія або результат
- Розвилка: далі шлях залежить від відповіді
Після кожного надсилання «Усього нагадувань» збільшується на одиницю, а «Дата наступного нагадування» обчислюється заново за правилом.
Що насправді робить кожна дата
Назви полів підказують не все, тому ми перевірили їх на живих записах: задали налаштування, дочекалися розсилки й подивилися, що вийшло.
| Налаштування | Що станеться |
|---|---|
| «Щодня» + «Дата актуальності, до» вже минула | Нагадування надіслано і далі приходить щодня. Термін не зупиняє періодичне нагадування. |
| «Разово» + «Не нагадувати після дати» через 10 днів | Надіслано один раз, після чого нагадування вимкнулося, як і належить «Разово». |
| «Щодня» + «Не нагадувати після дати» через 10 днів | Надіслано, наступне — завтра. Розсилка триває до цієї дати. |
| «Щодня» + «Дата початку» — завтра | Нічого не надіслано, «Усього нагадувань» — 0, «Дата наступного нагадування» порожня. До «Дати початку» нагадувань немає. Коли вона настане, програма сама розрахує наступне нагадування за правилом. |
Звідси три правила:
- «Дата початку» — з якого моменту нагадувати. До неї тиша, після неї нагадування йдуть за правилом самі. Порожнє поле або дата в минулому означає «нагадувати одразу».
- «Не нагадувати після дати» працює так, як називається: до цієї дати нагадування йдуть за правилом, після неї — зупиняються. Це дата з часом: якщо лишити 00:00, у сам цей день нагадувань уже не буде.
- «Дата актуальності, до» періодичне нагадування не вимикає. Вона діє у двох випадках: коли правила немає або воно не дало дати («Разово» з порожньою чи минулою «Датою нагадування», а також після того, як «Разово» відпрацювало), нагадування приходить один раз у момент терміну, а в списку записів прострочений запис позначається «Прострочено» з червоним терміном.
Календар бере записи за «Датою початку»: без неї запис у сітку календаря не потрапляє. Заповнена «Дата початку» в минулому і показує запис у календарі, і не заважає нагадуванням.
Кому і куди приходить
Нагадування отримують усі учасники й виконавці запису, які активні як співробітники. Керівник, якого немає серед учасників, нагадування не отримує.
Якщо активних учасників немає, програма надсилає учасникам події календаря цього запису, а якщо й їх немає — тому, хто першим зберіг нагадування в записі (це не обов’язково автор).
Каналів чотири, і вибирати між ними не можна: програма надсилає одночасно в усі, що налаштовані в людини.
- Пошта. Адреса береться з поля «Email для повідомлень» у картці співробітника, а якщо воно порожнє — з основної пошти. Копія йде на «E-Mail #2», прихована копія — на «E-Mail #3» (ці поля лежать у контактах картки). Лист піде, лише якщо в програмі налаштовано поштову скриньку для надсилання (SMTP): без неї листів не буде нікому, хоч би які адреси стояли в картках. Тема листа — «Повідомлення <тип> №<номер> - <назва>».
- Telegram — якщо в програмі підключено Telegram-бот компанії і в картці співробітника заповнено «Telegram chat ID». Самого chat ID без підключеного бота мало. Приходить той самий рядок, що в темі листа, жирним шрифтом, а під ним — текст.
- Сповіщення в браузер — якщо співробітник натиснув «Підписатися на повідомлення» у своїй картці.
- Сповіщення в самій програмі — завжди, без жодних налаштувань.
У картці співробітника, секція «Сповіщення», лежать три поля: «Email для повідомлень», «Telegram chat ID» і кнопка «Підписатися на повідомлення»; як вона виглядає, показано в статті про завдання й проєкти.
Сповіщення в програмі
Якщо людина зараз у програмі, спливає повідомлення з заголовком «Нагадування: <назва запису>», а на панелі «Сповіщення та операції», у вкладці «Сповіщення», з’являється рядок із тим самим заголовком і початком опису. Якщо людини в мережі немає, рядок чекатиме у вкладці «Сповіщення», і людина побачить його після входу. Заголовок і підписи кнопок — мовою самого адресата.
Сповіщення зберігаються 90 днів, але після завантаження сторінки панель показує лише 30 останніх записів — операції й сповіщення разом. Старіше сповіщення може на панелі не з’явитися.
У сповіщенні чотири кнопки: «Відкрити» відкриває запис, «+15 хв», «+1 година» і «Завтра о 9:00» відкладають нагадування.
1
Заголовок нагадування2
Відкрити3
+15 хв / +1 година / Завтра о 9:00- Заголовок «Нагадування: …» — назва запису, про який нагадують.
- «Відкрити» — відкриває сам запис.
- «+15 хв», «+1 година», «Завтра о 9:00» — відкладають нагадування запису: у новий час воно надійде всім учасникам.
Якщо в картці співробітника не заповнено ні пошти, ні Telegram (або в програмі не налаштовано скриньку для надсилання чи бот), лист і повідомлення в Telegram не підуть, і програма про це не попередить. Але сповіщення в програмі прийде все одно.
Кнопка «Відкласти»: що станеться
Натискаєте «+15 хв», «+1 година» або «Завтра о 9:00» — і програма робить таке:
- Перевіряє, що ви учасник запису. Якщо ні, з’явиться повідомлення «Помилка оновлення», і нічого не зміниться.
- Перевіряє обмежувачі запису. Ліміт вичерпано — повідомлення «Не відкладено: ліміт нагадувань вичерпано. Збільште «Максимально нагадувань» у записі.» Новий час пізніший за «Не нагадувати після дати» — «Не відкладено: новий час пізніший за «Не нагадувати після дати». Змініть її в записі.» В обох випадках нічого не змінюється.
- Ставить «Дату наступного нагадування» на зараз + 15 хвилин, зараз + 1 годину або завтра 09:00 і знову вмикає нагадування запису — навіть якщо «Разово» вже відпрацювало.
- Показує повідомлення «Нагадаю <дата час>» з моментом, коли нагадування справді прийде. Якщо «Дата початку» ще в майбутньому, це буде вона. Кнопки відкладення в цьому сповіщенні зникають до перезавантаження сторінки, «Відкрити» лишається.
- Дія або результат
- Розвилка: далі шлях залежить від відповіді
Кнопки зникають лише в поточній вкладці браузера. Після перезавантаження сторінки панель «Сповіщення та операції» знову показує їх у тому самому сповіщенні, якщо воно серед 30 останніх записів панелі, і відкласти можна ще раз — з тим самим наслідком для всіх учасників. Кожне відкладене нагадування рахується в «Усього нагадувань» і враховується в ліміті «Максимально нагадувань».
Відкладати можна лише нагадування записів органайзера. У сповіщеннях про звернення в підтримку цих кнопок немає.
Термін без правила і швидке додавання
Правило заповнювати не обов’язково. Якщо в записі задана лише «Дата актуальності, до», прийде одне нагадування рівно в цей момент — усім учасникам, усіма каналами.
Так само працює термін, написаний у швидкому додаванні, наприклад «… завтра 10:00»: він стає терміном запису, і о 10:00 завтра прийде нагадування. Як працює швидке додавання, розписано в статті про список записів.
Якщо термін на момент збереження вже в минулому, нагадування не буде.
Перенесли термін у формі — нагадування прийде в новий момент: зміна дати перераховує «Дату наступного нагадування». Так само працює перенесення події в Календарі, перетягуванням або у формі події: нагадування перераховується, а зміна потрапляє в історію змін запису.
Як зупинити нагадування
Термін, що минув, періодичне нагадування не зупиняє.
Закритий запис не нагадує: виконаний чи скасований статус, архів або кошик ставлять нагадування на паузу. Правило при цьому лишається. Повернули запис у роботу — нагадування продовжаться, а якщо їхній час уже минув, одне прийде при найближчій перевірці.
Щоб зупинити нагадування в робочому записі, є три способи:
- «Не нагадувати після дати» — після цієї дати й часу нагадувань не буде.
- «Максимально нагадувань» — після указаної кількості надсилань розсилка припиняється. Відкладені нагадування теж рахуються.
- «Нагадувати» = «---» — правило прибрано. Якщо при цьому заповнена «Дата актуальності, до» в майбутньому, одне нагадування в момент терміну все одно прийде. Щоб не було і його, очистіть і термін.
Вимкнути нагадування органайзера лише для себе, галочкою в картці співробітника, не вийде: нагадування приходить усім учасникам запису.
Сценарії
Нагадати один раз у дедлайн
Заповніть лише «Дата актуальності, до» або напишіть у швидкому додаванні «… завтра 10:00». У момент терміну прийде одне нагадування, більше нічого налаштовувати не треба. Якщо на момент збереження термін уже минув, нагадування не буде.
Нагадувати щодня до дати здачі
«Нагадувати» — «Щодня», «Час нагадування» — 09:00, «Не нагадувати після дати» — дата здачі з часом наприкінці дня, наприклад 23:59. Щоранку до дня здачі включно учасники отримуватимуть нагадування, потім розсилка припиниться. Якщо лишити 00:00, у сам день здачі ранкового нагадування не буде.
Почати нагадувати з понеділка
Задайте правило й поставте «Дата початку» на понеділок. До понеділка нагадувань не буде, а з понеділка вони підуть за правилом — програма розрахує їх сама.
Нагадування прийшло не вчасно
Натисніть у сповіщенні «+1 година». Через годину нагадування прийде знову — і вам, і всім іншим учасникам запису. Не перенесеться, якщо вичерпано «Максимально нагадувань» або нова година пізніша за «Не нагадувати після дати»: тоді з’явиться «Не відкладено: …», і в записі нічого не зміниться.
У співробітника немає пошти й Telegram
Додайте його учасником запису. Нагадування він побачить сповіщенням у програмі: спливе, якщо він на місці, або чекатиме у вкладці «Сповіщення» панелі «Сповіщення та операції» до входу.
Що робити, коли нагадування не приходить
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Правило задано, а «Усього нагадувань» — 0 | «Дата початку» ще в майбутньому, або запис закритий: виконаний, скасований, в архіві чи в кошику | Дочекайтеся «Дати початку» — далі нагадування підуть самі; закритий запис поверніть у роботу (коли прийде перше) |
| Порожня «Дата наступного нагадування» при заданому правилі | Вичерпано «Максимально нагадувань», «Разово» відпрацювало без майбутнього терміну, або «Дата початку» ще в майбутньому — тоді поле заповниться само, коли вона настане | Збільште ліміт або задайте нову дату й збережіть запис (як задати) |
| Співробітник не отримав нагадування взагалі | Його немає серед учасників запису або він неактивний як співробітник | Додайте його учасником і перевірте статус у картці (кому приходить) |
| У програмі нагадування є, а листа немає | У картці співробітника порожня пошта або в програмі не налаштовано поштову скриньку для надсилання (SMTP) | Заповніть «Email для повідомлень» у картці й перевірте, що скринька для надсилання налаштована (канали) |
| «Telegram chat ID» заповнено, а в Telegram нічого не приходить | У програмі не підключено Telegram-бот компанії | Підключіть бот в інтеграціях (канали) |
| Нагадування приходять і після терміну | «Дата актуальності, до» не зупиняє періодичне нагадування | Поставте ту саму дату в «Не нагадувати після дати» (як зупинити) |
| Відклали на годину — і нагадування прийшло колегам | Відкладається нагадування запису, а не особиста копія | Так задумано: новий час діє для всіх учасників (кнопка «Відкласти») |
| Повернули завдання в роботу — і одразу прийшло нагадування | Закриття лише ставило нагадування на паузу; час, що минув за паузу, надолужується одним нагадуванням | Нічого — далі нагадування підуть за правилом. Не потрібні — поставте «Нагадувати» = «---» (як зупинити) |
| «Не відкладено: ліміт нагадувань вичерпано…» або «Не відкладено: новий час пізніший за «Не нагадувати після дати»…» | Відкладене нагадування не пройшло б обмежувачі запису, тому програма його не переносить | Збільште «Максимально нагадувань» або посуньте «Не нагадувати після дати» в записі й відкладіть ще раз (кнопка «Відкласти») |
| «Помилка оновлення» після натискання «+15 хв», «+1 година» чи «Завтра о 9:00» | Ви не учасник запису або запит не пройшов | Попросіть автора додати вас учасником запису (кнопка «Відкласти») |
| У сповіщенні немає кнопок «+15 хв», «+1 година», «Завтра о 9:00» | Це сповіщення щойно відклали в цій вкладці браузера, або це не запис органайзера — наприклад, звернення в підтримку | Перезавантажте сторінку — у сповіщенні запису кнопки повернуться (кнопка «Відкласти») |
Часті запитання
Чому нагадування приходить щодня, хоча термін завдання вже минув?
Бо «Дата актуальності, до» періодичне нагадування не вимикає. Щоб розсилка закінчилася, поставте дату в «Не нагадувати після дати» або обмежте кількість у «Максимально нагадувань».
Якщо я відкладу нагадування, його отримають інші учасники?
Так. Відкладається нагадування самого запису, тож у новий час воно прийде всім учасникам, усіма каналами. Персонального відкладення немає.
Чи прийде нагадування співробітнику без пошти й Telegram?
Так, сповіщенням у програмі. Якщо він у мережі — спливе одразу, якщо ні — буде у вкладці «Сповіщення» панелі «Сповіщення та операції» після входу. Лист і Telegram у такому разі не підуть.
Можна відкласти те саме сповіщення двічі?
Так. Кнопки зникають лише в поточній вкладці браузера, а після перезавантаження сторінки панель «Сповіщення та операції» показує їх знову, якщо сповіщення серед 30 останніх записів панелі. Кожне відкладення переносить нагадування запису для всіх учасників і рахується в ліміті «Максимально нагадувань».
Що робить «Дата початку»?
Задає, з якого моменту нагадувати. До неї нагадувань немає, а коли вона настане, програма сама розрахує перше нагадування за правилом. Порожнє поле означає «нагадувати одразу».
Чи отримає нагадування керівник виконавця?
Тільки якщо він доданий учасником запису. Окремої копії керівнику програма не надсилає.
Чи зупиняться нагадування, якщо позначити завдання виконаним?
Так, на паузу. Виконаний чи скасований запис, а також запис в архіві чи в кошику не нагадує. Правило при цьому лишається: повернули запис у роботу — нагадування продовжаться. Щоб прибрати їх назавжди, поставте в «Нагадувати» «---».
Чи можна вибрати, куди надсилати нагадування?
Ні. Нагадування органайзера йде одночасно в усі канали, налаштовані в картці співробітника, плюс сповіщення в програмі.
Суміжні теми
- Якщо треба завести запис і призначити виконавців, яким прийдуть нагадування, — завдання й проєкти.
- Якщо термін зручніше написати одним рядком при створенні запису — швидке додавання в списку органайзера.
- Якщо колегу треба покликати до запису зараз, а не в термін, — коментарі та згадки @.
- Якщо треба знати про замовлення чи прайси, а не про записи органайзера, — сповіщення про події.