Як підключити KSeF і надсилати польські e-фактури

Що вміє інтеграція з KSeF

• Підключення фірми — KSeF-токен вашої польської фірми, перевірка входу одразу після збереження.
• Надсилання фактури — кнопкою в картці або автоматично під час проведення; статус, номер KSeF і UPO в тій самій картці.
• Друкована форма — «Faktura VAT (KSeF)» польською, з підсумками за ставками VAT і QR-кодом для перевірки.
• Вхідні фактури — раз на 15 хвилин фактури, де ваша фірма покупець, стають прибутковими накладними.
• Офлайн-режим — фактура з двома QR-кодами, коли KSeF недоступний; у KSeF вона йде сама.
• Коригувальна фактура — повернення від покупця йде в KSeF як faktura korygująca з посиланням на початкову.
• Розщеплений платіж — фактура з товарами з додатка 15 від 15 000 PLN сама отримує позначку MPP.
• Фактура у валюті — VAT додатково в PLN за курсом NBP; курс і таблиця — на друкованій формі.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Документи → KSeF (Польща)

Інші входи

картка витратної накладної або рахунку-фактури, вкладка «KSeF»

Право доступу

вікно «KSeF (Польща)» у «Правах груп»; за замовчуванням — лише група адміністраторів

Підготувати

свою фірму з NIP у контрагентах із галочкою «Моя компанія»

KSeF входить у тариф Elbuz: окремої плати за підключення чи за кожну фактуру немає. Сам KSeF для платників безкоштовний.

Що треба знати про KSeF, якщо ви не працювали з польськими фактурами

Коротка довідка про польські правила, на яких побудована інтеграція. Першоджерела — ksef.podatki.gov.pl (портал KSeF Мінфіну Польщі) і podatki.gov.pl. Строки ще можуть змінюватися: перевіряйте свій випадок там або в бухгалтера.

KSeF і номер KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — державна система електронних фактур Польщі. Фактура вважається виставленою, коли KSeF її прийняв і присвоїв номер KSeF: NIP продавця, дата і код, наприклад 4521347056-20261031-6BF79AC00000-CF. Покупець отримує фактуру з KSeF, а не поштою. Формат фактури — FA(3), XML за схемою Мінфіну.

Фактури приватним особам у KSeF надсилати не обов'язково, але можна. Іноземна фірма з польським номером VAT, але без постійного місця діяльності в Польщі, працює з KSeF добровільно.

UPO

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) — офіційне підтвердження, що KSeF отримав фактуру: XML-файл із номером KSeF і часом прийняття. Це доказ для податкової, що фактуру виставлено вчасно. Elbuz забирає UPO сам і зберігає в картці документа.

QR-коди KOD I і KOD II

Фактура, яку віддають покупцю поза KSeF — на папері, у PDF чи поштою, — має QR-код для перевірки.

• KOD I — на кожній такій фактурі. Веде на сторінку KSeF, де видно, що фактура справжня. Під кодом — номер KSeF, а в офлайн-фактури до відправки — напис «OFFLINE».
• KOD II — лише в офлайн-фактурах. Підтверджує продавця: підписується сертифікатом KSeF типу Offline, під кодом напис «CERTYFIKAT».

Офлайн-режими і строки досилання

Elbuz виставляє офлайн-фактуру зі строком offline24 — найсуворішим — і надсилає її, щойно KSeF відповідає. Детальніше: як виставити фактуру офлайн.

Коригувальна фактура (KOR)

Прийняту в KSeF фактуру не змінюють і не видаляють. Помилку чи повернення оформлюють фактурою коригувальною (faktura korygująca, вид KOR): вона посилається на номер і номер KSeF початкової фактури і містить різницю, для повернення — з мінусом. Як це зробити: виправити прийняту фактуру.

Фактура у валюті і курс NBP

Фактуру можна виставити в євро, доларах чи іншій валюті, але суму VAT треба вказати ще й у злотих. Перераховують за середнім курсом NBP (Narodowy Bank Polski, таблиця A) за останній робочий день перед датою продажу. Як це зробити: фактура у валюті.

Розщеплений платіж (MPP)

MPP (mechanizm podzielonej płatności) — розщеплений платіж: покупець сплачує фактуру двома частинами, нетто — на звичайний рахунок продавця, VAT — на окремий VAT-рахунок продавця, з якого гроші йдуть лише на податки.

Розщеплений платіж обов'язковий, коли фактура на суму від 15 000 PLN брутто і в ній є хоча б один товар із додатка 15 до закону про VAT (załącznik 15): електроніка — телефони, ноутбуки, процесори, консолі, — сталь, паливо, частини до авто, золото та інше; повний перелік — у самому додатку.

На такій фактурі має стояти напис «mechanizm podzielonej płatności», інакше штраф. Як це зробити: розщеплений платіж в Elbuz.

Авансові фактури

Elbuz не виставляє авансових фактур (zaliczkowa, rozliczeniowa). Якщо покупець платить наперед, виставте одну звичайну фактуру після повної оплати й відвантаження. Якщо закон вимагає окрему фактуру на аванс — наприклад, оплата й відвантаження в різних місяцях, — виставте і авансову, і розрахункову фактуру вручну в Aplikacja Podatnika KSeF, а документ в Elbuz у KSeF не надсилайте.

Як отримати KSeF-токен

Токен — це ключ, яким Elbuz входить у KSeF від імені вашої фірми. Його створює сама фірма в безкоштовній Aplikacja Podatnika KSeF, вводить в Elbuz один раз і може відкликати будь-коли.

1. Увійдіть в Aplikacja Podatnika KSeF через Profil Zaufany, e-dowód або кваліфікований підпис.
2. Відкрийте «Tokeny» → «Generuj token».
3. Позначте права «Wystawianie faktur» і «Przeglądanie faktur». Без першого фактури не відправляться, без другого не прийдуть вхідні.
4. Скопіюйте токен. Повністю його показують лише раз — збережіть, поки не вставите в Elbuz.

Що робити спółці без кваліфікованої печатки

Фізична особа-підприємець (JDG) має доступ до свого NIP одразу. Спółka з o.o. входить в Aplikacja Podatnika кваліфікованою печаткою фірми або людиною, якій фірма надала доступ формою ZAW-FA. Якщо ні печатки, ні поданої ZAW-FA немає, спочатку подайте ZAW-FA в податкову і дочекайтеся її розгляду — це займає кілька днів. Потім ця людина входить у контексті NIP фірми і створює токен.

Як підключити фірму в Elbuz

Фактуру в KSeF надсилає фірма, тому спочатку Elbuz має знати, яка з ваших фірм польська. У довіднику контрагентів відкрийте свою фірму, поставте галочку «Моя компанія» і впишіть NIP у поле «ІНН». Поки такої фірми немає, вікно «KSeF (Польща)» кнопки підключення не показує.

1

Стан підключення

2

Дії з підключенням

3

Кнопка «Підключити фірму»

1. «Підключено» і час останньої перевірки — KSeF прийняв токен. «Помилка» — під станом причина.
2. Значки по черзі: «Перевірити підключення», «Отримати вхідні зараз» (лише коли вхідні ввімкнено), «Змінити», «Відключити».
3. Відкриває вікно підключення; кнопки немає, поки серед контрагентів немає фірми з галочкою «Моя компанія».

1. Відкрийте вікно «KSeF (Польща)» і натисніть «Підключити фірму».
2. У полі «Своя фірма» оберіть фірму. Порожнє поле NIP заповниться з її картки; перевірте, що там NIP саме цієї фірми, 10 цифр.
3. Вставте токен у поле «KSeF-токен».
4. У полі «Середовище KSeF» залиште «Робоче (фактури мають юридичну силу)».
5. Натисніть «Зберегти». Elbuz одразу входить у KSeF цим токеном.

Вхід пройшов — у рядку фірми стан «Підключено» і час перевірки, вгорі повідомлення «KSeF прийняв токен — підключення працює». Не пройшов — вікно лишається відкритим, а червоне повідомлення каже причину: найчастіше «KSeF не прийняв токен: перевірте NIP, строк і права токена».

1

KSeF-токен

2

Середовище KSeF

3

Ставка VAT за замовчуванням

4

Надсилати під час проведення

5

Отримувати вхідні фактури

6

Сертифікат Offline

7

Кнопка «Зберегти»

1. Після збереження токен не показується — видно лише, що він збережений. Новий токен вставляють сюди ж.
2. «Робоче» — для справжніх фактур; «Демо» і «Тест» — для перевірок без юридичної сили.
3. Для рядків без ставки в товарі і для доставки.
4. Фактура йде в KSeF у момент проведення, без кнопки.
5. Раз на 15 хвилин фактури, де ваша фірма покупець, стають прибутковими накладними.
6. Файли .crt і .key з Aplikacja Podatnika — для виставлення фактур офлайн.
7. Зберігає підключення і одразу перевіряє вхід у KSeF.

Токен після збереження зберігається зашифрованим і більше не показується: у полі видно лише останні чотири символи. Щоб замінити токен, натисніть олівець у рядку фірми, вставте новий і збережіть.

Середовище KSeF

Для однієї фірми можна завести по одному підключенню в кожному середовищі. Якщо підключень кілька, фактура йде через робоче. У картці документа, надісланого в демо чи тест, поруч зі статусом стоїть помітка «демо» або «тест».

Ставка VAT за замовчуванням і підстава звільнення

Кожен рядок фактури в KSeF має ставку VAT. Elbuz бере ставку податку з товару — з колонки «ПДВ», а якщо там 0, то з його податкового класу, — якщо це 23, 8 або 5%; інакше — «Ставку VAT за замовчуванням» із підключення (за замовчуванням 23%). Цю ж ставку отримує доставка: вона йде у фактуру окремим рядком.

Ціни в документах Elbuz уже з податком, тому VAT рахується з суми рядка: при ставці 23% і сумі 123,00 PLN нетто — 100,00, VAT — 23,00.

Якщо продаєте зі ставкою «zw» (звільнення від VAT), заповніть «Підставу звільнення від VAT», наприклад «art. 113 ust. 1 ustawy o VAT». Без неї фактура з рядком «zw» не відправиться.

Надсилати під час проведення

Увімкніть «Надсилати в KSeF під час проведення фактури», і кожна витратна накладна чи рахунок-фактура цієї фірми піде в KSeF у момент проведення. Без цієї галочки фактуру надсилають кнопкою в картці.

Відключити фірму

Кнопка з перекресленим ланцюжком у рядку фірми видаляє токен з Elbuz. Уже надіслані фактури лишаються в KSeF, а їхні номери й UPO — у картках документів. Сам токен у KSeF лишається дійсним, доки ви не відкличете його в Aplikacja Podatnika.

Як надіслати фактуру в KSeF

У KSeF іде проведена витратна накладна або рахунок-фактура фірми, підключеної до KSeF. У картці такого документа з'являється вкладка «KSeF».

1. Перевірте покупця: назва фірми або ім'я платника, для фірми — NIP у полі «ІНН» картки контрагента.
2. Проведіть документ. Поки він не проведений, на вкладці «KSeF» написано «Спочатку проведіть документ — у KSeF іде лише проведена фактура».
3. На вкладці «KSeF» натисніть «Надіслати в KSeF» і підтвердьте.

Перед відправкою Elbuz перевіряє, чи всього вистачає: фірми-продавця, позицій, номера документа, покупця, підстави для «zw». Чого бракує — показує одразу, і фактура в чергу не стає. Далі фактура стає в чергу і зазвичай за кілька секунд отримує номер KSeF.

1

Статус фактури в KSeF

2

Номер KSeF

3

XML FA(3)

4

UPO

5

Перевірити в KSeF

1. «Прийнято» — фактура виставлена. Помітка «тест» або «демо» означає, що фактура пішла не в робоче середовище.
2. Номер, який KSeF присвоїв фактурі; він же стоїть під QR-кодом друкованої форми.
3. Фактура в тому вигляді, в якому її отримав KSeF.
4. Офіційне підтвердження отримання. Поки його немає, замість кнопки — «Оновити статус».
5. Відкриває фактуру на сторінці перевірки KSeF.

Відхилену фактуру видно одразу: червоний статус, текст причини від KSeF і кнопка «Надіслати знову». Що означають часті причини — у розборі.

1

Статус «Відхилено»

2

Причина від KSeF

3

Надіслати знову

4

Виставити офлайн

1. KSeF не прийняв фактуру; номера KSeF немає.
2. Текст KSeF дослівно, польською. Тут — дубль: фактура з таким номером уже прийнята.
3. Після виправлення причини фактура знову стає в чергу.
4. Є лише тоді, коли в підключенні завантажено сертифікат Offline.

У прийнятої фактури на вкладці є номер KSeF, дата надсилання й прийняття і три кнопки:

• «XML FA(3)» — завантажити саму фактуру в тому вигляді, в якому її отримав KSeF;
• «UPO» — офіційне підтвердження отримання (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Воно приходить трохи пізніше номера; поки його немає, стоїть кнопка «Оновити статус»;
• «Перевірити в KSeF» — відкрити фактуру на сторінці перевірки KSeF, ту саму, що відкривається з QR-коду.

У «Історії» документа записується, коли фактуру надіслано, прийнято чи відхилено. Про відхилення приходить сповіщення.

Друкована форма з QR-кодом

Під час першого підключення фірми Elbuz додає друкований шаблон «Faktura VAT (KSeF)» до витратної накладної й рахунку-фактури. У картці документа натисніть стрілку біля «Роздрукувати» і оберіть цей шаблон. Щоб він друкувався кнопкою без вибору, вкажіть його в полі «Шаблон друку за замовчуванням».

Форма польською: продавець і покупець із NIP, рядки зі ставкою VAT, нетто і брутто, підсумки за кожною ставкою, сума до сплати. Внизу — QR-код, під ним номер KSeF. Покупець сканує код і бачить фактуру в KSeF.

1

Продавець і покупець з NIP

2

Підсумки за ставками VAT

3

QR-код для перевірки

4

Номер KSeF

1. NIP продавця — з підключення, NIP покупця — з поля «ІНН» його картки.
2. Нетто, VAT і брутто окремо для кожної ставки.
3. Покупець сканує його і бачить фактуру в KSeF.
4. Номер, присвоєний KSeF; в офлайн-фактури до відправки тут «OFFLINE».

QR-код з'являється, коли фактура вже надіслана. Шаблон можна змінити в довіднику шаблонів друку — детальніше: Довідники документів.

Фактура в євро чи іншій валюті

Виставте документ у потрібній валюті, як звичайно. Під час відправки Elbuz бере середній курс NBP за останній робочий день перед датою продажу і додає у фактуру суму VAT у злотих за кожною ставкою. Дата продажу — дата відвантаження документа, а якщо її немає — дата проведення.

На друкованій формі в підсумках з'являється колонка «VAT w PLN», а під ними — курс, номер таблиці NBP і її дата.

1

VAT у злотих

2

Курс NBP

1. VAT кожної ставки, перерахований у PLN.
2. Середній курс NBP, номер таблиці й дата, за якою його взято.

Якщо сервіс NBP не відповів, фактура не відправиться з повідомленням «Немає курсу NBP для EUR — сервіс NBP не відповів, спробуйте пізніше.» Надішліть її знову за кілька хвилин.

Розщеплений платіж (MPP)

Позначте товари з додатка 15, решту Elbuz зробить сам.

• Один товар: картка товару → «Статуси та прапорці» → група «KSeF» → «Розщеплений платіж (MPP, załącznik 15)». Група видна, лише коли KSeF підключено.
• Багато товарів: у сітці товарів увімкніть у виборі колонок «Розщеплений платіж (MPP, załącznik 15)» (за замовчуванням вона прихована), відмітьте товари і натисніть «Встановити значення».

1

Розщеплений платіж (MPP, załącznik 15)

1. Увімкніть для товарів із додатка 15; група «KSeF» є лише при підключеному KSeF.

Під час відправки Elbuz позначає фактуру як MPP, якщо її сума брутто від 15 000 PLN і в ній є хоча б один позначений товар. Фактуру у валюті порівнюють із порогом за курсом NBP. На друкованій формі «Faktura VAT (KSeF)» тоді з'являється напис «mechanizm podzielonej płatności».

Поріг рахується за всією фактурою: позначений товар у фактурі на меншу суму MPP не вмикає.

Як отримувати вхідні фактури

У вікні підключення увімкніть «Отримувати вхідні фактури з KSeF». Раз на 15 хвилин Elbuz забирає з KSeF фактури, де ваша фірма — покупець, і робить із кожної прибуткову накладну. Перший раз він бере фактури за останні 30 днів.

1

Отримано з KSeF

2

Номер KSeF фактури постачальника

3

Оригінал фактури

1. Накладну створив Elbuz із вхідної фактури; проводите її ви.
2. Номер, який KSeF присвоїв фактурі продавця; він же — у полі «Примітка».
3. XML FA(3) у тому вигляді, в якому його надіслав продавець.

Накладна приходить непроведеною, у статусі за замовчуванням: склад не змінюється, поки ви її не перевірите й не проведете. Одна фактура KSeF двічі не завантажується.

Щоб не чекати 15 хвилин, натисніть у рядку фірми кнопку зі скринькою «Отримати вхідні зараз». Повідомлення покаже, скільки нових фактур прийшло.

Як виставити фактуру, коли KSeF не відповідає

Польський закон дозволяє виставити фактуру офлайн і надіслати її в KSeF пізніше: до кінця наступного робочого дня. Для цього фактура несе два QR-коди, другий підписується сертифікатом KSeF типу Offline. Без такого сертифіката кнопки «Виставити офлайн» немає — фактура просто чекає в черзі, поки KSeF не відповість.

Завантажити сертифікат Offline

1. В Aplikacja Podatnika відкрийте «Certyfikaty» → «Wniosek o certyfikat», оберіть тип Offline і збережіть обидва файли: сертифікат (.crt) і ключ (.key).
2. У вікні «KSeF (Польща)» відкрийте підключення фірми олівцем. Блок «Сертифікат KSeF для офлайн-режиму» доступний лише у збереженого підключення.
3. Перетягніть обидва файли в рамку або натисніть «Вибрати файли», впишіть «Пароль ключа» і натисніть «Завантажити сертифікат».

Elbuz перевіряє, що ключ підходить до сертифіката, пароль правильний, строк не минув і сертифікат випущено для NIP цього підключення. Після цього в блоці написано номер сертифіката й дата, до якої він діє. Сертифікат KSeF діє до двох років — потім завантажте новий.

Виставити фактуру офлайн

На вкладці «KSeF» проведеної фактури натисніть «Виставити офлайн» і підтвердьте. Фактуру одразу можна друкувати й віддавати покупцю.

Кнопка є у фактури, яку ще не надсилали, а також у відхиленої чи з «Помилкою надсилання». Фактура, що вже стоїть у черзі, чекає KSeF звичайним порядком. Тому з увімкненим «Надсилати в KSeF під час проведення» фактура при проведенні одразу стає в чергу — на час збою вимкніть цю галочку.

• Біля статусу з'являється помітка «OFFLINE» і рядок «Виставлено офлайн — Elbuz надішле її в KSeF сам; крайній строк — …». Строк рахується за польськими робочими днями, зі святами.
• На друкованій формі два QR-коди: перший з підписом «OFFLINE» замість номера KSeF, другий з підписом «CERTYFIKAT».
• Elbuz надсилає в KSeF рівно ту фактуру, що надрукована, і пробує, доки KSeF не прийме. Після прийняття з'являються номер KSeF і UPO, як у звичайної фактури.

1

Помітка OFFLINE

2

Крайній строк

1. Фактура виставлена офлайн і ще не має номера KSeF.
2. До цієї дати Elbuz має доставити фактуру в KSeF; надсилає він сам, щойно KSeF відповідає.

1

KOD I

2

KOD II

1. Перевірка фактури; поки номера KSeF немає, під кодом «OFFLINE».
2. Підтвердження продавця, підписане сертифікатом Offline.

Як виправити прийняту фактуру

Прийняту фактуру виправляє коригувальна (KOR). Elbuz складає її з документа, пов'язаного з початковою фактурою, яку KSeF уже прийняв.

Повернення пов'язується з фактурою, якщо воно створене на її основі, пов'язане з нею або належить до того самого замовлення. Вкладка «KSeF» у поверненні з'являється лише тоді, коли таку прийняту фактуру знайдено.

Шаблон «Faktura VAT (KSeF)» для повернення друкує «Faktura korygująca» з номером, датою і номером KSeF початкової фактури та сумою корекції.

1

Початкова фактура

2

Повернена позиція з мінусом

3

Сума корекції

1. Номер, дата і номер KSeF фактури, яку виправляють.
2. Кількість і суми повернення — з мінусом.
3. На скільки зменшується сума до сплати.

Сценарії

Інтернет-магазин у Польщі: фактура йде сама

Що зробити. Підключіть фірму з галочкою «Надсилати в KSeF під час проведення фактури». Покупцям-фірмам виставляйте витратну накладну і проводьте її, як звичайно.

Що вийде. Номер KSeF з'являється в картці за кілька секунд після проведення; друкована форма з QR готова до відправки покупцю.

Чого не буде. Якщо в документі чогось бракує, він стане «Відхилено» з причиною — вкладка «KSeF» скаже, що виправити.

Закупівлі в польських постачальників

Що зробити. Увімкніть «Отримувати вхідні фактури з KSeF».

Що вийде. Фактури постачальників самі стають прибутковими накладними з постачальником, знайденим за NIP. Вам лишається перевірити й провести.

KSeF недоступний у день відвантаження

Що зробити. Заздалегідь завантажте сертифікат Offline. У день збою не надсилайте фактуру звичайно, а одразу натисніть «Виставити офлайн» і роздрукуйте її.

Що вийде. Покупець отримує фактуру з двома QR-кодами одразу, а в KSeF вона потрапляє сама, щойно система запрацює.

Спершу перевірити, потім працювати

Що зробити. Створіть токен у демо-версії Aplikacja Podatnika і підключіть фірму в середовищі «Демо (передвиробниче, для перевірки)». Надішліть кілька фактур.

Що вийде. Ви бачите весь шлях — номер, UPO, QR — без юридичних наслідків. Потім додайте підключення «Робоче» з бойовим токеном: фактури підуть через нього.

Що робити, коли KSeF відхилив фактуру

Часті запитання

Скільки коштує KSeF в Elbuz?

Окремо нічого: інтеграція входить у тариф Elbuz, плати за фактуру немає. Сам KSeF для платників безкоштовний.

Чи треба реєструвати Elbuz у Мінфіні Польщі?

Ні. KSeF не сертифікує програми: Elbuz входить вашим токеном у контексті NIP вашої фірми, і фактура виставляється від імені фірми.

Чи закінчується строк дії токена?

Ні, токен діє, доки ви не відкличете його в Aplikacja Podatnika. Якщо його відкликано, підключення отримає стан «Помилка» — див. розбір.

Помилився в прийнятій фактурі. Як виправити?

Прийняту фактуру змінити не можна ні в KSeF, ні в Elbuz — виставте коригувальну на її основі, див. виправлення прийнятої фактури.

Чи можна надіслати фактуру в євро?

Так. Elbuz додає суму VAT ще й у злотих за курсом NBP — див. фактура у валюті.

Чи йде в KSeF фактура для приватної особи?

Так, якщо ви її надсилаєте: Elbuz бере ім'я платника з документа. NIP для приватної особи не потрібен.

Суміжні теми

• Якщо треба змінити друкований шаблон фактури або нумерацію документів — Довідники документів.
• Якщо фактуру шукаєте серед інших документів — Список документів.
• Якщо треба дати співробітнику доступ до вікна «KSeF (Польща)» — Права доступу.
• Якщо потрібна картка своєї фірми чи постачальника з NIP — База клієнтів і картка клієнта.