Як завантажувати замовлення з маркетплейсів і систем через API

Що вміє імпорт замовлень

• Пошук покупця — замовлення чіпляється до наявного контрагента, а нового заводить лише тоді, коли нікого не знайшлося.
• Зіставлення позицій із каталогом — кожен рядок шукає свій товар, а незнайомий не губиться, а стає карткою.
• Зіставлення статусів — статус замовлення, оплати, доставки й вид оплати перекладаються у ваші.
• Захист роботи менеджера — статус, який поставив менеджер, змінюється лише після нової зміни на майданчику.
• Завантаження за розкладом без дублів — Elbuz пам'ятає, докуди дійшов, і впізнає вже завантажене замовлення.

Замовлення приходять із двох типів джерел:

• Каталожні інтеграції, що вміють і товари, і замовлення: Rozetka, Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay, Allegro, eMAG, а також CRMОблік клієнтів і роботи з ними: контакти, історія замовлень, листування, дзвінки, задачі й угоди в одному місці. SalesDrive. Замовлення в них вмикаються окремим перемикачем у шаблоні — детальніше в статтях площадок і в огляді каталогу через API.
• Системи, які приносять тільки замовлення: маркетплейси Kaspi.kz, Prom.ua (сімейство EVO), Епіцентр, Forte KZ, ceneo.pl, каса dotykacka. Товари з них у каталог не тягнуться — приходять лише як рядки самих замовлень.

Перелік у самому вікні імпорту може бути ширшим за цей і поповнюється.

Навіщо це бізнесу, розказано окремо: що це дає вашому магазину.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Операції → Завантаження даних

Де видно замовлення

вікно «Замовлення», документи «Замовлення покупця»

Право доступу

вікно «Завантаження даних» у «Правах груп»

Підготувати

ключ доступу з кабінету майданчика — найчастіше один токен

У вікні імпорту ви створюєте шаблон, обираєте систему зі списку, вводите ключ і вмикаєте завантаження замовлень. Один шаблон — одне підключення до одного акаунта; під різні акаунти чи майданчики заводять окремі шаблони.

Що відбувається із замовленням крок за кроком

Хоч майданчики різні, усі замовлення проходять один конвеєр усередині Elbuz. Саме тут видно, чому покупець «приклеївся» до наявного контрагента, звідки взявся номер документа й чому в замовленні може не вистачати позицій.

1. Замовлення забираються з майданчика — новими або зміненими, від місця, де зупинилися минулого разу.
2. Шукається покупець серед ваших контрагентів; якщо не знайшовся — створюється новий.
3. Позиції зіставляються з каталогом — кожен рядок замовлення шукає свій товар.
4. Статуси перекладаються у ваші: статус замовлення, оплати, доставки, тип оплати.
5. Створюється документ «замовлення покупця» зі своїм номером за вашою нумерацією.
6. Записуються позиції документа, номер накладної (ТТНТоварно-транспортна накладна служби доставки — документ відправлення з номером, за яким відстежують посилку.), вага й одиниці виміру.
7. Замовлення потрапляє на дошку (воронку) відповідно до свого статусу.

Документ створюється непроведеним: сам собою він товар не списує й не резервує. Що робити з ним далі — у статті про замовлення покупця.

Як знаходиться покупець

Перш ніж створити нового контрагента, Elbuz намагається впізнати наявного. Для порівняння адреса й телефон приводяться до спільного вигляду:

• регістр не враховується;
• від телефону береться тільки цифрова частина: +38 (050) 123-45-67 і 380501234567 — один номер;
• у скриньок Gmail не враховуються крапки в імені та все після «плюса»: ivan.petrenko+shop@gmail.com і ivanpetrenko@gmail.com — одна людина.

Далі покупець шукається послідовно, і перший збіг зупиняє пошук:

Не знайшовся — створюється новий контрагент: ім'я береться з компанії (а якщо її немає — з імені та прізвища), заповнюються телефон, пошта, місто й адреса, і одразу створюється прив'язка до цього джерела. Наступного разу той самий покупець упізнається за нею, навіть якщо змінить пошту. Коли в замовленні немає жодного ідентифікатора покупця, Elbuz будує його сам із пошти й телефону.

Як позиції знаходять товар у каталозі

Кожен рядок замовлення проходить пошук — від найнадійнішого способу до найзагальнішого:

Якщо товар не знайшовся, він не губиться: Elbuz створює для нього картку.

• Однакові позиції з різних замовлень одного прогону отримують одну спільну картку. Товари розрізняються за ID на майданчику, а без нього — за артикулом разом із назвою (у ceneo.pl, який не передає ні ID, ні артикула, — фактично за назвою).
• Категорія береться з самого замовлення — за назвою або зовнішнім кодом. Деякі джерела (зокрема Kaspi та Prom) категорію в рядку не передають, і тоді позиція лягає у службову категорію «Товари — джерело — назва підключення».
• Службова категорія створюється прихованою й виключеною з вивантажень, щоб напівпорожні картки не поїхали на ваші канали продажу.

Знайденому товару позиція успадковує вагу з картки, якщо в замовленні її немає, а одиниця виміру визначається за назвою; не розпізнана — підставляється штука. Вага потрібна для розрахунку відправлення.

Як зіставити статуси майданчика з вашими

У кожного майданчика свої назви статусів замовлення. Elbuz зводить їх до ваших, щоб замовлення з різних джерел виглядали однаково. Відповідність шукається у три заходи:

1. за кодом зовнішнього статусу;
2. за його назвою;
3. за правилами, де в одному рядку через кому перелічено кілька зовнішніх статусів, що зводяться до одного вашого.

На всіх трьох кроках беруться лише рядки зіставлення цього ж шаблону: правила іншого майданчика чи іншого підключення на це завантаження не впливають.

Окремо зіставляються статус оплати, статус доставки, види оплат і види доставки — кожна таблиця налаштовується своєю кнопкою в картці «Пов'язані налаштування» у формі шаблону: «Статуси замовлення», «Статуси доставки», «Статуси оплати», «Види оплат», «Види доставки» (вони є у Kaspi, Prom, Forte та у каталожних площадок на кшталт Rozetka). Зовнішній статус без відповідності не губить замовлення: воно отримує статус за замовчуванням.

1

Статуси замовлення

2

Статуси оплати

1. Кнопка «Статуси замовлення» відкриває окно зіставлення статусів замовлень маркетплейсу зі статусами Elbuz.
2. Кнопка «Статуси оплати» відкриває окно зіставлення статусів оплати.

Разом зі статусами в документ переносяться службові дані доставки: якщо майданчик віддав номер накладної, він лягає у поле своєї служби (Нова пошта, Justin, Укрпошта), і замовлення одразу можна відстежувати з Elbuz.

Два статуси одного замовлення: ваш і майданчика

• Ваш статус — колонка «Статус» у списку замовлень і статус у картці документа. Його веде менеджер: підтвердив, комплектує, відвантажив.
• Статус на майданчику — те, що про замовлення думає Rozetka, Prom чи Kaspi. Він показується в сусідній колонці «Статус документа (сайт)».

Обидві колонки стоять поруч, тож розбіжність видно без заходу в кабінет маркетплейсу. На прикладі нижче менеджер ще не брав замовлення в роботу (у нас «Новий»), а майданчик тримає його в очікуванні:

1

Статус документа (наш)

2

Статус документа (сайт)

1. Статус документа — внутрішній статус, яким керує менеджер (тут «Новий»).
2. Статус документа (сайт) — статус на майданчику, наприклад «Очікування» у Kaspi.

Хто кого перезаписує: ваш статус чи майданчика

Замовлення живе у двох системах, і змінювати його можуть обидві сторони. Правило для вашого статусу: завантаження змінює його, якщо статус у джерелі змінився з минулого завантаження або ваш статус після завантаження ще ніхто не змінював. Статус, який поставив менеджер, лишається, поки джерело тримає той самий.

«Змінювали» — це будь-яка зміна статусу: у вікні, конвеєром, масовою позначкою чи самим завантаженням.

Оплата, доставка, вид оплати й вид доставки завжди беруться з джерела, якщо для них є зіставлення. Без зіставлення поле лишається таким, яким було.

Дата зміни й подія зміни документа

Замовлення, у якому завантаження щось змінило — статус, оплату, доставку, статус на майданчику, — отримує нову дату зміни і подію «Документ: оновлення». На неї спрацьовують тригери, процеси (Flows) і вебхук documents.updated. Якщо замовлення прийшло таким самим, як було, — ні нової дати, ні подій.

Майданчики, які приймають статус назад (наприклад, Rozetka), отримують його, коли ви рухаєте замовлення у себе. Повторно те саме не відправляється, і власна відправка не повертається до вас відлунням.

Замовлення зникло з майданчика

Завантаження замовлень ніколи не видаляє документи. Видалили, приховали чи переслали в архів замовлення на майданчику — документ у Elbuz лишається:

• у dotykacka й ceneo він після першого завантаження не змінюється взагалі;
• у решти джерел оновлюється за таблицею вище, поки джерело віддає це замовлення; не віддає — нічого не станеться.

Позиції в уже створеному документі повторне завантаження не чіпає: рядок, який ви видалили вручну, назад не допишеться.

Оновлення за розкладом

Майже всі ці системи працюють поллінгом: Elbuz сам звертається до них за розкладом. Вебхук (майданчик миттєво штовхає замовлення до вас) є лише в окремих інтеграцій — Shopify, Wix, SalesDrive. Частоту обирають за оборотом: активному магазину — кільканадцять разів на день, спокійному — рідше.

Щоб не тягнути одне й те саме двічі, Elbuz запам'ятовує дату й номер останнього завантаженого замовлення. Обидва значення видно у формі шаблону, блок «Розширене»: поля «Завантаження замовлень починаючи з ID» і «Завантаження замовлень починаючи з дати (РРРР-ММ-ДД)».

• Змініть їх і збережіть шаблон — наступний прогін піде від нового значення в межах, які ставить майданчик (Kaspi орієнтується лише на дату й не сягає далі 14 днів назад).
• Порожнє поле скидає запам'ятоване місце.
• Кожен документ зберігає ідентифікатор замовлення на майданчику — за ним уже наявне замовлення впізнається й не дублюється.

Кожен запуск лишає слід у журналі: «Отримано замовлень» — скільки прийшло з майданчика, «Всього замовлень завантажено» — скільки стали новими документами, а також помилки. Завантаження за розкладом ідуть по одному: якщо вже працює інше, нове не стартує, а в журналі з'являється «Скасовано завантаження за розкладом, причина - завантажується інший шаблон (конфлікт обробки даних).». Загальні правила — в огляді завантаження даних.

Скільки забирає один прогін

У Kaspi і Prom жорсткої стелі на кількість замовлень немає: Elbuz гортає сторінки, поки вони не закінчаться. Відрізняється період і стан замовлень:

Звідси наслідок для Kaspi: якщо Elbuz довго не забирав замовлення (шаблон був вимкнений, ключ протух), замовлення, старші за 14 днів, уже не приїдуть. Для кожного замовлення Kaspi Elbuz окремо запитує позиції, а для кожної позиції — ще два запити про товар; ліміт — 20 секунд на з'єднання і 2 хвилини на відповідь. Для Prom власного ліміту часу Elbuz не ставить.

Вимкнути шаблон чи видалити

У шаблонів Kaspi, Prom, Епіцентру, Forte й універсальних підключень (dotykacka, ceneo) окремого перемикача «Замовлення» немає: такий шаблон тільки замовлення й приносить. Зупиняють його перемикачем стану в шапці форми — «Активний» / «Вимкнений».

1

Плашка стану шаблону

1. Плашка стану — показує, що шаблон «Вимкнений»; клік по ній вмикає або вимикає шаблон.

• Вимкнений шаблон планувальник пропускає, а кнопка «Завантажити» працює. Документи, контрагенти й прив'язки лишаються. Увімкнули назад — прогін продовжить від дати останнього завантаженого замовлення (для Kaspi — не далі 14 днів назад).
• Видалений шаблон зникає зі списку разом із розкладом. Документи, контрагенти й товари, які він створив, лишаються. Новий шаблон на той самий майданчик замовлень не задвоїть: документ упізнається за номером замовлення й кодом майданчика, а не за шаблоном.

Якщо завантаження пройшло не так

Скасувати прогін однією кнопкою не можна, але все, що він створив, позначене шаблоном-джерелом, і наслідки прибираються пачкою.

1. Зайві документи. У списку замовлень увімкніть колонку «Джерело: ID» (номер шаблону) і відфільтруйте за нею, за потреби — ще й за датою створення. Позначте документи й видаліть. Проведені документи з пачки не видаляються — програма скаже, скільки таких лишилось; спершу скасуйте проведення. Видалене 30 днів лежить у «Кошику документів», а одразу після видалення в повідомленні є кнопка «Скасувати».
2. Зайві контрагенти. У списку контрагентів відфільтруйте за колонкою «Джерело - назва» (назва шаблону) і видаліть — вони потрапляють у «Кошик». Контрагент у кошику з бази не зникає, і наступне завантаження може знову прикріпити до нього замовлення за поштою чи телефоном.
3. Картки товарів, створені з рядків замовлень, відбирає колонка «Джерело: ID» у списку товарів. Рядок документа зберігає власну копію назви, артикулу й ціни.

Дата й номер останнього замовлення в шаблоні після прибирання самі не повертаються. Щоб почати з іншого місця, змініть поля «Завантаження замовлень починаючи з ID» і «Завантаження замовлень починаючи з дати (РРРР-ММ-ДД)» у блоці «Розширене».

Сценарії

Майданчик дає і каталог, і замовлення

Задача: підключити Rozetka, Shopify чи інший каталожний майданчик так, щоб позиції замовлень лягали на ваші картки.

Що зробити: спершу завантажте каталог, потім увімкніть перемикач замовлень у тому самому шаблоні. Перше завантаження перевірте на кількох замовленнях: позиції, суми, покупець, статус.

Що вийде: у кожного товару є прив'язка до джерела, позиції зіставляються з першого кроку, без випадкових збігів за назвою, а службова категорія не наповнюється дублікатами.

Менеджер веде свої статуси, а скасування з майданчика не пропустити

Задача: працювати із замовленнями у власних статусах і бачити, що діється на майданчику.

Що зробити: заповніть таблиці зіставлення статусів у картці «Пов'язані налаштування» і тримайте в списку замовлень колонку «Статус документа (сайт)».

Що вийде: скасування з майданчика один раз переб'є ваш статус — навіть у проведеного замовлення, і його резерв зніметься; решту часу статус ваш. Якщо ви повернули скасоване замовлення в роботу, той самий статус майданчика вдруге його не скасує. Для dotykacka й ceneo розбіжність видно лише в кабінеті майданчика — документ переводять вручну.

Чого не станеться: у Kaspi, Prom і Horoshop скасування замовлення, старшого за 7 днів, не дійде.

Кілька майданчиків — одна черга

Задача: обробляти замовлення з усіх майданчиків одним списком.

Що зробити: під кожен акаунт заведіть окремий шаблон зі своїм ключем і розкладом.

Що вийде: усі замовлення сходяться в один список «Замовлення» з вашими статусами; покупець, що купував на різних майданчиках, упізнається за поштою чи телефоном.

Зіставлення заповнили, коли замовлення вже приїхали

Задача: замовлення з сайту чи майданчика лежать зі статусом «Новий» і без оплати, бо таблиці «Статуси замовлення» й «Статуси оплати» були порожні.

Що зробити: заповніть обидві таблиці й дочекайтеся наступного завантаження або натисніть «Завантажити».

Що вийде: для Епіцентру, Rozetka, Kaufland, тунелю й API v2 замовлення, які ще потрапляють у вибірку джерела і яких менеджер не чіпав, отримають статус і оплату за зіставленням. Ті, що вже в роботі, збережуть статус менеджера, але оплату отримають. Замовлення поза вибіркою (у тунелі — змінені на сайті раніше ніж 7 днів тому) переведіть вручну.

Перезалити період після помилки в зіставленні

Задача: замовлення приїхали з неправильними статусами, бо таблиця зіставлення була порожня. У Kaspi, Prom, Forte й Horoshop досить заповнити таблицю: замовлення, які наступний прогін перечитає, підтягнуть статус самі. Перезаливати треба dotykacka й ceneo, а також замовлення Kaspi, Prom і Horoshop, старші за 7 днів.

Що зробити: заповніть таблицю, видаліть документи прогону фільтром за «Джерело: ID», змініть поля «Завантаження замовлень починаючи з ID» і «…з дати» в «Розширене» і запустіть шаблон.

Що вийде: замовлення приїдуть заново вже з правильними статусами. Для Kaspi період не може бути старшим за 14 днів.

Що робити, коли замовлення приходять не так

Часті запитання

Чи потрібно спершу завантажити каталог, щоб тягнути замовлення?

Ні, рядки замовлень не губляться: незнайомі товари стають картками. Але з каталогом позиції зіставляються точно і без дублікатів (сценарій).

Замовлення приходять миттєво?

Майже скрізь — ні: Elbuz забирає замовлення за розкладом. Миттєвий прийом вебхуком є лише в окремих інтеграцій, як-от Shopify і SalesDrive.

Чи затре завантаження статус, який поставив менеджер?

Ні, поки на майданчику той самий статус, що й минулого разу. Змінився статус на майданчику — ваш оновиться за зіставленням. Проведені документи не змінюються взагалі (таблиця).

Заповнив зіставлення, а старі замовлення не змінились — що робити?

Дочекатися наступного завантаження: замовлення, які ще потрапляють у вибірку джерела і яких менеджер не чіпав, отримають статус і оплату за зіставленням. Старші за вибірку, а також замовлення dotykacka й ceneo переведіть вручну.

Повторне завантаження задвоїть замовлення?

Ні. Документ зберігає ідентифікатор замовлення на майданчику, і за ним уже завантажене замовлення впізнається — навіть якщо шаблон видалили й завели новий.

Можна підключити кілька майданчиків одразу?

Так. Під кожен акаунт — окремий шаблон зі своїм ключем і розкладом, а всі замовлення стікаються в одну чергу.

Суміжні теми

• Якщо майданчик віддає ще й товари — Імпорт каталогу через API.
• Якщо замовлення треба провести, зарезервувати й відвантажити — Замовлення покупця.
• Якщо продаєте на Kaspi — Імпорт замовлень Kaspi.kz; на Prom — Імпорт замовлень Prom.ua.
• Якщо ваш сайт чи облікова система має сама надсилати замовлення — замовлення магазину через API v2.
• Якщо обираєте CRM для магазину, — що це дає вашому магазину.