Нотатка в Elbuz — текстовий запис органайзера з учасниками, статусом і нагадуваннями. Її текст можна закрити паролем: шифрує браузер, тож на сервері прочитати його не може ніхто.
Коли це знадобиться:
- Доступи до кабінетів постачальників мають лежати в програмі — увімкніть «Зашифровано», і в базі буде лише нечитабельний рядок.
- Комерційна пропозиція має бути в роботі, а не в окремому файлі — нотатку кладуть на канбан-дошку поруч із завданнями.
- Новому співробітнику потрібна інструкція з перевіркою — до нотатки прикріплюють тест.
З чого почати: Органайзер → «Нотатки» → нотатка → блок «Прапори» → «Зашифровано».
Що вміє нотатка
- Текст із посиланнями й спільними полями органайзера — учасники, статус, нагадування, коментарі.
- Місце на канбан-дошці — єдиний із п'яти «офісних» типів, який туди кладеться.
- Шифрування тексту паролем — у браузері, без доступу з сервера.
- Тести до нотатки — перевірка знань для навчального матеріалу.
Де це і хто має доступ
- Меню
- Органайзер → Нотатки
- Право доступу
- вікно «Нотатки» у «Правах груп»; усередині — записи, де ви автор чи учасник
Поля, спільні для всіх типів записів (учасники, контрагент, архів, кошик, зв'язки), описано в загальній статті.
Що є в нотатці
Найпростіший тип: назва, текст, посилання й усе спільне з іншими записами органайзера. Нотатку можна покласти на канбан-дошку поруч із завданнями й проєктами — таблицю, документ, презентацію й форму туди не покласти. Цікавого в нотатці два: шифрування й тести.
Тести до нотатки
Унизу форми нотатки є згортна картка «Тести» — до нотатки прикріплюють перевірку знань. Це єдиний тип органайзера з такою можливістю, і саме він робить нотатку робочим навчальним матеріалом: інструкція для нового співробітника плюс питання, на які він має відповісти.
Як закрити текст нотатки паролем
Текст нотатки можна закрити паролем — для доступів, ключів, умов договору. Перемикач «Зашифровано» стоїть у блоці «Прапори». Працює це інакше, ніж очікують, і різниця критична.
1
Зашифровано2
Архів і Кошик- Зашифровано — текст нотатки шифрується паролем у браузері.
- Архів і Кошик — прибрати запис зі звичайного списку, не видаляючи.
| Що відбувається | Наслідок |
|---|---|
| Текст шифрується у вашому браузері, на сервер їде вже зашифрованим | у базі лежить нечитабельний рядок із позначкою ENC: |
| Пароль зберігається тільки у вашому браузері | на сервері його немає — ні в базі, ні в журналах |
| Пароль один на всі ваші зашифровані записи, а не на кожен окремо | ввели один раз — відкриваються всі; змінили — старі перестануть читатися |
| Шифрується лише текст запису | назва, теги, категорія лишаються відкритими — не пишіть таємне в назві |
| Розшифровка теж у браузері | з іншого комп'ютера програма спитає пароль знову |
- Дія або результат
- Розвилка: далі шлях залежить від відповіді
Забутий пароль означає втрачену нотатку. Відновити її не може ніхто: ні адміністратор акаунта, ні технічна підтримка — на сервері зберігається лише зашифрований текст. Так само нотатку не прочитає колега, навіть якщо ви дасте йому доступ до запису. Шифруйте те, що справді таємне, і тримайте пароль там, де тримаєте решту паролів.
Той самий перемикач є в завданнях, проєктах і документах — і працює там так само. У таблиць, презентацій і форм його немає: їхній вміст зберігається не в текстовому полі, і закривати паролем там нічого.
Сценарії
Доступи до кабінетів постачальників мають лежати в програмі, але не читатися з бази
Що зробити. Заведіть нотатку. У назві напишіть лише, чиї це доступи, а логіни й паролі — у текст. У блоці «Прапори» увімкніть «Зашифровано». Якщо пароль шифрування в цьому браузері ще не задано, з'явиться вікно «Введіть пароль для шифрування» — введіть його.
Що вийде. Під час збереження текст шифрується у браузері й іде на сервер рядком із позначкою ENC:. У цьому браузері нотатка відкривається з розшифрованим текстом, в іншому програма спершу спитає «Введіть пароль для розшифровки».
Чого не буде. Назва не шифрується. Якщо вікно пароля скасувати, перемикач вимкнеться — нотатка лишиться незашифрованою.
Комерційна пропозиція має бути карткою в роботі
Що зробити. Заведіть нотатку з текстом пропозиції, у блоці «Додатково» виберіть дошку, поставте статус і учасників.
Що вийде. Нотатка стає карткою на дошці поруч із завданнями. Окреме завдання «підготувати комерційну пропозицію» не потрібне: один запис замість двох, які доводиться синхронізувати руками.
Що робити, коли нотатка не відкривається
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Зашифрована нотатка просить пароль на іншому комп'ютері | пароль зберігається в браузері, а не на сервері | ввести той самий пароль; іншого способу немає |
Замість тексту — набір символів із ENC: | пароль не введений або введений інший | ввести правильний; при втраті пароля текст не відновити |
Часті запитання
Чи можна покласти нотатку на канбан-дошку?
Так. Нотатка — єдиний із п'яти «офісних» типів, який кладеться на дошку поруч із завданнями й проєктами; у неї є статус, пріоритет і нагадування, як у завдання.
Чи можна нотатку зробити списком із галочками?
Ні. Нотатка — це текст, перемикача «список» чи чек-листа в її формі немає. Список із галочками є в завданні: картка «Список справ із завдання», у кожного пункту галочка «Статус виконання».
Хто може прочитати зашифровану нотатку?
Тільки той, хто знає пароль. Шифрування відбувається у браузері, пароль на сервер не передається. Адміністратор і підтримка прочитати не можуть. Закривається лише текст, назва лишається відкритою.
Що буде, якщо забути пароль від нотатки?
Текст не відновити. На сервері зберігається лише зашифрований рядок, ключа до нього немає ні в кого. Пароль один на всі ваші зашифровані записи, тож його втрата закриває їх усі.
Чи прочитає зашифровану нотатку колега-учасник?
Ні, якщо не знає пароля: доступ до запису не дає доступу до зашифрованого тексту. Розшифровує лише браузер, у якому введено пароль (як працює шифрування).
Суміжні теми
- Якщо потрібна загальна картина про нотатки, таблиці, документи, презентації й форми — документи органайзера.
- Якщо нотатку треба покласти на дошку — канбан-дошки.
- Якщо замість простого тексту потрібен документ із форматуванням і обміном через Word — таблиці й документи.