Як дати співробітнику доступ: права відділу

Що вміють права доступу

Права налаштовуються у вікні «Керування групами користувачів» на двох вкладках: «Роль» роздає доступ цілими модулями, «Додатково» — по окремих вікнах, кнопках і колонках.

• Відділ — це роль: усі співробітники відділу отримують однаковий набір прав, кілька відділів людини складаються.
• Рівні модуля «Немає», «Перегляд», «Редагування» й «Повний» відкривають чи закривають модуль одним натисканням.
• «Чиї дані» обмежує контрагентів і документи: тільки свої, свої й підлеглих або всі.
• Типовий набір ролі — готовий перелік вікон для кожного з дванадцяти робочих відділів і кнопка скидання до нього.
• «Додатково» відкриває одне вікно з модуля, ховає кнопку, колонку чи частину рядків таблиці.
• Значок монітора задає набір ярликів відділу: додає чи прибирає ярлик у всіх його співробітників.
• Адміністративні вікна відкриті не всім, і масові дії їх не роздають.
• «Хто має доступ» у рядку вікна показує, у кого вікно відкрите.
• «Перевірити як співробітник» показує програму очима конкретної людини.
• Копіювання прав переносить налаштування одного відділу на інший і рятує після помилки.

Де це і хто має доступ

Пункту меню у вікна прав немає, і пошук Ctrl + K його теж не знайде: він шукає записи й налаштування, а не вікна. Входів два — ярлик на робочому столі і плитка в налаштуваннях системи.

Робочий стіл

ярлик «Користувачі (співробітники)»

Налаштування

Кабінет → Налаштування системи → «Інші налаштування» → плитка «Користувачі (співробітники)»

Далі в тулбарі

кнопка зі значком людей «Керування групами» — вікно прав на весь екран

Відділ людини

картка співробітника → секція «Групи доступу»

Право доступу

вікно прав відкрите лише «Відділу управління, керівники»

Підготувати

співробітників із відділом у картці; для «Свої й підлеглих» — оргструктуру

1

Ярлик «Користувачі (співробітники)»

1. Ярлик «Користувачі (співробітники)» — звичний вхід до вікна керування групами, пункту меню в нього немає.

1

Кнопка «Керування групами»

1. Кнопка «Керування групами» (значок людей) відкриває вікно прав доступу для всіх груп користувачів.

Вікно прав відкрите лише «Відділу управління, керівники»:

• кнопку «Керування групами» бачать тільки ті, кому відкрите саме вікно прав;
• оновлення платформи закрило вікно всім іншим відділам, зокрема тим, де права налаштовували вручну;
• за прямим посиланням інші відділи отримують екран відмови;
• іншому відділу вікно прав відкривають лише вручну, у вкладці «Додатково»: рівень модуля й масові дії його не видають (адміністративні вікна).

Як дати співробітнику доступ: п'ять кроків

1. У картці співробітника, розділ «Посада та робота», оберіть «Відділ / Підрозділ». Людина отримає права цього відділу (докладно).
2. Відкрийте «Керування групами користувачів» і ліворуч оберіть цей відділ. Праворуч одразу відкриється вкладка «Роль».
3. У блоці «Чиї дані» оберіть, чиї контрагенти й документи людина бачитиме.
4. У блоці «Що можна робити в модулях» кожному модулю поставте рівень. Кожне натискання зберігається одразу, внизу з'являється «Збережено».
5. У меню «Дії» оберіть «Перевірити як співробітник» і подивіться програму очима людини.

Перезаходити співробітнику не потрібно: досить оновити сторінку (F5), і нові права діють. Які ярлики відділ отримає на робочий стіл, задається окремо (набір ярликів).

Чому права видаються відділу, а не людині

Список ліворуч у вікні прав — це довідник відділів компанії. Окремого переліку ролей немає: роль — це відділ, і всі, кого ви в нього поставите, отримують однаковий набір прав. Тринадцять заводських відділів однакові в кожній системі:

• Відділ управління, керівники
• Відділ закупівель, склад
• Відділ логістики та доставки
• Відділ маркетингу та реклами
• Відділ IT та технічної підтримки
• Відділ кадрів
• Відділ фінансів
• Відділ категорійного менеджменту
• Відділ продажів, рекламацій
• Відділ роботи з клієнтами
• Відділ контенту
• Відділ юридичний
• Відділ служби безпеки

Свій відділ заводять у вікні «Відділи та підрозділи компанії», яке відкривається з бургер-меню списку контрагентів: список груп у правах і довідник відділів — одна таблиця, тож новий відділ одразу стає новою роллю. У самому вікні прав кнопок додавання й видалення груп немає.

Новий співробітник заводиться без відділу

Коли ви створюєте співробітника, програма не прив'язує його до жодної групи: людина ввійде, але жодне вікно їй не відкриється. Тому після заведення відкрийте картку і в розділі «Посада та робота» оберіть «Відділ / Підрозділ». Картка зберігається сама, і програма:

• вмикає людині групу цього відділу;
• знімає групу попереднього відділу (крім власника акаунта й вас самих);
• для заводського робочого відділу розкладає головний робочий стіл під роль (які ярлики).

Секція «Групи доступу» в розділі «Доступ і роль» потрібна для другого відділу: там «Активність» ставлять навпроти додаткової групи.

Переносить доступ лише та зміна відділу, яку зробив хтось із відкритим вікном прав. Якщо відділ у картці поставив кадровик, поле збережеться, групи лишаться як були, а програма покаже помаранчеве повідомлення «Відділ збережено, але доступ не змінився: права відділу видасть керівник.».

Вгорі картки тоді горить плашка «Співробітник не бачить жодного вікна.»; кнопку «Відкрити доступ відділу «…»» на ній бачить тільки той, хто має вікно прав.

Кілька відділів складаються

Прив'язати людину до кількох відділів можна. Права при цьому складаються об'єднанням: людина бачить усе, що дозволено хоча б одному з її відділів. «Перегляд» документів в одному відділі не урізає «Повний» в іншому, а «Тільки свої» в одному не обмежує, якщо в другому стоїть «Усі». Звужуючи доступ, дивіться на весь список відділів у картці, а не лише на головний.

Що стається, коли відділ видаляють

Відділ видаляють у вікні «Відділи та підрозділи компанії», кнопкою видалення над списком; перед видаленням програма перепитує. Спробу без доступу до цього вікна програма відхиляє з повідомленням «Не достатньо прав для цієї операції!».

Як дати відділу ярлик на робочий стіл

Набір ярликів належить відділу: ви вмикаєте значок монітора в рядку вікна, і ярлик одразу з'являється в нинішніх співробітників відділу, а нові отримують його разом із відділом.

Де: вікно прав → відділ → вкладка «Додатково» → значок монітора в рядку вікна. З вкладки «Роль» сюди веде кнопка «Змінити набір» у розділі «Ярлики на робочому столі»; там же видно поточний набір.

Зміна стосується лише цього одного ярлика: решта розкладки столів лишається як була.

• Новий співробітник отримує набір, коли керівник призначає йому відділ: головний стіл розкладається заново, лише з вікон, на які в людини є право (що відбувається зі столом).
• Закрите вікно ярлика не дає. У рядку закритого вікна значка монітора немає. Закрили вікно з набору — ярлик зникне зі столів і зі списку на «Ролі». Коли вікно відкриють знову, він повернеться в тих, у кого вже був.
• Фільтр «На столі» над списком вікон показує лише відкриті вікна з набору відділу.
• Стандартний набір. Поки набір не змінювали, у заводського відділу діє стандартний. У «Відділу управління, керівники» і у відділів, заведених вами, набір порожній, доки ви його не задасте. Перший значок у такого відділу означає, що новий співробітник отримає на головний стіл лише цей ярлик: стандартні ярлики системи зникнуть, тож задайте весь потрібний набір.
• Значок діє на весь відділ. Одній людині він ярлика не дає: людина ставить його сама (як). Якщо значок уже горить, натискання знімає ярлик в усього відділу.
• Скидання й копіювання. «Скинути до типового набору» повертає стандартний набір, але столи нинішніх співробітників не змінює. «Скопіювати права з іншої групи…» набору ярликів не копіює.

Чому вікно відкрите, а ярлика на столі немає

Право на вікно ярлика не ставить: воно дає вхід, а перемикач вікна вмикає лише пункт меню. Ярлик з'являється, коли:

• заводять нову картку: вона отримує стандартні ярлики системи;
• людині призначають відділ, а вікно є в його наборі;
• вікно додають значком монітора;
• людина ставить ярлик сама.

Куди зникло вікно налаштування меню в співробітника

Вікна «Налаштування головного меню» й «Налаштування вікон та ярликів» за замовчуванням відкриті лише «Відділу управління, керівники» й «Відділу IT та технічної підтримки», бо вони змінюють меню й вікна всієї компанії. Це адміністративні вікна.

Особисті ярлики це не зачіпає, співробітник ставить їх сам:

• правий клацок по порожньому місцю столу → «Додати ярлик»: пошук серед вікон, відкритих йому, зокрема без пункту меню, як-от «Калькулятор», «Кольори» чи «Користувачі (співробітники)»;
• правий клацок по пункту меню → «Розмістити ярлик на робочому столі»;
• правий клацок по самому ярлику → «Прибрати ярлик з робочого столу».

Які вікна відкриті не всім

Кілька вікон змінюють налаштування всієї компанії: права, меню, поштові скриньки, резервні копії, баланс. Тому за замовчуванням вони відкриті лише відділам із таблиці.

• Іншому відділу таке вікно відкривають лише вручну: перемикач у «Додатково», де в рядку стоїть позначка «Адмін», і підтвердження. Кнопки всередині вікна вмикаються самі.
• Масові дії таких вікон не роздають. Рівень модуля й «Активувати доступ для всіх підсистем» іншим відділам їх не відкривають і вже відкриті вручну не закривають. «Прибрати доступ з усіх підсистем» закриває всі.
• Копіювання прав їх закриває. «Скопіювати права з іншої групи…» закриває такі вікна, навіть відкриті цьому відділу вручну й навіть якщо у зразка вони відкриті. Після копіювання відкрийте їх знову.
• Відділу, якому вікно належить, його відкриває й закриває рівень модуля: «Немає» в IT закриє, наприклад, «Налаштування головного меню».

Як подивитися на програму очима співробітника

Що зробити. Оберіть відділ, у меню «Дії» — «Перевірити як співробітник», у списку — людину, і підтвердьте.

Що вийде. Сторінка перезавантажиться, і ви працюватимете з правами цієї людини: її модулі, її «Чиї дані», її робочий стіл. Поки режим увімкнений, видно смугу «Режим перевірки — ви бачите програму як» з логіном співробітника й кнопкою «Повернутися до себе». Початок і кінець перевірки записуються в «Журнал операцій».

Чого не буде. Це не перегляд, а робота під чужою обліковкою: усе, що ви зміните в режимі перевірки, збережеться від імені співробітника.

Перевірити не можна:

• під власником, під собою й під вимкненою обліковкою;
• якщо ви не власник — під тими, чиїм відділам відкрите вікно прав: у списку вони сірі, з позначкою «У цю обліковку входити не можна»;
• вдруге, не вийшовши з першої перевірки.

Якщо у відділі немає жодного співробітника, програма відповідає «У цьому відділі немає співробітників, під якими можна перевірити».

Хто має доступ до окремого вікна

Де: відділ → «Додатково» → стрілка в рядку вікна → секція «Хто має доступ». Там активні співробітники, у кого це вікно відкрите хоча б в одному відділі, їхні відділи й останній вхід.

Мітка «Адмін-вікно відкрите вручну» означає, що людина має адміністративне вікно лише через відділ, якому воно за замовчуванням не належить, а «понад 90 днів без входу» — що вона давно не заходила. Зайвий доступ закривайте перемикачем вікна у відділі.

Як скопіювати права або відновити зняті помилково

Меню «Дії» над списком вікон дає «Перевірити як співробітник», «Скопіювати права з іншої групи…» і дві масові дії — «Активувати доступ для всіх підсистем» і «Прибрати доступ з усіх підсистем».

1

Скопіювати права з іншої групи…

2

Активувати доступ для всіх підсистем

3

Прибрати доступ з усіх підсистем

1. Скопіювати права з іншої групи… — переносить усі права відділу-зразка; звідси ж відновлюють права після помилки.
2. Активувати доступ для всіх підсистем — масова операція, програма перепитує перед виконанням.
3. Прибрати доступ з усіх підсистем — масова операція, програма перепитує перед виконанням.

Перед масовою дією програма перепитує — «Надати доступ до ВСІХ пунктів цього списку обраній групі?» або «Зняти доступ з УСІХ пунктів цього списку в обраної групи?» — і виконує її після кнопки «Так, застосувати до всіх». Масові дії змінюють вікна разом із їхніми пунктами меню; кнопки, таблиці й колонки лишаються як були.

Якщо доступ зняли помилково, відновлюють його трьома шляхами:

• Робочому відділу — кнопка «Скинути до типового набору» на «Ролі», а потім рівні модулів.
• Є відділ із потрібним набором — «Скопіювати права з іншої групи…» і «Група-джерело».
• Нічого з цього не підходить — «Активувати доступ для всіх підсистем», а потім закрийте зайве модулями на «Ролі». Адміністративні вікна ця дія пропускає: закриті не відкриває, видані вручну не закриває.

Що саме закривали до помилки, підкаже «Журнал операцій». Кожна зміна галочки, рівня модуля, «Чиї дані», ярлика відділу, скидання до набору й копіювання прав записуються туди з типом операції «Користувач: група»:

• у колонці «Інформація» — назва групи й що змінено, наприклад «рівень модуля», «чиї дані», «ярлик відділу», «скинуто до типового набору ролі»;
• у колонках «Дата» і «Користувач» — коли і хто;
• вікно в записі назване кодом, наприклад window-document-edit; у рядку вікна код не показаний, але пошук у «Додатково» знаходить вікно й за кодом.

Журнал фіксує зміни, а не стан: масова дія пишеться одним рядком без переліку того, що було відкрито перед нею.

Порядок налаштування прав для всієї компанії

Останній пункт не формальність. Права складаються з рівнів модулів, ручних галочок і всіх відділів людини, і єдиний надійний спосіб дізнатися, що саме вона бачить, — подивитися її очима.

Сценарії

Результат кожного сценарію перевіряйте через «Дії» → «Перевірити як співробітник» (як). Сценарії окремих налаштувань — у частинах: рівні модулів, «Чиї дані», «Додатково».

Новий відділ має працювати так само, як уже налаштований

Задача. Відкриваєте другий склад, і його комірникам потрібні ті самі права, що вже налаштовані для першого.

Що натиснути. Заведіть відділ у «Відділи та підрозділи компанії». У вікні прав оберіть його ліворуч, у меню «Дії» — «Скопіювати права з іншої групи…», у полі «Група-джерело» — відділ-зразок, і підтвердьте. Потім змініть людям «Відділ / Підрозділ» у картках.

Що побачить співробітник. Усе, що бачив зразок: вікна, кнопки, таблиці з відбором рядків, колонки, пункти меню. «Чиї дані» й набір ярликів не копіюються — задайте їх окремо; адміністративні вікна, що відділу не належать, копіювання закриває. Зв'язку між відділами не виникає: пізніші зміни зразка до нового відділу не дійдуть.

Стажер у контенті тільки дивиться каталог

Задача. Новий контент-менеджер перший тиждень вивчає каталог і нічого не має зіпсувати.

Що натиснути. Заведіть для стажера окремий відділ, наприклад «Стажери», і скопіюйте в нього права «Відділу контенту» («Дії» → «Скопіювати права з іншої групи…») — так прийдуть і пункти меню, які в новому відділі вимкнені. Потім на «Ролі» поставте «Каталог» → «Перегляд», а модулям «Контент», «Товари», «Штучний інтелект» і «Парсинг» — «Немає».

Що побачить співробітник. Список товарів і категорії відкриваються, але кнопок «Додати товар», «Видалити товар», «Додати категорію» немає, а колонки в таблиці не правляться. Через тиждень переведіть людину у «Відділ контенту» — і вона отримає повний набір ролі.

Що робити, коли співробітник бачить не те

Часті запитання

Хто може змінювати права?

Лише «Відділ управління, керівники»: вікно прав відкрите тільки йому. Відділ, який поставить у картці кадровик, доступу не дає. Іншому відділу вікно прав відкривають свідомо, вручну у вкладці «Додатково».

Я закрив модуль, а співробітник усе одно відкриває вікно. Як так?

Людина може бути в іншому відділі, де модуль відкритий, — права складаються. Або вікна немає в реєстрі й власної галочки в нього немає — його закриває тільки батьківське вікно. Або сторінку не оновили після зміни.

Коли зміни прав набувають чинності — треба перезаходити?

Ні. Права читаються з бази при кожному відкритті вікна: співробітнику досить закрити й відкрити вікно або оновити сторінку клавішею F5. Переведення в інший відділ діє так само.

Чи можна подивитися, хто і коли змінював права?

Так, у «Журналі операцій», тип операції «Користувач: група». Знімка попереднього стану журнал не зберігає (докладно).

Чи можна дати права одній людині, а не відділу?

Ні, права видаються тільки відділу. Для людини з особливим доступом заведіть окремий відділ, наприклад «Підрядники», і відкрийте йому лише потрібні модулі.

Як перевірити, хто має доступ до вікна?

Відділ → «Додатково» → стрілка в рядку вікна → секція «Хто має доступ» (докладно).

Співробітник хоче ярлик, а вікна налаштування в нього немає. Що робити?

Йому це вікно не потрібне: правий клацок по порожньому місцю столу → «Додати ярлик». Вікно налаштування за замовчуванням відкрите лише «Управлінню» та IT (чому).

Хочу змінити пароль колезі, а програма не дає. Як бути?

Пароль співробітника з доступом до керування групами або заблокованого змінює лише він сам у «Мій профіль і безпека» або власник акаунта. Детальніше — у статті «Користувачі».

Суміжні теми

• Якщо співробітника ще немає в програмі або йому треба вхід за посиланням — як завести користувача.
• Якщо «Свої й підлеглих» нікого не обмежує — розставте людей в організаційній структурі.
• Якщо співробітник працює з даними через APIСпосіб, яким програми обмінюються даними між собою напряму, без людини й без вікон: одна програма надсилає запит, інша відповідає даними. чи AI-асистента — ключ діє з правами його відділу: API v2.