Як виписати накладну служби доставки із замовлення

Що вміє накладна із замовлення

• За власним договором — Нова пошта, Укрпошта, Meest, InPost, Rozetka Delivery, DHL24, GLS, DPD Polska, Poczta Polska (Pocztex), ORLEN Paczka, UPS, FedEx і агрегатор Apaczka.pl.
• Через систему-джерело — накладну виписує майданчик, з якого прийшло замовлення.
• Пачкою зі списку — по всіх позначених замовленнях за один запуск.
• Номер з кабінету служби — для Justin та інших служб без вбудованої накладної.
• Статус за перевізником — замовлення саме переходить у ваш статус, коли посилка рухається.
• Виклик кур'єра і пункти видачі — для GLS, DPD Polska, Poczta Polska, ORLEN Paczka, UPS, FedEx і Apaczka.pl прямо з картки накладної.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Документи → Замовлення → картка → секція «Доставка»

Інші входи

«Створити ТТН (доставка)» у смузі позначених рядків і в меню рядка

Право доступу

окреме право на вікно створення накладної служби доставки

Підготувати

вид доставки в замовленні, дані одержувача в «Більше полів», вагу й габарити

Вікно створення накладної має власне право доступу навмисно: операція незворотна й коштує грошей, тому її можна закрити тим, кому решта роботи із замовленнями дозволена.

Що заповнити в секції «Доставка»

У секції «Доставка» три звичайні поля — вид доставки, статус доставки й опис — і згорнутий блок «Більше полів» із двадцятьма одним полем одержувача: ім'я, телефон, місто, відділення, адреса. Підказка секції коротка: «Спосіб і статус доставки; адреса одержувача — у "Більше полів".»

1

Посилання «Створити накладну»

2

Список «Вигляд доставки»

3

Список «Статус доставки»

4

Згорнутий блок «Більше полів»

1. Створити накладну — відкриває створення накладної у зовнішній службі доставки; повторно для цього замовлення її не виписати.
2. Вигляд доставки — обраний спосіб доставки, тут «Нова пошта».
3. Статус доставки — поточний стан відправлення.
4. Більше полів — розгортає адресу одержувача та службові поля доставки.

Номер повернення

Під «Більше полів» є поле «Номер повернення» — номер посилки, якою покупець поверне товар. Його вимагають маркетплейси, які приймають відвантаження лише разом із номером повернення: OTTO — для товарів, що їдуть посилкою. Формат — номер або GLS:номер (DHL:, HERMES:), якщо перевізник повернення інший, ніж у відвантаження. Детальніше: номер повернення для OTTO.

Три способи виписати накладну

Тут же виписується електронна накладна служби доставки. Це незворотна дія: накладну створює зовнішня система, вона коштує грошей у служби доставки, і скасувати її можна тільки в кабінеті цієї служби. Способів три.

Де взяти API-ключ Нової пошти. Для накладних за власним договором Elbuz потрібен ключ API вашого кабінету Нової пошти. Його створюють у бізнес-кабінеті Нової пошти: «Налаштування» → вкладка «Безпека» → блок «Мої ключі API» → «Створити ключ»; прийміть умови використання API й скопіюйте ключ. В Elbuz вставте його в поле «Токен» запису Нової пошти: «Налаштування системи» → «Інші налаштування» → «Зовнішні сервіси та інтеграції». Той самий ключ потрібен і для автоматичного статусу за посилкою.

Відділення із замовлення магазину Elbuz CMS. Покупець у магазині на Elbuz CMS обирає відділення чи поштомат Нової пошти, відділення Meest або Укрпошти, пункт InPost чи ORLEN Paczka — і замовлення приходить в Elbuz уже з цим пунктом. Форма накладної за власним договором підставляє пункт сама, розбирати адресу не треба.

• Номер відділення Нової пошти чи Meest видно в полі «Сервіс доставки: відділення» (секція «Доставка» → «Більше полів»). У пунктів InPost і ORLEN Paczka номера немає: код пункту стоїть на початку адреси, до коми.
• Для Meest місто одержувача Elbuz визначає за відділенням.
• Для Укрпошти в накладну підставляється індекс обраного відділення — його видно в полі «Сервіс доставки: відділення».
• Пункт можна замінити у формі накладної до натискання «Створити накладну»: обраний у формі має перевагу.
• Якщо покупець обрав кур'єра, пункту в замовленні немає — у формі заповнюється адреса.

Попереджають вас на цих трьох шляхах по-різному, і це варто знати заздалегідь:

• Через систему-джерело застереження стоїть просто у формі — «Накладна створюється у зовнішній системі і коштує грошей у служби доставки. Повторно для цього замовлення її виписати не можна.» — і програма ще раз перепитує: «Створити накладну в зовнішній системі? Скасувати її можна буде лише в кабінеті служби доставки.»
• За власним договором попередження немає взагалі: кнопка «Створити накладну» у формі служби доставки виписує накладну одразу.
• Пачкою зі списку програма питає тільки, скільки документів позначено.

Тому дані одержувача перевіряйте до натискання, а не після.

Форми теж різні:

• Через систему-джерело вона коротка: служба доставки, кількість місць, вага, довжина, ширина, висота, опис вкладення, оголошена вартість і дві позначки — «Замовлення вже оплачене» й «Доставку оплачує одержувач»; кнопка «Створити накладну», під час роботи «Створюємо накладну...», в кінці «Накладну створено: ‹номер›».
• Форма за власним договором докладніша: окремо відправник і адреса, тип відправлення, загальні параметри з вагою й габаритами, оголошена вартість і платник доставки; в кінці вона каже «Створено товарно-транспортну накладну №‹номер›».

Далі номер накладної лежить у замовленні, і на місці кнопки з'являється «Перегляд накладної». Повторна спроба отримає відповідь «У замовлення вже є номер накладної».

Як викликати кур'єра і відправити в пункт видачі (Польща)

Для GLS, DPD Polska, Poczta Polska, ORLEN Paczka, UPS, FedEx і Apaczka.pl кур'єра за посилками викликають із картки накладної: відкрийте накладну замовлення, у блоці «Виклик кур'єра» вкажіть дату забору, кількість посилок і загальну вагу та натисніть «Викликати кур'єра». Адресу забору служба бере із запису служби доставки (блок «Відправник»), у GLS — з профілю кабінету ADE.

• GLS — потрібні лише дата й кількість посилок, години забору GLS бере з профілю.
• DPD Polska — якщо години не вказані, Elbuz бере перше вікно, яке DPD пропонує для індексу відправника. Служба повертає номер заявки, він з'являється в повідомленні та в журналі замовлення.
• Poczta Polska — без своїх годин заявка йде на 08:00–20:00. Вікно не може починатися раніше поточної години.
• ORLEN Paczka — без своїх годин Elbuz бере вікно, яке ORLEN Paczka пропонує на цю дату для індексу відправника, і повертає номер заявки.
• UPS — без своїх годин заявка йде на 09:00–17:00, UPS повертає номер заявки (PRN). Післяплату для UPS поки не підключено: у накладній UPS оберіть «без післяплати».
• FedEx — без своїх годин заявка йде на 10:00–17:00, FedEx повертає код підтвердження. Етикетку FedEx можна надрукувати з Elbuz протягом 12 годин після створення накладної, пізніше — у FedEx Ship Manager. Післяплату для FedEx поки не підключено.
• Apaczka.pl — кур'єра викликають для посилки, накладну на яку створено з Elbuz; без своїх годин Elbuz бере вікно, яке Apaczka пропонує для послуги на цю дату.

Щоб відправити посилку в пункт видачі, при створенні накладної заповніть поле пункту: код DPD Pickup, id пункту Poczta Polska, id GLS ParcelShop, код пункту ORLEN Paczka або, для Apaczka.pl, код пункту перевізника обраної послуги. Якщо в замовленні вже є пункт із сайту, поле заповнюється само. ORLEN Paczka доставляє лише в пункти — автомати, АЗС ORLEN і кіоски, тому без коду пункту накладна не створиться. Для ORLEN Paczka під полем з'являються пункти міста одержувача, довідник пунктів оновлюється щодня; id GLS ParcelShop поки вводиться вручну.

Як виписати накладну через Rozetka

Накладну через джерело сьогодні виписує тільки Rozetka, і робить це доступами того шаблону завантаження, яким замовлення приїхало: API-ключ чи логін і пароль кабінету продавця програма бере з нього, окремо вводити їх у формі накладної не треба. Служби доставки у формі — ті, що пропонує Rozetka: Rozetka Delivery, Нова пошта, Укрпошта й Meest. Якщо цей шаблон видалили або створили заново, програма шукає будь-який увімкнений шаблон Rozetka.

Не знайшла жодного — замість форми з'являється «Не знайдено шаблон завантаження джерела — вкажіть доступи». Тоді відкрийте вікно «Завантаження» (Операції → Завантаження даних), увімкніть шаблон Rozetka або створіть новий, впишіть доступи до кабінету продавця (див. завантаження з Rozetka) і натисніть «Накладна через Rozetka» ще раз.

Justin та інші служби без вбудованої накладної

Посилання «Створити накладну» програма показує лише для видів доставки зі списку вище — для Justin, кур'єрської компанії чи самовивозу його в секції «Доставка» немає, і створити накладну із замовлення не можна.

Оформіть накладну в кабінеті служби доставки, а її номер впишіть у поле «Сервіс доставки: номер» у блоці «Більше полів» секції «Доставка». Далі він працює як звичайний номер накладної: замовлення виходить зі швидкого фільтра «Без ТТН», а якщо у способі доставки заповнено «Посилання на трекінг», у картці поруч з'являється готове посилання на відстеження в полі «Сервіс доставки: ссылка».

Як статус замовлення сам міняється за статусом перевізника

Коли посилка рухається, Elbuz сам питає службу доставки про її стан і переводить замовлення у ваш статус. Це працює для Нової пошти, Укрпошти, Meest, InPost, Rozetka Delivery, DHL24, GLS, DPD Polska, Poczta Polska, ORLEN Paczka, UPS, FedEx і Apaczka.pl, якщо запис служби ввімкнений і в ньому вписаний ключ, а в замовленні стоїть номер накладної цієї служби.

GLS і DPD видають для відстеження окремий доступ. У GLS це користувач GLS Track&Trace API — його дає ваш представник GLS; логін вписується в поле «Логін GLS Track&Trace API», пароль — у поле «Токен». У DPD це доступ DPDInfoServices: логін і канал — у свої поля запису DPD Polska, пароль — у «Токен».

Коди статусів GLS — число до крапки в коді події: 3 — доставлено, 4 — не доставлено, 5 — повернення відправнику, 11 — посилка в кур'єра.

Poczta Polska відповідає на запити про статус через загальний доступ, окремий ключ не потрібен. Якщо замовлень багато, Poczta Polska видає власний доступ до сервісу відстеження: логін вписується в поле «Логін сервісу відстеження Poczta Polska», пароль — у «Токен». Коди статусів Poczta Polska — коди подій: P_NAD — відправлено, P_D — вручено, P_OWP — отримано в пункті, P_OWU — отримано у відділенні, P_A — залишено повідомлення.

Налаштовується в записі служби: «Налаштування системи» → «Інші налаштування» → «Зовнішні сервіси та інтеграції» → служба доставки.

1. У блоці «Статуси замовлень, за якими перевіряти статус посилки в службі доставки» позначте статуси, у яких замовлення чекає доставки, наприклад «Відправлено». Замовлення в непозначених статусах програма не перевіряє.
2. У блоці «Налаштування повідомлень» відкрийте «Статуси замовлення» і в колонці «Код (назва) на сайті (API)» навпроти свого статусу впишіть коди статусів перевізника через кому. Так само у «Статуси доставки» — для статусу доставки замовлення, і в «Статуси оплати» — для статусу оплати, наприклад коли перевізник повідомив, що післяплату отримано.

1

Галочки: у яких статусах замовлення програма перевіряє посилку

2

Коди перевізника → ваш статус замовлення

3

Коди перевізника → статус доставки

4

Коди перевізника → статус оплати

1. Замовлення в позначених статусах програма опитує в перевізника; без жодної галочки автозміни немає.
2. «Статуси замовлення» — який ваш статус ставити замовленню за кодом перевізника.
3. «Статуси доставки» — який статус доставки ставити за тим самим кодом.
4. «Статуси оплати» — який статус оплати ставити, наприклад коли післяплату отримано.

Далі фонове завдання раз на 10 хвилин бере до 100 замовлень на кожну службу, спершу ті, що найдовше не змінювалися, і запитує стан їхніх накладних. Якщо код перевізника є у вашому списку, а в замовлення інший статус, програма міняє статус замовлення, статус доставки й статус оплати та пише в журнал операцій «Змінився статус доставки: ‹код› ‹назва› #‹номер накладної›», а для оплати — «Змінився статус оплати».

Чого не буде. Код перевізника, якого немає в жодному рядку, статус замовлення не змінює. Justin і служби, де номер вписують вручну, не опитуються.

Сценарії

Відправити замовлення Новою поштою за своїм договором

Що зробити. У секції «Доставка» виберіть вид доставки «Нова пошта», перевірте одержувача в «Більше полів» і натисніть «Створити накладну».

Що вийде. Накладна виписується одразу, без попередження, і програма покаже «Створено товарно-транспортну накладну №‹номер›». На місці кнопки з'явиться «Перегляд накладної».

Замовлення з Rozetka

Що зробити. Натисніть «Накладна через Rozetka», заповніть кількість місць, вагу й габарити.

Що вийде. Програма перепитає, чи створювати накладну, і випише її доступами шаблону завантаження: в кінці «Накладну створено: ‹номер›».

Відправка через Justin

Що зробити. Оформіть накладну в кабінеті Justin, номер впишіть у поле «Сервіс доставки: номер» у «Більше полів».

Що вийде. Замовлення вийде зі швидкого фільтра «Без ТТН», а якщо у способі доставки заповнено «Посилання на трекінг», у картці з'явиться посилання на відстеження.

Що робити, коли щось пішло не так

Часті запитання

Чи можна виписати накладну для замовлення ще раз?

Ні. Після створення на місці кнопки стоїть «Перегляд накладної», а на повторну спробу програма відповідає «У замовлення вже є номер накладної».

Чи можна скасувати накладну з Elbuz?

Ні. Накладну створює зовнішня система служби доставки, скасувати її можна лише в кабінеті цієї служби — кожну окремо.

Де взяти номер накладної, щоб надіслати клієнту?

У полі «Сервіс доставки: номер» секції «Доставка», блок «Більше полів». Кнопка «Надіслати» в шапці картки відправить лист, SMS чи повідомлення в месенджер.

Як знайти замовлення, на які ще не виписано накладну?

Клікніть картку «Без ТТН» у смузі показників над списком — у списку лишаться тільки замовлення без номера накладної.

Де взяти API-ключ Нової пошти?

У бізнес-кабінеті Нової пошти: «Налаштування» → «Безпека» → «Мої ключі API» → «Створити ключ». Ключ вставляють у поле «Токен» запису Нової пошти в «Зовнішніх сервісах та інтеграціях» (покроково).

Хто заплатить за накладну?

Ви — службі доставки за її тарифом; Elbuz за накладну нічого не списує. Хто платить за доставку при масовій виписці Нової пошти — у статті накладні пачкою.

Суміжні теми

• Якщо потрібна загальна картина — обробка замовлень покупця.
• Якщо товар ще не списано зі складу — відвантаження витратною накладною.
• Якщо накладні треба виписати по десятках замовлень — накладні пачкою.
• Якщо накладна через Rozetka просить доступи — завантаження з Rozetka.
• Якщо обираєте CRM для магазину, — що це дає вашому магазину.
• Якщо служба рахує доставку за обʼємною вагою — калькулятор обʼємної ваги посилки.