Як влаштований список документів: робочі місця, види, статуси

Що вміє список документів

• П'ять входів в одне вікно — «Замовлення», «Склад», «Фінанси», «Угоди» і «Усі документи»: у кожного свій набір типів і своє право.
• Пошук, фільтри й збережені види — п'ять способів звузити список; щоденний зріз зберігається й піднімається одним кліком.
• Дії над пачкою — накладні служби доставки, друк одним PDF, лист збирання, видалення з кошиком на 30 днів.
• Канбан і дашборд — документи одного типу дошкою за статусами, оборот за дванадцять місяців.
• Довідники — свої типи, нумерація, статуси з кольором, способи доставки й оплати, шаблони друку.
• Борг контрагента — скільки винен клієнт з урахуванням оплат.
• Аналітика продажів — виручка, прибуток, маржа, ABC-аналіз і неліквід.

Де це і хто має доступ

У меню всі п'ять входів зібрані в одній групі. Чотири з них мають ще й ярлик на робочому столі; «Усі документи» відкриваються тільки з меню. Вхід «Угоди» є в меню й на столі тільки тоді, коли ваша компанія веде угоди (нижче).

Меню

Довідники → Документи → «Замовлення», «Склад», «Фінанси», «Угоди» або «Усі документи»

Інші входи

ярлики на робочому столі; пошук Ctrl+K за номером і контрагентом

З картки контрагента

«Документи контрагента» в меню рядка; відбору за клієнтом поки не робить

Право доступу

своє в кожного входу; «Додати», «Видалити», «Редагувати», «Підписати» — окремо

Підготувати

документи, створені кнопкою «Додати» або завантажені з майданчика

1

Пункт «Замовлення»

2

Пункт «Склад»

3

Пункт «Фінанси»

4

Пункт «Усі документи»

1. «Замовлення» — клієнтський контур: замовлення покупців, рахунки, повернення, договори.
2. «Склад» — складські документи руху товару.
3. «Фінанси» — фінансові документи та рух коштів.
4. «Усі документи» — зведений список документів усіх типів.

Який вхід відкрити: чотири робочі місця і «Усі документи»

Робоче місце — це той самий список, наперед налаштований під одну ділянку роботи. У кожного входу своє право доступу, тож набір типів закріплюється за роллю: одному співробітнику відкривають «Замовлення», іншому «Склад», третьому «Фінанси». Замість того щоб кожному щоразу вибирати тип зі списку з вісімнадцяти позицій, програма дає чотири готові входи.

Підзаголовок під назвою робочого місця пояснює, що в ньому лежить: «Замовлення покупців, рахунки, повернення, договори — клієнтський контур», «Прихід, витрата, переміщення, інвентаризація, акти, закупівлі в постачальників», «Касові ордери, рух грошей та взаєморозрахунки», «Воронка продажів: від першого інтересу до рахунку та відвантаження».

Робоче місце змінює три речі: набір типів у панелі ліворуч і в меню кнопки «Додати», стартовий набір колонок і склад смуги показників. Сітка, права на кнопки та поля, фільтри й збережені види в усіх місцях спільні.

Робоче місце «Угоди»: коли воно є

Угоду ведуть, коли продаж — це переговори: опт, послуги, корпоративне замовлення. Інтернет-магазину й магазину з точкою видачі вона здебільшого не потрібна — там продаж іде замовленням. Тому видимість угод залежить від поля «Формат роботи» в картці вашої компанії і від перемикача «Вести угоди» поруч із ним: для магазинів угоди за замовчуванням вимкнено, для послуг і опту — увімкнено.

• Угоди вимкнено. Ярликів «Угоди» й «Воронки та етапи» немає на робочому столі й у меню. Самі вікна лишаються: їх знаходить пошук Ctrl+K і відкриває пряме посилання. «Пульс» не пропонує завести угоду, а підказки про прострочені угоди не показуються. Уже заведені угоди нікуди не діваються.
• Угоди ввімкнено. Ярлики повертаються, а дошка угод одержує етапи вашого формату: опт і магазин з увімкненими угодами — «Запит → Прайс / КП → Узгодження умов → Договір → Відвантаження → Виграна / Програна», послуги — «Нова → Кваліфікація → Пропозиція → Договір → Оплата → Виграна / Програна». Етапи переписуються, тільки якщо на дошці немає жодної угоди і ви її не міняли.

Порожнє вікно «Угоди» показує власні три кроки, а не загальні: «Угод поки немає»; «Натисніть «+ Додати» — угода фіксує намір клієнта купити: сума, ймовірність, очікувана дата закриття.»; «Переміщуйте угоду етапами воронки в режимі «Канбан» — від першого інтересу до оплати.»; «Виграну угоду перетворіть на замовлення або рахунок кнопкою «На підставі».».

Назви етапів, засіяні програмою, записано мовою адміністратора вашої компанії; етап, який ви перейменували самі, лишається як є. Чим етап угоди відрізняється від стадії клієнта — у статті «Стадія клієнта і етапи угоди», а як угоди працюють у кожному форматі — у розділі «Формат роботи».

1

Кнопка «Додати»

2

Поле пошуку

3

Перемикач «Таблиця / Канбан»

4

Смуга показників

5

Панель типів документів

6

Посилання «Фільтри»

7

Посилання «Види»

1. «Додати» створює новий документ обраного типу.
2. Пошук за номером документа або контрагентом фільтрує список.
3. Перемикає подання списку між таблицею та канбан-дошкою.
4. Смуга показників — швидкі метрики з фільтром в один клік.
5. Ліворуч — типи документів і збережені фільтри: клік обмежує список.
6. «Фільтри» розкриває панель швидких умов відбору.
7. «Види» відкриває меню збережених видів списку.

Які бувають документи і що вони роблять під час проведення

Тип документа — це не просто підпис у колонці. Від нього залежить, що станеться під час проведення: чи рухатиметься складський залишок, чи з'явиться борг контрагента, чи стане товар у резерв.

Найповніше в Elbuz описане замовлення покупця — його життєвий цикл, проведення, резерв і перехід у відвантаження розібрані окремою статтею. Тут важливий інший бік: у списку всі вісімнадцять видів виглядають однаково, і саме тому колонка «Тип документа» варта того, щоб тримати її на видноті.

Як влаштоване вікно і як працювати з клавіатури

Зліва направо: панель типів, сітка, панель попереднього перегляду. Над ними — тулбар і смуга показників, під сіткою — рядок стану.

Панель типів починається з вузла «Всі документи», далі йдуть типи з лічильником документів у дужках. Клік по типу лишає в сітці тільки його; клік по «Всі документи» знімає обмеження. Те саме робить хрестик у чипі активного типу над сіткою — його підказка так і каже: «Показати всі типи». Панель згортається шевроном, а її ширину можна тягнути мишею за межу, і вона запам'ятається.

Кнопка «?» у заголовку панелі відкриває легенду вікна. Там три речення, які варто прочитати один раз:

• Ліворуч — типи документів і збережені фільтри: клік обмежує список. Подвійний клік по комірці — правка прямо в списку.
• «Провести» фіксує документ: складські типи рухають залишок, замовлення — займають його резервом. Проведений документ позначено зеленою галочкою і він не редагується.
• Клавіші: J / K або ↑ / ↓ — переміщення, Enter або F4 — відкрити, Пробіл — позначити, Ins і Shift + ↑ / ↓ — позначити й перейти, F8 — видалити, Esc — зняти позначку, ПКМ — меню дій. Повний перелік — за «?».

1

Вузол «Всі документи»

2

Тип «Замовлення покупця» з лічильником

3

Іконка «?» (легенда вікна)

1. «Всі документи» знімає обмеження за типом і показує весь список.
2. У «Замовлення покупця» — 19851 документ; лічильник обрізається шириною панелі.
3. Іконка «?» відкриває підказку про будову вікна.

Перша колонка сітки — складена. У ній не лише номер: кольоровий значок типу, сам номер, зелена галочка, якщо документ проведено, а другим рядком через крапку — назва типу, сума з валютою, кольорова пілюля статусу, мітки документа, пілюля «Прострочено N дн», іконка вантажівки, якщо виписано накладну служби доставки, та іконка записки, якщо заповнена примітка. Ліворуч від усього — кольорова точка «потребує уваги».

Остання колонка теж складена: олівець (відкрити картку), кружок або зелене рукостискання (провести чи скасувати проведення), принтер і кебаб із меню дій. Окремі колонки «Кнопка друку» і «Підписано» за замовчуванням приховані — їхні функції зібрані сюди.

Панель попереднього перегляду праворуч показує виділений рядок, не відкриваючи картку:

• номер, тип, ідентифікатор із копіюванням по кліку, пілюлю статусу і ті поля, які ви позначили в налаштуванні сітки як «Відображати на панелі»; значення редагованих полів правляться прямо тут;
• поле коментаря з підписом «Коментар до замовлення — видно менеджерам у цій стрічці» і кнопку «Додати коментар»: запис лягає в історію документа;
• кнопку з номером телефону, якщо у вас підключена телефонія: номер береться з самого документа, тому подзвонити можна навіть по замовленню, у якого немає картки контрагента;
• кнопку «Коригування документа» в самому низу — вона відкриває картку того самого документа, тобто робить те саме, що олівець у рядку.

1

Пілюля статусу

2

Блок полів панелі

3

Поле коментаря

1. Пілюля показує поточний статус документа.
2. Основні поля документа: номер, адреса та вартість доставки, примітка.
3. Коментар до замовлення видно менеджерам у цій стрічці.

Гарячі клавіші

Клавіші працюють, коли фокус у сітці, і не працюють, поки курсор стоїть у полі вводу. У режимі канбана вони теж вимкнені.

Шпаргалку відкриває клавіша «?» або посилання «натисніть ? — гарячі клавіші» в рядку стану під сіткою. У шпаргалці перелічені всі клавіші з цієї таблиці.

1

Клавіша Enter — Відкрити документ

2

Клавіші Ctrl+K — Глобальний пошук

1. Enter відкриває документ, на якому стоїть фокус.
2. Ctrl+K відкриває глобальний пошук по системі.

Що означають три статуси і проведення

У документа три незалежні статуси, у кожного свій довідник і свій колір, і в списку кожен малюється окремою пілюлею:

• Статус документа — де документ у роботі. Довідник із 33 значень;
• Статус оплати — 12 значень;
• Статус доставки — 9 значень.

Значення в цих довідниках — назви, які ви ставите для себе: сама програма реагує лише на кілька з них. Статус документа веде конвеєр — його утворюють значення з позначкою «Етап конвеєра», і саме по них ходить кнопка «Наступний етап». Статус «Відвантажено» вмикає сигнал «Відвантажено без накладної служби доставки». Статус оплати «Оплачено» ставить у формі накладної служби доставки «Зворотна доставка (одержувач)» → «Не потрібно»: гроші з клієнта вже взяли. Решту значень програма просто малює пілюлею потрібного кольору.

Окремо від них стоїть ознака проведення. Це не статус, а прапорець: зелена галочка біля номера і зелене рукостискання в колонці дій. Саме проведення фіксує документ в обліку — складські типи рухають залишок, замовлення займають його резервом.

Змінити статус документа зі списку можна двома способами. Перший — подвійний клік по комірці «Статус» і вибір зі списку; на проведеному документі не спрацює. Другий — пункт «Наступний етап» у меню рядка: він переводить документ на наступний щабель конвеєра, не питаючи, який саме статус вибрати. Заводський конвеєр такий: Новий → Узгодження → Підтвердження → Перевірено → Виконано. На останньому щаблі програма відповість «Документ уже на останньому етапі конвеєра», і далі статус ставлять вручну.

Проведення й скасування проведення виконує іконка в колонці дій: кружок у непроведеного документа з підказкою «Підписати (провести документ)» і зелене рукостискання в проведеного з підказкою «Скасувати підпис».

Чому біля номера горить точка «потребує уваги»

Кольорова крапка ліворуч від номера. Червона — те, що варто подивитися зараз; жовта — те, що можна відкласти. Наведіть курсор, і підказка перелічить усі причини через крапку. Якщо причин немає, там буде «Зауважень немає» і відсоток заповненості документа.

Норматив у годинах задається в довіднику «Статуси документів», колонка «SLA, год.». У заводському довіднику всі нормативи нульові, тому попередження «У поточному статусі довше за норматив» без вашого налаштування не спрацює жодного разу.

Як вести документи на дошці канбан і дивитися дашборд

Перемикач «Таблиця / Канбан» у тулбарі показує ті самі документи дошкою за статусами. Дошка вимагає вибраного типу: без нього на її місці напис «Виберіть тип документа ліворуч — дошка будується за статусами одного типу». Колонки дошки — статуси з довідника, у заголовку кожної кількість документів і сума в базовій валюті. У колонці показуються не більш ніж сто карток; якщо документів більше, з'являється посилання «Решта — у таблиці».

На картці — номер, галочка проведення, іконка накладної, час у поточному статусі, контрагент, кількість позицій, термін оплати, сума, мітки та ініціали відповідального. Якщо у статусу заданий норматив і документ висить довше — час загоряється іконкою вогню. Перетягування картки в іншу колонку змінює статус документа.

Іконка графіка в тулбарі відкриває операційний дашборд — теж за вибраним типом. Там п'ять показників (усього документів, документів за місяць, оборот за місяць, не проведено, прострочена оплата) і графіки: оборот і кількість за дванадцять місяців, документи за статусами, топ контрагентів, розподіл за типами й співвідношення оплачених і неоплачених. Під оборотом стоїть уточнення, яке знімає найчастіше питання: «В оборот потрапляють лише проведені документи — так само, як у смузі статистики списку. Кількість документів рахується за всіма, включно з чернетками.»

1

Заголовок колонки «Новий» з кількістю та сумою

2

Картка документа

3

Перемикач «Таблиця / Канбан»

1. У заголовку колонки видно кількість документів і загальну суму.
2. Картка показує номер, контрагента, суму та вік документа.
3. Перемикач переключає список між табличним і канбан-виглядом.

Як розділити документи між співробітниками

У кожного з п'яти входів своє право доступу. Це і є сенс поділу на робочі місця: комірнику можна відкрити «Склад», менеджеру «Замовлення», бухгалтеру «Фінанси», а зведений пункт «Усі документи» — тому, кому потрібно бачити весь документообіг.

Усередині вікна права дробляться далі: у списку прав вікно розкладено на чотири частини, і кожна така частина — це блок вікнаЧастина вікна, яку можна дозволити або приховати окремо: кнопка, вкладка, поле, бічна панель. зі своєю галочкою.

• Окремо кнопка «Додати», окремо «Видалити», окремо відкриття картки з рядка й окремо проведення.
• Друк із тулбара, «Створити новий документ на основі вибраного» і панель попереднього перегляду в правах не беруть участі — вони доступні всім, хто відкрив вікно.
• Окреме право є у вікна створення накладної служби доставки, і воно навмисне: операція незворотна й коштує грошей. Масова виписка перевіряє те саме право: без нього пункту «Створити ТТН (доставка)» немає ні в смузі позначених рядків, ні в меню рядка.

Як влаштовані групи, підсистеми й блоки, розібрано в статті про права груп.

Права на саму сітку, її колонки й кнопки завжди беруться від пункту «Усі документи», навіть коли відкрито робоче місце: сітка в них одна, і дублювати налаштування на кожен вхід не потрібно. Окремо закриваються поля: якщо групі заборонили бачити поле, рядок у списку буде, а комірка порожня. Правка комірки перевіряється ще й правом «Зміна» на це конкретне поле.

Картка документа має власне право, окреме від списку: кому картку не відкрили, той не побачить її навіть за прямим посиланням. Поділ за робочими місцями обмежує саме списки — він вирішує, який набір типів людина бачить.

Є ще один рівень видимості, і він живе не в правах, а в організаційній структурі. Якщо для групи співробітників увімкнено «Видимість даних», її учасники бачать у списку тільки документи свого піддерева структури плюс ті, у яких відповідального не вказано. Достатньо, щоб людина була ще й у групі без цієї позначки, — і обмеження не діє. Поки структура не заповнена, рівень не працює взагалі.

Сценарії

Відкрити комірнику тільки складські документи

Що зробити. У правах групи комірника відкрийте вхід «Склад», а «Замовлення», «Фінанси» й «Усі документи» не відкривайте. Як це робиться — у статті про права груп.

Що вийде. Комірник бачить у списку тільки складські типи: прихід, витрату, переміщення, інвентаризацію, акти, закупівлі в постачальників.

Чого не буде. Права на колонки й кнопки сітки окремо для «Складу» не налаштовуються — вони беруться від пункту «Усі документи». Картку документа відкриває окреме право, а не сам вхід.

Знайти касовий ордер, якого немає серед замовлень

Що зробити. Відкрийте вхід «Фінанси» або «Усі документи» і в панелі типів ліворуч клікніть «Прибутковий ордер» чи «Витратний ордер».

Що вийде. У сітці лишаться тільки ордери. Касових ордерів у «Замовленнях» не буде за жодного відбору: цей вхід показує лише клієнтський контур.

Бачити замовлення, що застрягли в одному статусі

Що зробити. У довіднику «Статуси документів» впишіть у колонку «SLA, год.» норматив для потрібних статусів.

Що вийде. Непроведений документ, що висить у статусі довше за норматив, отримує в списку жовту точку «У поточному статусі довше за норматив», а на дошці канбан час у статусі горить іконкою вогню.

Чого не буде. У заводському довіднику всі нормативи нульові — без вашого налаштування попередження не спрацює. На проведених документах воно не спрацьовує.

Провести замовлення етапами без вибору статусу

Що зробити. У меню рядка виберіть «Наступний етап» або перетягніть картку на дошці канбан у наступну колонку.

Що вийде. Документ переходить на наступний щабель конвеєра: Новий → Узгодження → Підтвердження → Перевірено → Виконано.

Чого не буде. Підтвердження програма не питає. На останньому етапі «Наступний етап» відповість «Документ уже на останньому етапі конвеєра» — далі статус ставлять вручну.

Що робити, коли список поводиться не так

Часті запитання

Список порожній, хоча документи точно є. Що перевірити?

Майже завжди лишився увімкненим відбір або відкрито не той вхід: касового ордера в «Замовленнях» не буде ніколи. Де шукати забутий відбір — у розборі проблем пошуку.

Чому в канбані видно документи, яких немає в таблиці?

Дошка будується тільки за вибраним типом і не слухає ні пошук, ні фільтри, ні картку смуги показників. Звузити дошку нічим — поверніться в таблицю перемикачем «Таблиця».

Колега бачить документ, а я — ні. Чому?

Можливо, у вашій групі в організаційній структурі увімкнено «Видимість даних»: тоді у списку тільки документи вашого піддерева й ті, де відповідального не вказано. Інша причина — у вас відкритий інший вхід.

Немає ярлика «Угоди» на робочому столі. Куди він подівся?

Угоди вимкнено: для магазинів перемикач «Вести угоди» в картці компанії за замовчуванням вимкнений. Увімкніть його — ярлики повернуться. Уже заведені угоди нікуди не діваються, а вікно відкриває пошук Ctrl+K — див. коли є «Угоди».

Що робить проведення і чи питає воно підтвердження?

Проведення фіксує документ в обліку: складські типи рухають залишок, замовлення займають його резервом. Підтвердження не питає — один клік проводить, ще один знімає проведення. Що саме робить кожен вид — у таблиці видів.

Суміжні теми

• Якщо треба провести замовлення, зарезервувати товар і відвантажити — Обробка замовлень покупця.
• Якщо закуповуєте товар під замовлення покупців — Замовлення постачальнику.
• Якщо замовлення з сайту чи майданчика не з'являються в списку — Завантаження замовлень.
• Якщо співробітнику треба закрити вхід, кнопку чи поле — Права груп.