Список документів: види, фільтри та статуси

Де це у програмі

У меню всі п'ять входів зібрані в одній групі. Чотири з них мають ще й ярлик на робочому столі; «Усі документи» відкриваються тільки з меню.

Меню

Довідники → Документи → «Замовлення» · «Склад» · «Фінанси» · «Угоди» · «Усі документи»

Робочий стіл

ярлики «Замовлення», «Склад», «Фінанси», «Угоди»

Пошук Ctrl+K

шукає документи за номером і за контрагентом і відкриває картку напряму

З картки контрагента

пункт «Документи контрагента» в меню рядка списку контрагентів відкриває це саме вікно. Відбору за клієнтом воно поки не робить — список приходить повним, клієнта доведеться набрати в рядку пошуку

1

Пункт «Замовлення»

2

Пункт «Склад»

3

Пункт «Фінанси»

4

Пункт «Усі документи»

1. «Замовлення» — клієнтський контур: замовлення покупців, рахунки, повернення, договори.
2. «Склад» — складські документи руху товару.
3. «Фінанси» — фінансові документи та рух коштів.
4. «Усі документи» — зведений список документів усіх типів.

Чотири робочі місця і «Усі документи»

Робоче місце — це той самий список, наперед налаштований під одну ділянку роботи. У кожного входу своє право доступу, тож набір типів закріплюється за роллю: одному співробітнику відкривають «Замовлення», іншому «Склад», третьому «Фінанси». Замість того щоб кожному щоразу вибирати тип зі списку з вісімнадцяти позицій, програма дає чотири готові входи.

Підзаголовок під назвою робочого місця пояснює, що в ньому лежить: «Замовлення покупців, рахунки, повернення, договори — клієнтський контур», «Прихід, витрата, переміщення, інвентаризація, акти, закупівлі в постачальників», «Касові ордери, рух грошей та взаєморозрахунки», «Воронка продажів: від першого інтересу до рахунку та відвантаження».

Робоче місце змінює три речі: набір типів у панелі ліворуч і в меню кнопки «Додати», стартовий набір колонок і склад смуги показників. Сітка, права на кнопки та поля, фільтри й збережені види в усіх місцях спільні.

1

Кнопка «Додати»

2

Поле пошуку

3

Перемикач «Таблиця / Канбан»

4

Смуга показників

5

Панель типів документів

6

Посилання «Фільтри»

7

Посилання «Види»

1. «Додати» створює новий документ обраного типу.
2. Пошук за номером документа або контрагентом фільтрує список.
3. Перемикає подання списку між таблицею та канбан-дошкою.
4. Смуга показників — швидкі метрики з фільтром в один клік.
5. Ліворуч — типи документів і збережені фільтри: клік обмежує список.
6. «Фільтри» розкриває панель швидких умов відбору.
7. «Види» відкриває меню збережених видів списку.

Вісімнадцять видів і чим вони відрізняються

Тип документа — це не просто підпис у колонці. Від нього залежить, що станеться під час проведення: чи рухатиметься складський залишок, чи з'явиться борг контрагента, чи стане товар у резерв.

Найповніше в Elbuz описане замовлення покупця — його життєвий цикл, проведення, резерв і перехід у відвантаження розібрані окремою статтею. Тут важливий інший бік: у списку всі вісімнадцять видів виглядають однаково, і саме тому колонка «Тип документа» варта того, щоб тримати її на видноті.

Як влаштоване вікно

Зліва направо: панель типів, сітка, панель попереднього перегляду. Над ними — тулбар і смуга показників, під сіткою — рядок стану.

Панель типів починається з вузла «Всі документи», далі йдуть типи з лічильником документів у дужках. Клік по типу лишає в сітці тільки його; клік по «Всі документи» знімає обмеження. Те саме робить хрестик у чипі активного типу над сіткою — його підказка так і каже: «Показати всі типи». Панель згортається шевроном, а її ширину можна тягнути мишею за межу, і вона запам'ятається.

Кнопка «?» у заголовку панелі відкриває легенду вікна. Там три речення, які варто прочитати один раз:

• Ліворуч — типи документів і збережені фільтри: клік обмежує список. Подвійний клік по комірці — правка прямо в списку.
• «Провести» фіксує документ: складські типи рухають залишок, замовлення — займають його резервом. Проведений документ позначено зеленою галочкою і він не редагується.
• Клавіші: J / K або ↑ / ↓ — переміщення, Enter — відкрити, Пробіл — позначити, Esc — зняти позначку, ПКМ — меню дій.

1

Вузол «Всі документи»

2

Тип «Замовлення покупця» з лічильником

3

Іконка «?» (легенда вікна)

1. «Всі документи» знімає обмеження за типом і показує весь список.
2. У «Замовлення покупця» — 19851 документ; лічильник обрізається шириною панелі.
3. Іконка «?» відкриває підказку про будову вікна.

Перша колонка сітки — складена. У ній не лише номер: кольоровий значок типу, сам номер, зелена галочка, якщо документ проведено, а другим рядком через крапку — назва типу, сума з валютою, кольорова пілюля статусу, мітки документа, пілюля «Прострочено N дн», іконка вантажівки, якщо виписано накладну служби доставки, та іконка записки, якщо заповнена примітка. Ліворуч від усього — кольорова точка «потребує уваги».

Остання колонка теж складена: олівець (відкрити картку), кружок або зелене рукостискання (провести чи скасувати проведення), принтер і кебаб із меню дій. Окремі колонки «Кнопка друку» і «Підписано» за замовчуванням приховані — їхні функції зібрані сюди.

Панель попереднього перегляду праворуч показує виділений рядок, не відкриваючи картку: номер, тип, ідентифікатор із копіюванням по кліку, пілюлю статусу і ті поля, які ви позначили в налаштуванні сітки як «Відображати на панелі». Значення редагованих полів правляться прямо тут. Унизу — поле коментаря з підписом «Коментар до замовлення — видно менеджерам у цій стрічці» і кнопка «Додати коментар»: запис лягає в історію документа. Якщо у вас підключена телефонія, поруч з'явиться кнопка з номером телефону — номер береться з самого документа, тому подзвонити можна навіть по замовленню, у якого немає картки контрагента. У самому низу панелі стоїть кнопка «Коригування документа» — вона відкриває картку того самого документа, тобто робить те саме, що олівець у рядку.

1

Пілюля статусу

2

Блок полів панелі

3

Поле коментаря

1. Пілюля показує поточний статус документа.
2. Основні поля документа: номер, адреса та вартість доставки, примітка.
3. Коментар до замовлення видно менеджерам у цій стрічці.

Як звузити список

П'ять механізмів, які працюють одночасно й накладаються один на одного. Чотири з них — фільтри в тому чи іншому вигляді, а п'ятий фільтром не називається зовсім, хоча звужує список не менше за інші.

• Знаю номер, прізвище, телефон або поштуРядок пошуку в тулбарі
• Потрібен готовий зріз: не оплачені, сьогоднішні, за співробітникомШаблони фільтрів під слим-баром
• Потрібна довільна умова по конкретній колонціРядок фільтрів під шапкою сітки
• Хочу побачити те, що показує лічильник угоріКлік по картці смуги показників
• Потрібен один вид документа й нічого більшеПанель типів ліворуч

Рядок пошуку

Поле в тулбарі з підписом «Пошук: № або контрагент». Запит іде на сервер за 0,4 секунди після останнього натискання клавіші, тож набирати можна не поспішаючи.

Насправді пошук ширший, ніж обіцяє підпис. Він іде по всіх полях, у яких у налаштуванні сітки увімкнено «Використовувати для пошукового індексу», і збігом вважається входження в будь-яке місце значення. З коробки таких полів одинадцять, і вони однакові в усіх акаунтах:

• № документа і № документа з боку майданчика;
• контрагент і контрагент-відправник;
• примітка;
• e-mail і телефон;
• ПІБ платника і ПІБ одержувача;
• № накладної Нової пошти і номер накладної служби доставки.

Тобто в цьому полі можна шукати за телефоном клієнта або за номером ЕН. Підказка на полі досі описує старе поведення — «Цифри — пошук за номером документа, текст — за контрагентом», — тож орієнтуйтеся не на неї, а на цей перелік. Набір полів змінюється там же, де й колонки: «Налаштувати сітку», колонка «Використовувати для пошукового індексу».

1

Поле пошуку з набраним текстом

2

Лічильник «Всього» у рядку стану

1. За набраним «3-101» список звужується до документів із цим номером.
2. «Всього: 94» — рядок стану показує кількість знайдених документів.

Шаблони фільтрів

Посилання «Фільтри» над сіткою розкриває панель із кнопками. Кнопок два види: кнопка-умова вмикається одним кліком і додає готове правило, а випадний список дає вибрати конкретні значення галочками, причому всередині нього є свій рядок пошуку. Список показує лічильник вибраних значень, а якщо значення одне — його назву прямо на кнопці.

Одразу видно перші п'ять фільтрів, решта ховається під кнопку «Ще» з числом у дужках. Поруч — шестерня «Налаштування фільтрів» і хрестик «Очистити фільтр» з лічильником активних умов.

Набір фільтрів програма створює персонально кожному співробітнику під час першого відкриття вікна:

У таблиці шістнадцять рядків, а у вікні «Налаштування фільтрів» ви побачите сімнадцятий — «З сайту». Він шукає документи з ознакою «приїхав із сайту», і цю ознаку програма зараз нікому не проставляє, тож фільтр завжди дає порожній список. На панель його не виносять.

Фільтри «Потребують уваги» і «Великі замовлення» прив'язані до типу «Замовлення покупця» — для касового ордера чи переміщення вони позбавлені сенсу. У формі фільтра є два перемикачі, які вирішують, де він з'явиться: «Над сіткою з елементами» — це та сама панель кнопок, і «У дереві типів» — тоді фільтр стає окремою гілкою під своїм типом у панелі ліворуч. Другий перемикач з коробки вимкнений в усіх фільтрів, тож дерево типів спочатку показує тільки типи.

Набір ваш: непотрібний фільтр вимикається, зайвий прибирається з панелі, порядок міняється, назву можна переписати своєю. Синхронізація з нашим списком додає тільки те, чого у вас ще немає, — уже налаштоване вона не чіпає.

1

Кнопка-список «Статус»

2

Кнопка-умова «Сьогоднішні»

3

Шестерня «Налаштування фільтрів»

4

Хрестик «Очистити фільтр»

5

Кнопка «Ще» (розгорнуто — «Приховати»)

1. Кнопки-списки відкривають набір значень із пошуком і галочками.
2. Кнопки-умови — готові швидкі фільтри в один клік.
3. Шестерня відкриває вікно «Налаштування фільтрів».
4. Хрестик очищає всі застосовані фільтри.
5. Кнопка розгортає приховані фільтри; у розгорнутому стані показує «Приховати».

Фільтри колонок

Під шапкою сітки є рядок фільтрів: своя умова для кожної колонки. Умов дев'ятнадцять — містить, не містить, дорівнює, не дорівнює, більше, менше, починається з, закінчується на, порожнє, не порожнє та їхні варіанти з урахуванням регістру. Кілька умов по одній колонці склеюються тим оператором, який ви обрали, а умови по різних колонках завжди складаються через «і».

Це найточніший спосіб відбору й водночас найлегший для того, щоб забути. Скидає його хрестик «Очистити фільтр» на панелі фільтрів або пункт «Скасувати фільтр» у бургер-меню.

Смуга показників

Ряд карток над сіткою. Клік по картці лишає в списку тільки ці документи, повторний клік знімає відбір — підказка каже це дослівно: «Клік — показати лише ці документи; повторний клік — зняти фільтр».

Які картки видно — вирішує не інтерфейс, а те, що ви зараз дивитеся. Вибрали конкретний тип — лишаються картки, які до нього застосовні. Відкрили робоче місце без вибраного типу — лишається те, що застосовне хоча б до одного його типу: у «Складі» тому й немає картки «Без ТТН», вона тільки для замовлень покупця. А в пункті «Усі документи» без вибраного типу карток рівно три: «Проведено за місяць», «Створено сьогодні» і «Не проведено».

1

Картка «Проведено за місяць»

2

Картка «Створено сьогодні»

3

Картка «Не проведено»

4

Картка «Без ТТН»

1. Сума проведених документів за поточний місяць.
2. Кількість документів, створених сьогодні.
3. Клік показує лише непроведені документи; повторний клік знімає фільтр.
4. Клік показує документи без транспортної накладної.

Збережені види

Якщо той самий набір «тип плюс фільтри плюс сортування» ви збираєте щоранку, його можна зберегти. Кнопка «Види» із закладкою стоїть поруч із «Фільтрами».

Діалог збереження просить назву — підказка пропонує приклад «Мої неоплачені замовлення» — і показує, що саме запам'ятається: «Вид запам'ятовує поточний тип документа, увімкнені шаблони фільтрів, сортування та швидкий фільтр смуги статистики.» Перемикач «Доступний усій команді» робить вид спільним; поруч уточнення: «Спільний вид бачать усі співробітники. Видалити його може той, хто створив.»

У меню види розкладені двома розділами — свої та «Спільні види», — далі йде «Зберегти поточний вид» і підменю «Видалити вид», у якому показані лише ті види, які вам дозволено прибрати.

1

Посилання «Види»

2

Пункт «Зберегти поточний вид»

1. Посилання «Види» розкриває меню збережених видів списку.
2. Збережених видів тут ще немає, тому доступний лише пункт «Зберегти поточний вид».

Колонки й сортування

Полів у сітки документів з коробки 164 — від номера й суми до адреси одержувача, курсу валюти й номерів накладних трьох служб доставки. Видно, звісно, не всі: набір, порядок, ширина й закріплення зберігаються персонально, окремо для кожного робочого місця.

Змінити набір — бургер-меню, пункт «Налаштувати сітку». У вікні для кожного поля є «Відображати в сітці», «Ширина», «Порядок», «Закріплено», «Відображати на панелі» (це та сама панель попереднього перегляду) і «Використовувати для пошукового індексу». Ширину й порядок можна міняти й просто в сітці — потягнувши межу колонки або саму колонку; результат збережеться сам.

Якщо колонок наламали й хочеться почати спочатку, у робочому місці є пункт «Скинути колонки до рекомендованих». Він запитує: «Повернути набір і порядок колонок цього робочого місця до рекомендованого вигляду? Ваше особисте налаштування колонок для цих дверей буде скинуто. Зміни з'являться при повторному відкритті вікна.» Після підтвердження програма попереджає, що вікно треба відкрити заново. У пункті «Усі документи» цього пункту немає: рекомендованого набору колонок для зведеного списку не заведено, тож і повертати нема до чого. Ваша особиста розкладка там така сама персональна, як і в робочих місцях.

Сортування — клік по заголовку колонки. Поки ви нічого не вибрали, список іде від найновіших документів до найстаріших. Постійне сортування за іншим полем задається в тому ж вікні «Налаштувати сітку» галочкою «Сортувати за значенням».

Правка прямо в списку — подвійний клік по комірці. Так правлять примітку, вартість доставки або статус. Три обмеження: поле має бути редагованим, у вашої групи має бути право «Зміна» на це поле, і головне — проведений документ так не правиться. У відповідь програма скаже «Документ проведено — редагування заблоковано. Зніміть проведення у списку документів, щоб внести зміни.», а значення в комірці повернеться назад.

1

Колонка «Відображати в сітці»

2

Колонка «Відображати на панелі»

1. Прапорець показує, чи виводиться поле у сітці документів.
2. Прапорець показує, чи виводиться поле в панелі попереднього перегляду.

Три статуси і ознака проведення

У документа три незалежні статуси, у кожного свій довідник і свій колір, і в списку кожен малюється окремою пілюлею:

• Статус документа — де документ у роботі. Довідник із 33 значень;
• Статус оплати — 12 значень;
• Статус доставки — 9 значень.

Значення в цих довідниках — назви, які ви ставите для себе: сама програма реагує лише на кілька з них. Статус документа веде конвеєр — його утворюють значення з позначкою «Етап конвеєра», і саме по них ходить кнопка «Наступний етап». Статус «Відвантажено» вмикає сигнал «Відвантажено без накладної служби доставки». Статус оплати «Оплачено» ставить у формі накладної служби доставки «Зворотна доставка (одержувач)» → «Не потрібно»: гроші з клієнта вже взяли. Решту значень програма просто малює пілюлею потрібного кольору.

Окремо від них стоїть ознака проведення. Це не статус, а прапорець: зелена галочка біля номера і зелене рукостискання в колонці дій. Саме проведення фіксує документ в обліку — складські типи рухають залишок, замовлення займають його резервом.

Змінити статус документа зі списку можна двома способами. Перший — подвійний клік по комірці «Статус» і вибір зі списку; на проведеному документі не спрацює. Другий — пункт «Наступний етап» у меню рядка: він переводить документ на наступний щабель конвеєра, не питаючи, який саме статус вибрати. Заводський конвеєр такий: Новий → Узгодження → Підтвердження → Перевірено → Виконано. На останньому щаблі програма відповість «Документ уже на останньому етапі конвеєра», і далі статус ставлять вручну.

Проведення й скасування проведення виконує іконка в колонці дій: кружок у непроведеного документа з підказкою «Підписати (провести документ)» і зелене рукостискання в проведеного з підказкою «Скасувати підпис».

Точка «потребує уваги»

Кольорова крапка ліворуч від номера. Червона — те, що варто подивитися зараз; жовта — те, що можна відкласти. Наведіть курсор, і підказка перелічить усі причини через крапку. Якщо причин немає, там буде «Зауважень немає» і відсоток заповненості документа.

Норматив у годинах задається в довіднику «Статуси документів», колонка «SLA, год.». У заводському довіднику всі нормативи нульові, тому попередження «У поточному статусі довше за норматив» без вашого налаштування не спрацює жодного разу.

Канбан і дашборд

Перемикач «Таблиця / Канбан» у тулбарі показує ті самі документи дошкою за статусами. Дошка вимагає вибраного типу: без нього на її місці напис «Виберіть тип документа ліворуч — дошка будується за статусами одного типу». Колонки дошки — статуси з довідника, у заголовку кожної кількість документів і сума в базовій валюті. У колонці показуються не більш ніж сто карток; якщо документів більше, з'являється посилання «Решта — у таблиці».

На картці — номер, галочка проведення, іконка накладної, час у поточному статусі, контрагент, кількість позицій, термін оплати, сума, мітки та ініціали відповідального. Якщо у статусу заданий норматив і документ висить довше — час загоряється іконкою вогню. Перетягування картки в іншу колонку змінює статус документа.

Іконка графіка в тулбарі відкриває операційний дашборд — теж за вибраним типом. Там п'ять показників (усього документів, документів за місяць, оборот за місяць, не проведено, прострочена оплата) і графіки: оборот і кількість за дванадцять місяців, документи за статусами, топ контрагентів, розподіл за типами й співвідношення оплачених і неоплачених. Під оборотом стоїть уточнення, яке знімає найчастіше питання: «В оборот потрапляють лише проведені документи — так само, як у смузі статистики списку. Кількість документів рахується за всіма, включно з чернетками.»

1

Заголовок колонки «Новий» з кількістю та сумою

2

Картка документа

3

Перемикач «Таблиця / Канбан»

1. У заголовку колонки видно кількість документів і загальну суму.
2. Картка показує номер, контрагента, суму та вік документа.
3. Перемикач переключає список між табличним і канбан-виглядом.

Дії над позначеними рядками

Рядок позначається пробілом, клавішею Ins або галочкою в колонці «Вибір». Позначки зберігаються на сервері, персонально для вас, тому переживають оновлення сітки. А от закриття вікна не переживають: при кожному відкритті програма знімає всі позначки. Щойно позначено хоча б один рядок, знизу спливає панель «Вибрано: N».

Ті самі дії плюс «Наступний етап» і «Підписати (провести документ)» є в меню рядка — правою кнопкою або кебабом в кінці рядка. Число в дужках біля пункту показує, скільки документів позначено: якщо нічого не позначено, дія застосується до виділеного рядка. У «Наступного етапу» і «Підписати (провести документ)» такого числа немає — ці два пункти завжди працюють по одному виділеному рядку, скільки б ви не позначили.

Найнебезпечніший пункт панелі — «Створити ТТН (доставка)». Він виписує електронні накладні в службі доставки одразу за всіма позначеними документами. Це зовнішній платний виклик, і скасувати накладну можна тільки в кабінеті служби доставки. Діалог перед запуском питає лише «Вибрано — N», без попередження про гроші, тому число в ньому варто читати уважно. Одна страховка тут усе ж є: документи, у яких номер накладної вже заповнений, програма пропускає, тож двічі на той самий документ накладну не випишуть.

Об'єднання переносить позиції кількох документів в один і питає, який з них стане головним; вихідні документи скасовуються та зв'язуються з ним. Працює тільки на непроведених документах одного типу й одного контрагента, і позначити треба щонайменше два. Навіщо це на практиці, розібрано в статті про обробку замовлень.

Лист збирання зводить позиції всіх позначених документів за товаром і сортує за місцем зберігання — підпис у вікні пояснює навіщо: «Позиції зведено за товаром і відсортовано за місцем зберігання — склад обходиться один раз». Зверху — кількість документів, контрагентів, позицій, одиниць і сума.

1

Лічильник «Вибрано: 3»

2

Посилання «Всі 19850»

3

Пункт «Створити ТТН (доставка)»

4

Пункт «Об'єднати»

5

Іконка кошика

6

Хрестик «Зняти виділення»

1. Лічильник показує кількість позначених документів.
2. Посилання дозволяє вибрати одразу всі документи списку.
3. Пункт створює транспортну накладну для вибраних замовлень.
4. Пункт об'єднує вибрані документи в один.
5. Іконка переносить вибрані документи в кошик.
6. Хрестик знімає позначки з усіх вибраних рядків.

1

Пункт «Наступний етап»

2

Пункт «Підписати (провести документ)»

3

Пункт «Роздрукувати»

4

Пункт «Створити новий документ на основі вибраного»

5

Пункт «Видалити» (F8)

1. Переводить документ на наступний етап статусу.
2. Проводить документ і фіксує його в обліку.
3. Відкриває діалог друку документа.
4. Створює новий документ на основі поточного.
5. Видаляє документ у кошик, гаряча клавіша F8.

Друк

Іконка принтера в тулбарі та пункт «Роздрукувати» в меню рядка друкують позначені документи, а якщо не позначено нічого — виділений рядок. Діалог показує, скільки документів піде в друк, і дає вибрати, як віддати результат: «1 PDF» — усе одним файлом, «ZIP» — окремий файл на документ в архіві. За замовчуванням вибрано ZIP.

Іконка принтера всередині рядка друкує один документ і діалогу не показує — файл одразу відкривається в новій вкладці.

Формат — PDF. Шаблон програма підбирає сама:

1. якщо в документа заповнене поле «Шаблон друку за замовчуванням» — береться воно;
2. інакше з усіх шаблонів типу береться заповнений, і серед заповнених — той, чия мова збігається з мовою документа;
3. порожній каркас програє заповненій версії іншою мовою — саме тому друк не видає порожній аркуш, коли шаблон для вашої мови завели, але не наповнили.

Друкована форма одного документа зберігається в його файлах, тож повернутися до неї потім можна з картки.

Якщо в типу документа немає жодного шаблону, програма відповість «Не вдалося сформувати друковану форму: для цього типу документа немає друкованого шаблону. Додайте шаблон у довіднику типів документів.» Шаблони заводяться в бургер-меню, пункт «Друкарські шаблони».

Видалення і кошик документів

Поодинці видаляється тільки непроведений документ: на проведеному програма відповість «Видалення неможливе: спершу скасуйте проведення документа.» Перед видаленням питає підтвердження й показує номер.

Видалення пачкою позначених рядків проведені документи не забирає: програма виключає їх з пачки й повідомляє «Проведені документи не видалено (N). Спершу скасуйте проведення.» Але позначки після видалення знімаються з усіх рядків, зокрема й з пропущених, — щоб дістатися до них, доведеться відібрати непроведені ще раз.

Усе, що видалилося, лягає в кошик знімком — шапка, позиції та зв'язки. Одна ваша дія = одна пачка, скільки б рядків у ній не було. Після видалення пачки одразу спливає «Видалено документів: N» із кнопкою «Скасувати»: це найшвидший спосіб повернути помилково видалене, повідомлення живе дванадцять секунд. Після видалення одного документа такої кнопки немає — програма скаже тільки «Запис видалено», а діставати документ доведеться з кошика.

Пізніше пачку дістають з бургер-меню, пункт «Кошик документів». Там видно дату, автора, перелік документів і кнопку повернення; уже повернена пачка позначається як «Відновлено». Порожній кошик так і пише: «Кошик порожній — видалених документів за останні 30 днів немає».

1

Пункт «Кошик документів»

2

Пункт «Скинути колонки до рекомендованих»

3

Розділ «Довідники»

4

Розділ «Автоматизація»

1. Відкриває кошик видалених документів.
2. Повертає список колонок до рекомендованого набору.
3. Розділ швидких посилань на довідники документів.
4. Розділ посилань на автоматичні правила та шаблони листів.

Гарячі клавіші

Клавіші працюють, коли фокус у сітці, і не працюють, поки курсор стоїть у полі вводу. У режимі канбана вони теж вимкнені.

Шпаргалку відкриває клавіша «?» або посилання «натисніть ? — гарячі клавіші» в рядку стану під сіткою. У самій шпаргалці перелічені сім клавіш із дванадцяти — Ins, Shift зі стрілками, F4, F8 і Ctrl+Shift+A туди не потрапили, хоча працюють.

1

Клавіша Enter — Відкрити документ

2

Клавіші Ctrl+K — Глобальний пошук

1. Enter відкриває документ, на якому стоїть фокус.
2. Ctrl+K відкриває глобальний пошук по системі.

Хто що бачить

У кожного з п'яти входів своє право доступу. Це і є сенс поділу на робочі місця: комірнику можна відкрити «Склад», менеджеру «Замовлення», бухгалтеру «Фінанси», а зведений пункт «Усі документи» — тому, кому потрібно бачити весь документообіг.

Усередині вікна права дробляться далі: у списку прав вікно розкладено на чотири частини, і кожна така частина — це блок вікнаЧастина вікна, яку можна дозволити або приховати окремо: кнопка, вкладка, поле, бічна панель. зі своєю галочкою. Окремо кнопка «Додати», окремо «Видалити», окремо відкриття картки з рядка й окремо проведення. Друк із тулбара, «Створити новий документ на основі вибраного» і панель попереднього перегляду в правах не беруть участі — вони доступні всім, хто відкрив вікно. Окреме право є у вікна створення накладної служби доставки, і воно навмисне: операція незворотна й коштує грошей. Але масовий пункт «Створити ТТН (доставка)» у смузі позначених рядків це право обходить — він доступний кожному, хто бачить список. Як влаштовані групи, підсистеми й блоки, розібрано в статті про права груп.

Права на саму сітку, її колонки й кнопки завжди беруться від пункту «Усі документи», навіть коли відкрито робоче місце: сітка в них одна, і дублювати налаштування на кожен вхід не потрібно. Окремо закриваються поля: якщо групі заборонили бачити поле, рядок у списку буде, а комірка порожня. Правка комірки перевіряється ще й правом «Зміна» на це конкретне поле.

Картка документа має власне право, окреме від списку: кому картку не відкрили, той не побачить її навіть за прямим посиланням. Поділ за робочими місцями обмежує саме списки — він вирішує, який набір типів людина бачить.

Є ще один рівень видимості, і він живе не в правах, а в організаційній структурі. Якщо для групи співробітників увімкнено «Видимість даних», її учасники бачать у списку тільки документи свого піддерева структури плюс ті, у яких відповідального не вказано. Достатньо, щоб людина була ще й у групі без цієї позначки, — і обмеження не діє. Поки структура не заповнена, рівень не працює взагалі.

Чого список не робить

• Не створює документи сам. Кнопка «Додати» заводить порожній документ вибраного типу; замовлення приїжджають окремим завантаженням з майданчика. Якщо замовлення немає в списку, причину шукайте в завантаженні, а не тут.
• Не роздає прав. Робоче місце вирішує, які типи видно в списку. Відкрити картку документа дозволяє окреме право, а не належність до робочого місця.
• Не звужує канбан. На дошку йде тільки вибраний тип: рядок пошуку, фільтри й картка смуги показників на неї не діють.
• Не запам'ятовує колонки у виді. Збережений вид відновлює тип, фільтри, сортування та картку показників. Набір колонок і ширини живуть окремо.
• Не перераховує показники під час прокручування. Числа на картках приходять з першою сторінкою списку; після зміни даних потрібно оновити сітку.
• Не дає правити проведений документ із сітки. Подвійний клік по комірці відхиляється, значення повертається на місце.
• Не видаляє проведені документи в пачці. Програма пропускає їх і каже, скільки саме. Але позначки після видалення знімаються з усіх рядків — пропущені документи доведеться шукати заново.
• Не повертає історію з кошика. Повертаються шапка, позиції та зв'язки; стрічка подій і коментарі — ні.
• Не вивантажує список у файл. Кнопки експорту в цьому вікні немає; на файл виводяться друковані форми документів, а не сама таблиця.
• Не друкує нічого, крім PDF. Інших форматів вивантаження друкованої форми немає.

Що робити, коли щось пішло не так

Чек-лист: налаштувати вікно під себе

Часті запитання

Чим «Замовлення», «Склад» і «Фінанси» відрізняються від «Усіх документів»?

Це одне й те саме вікно з однією сіткою. Робоче місце наперед обмежує список своїм набором типів, дає свій стартовий набір колонок і показує тільки ті картки смуги показників, які до цих типів застосовні. «Усі документи» показують усі вісімнадцять типів без обмежень, але й карток показників там лише три — загальні. Права в кожного входу свої, тому комірнику можна відкрити «Склад» і не відкривати решту.

Список порожній, хоча документи точно є. Що перевірити?

Майже завжди лишився увімкненим відбір. Перевірте п'ять місць: вибраний тип у панелі ліворуч (знімається хрестиком у чипі над сіткою), лічильник біля кнопки «Фільтри», рядок фільтрів під шапкою сітки, підсвічену картку смуги показників і текст у полі пошуку. Найшвидший спосіб скинути все, крім пошуку, — бургер-меню, пункт «Скасувати фільтр». Шосте місце — саме робоче місце: касового ордера в «Замовленнях» не буде за жодного відбору, його треба шукати у «Фінансах» або в пункті «Усі документи».

За чим шукає рядок пошуку у верхній частині вікна?

За одинадцятьма полями одночасно: номер документа, номер з боку майданчика, контрагент і контрагент-відправник, примітка, e-mail, телефон, ПІБ платника, ПІБ одержувача, номер накладної Нової пошти і номер накладної служби доставки. Збігом вважається входження в будь-яке місце значення. Набір полів змінюється у вікні «Налаштувати сітку» колонкою «Використовувати для пошукового індексу».

Чому кнопка «Всі N» позначила більше документів, ніж було на екрані?

Вона враховує вибраний тип і фільтри, але не враховує рядок пошуку, картку смуги показників і робоче місце. Тому в «Замовленнях» вона може позначити ще й складські та фінансові документи. Перед масовою дією дивіться на лічильник «Вибрано»: якщо число більше за очікуване, зніміть виділення хрестиком і позначте рядки вручну.

Що саме запам'ятовує збережений вид?

Поточний тип документа, увімкнені шаблони фільтрів, значення випадних списків фільтрів, сортування та активну картку смуги показників. Колонки, їхні ширини й фільтри колонок у вид не входять — вони зберігаються окремо і персонально для кожного робочого місця. Вид можна зробити спільним; видалити спільний вид може лише той, хто його створив.

Чи можна видалити проведений документ?

Поодинці — ні: програма відповість «Видалення неможливе: спершу скасуйте проведення документа.» У пачці позначених рядків проведені документи теж не видаляються — вони пропускаються, і згори спливає «Проведені документи не видалено (N). Спершу скасуйте проведення.» Позначки після видалення знімаються з усіх рядків, зокрема й з пропущених, тому шукати їх доведеться заново: проведені видно за зеленою галочкою біля номера. Щоб видалити такий документ, спершу зніміть проведення іконкою в рядку.

Чому в канбані видно документи, яких немає в таблиці?

Дошка будується тільки за вибраним типом і не слухає ні рядок пошуку, ні фільтри, ні картку смуги показників. Якщо ви звузили таблицю пошуком і перемкнулися на канбан, там будуть усі документи цього типу. Звузити дошку нічим — поверніться в таблицю перемикачем «Таблиця».

Суміжні теми

• Обробка замовлень покупця — життєвий цикл найчастішого виду документа: проведення, резерв, відвантаження, накладна служби доставки.
• Права груп — підсистеми й блоки, якими закривають входи та кнопки вікна документів.
• Організаційна структура компанії — «Видимість даних», яка ріже список по піддереву відповідального.