Як надсилати прайс-лист клієнтам: посилання, FTP і пошта за розкладом

Що вміє доставка прайс-листа

• Розклад — файл збирається заново без вас, з поточними цінами й наявністю.
• Постійне посилання — клієнт забирає файл сам, адресу ви даєте один раз.
• FTP — файл після кожного прогону лягає на сервер клієнта.
• Розсилка листом — вкладенням усім отримувачам; є тільки в прайс-листа.
• Захист від порожнього файла — файл не зібрався, і за посиланням лишається попередній, листи не йдуть.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Операції → Вивантаження даних → олівець у рядку шаблону → «Налаштування»

Посилання на файл

колонка «Файл» списку шаблонів

Право доступу

вікно «Вивантаження даних»

Підготувати

для пошти — шаблон розсилки зі списком отримувачів

Як оновлювати файл за розкладом

Програма не перераховує прайс сама по собі. Файл збирається наново під час прогону — і більше ніколи. Поки прогону не було, за посиланням, на FTP і в листі лежить те, що зібралося минулого разу.

Щоб файл оновлювався без вас, увімкніть автоматичний прогін: кнопка «Налаштування розкладу» в картці «Повʼязані налаштування» на вкладці «Налаштування». Частота розкладу — це і є частота, з якою клієнт бачить нові ціни: розклад раз на добу означає, що вдень ціни у файлі вчорашні.

1

Кнопка «Налаштування розкладу»

2

Кнопка «Налаштування FTP»

1. Кнопка «Налаштування розкладу» відкриває вікно автоматичного запуску вивантаження за розкладом.
2. Кнопка «Налаштування FTP» відкриває параметри автоматичної відправки файлу на FTP-сервер.

Як працює розклад для всіх шаблонів: Запуск руками і за розкладом.

Імʼя файла задається в картці шаблону, і в ньому працюють три макроси: {DATE} — дата, {DATETIME} — дата з часом, {TIME} — час. Скісна риска в імені замінюється крапкою.

Галочка «Архівувати в ZIP» пакує готовий файл, дописуючи .zip до імені.

Як файл доїде до клієнта

• Клієнт забирає файл самАдреса файла в колонці «Файл», яку ви даєте клієнтові один раз
• Файл має лежати на сервері клієнтаЗаливка по FTP після кожного прогону
• Прайс треба надсилати листомРозсилка вкладенням за списком отримувачів

Посилання на готовий файл

Основний спосіб: адреса готового файла показується в колонці «Файл» списку шаблонів, поруч є кнопка копіювання. Це звичайний спосіб віддати файл: посилання постійне, а вміст за ним оновлюється з кожним прогоном.

Адреса в колонці «Файл» після кожного прогону трохи змінюється — до неї дописується новий службовий параметр. Але та адреса, яку ви вже дали клієнтові, продовжує працювати: у сховищі це той самий файл, доки не змінилося його імʼя.

1

Стан шаблону

2

Адреса файлу

1. Стан шаблону — пілюля «Вимкнений» показує, що автоматичне вивантаження не виконується.
2. Адреса файлу — посилання на готовий прайс-лист; поруч кнопка копіювання та розмір файлу.

FTP

Спрацьовує, якщо в «Налаштуваннях FTP» (кнопка в картці «Повʼязані налаштування») заповнено адресу сервера й імʼя користувача.

Лист на пошту

Розсилка прайса вкладенням — можливість, якої немає в жодного іншого типу вивантаження. Вона вмикається одним полем: у картці «Розсилка E-Mail» кнопкою-олівцем обирається «Шаблон розсилки» — той, у якому вже зібрано список отримувачів. Без цього поля пошта не працює взагалі.

1

Поле «Шаблон розсилки»

2

Галочка «Архивувати вкладення в ZIP»

3

Кнопка «Налаштування FTP»

1. Поле «Шаблон розсилки» — лише для читання, кнопка-олівець поруч відкриває вибір шаблону листа.
2. Галочка «Архивувати вкладення в ZIP» — пакує файл вивантаження перед надсиланням поштою.
3. Кнопка «Налаштування FTP» — суміжні налаштування шаблону: розклад, FTP, генератор описів.

Що важливо знати заздалегідь:

• файл іде повторно на кожному прогоні. Перед відправкою програма скидає в отримувачів позначку «лист надіслано» і вмикає розсилку наново. Тобто шаблон із розкладом раз на день означає лист клієнтові щодня;
• за один прогін лист отримують усі отримувачі розсилки;
• вкладення пакується в ZIP — за це відповідає галочка «Архивувати вкладення в ZIP» поруч, і вона увімкнена за замовчуванням;
• у журналі прогону зʼявляється окремий рядок «Розсилка листів ел. поштою»;
• отримувачі, які відписалися від розсилки або лежать у кошику, листа не отримують;
• листи йдуть усередині прогону, по одному. Перед першим програма чекає 5 секунд, після кожного листа — випадкову паузу від 5 до 30 секунд; ці межі задаються в шаблоні листа полями «Пауза секунд від» і «Пауза секунд до». Прогін закінчується тільки після останнього листа.

Що відбувається під час прогону

Порядок прогону

Бойовий прогін — кнопкою, за розкладом чи в прогоні всіх шаблонів — іде такими кроками:

1. Програма перевіряє стоп-правила шаблону. Якщо спрацювало правило в режимі «Зупинити вивантаження», прогін на цьому закінчується: файл не збирається, за посиланням лишається попередній, листи не йдуть.
2. Новий файл збирається в робочій папці програми. У хмарній версії посилання цього файла ще не бачить: за ним лежить попередній. Без хмари посилання веде прямо на файл у робочій папці, тож файл з тим самим імʼям підміняє попередній уже під час збирання. Кожну тисячу рядків журнал пише «Вивантажено рядки 1000 із ‹скільки всього›», а коли файл зібрано — такий самий рядок із підсумком.
3. Якщо налаштовано FTP, файл заливається на FTP.
4. У хмарній версії журнал пише «Завантажуємо файл у хмарне сховище». Програма кладе новий файл у теку шаблону, записує його адресу в колонку «Файл» і лише потім видаляє з теки решту файлів. Якщо файл у сховище не ліг, журнал пише червоним «Файл не завантажився в хмарне сховище. Попередній файл і посилання на нього залишено без змін», прогін на цьому закінчується, і листи не йдуть.
5. Якщо обрано «Шаблон розсилки», файл іде листами (рядок «Розсилка листів ел. поштою»).
6. У хмарній версії робоча копія файла видаляється. Без хмари посилання веде саме на цей файл у робочій папці, тож він лишається. У журналі зʼявляється посилання «Завантажити файл ‹імʼя файла›».

Якщо формула в колонці зламала вибірку («Помилка отримання товарів!») або умови не пропустили жодного товару, прогін обривається на другому кроці: за посиланням лишається попередній файл, на FTP і поштою нічого не йде, а підсумковий рядок журналу — «Вивантаження даних НЕ завершено: файл не сформовано».

У прогоні всіх шаблонів цей рядок у журнал не пишеться — він стоїть підсумком у картці операції шаблону.

Що буде з позицією, якої більше немає у прайсі

Файл щоразу збирається з нуля з того, що лежить у базі на момент прогону. З минулим файлом програма його не порівнює і позначки «знято з продажу» не ставить: позиції, якої більше немає, просто немає в новому файлі.

• Якщо товар перестав проходити відбір шаблону, його рядок зникає з наступного файла.
• Під час завантаження прайсу постачальника програма видаляє всі попередні рядки цього прайсу й записує нові. Позиція, якої постачальник більше не надсилає, зникає з рядків прайсів, а з нею — її рядок у зведеному прайсі, її ціна в колонці цього постачальника і її рядок у режимі «Вивантажувати лише товари з прайсів».
• Сам товар каталогу при цьому лишається у файлі, якщо проходить відбір, але комірки з прайсу в нього будуть порожні. Виняток — коли на вкладці «Товари з прайс-листів» задано умову: товар, у якого не лишилося жодного рядка прайсу під цю умову, випадає з файла цілком.
• Рядки вимкненого джерела прайсу у файл не йдуть: вибірка бере тільки активні джерела. Це не діє в режимі «Вивантажувати лише товари з прайсів» і з галкою «Вивантажувати з прайс-листів, тільки ті товари від яких була взята ціна для товару БК»: там стан джерела не перевіряється.
• Клієнт, який уже забрав попередній файл, лишається з ним. Що позиція зникла, він дізнається тільки з нового файла — коли забере його за посиланням або отримає листом.

Як виправити помилковий файл у клієнта

Кнопки «повернути попередній файл» немає. Після заливки з теки шаблону в хмарі видаляється все, крім нового файла, тож попередньої версії ніде не лишається. Засіб один: виправити причину і запустити прогін ще раз.

• Спершу перевірте результат кнопкою «Перевірити» в шапці картки: вона пише окремий файл і нікуди його не надсилає — ні за посиланням, ні на FTP, ні поштою.
• Повторний прогін кладе виправлений файл за тим самим посиланням, якщо в імені файла немає {DATE}, {DATETIME} чи {TIME}. Клієнт, який забирає прайс сам, отримає виправлений файл, коли завантажить його наступного разу.
• Якщо обрано «Шаблон розсилки», повторний прогін знову надішле лист усім отримувачам: перед відправкою програма скидає в усіх позначку «лист надіслано». Відкликати вже надісланий лист програма не може, тож у клієнтів буде два листи — помилковий і виправлений.

Обрив прогону і кнопка «Стоп»

• Якщо прогін обірвався, поки збирався файл (до підсумкового рядка «Вивантажено рядки … із …»), недозібраний файл лишається в робочій папці. За посиланням — попередній файл, на FTP і поштою нічого не пішло.
• Якщо обрив стався під час розсилки, частина отримувачів лист уже отримала, частина — ні.
• Повторний запуск збирає файл з нуля і знову розсилає його всім отримувачам, тож ті, хто встиг отримати лист в обірваному прогоні, отримають його вдруге.
• Кнопка «Стоп» не дає опублікувати файл. Збирання файла доходить до кінця, але потім у журналі зʼявляється рядок «Вивантаження перервано користувачем!», і прогін на цьому зупиняється: файл не йде ні на FTP, ні за посиланням, ні розсилкою. Зібраний файл лишається в робочій папці, а в хмарній версії за посиланням лишається попередній. У прогоні всіх шаблонів «Стоп» лише не дає почати наступний шаблон.

Вимкнений шаблон і межі

Вимкнений шаблон розклад і прогін усіх шаблонів пропускають мовчки, а ручний запуск — ні. Файл за посиланням лишається останнім зібраним і більше не оновлюється, а після ввімкнення оновиться на найближчому прогоні. Кількість рядків програма не обмежує, крім демо-версії. Детальніше: Запуск руками і за розкладом.

Сценарії

Клієнт сам забирає прайс за посиланням і має бачити свіжі ціни

• Що налаштувати: формат XLSX у картці «Вибір формату»; «Імʼя файлу» без {DATE}, {DATETIME} і {TIME}; розклад кнопкою «Налаштування розкладу» в картці «Повʼязані налаштування».
• Що вийде: на кожному прогоні за розкладом новий файл лягає в теку шаблону в хмарі під тим самим імʼям, а решта файлів теки видаляється. Адреса, яку клієнт уже має, відкриває файл останнього прогону.
• Чого не буде: програма не повідомляє клієнта, що файл оновився, і не зберігає попередню версію. Якщо прогін зупинило стоп-правило або файл не зібрався, за посиланням лишається попередній файл.

Надсилати прайс оптовим покупцям листом за розкладом

• Що налаштувати: у картці «Розсилка E-Mail» кнопкою-олівцем обрати «Шаблон розсилки» зі списком отримувачів; розклад кнопкою «Налаштування розкладу».
• Що вийде: на кожному прогоні, вже після заливки файла, програма скидає в отримувачів позначку «лист надіслано» і розсилає файл вкладенням усім отримувачам розсилки. З галочкою «Архивувати вкладення в ZIP» вкладення пакується в ZIP; якщо ввімкнено «Архівувати в ZIP», у лист іде вже запакований файл.
• Чого не буде: прогін, який зупинило стоп-правило або в якому файл не зібрався, листів не надсилає. Надісланий лист програма не відкликає.

Складати прайси з датою в імені на сервер клієнта

• Що налаштувати: кнопкою «Налаштування FTP» задати адресу сервера й імʼя користувача; в «Імʼя файлу» додати макрос дати, наприклад price_{DATE}.xlsx.
• Що вийде: кожен прогін заливає на FTP файл із датою в імені — price_18.08.2026.xlsx. Старі файли на FTP програма не видаляє, тож вони там накопичуються. Два прогони за один день дають однакове імʼя; щоб імена не збігалися, беріть {DATETIME}.
• Чого не буде: посилання з колонки «Файл» для клієнта в такому режимі не годиться — після кожної заливки з теки шаблону в хмарі видаляється все, крім нового файла, і вчорашня адреса перестає відкриватися. Якщо адресу сервера або імʼя користувача не заповнено, файл на FTP не піде, і окремого рядка про це в журналі не буде.

Що робити, коли файл не доходить або застарів

Часті запитання

Чи можна відкликати лист із помилковим прайсом?

Ні. Виправте причину і запустіть прогін ще раз: клієнти отримають другий лист із виправленим файлом (помилковий файл уже в клієнта).

У якому форматі макрос {DATE} підставляє дату в імʼя файла?

День.місяць.рік: 18 серпня 2026 року — 18.08.2026, як в усіх типах вивантаження. Для файла, який віддають посиланням, дату з імені краще прибрати (чому).

Скільки разів клієнт отримає лист, якщо розклад щодня?

Щодня: перед кожною відправкою програма скидає позначку «лист надіслано», і файл іде всім отримувачам розсилки на кожному прогоні.

Чи збереже програма вчорашню версію прайсу?

Ні. Після заливки з теки шаблону в хмарі видаляється все, крім нового файла. Потрібен архів — додайте {DATE} в імʼя і віддавайте файл по FTP, де файли накопичуються.

Чому клієнт отримав прайс двічі?

Прогін обірвався під час розсилки або ви запустили його повторно: новий прогін знову надсилає файл усім отримувачам (про обрив прогону).

Суміжні теми

• Якщо потрібна загальна картина прайс-листа — Прайс-лист для клієнтів.
• Якщо у файлі не ті колонки чи ціни — Як налаштувати колонки прайс-листа.
• Якщо треба зрозуміти, що сталося в конкретному прогоні, — Журнал прогону й історія запусків.
• Якщо кілька вивантажень за розкладом заважають одне одному — Розклад і черга завдань.