Залишок на складі змінюють документи: прибуткова накладна додає товар, витратна списує, переміщення перевозить між складами, інвентаризація прирівнює залишок до порахованого. Проведення можна скасувати — рух розгорнеться назад.
Коли це знадобиться:
- Приїхала поставка — прибуткова накладна додає кількість і записує закупівельну ціну в склад і в картку товару.
- Товар продали або списали — витратна накладна чи акт списання віднімає кількість зі складу.
- Товар перевезли на інший склад — одне переміщення зменшує один склад і збільшує інший.
- На полиці не те, що в програмі — інвентаризація ставить залишок рівним порахованому, різниця йде в журнал.
З чого почати: робоче місце «Склад» → «Додати» → «Прибуткова накладна».
Що вміють складські документи
- Прихід — прибуткова накладна й акт оприбуткування додають кількість і оновлюють закупівельну ціну.
- Списання — витратна накладна, товарний чек, повернення постачальнику й акт списання віднімають кількість.
- Переміщення — один документ на обидва склади, без проміжного стану.
- Інвентаризація — залишок стає рівним порахованому; можна скасувати й повернути старе число.
Що спільне для всіх вісьмох типів — склад змінює лише проведення, а скасування проведення пише зворотний рух (які документи змінюють залишок).
Де це і хто має доступ
- Меню
- Довідники → Документи → Склад → «Додати»
- Інші входи
- ярлик «Склад» на робочому столі; витратна накладна — з картки замовлення
- Право доступу
- робоче місце «Склад»; провести документ — право «Кнопка Підписати»
- Підготувати
- хоча б один активний склад
Як оприбуткувати товар: прибуткова накладна
Прихід заводять у вікні документів, робоче місце «Склад»: «Додати» → чип «Прибуткова накладна». У картці вибирають постачальника, склад одержувач і додають товари. Ціна позиції тут — закупівельна, та, за якою ви купили.
Проведення робить чотири речі: більшає залишок складу-одержувача; ціна позиції стає ціною закупівлі в рядку складу; вона ж стає закупівельною ціною товару в каталозі; у журнал лягає рядок із кількістю до й після. Ціна продажу на складі заповнюється ціною документа тільки якщо вона порожня — вже заданий складський цінник звичайний прихід не перетирає.
Виняток — увімкнене налаштування «Націнювати товари під час оприбуткування»: програма прожене товари документа через ваші правила націнки категорій, а результат покладе і в ціну товару, і в ціну продажу складу — у будь-якому разі, навіть якщо цінник уже був заданий. Товари з прапорцем «Фіксована ціна» при цьому не перераховуються.
Закупівельна ціна товару в каталозі — поле «Собівартість» у картці товару — тільки для читання: під ним написано «розраховується автоматично з прайсів / специфікації». Проведення прибуткової накладної — її третє джерело: воно перезаписує собівартість ціною позиції, і це штатний спосіб її змінити, якщо ви ведете склад документами.
Склад веде комірки? Перед проведенням натисніть у картці «Комірки», укажіть адреси й натисніть «Зберегти комірки», інакше товар стане «Не розміщено». Детальніше: розміщення при приході.
Як списати товар: витратна накладна й акти
Витратна накладна найчастіше з'являється на підставі замовлення покупця: у картці замовлення кнопка з трьома крапками → «Створити новий документ на основі цього» → «Витратна накладна». Позиції копіюються, документ лишається непроведеним. Списує товар саме проведення накладної, а не замовлення (докладно — у статті відвантаження замовлення).
Так само працюють товарний чек, повернення постачальнику й акт списання: усі вони віднімають кількість зі складу відправника.
Склад веде комірки? Кнопка «Комірки» в картці покаже, звідки брати товар: першим іде товар із найближчим терміном, далі комірка, куди він ліг найраніше. Не змінювали — проведення візьме ці ж комірки. Детальніше: звідки програма бере товар.
Списати більше, ніж є, програма дає, і не попереджає ніяк: скільки написано в документі, стільки й спишеться, а залишок піде в мінус. Мінус доводиться помічати самому. Він отруює й сусідні механізми: вільний залишок стає від'ємним, у замовленнях спалахує банер дефіциту, а при ввімкненому підсумовуванні залишків від'ємне число поїде в кількість товару на сайті.
Як перемістити товар між складами
Переміщення — окремий тип документа. У ньому заповнюють обидва поля складу: «Склад відправник» і «Склад одержувач», а далі товари й кількості.
Проведення виконує обидві дії одночасно. Проміжного стану «товар у дорозі» немає: до проведення весь товар на старому складі, після — весь на новому. У журналі з'являються два рядки, мінусовий і плюсовий.
Якщо склад веде комірки, кнопка «Комірки» в картці задає, звідки взяти товар і куди покласти на другому складі. Переміщення всередині складу, з комірки в комірку, робить окремий документ «Переміщення між комірками»: він залишок складу не змінює (перемістити між комірками).
Якщо у відправнику й одержувачі вибрано один і той самий склад, документ не проведеться: програма відповість «Склад відправник і одержувач збігаються — переміщати нікуди». У списку документів такий документ позначає кольорова точка «потребує уваги» з текстом «Склад відправник і отримувач збігаються». Змініть один зі складів і проведіть ще раз.
Як провести інвентаризацію
Інвентаризація відповідає на питання «скільки насправді лежить». Її заводять так само: «Додати» → «Інвентаризація», склад одержувач, товари. Над списком стоїть підказка, яка знімає головне непорозуміння: «Вводьте кількість, яку справді порахували на складі. При проведенні залишок стане рівним їй, а різниця запишеться рухом — надлишок або нестача.» Тобто в колонку кількості пишуть факт, а не різницю.
Поруч зі статусом наявності кожної позиції програма показує два числа без підписів: сіре — скільки числиться в програмі (наведіть курсор, підказка каже «обліковано»), і кольорове зі знаком — різниця між фактом і обліком, «+» надлишок, «−» нестача. Розбіжність видно ще до проведення; після нього різниця нульова й друге число зникає.
Проведення виставляє залишок рівним введеній кількості, а в журнал пише рух на різницю. Облікована кількість зберігається в самому документі — саме тому інвентаризація обернена: скасування проведення повертає рівно те число, яке було до неї.
Оборотність має ціну: повертається саме старе число, тож рух, який ці товари встигли зробити після інвентаризації, зникне разом зі скасуванням. Товар, якого на складі ще не було, додавати можна: програма створить йому рядок з нулем і запише всю кількість як надлишок.
Є й другий метод — «Через акти оприбуткування та списання», як у 1С: сама інвентаризація склад не рухає, а окрема кнопка будує з розбіжностей акт оприбуткування й акт списання, які ви проводите вже самі.
Метод перемикають один раз на всю систему — у майстрі «Схема роботи», картка «Як проводити інвентаризацію». За замовчуванням працює приведення до факту, і про нього все, що вище.
На складі з комірками приведення до факту зводить склад загалом: порахували менше, ніж у комірках, — лишок знімається з комірок за терміном придатності й датою розміщення; більше — різниця стає «Не розміщено». Порахувати одну комірку можна окремо, не проводячи інвентаризацію всього складу: перерахунок комірки.
- Дія або результат
- Розвилка: далі шлях залежить від відповіді
Сценарії
Товар лежить у двох місцях, і його треба перевозити між ними
Що зробити. Заведіть два активні склади й позначте «Основний» той, звідки зазвичай відвантажуєте. Щоб перевезти товар, оформіть документ «Переміщення»: заповніть «Склад відправник» і «Склад одержувач», товари й кількості, і проведіть. Скільки де лежить, показує кнопка з кубом у тулбарі «Складів».
Що вийде. Одне проведення зменшує залишок відправника і збільшує залишок одержувача, у журналі з'являються два рядки — мінусовий і плюсовий. Замовлення, у яких склад не вибрано, резервують товар на складі «Основний».
Чого не буде. Стану «в дорозі» немає: до проведення товар повністю на старому складі, після — на новому. Закупівельна ціна від переміщення не змінюється — її пише тільки прихід. Без заповнених полів складу документ не проведеться: «Виберіть склад відправника» або «Виберіть склад одержувач».
Під час перерахунку знайшли нестачу
Що зробити. «Додати» → «Інвентаризація», склад одержувач, у кількість — те, що порахували. Перед проведенням перевірте різницю біля кожної позиції.
Що вийде. Проведення виставить залишок рівним порахованому, а нестача запишеться рухом у журнал. Помилилися — скасуйте проведення, і повернеться облікова кількість.
Переходите з іншої програми, де вже є залишки
Що зробити. Напишіть у підтримку: залишки, товари, клієнтів і замовлення з іншої програми чи сайту служба підтримки переносить безкоштовно, це входить у тариф (перехід з іншої програми). Після перенесення ведіть залишок документами цієї статті.
Що вийде. Склади стартують із перенесеними залишками, а далі кожна прибуткова, витратна, переміщення й інвентаризація пишуться в журнал руху.
Чого не буде. Завантажити рядки складського документа з файлу Excel не можна: товари в документ додаються в самій програмі.
Що робити, коли щось пішло не так
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| «Виберіть склад відправника» | У витратної або переміщення не заповнений склад, з якого списувати | Вибрати склад у секції «Додатково» картки й провести знову |
| «Виберіть склад одержувач» | У приходу, переміщення або інвентаризації не заповнений склад, на який приймати. Порожні обидва поля — у списку загориться точка уваги «Не вказано склад» | Заповнити поле «Склад одержувач» (які документи змінюють залишок) |
| «Склад відправник і отримувач збігаються» | У переміщенні вибрано один і той самий склад; провести такий документ програма не дасть | Змінити склад одержувача до проведення (переміщення) |
| «Не проведено понад 3 дні — рух товару не враховано» | Складський документ старший за три дні лежить чернеткою | Провести документ або видалити |
| «Не вказано підставу (примітка порожня)» | У інвентаризації чи акта порожня примітка | Вписати підставу |
Часті запитання
Чому залишок не змінився, хоча накладна створена?
Документ не проведений: до проведення він чернетка, і склад його не бачить. Чернетки старші за три дні позначаються точкою уваги «Не проведено понад 3 дні — рух товару не враховано». Проводять іконкою в рядку або кнопкою в картці.
Чи можна списати більше товару, ніж є на складі?
Так, перевірки немає: накладна спише стільки, скільки в ній написано, і залишок піде в мінус. Як знайти причину мінуса — у статті журнал руху.
Як відмінити інвентаризацію?
Зніміть проведення іконкою в рядку списку документів: повернеться облікова кількість, збережена в документі. Скасовуйте лише свіжу інвентаризацію — рух цих товарів після неї зникне (інвентаризація).
Чому після приходу змінилася собівартість товару?
Проведення прибуткової накладної записує ціну позиції в поле «Собівартість» картки товару. Це штатний спосіб її змінити, якщо ви ведете склад документами (прихід).
Чи можна внести в інвентаризацію товар, якого на складі ще не було?
Так. Програма створить йому рядок з нулем і запише всю кількість як надлишок.
Суміжні теми
- Якщо потрібна загальна картина — складський облік товарів.
- Якщо після проведення число здається дивним — як перевірити залишок і знайти рух.
- Якщо списуєте товар під замовлення покупця — відвантаження замовлення.
- Якщо залишок має потрапити на сайт — залишки складу в каталозі й на сайті.
- Якщо вирішуєте, чи вести склад в Elbuz, — що це дає вашому магазину.