Обробка замовлень покупця: від появи до відвантаження

Що вміє робота із замовленнями

• Завантаження з майданчиків — замовлення prom.ua, Rozetka, Ceneo, каси й сайту приходять без ручного введення.
• Картка замовлення — контрагент, товари, доставка й оплата на одній сторінці з автозбереженням.
• Конвеєр етапів — кнопка «Наступний етап» веде замовлення від «Новий» до «Виконано» за форматом вашого бізнесу.
• Проведення, резерв і відвантаження — проведене замовлення займає товар, витратна накладна на його підставі списує товар зі складу.
• Накладна служби доставки — Нова пошта, Укрпошта, Meest та інші служби виписуються прямо із замовлення.
• «Схема роботи» — одним вибором вмикає резерв, відвантаження й оплату частинами.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Документи → Замовлення

Інші входи

ярлик «Замовлення» на робочому столі, «Усі документи», картка контрагента, пошук Ctrl+K

Право доступу

вікно «Замовлення»; окремо — картка документа і створення накладної служби доставки

Підготувати

свою компанію, валюту за замовчуванням, товари в базовому каталозі, картку контрагента

Замовлення живуть в окремому вікні «Замовлення» — одному з чотирьох робочих місць над спільним списком документів.

Робоче місце «Замовлення» показує сім типів: «Замовлення покупця», «Рахунок-фактура», «Товарний чек», «Повернення від покупця», «Договір», «Акт виконаних робіт», «Довіреність». Повний перелік без обмеження за типами лишився в пункті «Усі документи».

1

Пункт «Замовлення»

2

Пункт «Усі документи»

1. Замовлення — відкриває робоче місце із замовленнями покупців.
2. Усі документи — зведений список документів усіх типів разом.

Замовлення відкривають клавішею Enter на виділеному рядку або іконкою олівця в кінці рядка. Подвійний клік по комірці картку не відкриває — він починає правку значення просто в списку.

Над списком є смуга показників — «Проведено за місяць», «Створено сьогодні», «Не проведено», «Не оплачено», «Без ТТН», «Прострочені». Клік по картці показника лишає в списку тільки ці документи, повторний клік знімає відбір. Решта механіки списку — колонки, фільтри, збережені види, канбан і дашборд — у статті список документів.

1

Кнопка «Додати»

2

Поле пошуку за номером і контрагентом

3

Полоса показників

4

Панель типів документів

5

Статус документа

1. Додати — створити новий документ обраного типу.
2. Поле пошуку — цифри шукають за номером документа, текст — за контрагентом.
3. Полоса показників — швидкі фільтри: проведено, не проведено, не оплачено, без ТТН, прострочені.
4. Панель типів документів — перемикання між замовленнями, чеками, поверненнями та іншими типами.
5. Статус документа — позначка на кшталт «Новий» показує поточний стан замовлення.

Усередині вікна права дробляться на блоки: окремо кнопка «Додати», окремо «Видалити», окремо відкриття картки з рядка, окремо проведення й скасування проведення. Друк і створення документа на підставі доступні всім, хто відкрив вікно. Картка документа має власне право: кому її не відкрили, той не побачить її навіть за прямим посиланням. Як влаштовані групи й блоки — у статті права груп.

Ще один рівень видимості — режим «свій відділ і нижче» з організаційної структури: список показує документи свого піддерева плюс ті, у яких відповідального немає. Поки організаційна структура не заповнена, цей фільтр не працює.

Звідки замовлення беруться

Замовлення в Elbuz майже не заводять руками — вони приїжджають із майданчиків самі.

Джерела, з яких замовлення покупця приїжджають у програму:

• prom.ua / EVO
• каса Dotykačka
• власний сайт на Elbuz Tunnel
• зовнішній виклик API
• вітрина всередині Elbuz
• Rozetka.UA
• Ceneo

Приїжджають замовлення не через вікно «Замовлення», а окремим завантаженням даних з майданчика. Це завантаження запам'ятовує зовнішній номер замовлення й код джерела, і наступного разу шукає документ саме за цією парою: знайшло — другого документа не створює, а чи оновлює наявний, залежить від майданчика (повторне завантаження).

Якщо ж замовлення з тим самим зовнішнім номером приходить зовнішнім викликом API, програма відповідає прямо: «Документ уже існує». Контрагента воно підбирає за поштою, телефоном, телеграмом або зовнішнім ідентифікатором, а статус майданчика перекладає у ваш за таблицею відповідності статусів.

Що буде, коли замовлення змінили або скасували на майданчику

Те саме замовлення приходить із майданчика не один раз. Другого документа програма не створює, а чи чіпає наявний — залежить від джерела:

• Не оновлюють уже завантажене замовлення: prom.ua / EVO, Ceneo, каса Dotykačka, власний сайт на Elbuz Tunnel. Зміни на майданчику, зокрема скасування, у програму не доходять.
• Оновлюють: Rozetka.UA — з другого завантаження, Епіцентр і Kaufland. Ваш статус змінюється, тільки якщо статус на майданчику змінився від попереднього завантаження і для нового є рядок у таблиці відповідності статусів. Статус і вид оплати й доставки беруться з майданчика, якщо значення знайдено в таблиці відповідності.

Товари, кількості, ціни, покупця, одержувача, адресу й примітки повторне завантаження не переписує: рядок, видалений менеджером, назад не повернеться. Проведене замовлення воно не чіпає зовсім. Замовлення, видалене на майданчику, у Elbuz лишається як було. Рядок журналу «Всього замовлень завантажено: N» рахує тільки нові документи.

Детальніше: хто кого перезаписує: ваш статус чи майданчика.

Шлях замовлення від появи до виконання

Весь шлях замовлення — на одній схемі. Дві верхні гілки: замовлення або приїхало ззовні, або створене руками. Далі шлях спільний, і в ньому дві розвилки: чи ведеться складський облік і чи створювали ви на підставі замовлення витратну накладну.

Найважливіше на цій схемі — пунктирна стрілка. Проведення замовлення обернене: те саме натискання іконки в списку скасовує його й повертає документ у робочий стан.

Незворотні в житті замовлення дві речі: накладна служби доставки — її створює зовнішня система, і скасувати її можна лише в кабінеті служби, — і видалення. Кошик тримає видалений документ тридцять днів, але історію подій і зв'язок із замовленням вітрини не повертає навіть одразу.

Що вмикає «Схема роботи»

Складську частину замовлення вмикає майстер «Схема роботи»: ви обираєте модель роботи магазину, а він ставить потрібні перемикачі. Коли ви вперше відкриваєте вікно документів і схема ще не вибрана, майстер «Як ви працюєте?» з трьома картками спливає сам через 0,7 секунди.

Пізніше його відкривають із бургер-меню вікна пунктом «Схема роботи». Ті самі три перемикачі є й поодинці — майстер про це попереджає: «Потім це можна змінити тут же або в Налаштуваннях → Документи та облік.»

1

Картка «Дропшипінг»

2

Картка «Власний склад»

3

Картка «Постачальник / опт»

4

Кнопка «Пізніше»

1. Дропшипінг — товар відвантажує постачальник, власні залишки не ведуться.
2. Власний склад — товар лежить у вас, проведення займає залишок.
3. Постачальник / опт — відвантаження й оплата частинами.
4. Пізніше — закрити діалог без збереження схеми.

Схем можна позначити кілька, і тоді потрібні функції вмикаються разом — про це майстер каже прямо: «Можна позначити кілька — наприклад, якщо ви постачальник і водночас продаєте зі свого складу. Потрібні функції увімкнуться разом.» Закрити майстер, нічого не обираючи, дозволяє кнопка «Пізніше».

Перше замовлення: чек-лист

Сценарії

Дропшипінг: товар відправляє постачальник

Що увімкнути. У майстрі «Схема роботи» позначте тільки «Дропшипінг» і натисніть «Зберегти». Нічого не міняє й закриття майстра кнопкою «Пізніше»: у нового акаунта складський облік, відвантаження частинами й оплата частинами вимкнені.

Що вийде. Замовлення приходять, нумеруються, ходять етапами «Наступний етап», проводяться, по них виписуються накладні служб доставки — так само, як і при інших схемах.

Чого не буде. Резерву: проведене замовлення нічого не займає. Банера «Не забезпечено вільним залишком позицій: N». Поля «Оплачено» з прогресом оплати і смуги «Прогрес відвантаження».

Скасування на Rozetka має дійти до програми

Що увімкнути. У шаблоні завантаження з Rozetka.UA кнопка «Статуси замовлення» відкриває таблицю відповідності статусів. У рядку вашого статусу «Скасовано» в колонці «Код (назва) на сайті (API)» впишіть код або назву статусу скасування Rozetka. Замовлення не проводьте, поки воно може змінитися на майданчику.

Що вийде. Друге й наступні завантаження забирають замовлення, змінені на майданчику від попереднього завантаження. Непроведене замовлення, у якого статус на Rozetka змінився на скасування, отримає ваш статус «Скасовано». Так само працюють Епіцентр і Kaufland.

Чого не буде. Проведене замовлення завантаження не змінює зовсім. Товари, ціни й покупця воно не переписує. З prom.ua / EVO, Ceneo, каси Dotykačka і сайту на Elbuz Tunnel скасування не доходить: ці джерела наявних замовлень не оновлюють (повторне завантаження).

Що робити, коли щось пішло не так

Часті запитання

Чому замовлення з сайту не з'явилося в програмі?

Вікно «Замовлення» показує лише те, що вже завантажено. Причину шукайте в завантаженні з майданчика: розклад, доступи до майданчика, умови відбору шаблону (звідки беруться замовлення).

Де кнопка «Відвантажити»?

Її немає: відвантаження — це витратна накладна на підставі замовлення. У картці «…» → «Створити новий документ на основі цього» → «Витратна накладна», потім проведіть накладну (відвантаження).

Чи можна видалити проведене замовлення?

Ні. Спершу зніміть проведення іконкою «Скасувати підпис» у рядку списку. Видалене лежить у «Кошику документів» 30 днів, але відновлення не повертає історію документа й замовлення на боці вітрини (кошик документів).

Як надрукувати чи виписати накладні по кількох замовленнях одразу?

Позначте рядки пробілом і виберіть дію в смузі «Вибрано: N»: друк, «Створити ТТН (доставка)», об'єднання, лист збирання. Дія йде по всіх позначених документах, а не лише видимих (дії над позначеними рядками).

Чи можна бачити замовлення дошкою за статусами (канбан) і перетягувати картки?

Так: перемикач «Таблиця / Канбан» у тулбарі, спершу виберіть ліворуч тип «Замовлення покупця». Перетягування картки в іншу колонку змінює статус замовлення (канбан і дашборд).

Я працюю по дропу, свого складу немає. Як прибрати поля зі складом і залишками?

Бургер-меню → «Схема роботи»: позначте тільки «Дропшипінг», зніміть інші схеми і натисніть «Зберегти». Зникнуть резерв, вільний залишок, банер дефіциту й смуги прогресу. Колонки залишків у сітці товарів вимикає меню «Вигляд» → «Колонки-матриці».

Суміжні теми

• Якщо замовлення з майданчика не приходять або статуси не збігаються — імпорт замовлень з майданчиків.
• Якщо замовлення й ліди приходять із чату на сайті — ліди й замовлення з чату.
• Якщо треба налаштувати сам список: фільтри, колонки, збережені види — список документів.
• Якщо ведете власний склад і залишки — складський облік.