Обробка замовлень покупця: від появи до відвантаження

Де це у програмі

Замовлення живуть в окремому вікні «Замовлення». Це одне з чотирьох робочих місць над спільним списком документів: «Замовлення» для менеджера, «Склад» для комірника, «Фінанси» для бухгалтера і «Угоди» для воронки продажів — останнім поки не користується жоден акаунт. Сітка в них одна й та сама, різниця тільки в тому, які типи документів кожне показує. Робоче місце «Замовлення» показує сім типів: «Замовлення покупця», «Рахунок-фактура», «Товарний чек», «Повернення від покупця», «Договір», «Акт виконаних робіт», «Довіреність». Повний перелік без обмеження за типами лишився в пункті «Усі документи».

Меню

Довідники → Документи → Замовлення

Робочий стіл

ярлик «Замовлення»

З вікна «Усі документи»

той самий список, але з документами всіх типів

З картки контрагента

розділ документів клієнта відкриває ту саму картку замовлення

Пошук Ctrl+K

шукає документи за номером і за контрагентом

1

Пункт «Замовлення»

2

Пункт «Усі документи»

1. Замовлення — відкриває робоче місце із замовленнями покупців.
2. Усі документи — зведений список документів усіх типів разом.

Замовлення відкривають клавішею Enter на виділеному рядку або іконкою олівця в кінці рядка. Подвійний клік по комірці картку не відкриває — він починає правку значення просто в списку. Над списком є смуга показників — «Проведено за місяць», «Створено сьогодні», «Не проведено», «Не оплачено», «Без ТТН», «Прострочені». Клік по картці показника лишає в списку тільки ці документи, повторний клік знімає відбір. Решта механіки списку — колонки, фільтри, збережені види, канбан і дашборд — тема окремої статті про вікно документів.

1

Кнопка «Додати»

2

Поле пошуку за номером і контрагентом

3

Полоса показників

4

Панель типів документів

5

Статус документа

1. Додати — створити новий документ обраного типу.
2. Поле пошуку — цифри шукають за номером документа, текст — за контрагентом.
3. Полоса показників — швидкі фільтри: проведено, не проведено, не оплачено, без ТТН, прострочені.
4. Панель типів документів — перемикання між замовленнями, чеками, поверненнями та іншими типами.
5. Статус документа — позначка на кшталт «Новий» показує поточний стан замовлення.

Звідки замовлення беруться

Найчастіше питання звучить не «як створити замовлення», а «чому замовлення не з'явилося». Тому почнемо звідси: замовлення в Elbuz майже не заводять руками — вони приїжджають із майданчиків самі.

Джерела, з яких замовлення покупця приїжджають у програму:

• prom.ua / EVO
• каса Dotykačka
• власний сайт на Elbuz Tunnel
• зовнішній виклик API
• вітрина всередині Elbuz
• Rozetka.UA
• Ceneo

Приїжджають замовлення не через вікно «Замовлення», а окремим завантаженням даних з майданчика. Це завантаження запам'ятовує зовнішній номер замовлення й код джерела, і наступного разу шукає документ саме за цією парою: знайшло — оновлює наявний документ, а не створює другий. Якщо ж замовлення з тим самим зовнішнім номером приходить зовнішнім викликом API, програма відповідає прямо: «Документ уже існує». Контрагента воно підбирає за поштою, телефоном, телеграмом або зовнішнім ідентифікатором, а статус майданчика перекладає у ваш за таблицею відповідності статусів.

Життєвий цикл замовлення

Весь шлях замовлення — на одній схемі. Дві верхні гілки: замовлення або приїхало ззовні, або створене руками. Далі шлях спільний, і в ньому дві розвилки: чи ведеться складський облік і чи створювали ви на підставі замовлення витратну накладну.

Найважливіше на цій схемі — пунктирна стрілка. Проведення замовлення обернене: те саме натискання іконки в списку скасовує його й повертає документ у робочий стан. Незворотні в житті замовлення дві речі: накладна служби доставки — її створює зовнішня система, і скасувати її можна лише в кабінеті служби, — і видалення. Кошик тримає видалений документ тридцять днів, але історію подій і зв'язок із замовленням вітрини не повертає навіть одразу.

Що вмикає «Схема роботи»

Складську частину замовлення вмикає майстер «Схема роботи»: ви обираєте модель роботи магазину, а він ставить потрібні перемикачі. Коли ви вперше відкриваєте вікно документів і схема ще не вибрана, майстер «Як ви працюєте?» з трьома картками спливає сам через 0,7 секунди. Пізніше його відкривають із бургер-меню вікна пунктом «Схема роботи». Ті самі три перемикачі є й поодинці — майстер про це попереджає: «Потім це можна змінити тут же або в Налаштуваннях → Документи та облік.»

1

Картка «Дропшипінг»

2

Картка «Власний склад»

3

Картка «Постачальник / опт»

4

Кнопка «Пізніше»

1. Дропшипінг — товар відвантажує постачальник, власні залишки не ведуться.
2. Власний склад — товар лежить у вас, проведення займає залишок.
3. Постачальник / опт — відвантаження й оплата частинами.
4. Пізніше — закрити діалог без збереження схеми.

Схем можна позначити кілька, і тоді потрібні функції вмикаються разом — про це майстер каже прямо: «Можна позначити кілька — наприклад, якщо ви постачальник і водночас продаєте зі свого складу. Потрібні функції увімкнуться разом.» Закрити майстер, нічого не обираючи, дозволяє кнопка «Пізніше».

Як створити замовлення руками

У тулбарі вікна «Замовлення» натисніть «Додати» — розкриється меню кольорових чипів із типами документів цього робочого місця. Виберіть «Замовлення покупця»: новий рядок з'явиться просто в сітці, а далі його відкривають клавішею Enter або іконкою олівця.

1

Чип «Замовлення покупця»

1. Замовлення покупця — обраний тип відкриє порожню форму нового замовлення.

Що програма проставляє за вас у новому замовленні:

• статус документа «Новий» — жорстко, вибирати не треба;
• валюту за замовчуванням і кількість знаків після коми з неї;
• вашу компанію-відправника — ту, що позначена в довіднику компаній як основна;
• податковий клас за замовчуванням;
• номер документа.

Номер видається за парою «тип документа + ваше юридична особа»: у кожної своєї компанії власна серія, і номери двох ваших фірм не перетинаються. Формат задається шаблоном у довіднику типів документів, у ньому працюють підстановки префікса, року в чотири або дві цифри, місяця, дня і власне номера — наприклад, шаблон виду «префікс, рік і п'ятизначний номер». Кількість літер у номері задає доповнення нулями, а якщо в шаблоні є рік, лічильник сам починається спочатку при зміні року. Порожній шаблон означає «префікс типу плюс число».

Що всередині картки замовлення

У шапці картки — тип і номер («Замовлення покупця З-10140»), ідентифікатор документа, який копіюється кліком, і дві пілюлі: «Проведено» або «Не проведено» і «Прострочено N дн», якщо термін оплати минув, а оплати немає.

1

Пілюля «Не проведено»

2

Кнопка «Провести»

3

Кнопка «Наступний етап»

4

Кнопка «Ще»

5

Плитка суми

6

Плитка кількості товарів

1. Не проведено — документ ще редагується, залишок і резерв не займає.
2. Провести — підписати документ; після цього поля стають недоступні для правки.
3. Наступний етап — перевести замовлення в наступний статус життєвого циклу.
4. Ще — додаткові дії: створення документа на основі, копіювання, друк варіантів.
5. Плитка суми — загальна сума замовлення, рахується автоматично за товарами.
6. Плитка кількості товарів — скільки позицій входить до замовлення.

Праворуч — кнопки дії:

• «Провести» — тільки в непроведеного документа. Підказка каже «Провести та закрити»: підтвердження не буде, а картка одразу закриється.
• «Наступний етап» — на кнопці написано назву наступного статусу. Працює й на проведеному документі.
• «Роздрукувати» — друкована форма за шаблоном типу; якщо шаблонів кілька, кнопка стає меню зі списком.
• «Надіслати» — лист, SMS, Viber, WhatsApp, Telegram або Skype.
• «…» — кнопка з трьома крапками, підказка «Ще: копія в інший тип, накладні служб доставки». У меню чотири пункти: «Створити новий документ на основі цього» з переліком типів, «Повторювати за розкладом» (нею на всьому флоті не користується жоден акаунт), «Друкарські шаблони» і «Журнал операцій».

Під шапкою — плитки з підсумками: сума, кількість товарів, вартість доставки, статус оплати, джерело замовлення і борг контрагента, якщо він є. Підказка плитки боргу розкриває розрахунок: скільки нараховано, скільки оплачено, скільки прийшло ордерами, скільки повернень і скільки неоплачених документів.

Далі йде смуга якорів по секціях картки: «Реквізити», «Товари», «Доставка», «Оплата», «Додатково», «Файли», «Історія». Секція «Ланцюжок документів» з'являється, коли в замовлення є пов'язані документи. Секції «Доставка» й «Оплата» показані тому, що так налаштований сам тип «Замовлення покупця», — це властивість типу, а не жорстко вшите правило.

1

Реквізити

2

Товари

3

Доставка

4

Оплата

1. Реквізити — активна вкладка з основними полями документа.
2. Товари — вкладка зі списком позицій замовлення.
3. Доставка — вкладка з даними доставки та накладною.
4. Оплата — вкладка з видом і статусом оплати.

Поки картка відкрита, замовлення заблоковане для інших: другий співробітник отримає повідомлення «Замовлення #%d в даний момент редагується користувачем %s з %s. Будь ласка, спробуйте пізніше.» Замок живе тридцять хвилин і продовжується кожні п'ять хвилин, поки вікно відкрите, а знімається при збереженні. Якщо колега закрив ноутбук і пішов, чекати доведеться не довше тридцяти хвилин — замок протухає сам.

Над секціями можуть з'явитися банери. Про проведення і дефіцит — нижче, у своїх розділах, а два інші стосуються самого клієнта:

• «Схоже на дубль — у цього контрагента вже є схожий документ» — із причиною «та сама сума» або «той самий вхідний №». Варто відкрити знайдений документ, перш ніж працювати далі.
• «Ризик невикупу: у клієнта %d невикупів із %d замовлень накладеним платежем (викуп %d%%)» — з'являється при оплаті накладеним платежем, якщо в клієнта вже були невикупи. Порада тут же: «Розгляньте передоплату або підтвердження замовлення дзвінком».

Реквізити

Перша секція картки — «Реквізити»: номер документа, дата, сума, вартість доставки, статус документа, контрагент і примітка. Сума не вводиться руками: вона рахується за товарами, і поле пояснює це підказкою «Основні дані документа. Сума рахується за товарами автоматично.»

Контрагента вибирають із довідника пікером, поруч є перехід «Відкрити картку контрагента». Вибір саме з довідника, а не текстом, дає замовленню зв'язок із карткою клієнта, його боргом і скорингом викупу — без цього зв'язку банер ризику невикупу не з'явиться, бо рахувати нема за чим.

1

Статус документа

2

Контрагент

3

Сума

1. Статус документа — випадний список поточного статусу замовлення.
2. Контрагент — поле клієнта; іконка праворуч у полі відкриває його картку.
3. Сума — розраховується автоматично за товарами документа.

Товари й ціна

Кнопка «Додати товар» у секції «Товари» відкриває вибір товарів — те саме вікно з деревом категорій і позначками рядків, що й у решті програми. Джерело позицій одне: базовий каталогВаш власний каталог товарів — той, що йде на сайт і у вивантаження. Прайси постачальників живуть окремо і потрапляють до нього лише під час оновлення..

1

Кнопка «Додати товар»

2

Колонка «Кількість»

3

Колонка «Ціна»

4

Колонка «Сума»

1. Додати товар — додає новий рядок позиції до замовлення.
2. Кількість — правиться подвійним кліком по комірці.
3. Ціна — ціна одиниці товару, теж редагується подвійним кліком.
4. Сума — рахується автоматично: кількість, помножена на ціну.

Ціна позиції за замовчуванням береться з картки товару: підставляється ціна каталогу, артикул, артикул виробника, найменування й одиниця виміру. Далі позиція живе своїм життям — кількість і ціну правлять подвійним кліком по комірці сітки, і на ціну товару в каталозі це не впливає.

Сума позиції рахується так:

• задано знижку значенням — (ціна + значення знижки) × кількість;
• задано знижку відсотком — (ціна + ціна × відсоток ÷ 100) × кількість;
• знижки немає — ціна × кількість.

Результат округлюється до двох знаків. Сума документа — це вартість доставки плюс сума всіх рядків.

Дві речі, які варто знати про сітку позицій. Перша: перерахунок сум працює тільки для непроведеного документа — після проведення позиції не перераховуються. Друга: у сітці поруч із полями рядка показані довідкові поля товару з каталогу, і вони навмисно зняті з правки. Змінити тут артикул або назву товару не вийде: правка стосувалася б каталогу, а не документа.

Наявність при додаванні позиції не перевіряється. Можна набрати в замовлення більше, ніж є на складі; програма попередить банером дефіциту — і то лише тоді, коли ввімкнено складський облік. Вибір товарів і робота з деревом категорій розібрані окремо, у статті про сітку базового каталогу.

Три статуси і конвеєр етапів

У замовлення три незалежні статуси, кожен зі свого довідника і кожен зі своєю кольоровою пілюлею в списку: статус документа, статус доставки й статус оплати. Змінювати їх можна в будь-якому порядку — програма не вимагає, щоб «Оплачено» стояло раніше за «Відвантажено».

Статус документа має ще одну роль: частина статусів складена в конвеєр етапів. Заводський конвеєр однаковий у всіх:

Новий → Узгодження → Підтвердження → Перевірено → Виконано

Кнопка «Наступний етап» ходить рівно цією драбиною: бере поточний статус, знаходить його в конвеєрі й ставить наступний. На кнопці написано назву того статусу, який буде поставлено, — тобто ви бачите наперед, куди перейде документ. Якщо поточний статус у конвеєр не входить (наприклад, «Скасовано» або «Оплачено»), кнопки просто немає: такі статуси ставлять вручну з випадного списку. На останньому етапі програма відповість «Документ уже на останньому етапі конвеєра». Те саме повідомлення приходить і тоді, коли статус у конвеєр не входить: у картці кнопки в такому разі немає, а з меню рядка списку її натиснути можна, і відповідь буде та сама.

Зміна статусу — з випадного списку чи кнопкою «Наступний етап» — проходить однаково: проставляється дата зміни статусу, перераховується резерв, спрацьовують тригери й сценарії автоматизації. «Наступний етап» працює й на проведеному документі: рух замовлення етапами виконання після проведення — нормальна робота, а не правка документа.

У довіднику 33 статуси документа, усі системні. Своя послідовність етапів для окремого типу документа теж передбачена, але за замовчуванням порожня — документи йдуть спільним конвеєром. Налаштування самих довідників — тема окремої статті.

Ще одна річ, пов'язана зі статусами: у списку в рядка є кольорова точка «потребує уваги». Для замовлення покупця вона запалюється в таких випадках:

Сигнал про норматив у заводському довіднику не спрацює ніколи: у всіх статусів норматив дорівнює нулю. Число годин задають у довіднику «Статуси документів», колонка «SLA, год».

Проведення: що воно робить і що блокує

Проведення — це фіксація документа в обліку. Для замовлення покупця воно робить рівно чотири речі:

• фіксує курс валюти на дату документа, якщо він ще не проставлений;
• додає суму замовлення до обороту вашої компанії — тієї, що стоїть у полі «Компанія відправник»;
• позначає документ проведеним, запам'ятовує, хто і коли це зробив, і пише подію в історію;
• перераховує резерв за товарами замовлення.

Чого проведення замовлення не робить — не змінює залишок на складі. Ні на копійку, ні за яким статусом. Замовлення тільки займає товар резервом; списує його інший документ.

Що змінюється для вас після проведення:

• картка стає нередагованою, з'являється банер «Документ проведено — редагування заблоковано. Зніміть проведення у списку документів, щоб внести зміни.», кнопки «Провести» й «Додати товар» зникають;
• видалити його не можна — ні поодинці, ні пачкою: програма відповість «Видалення неможливе: спершу скасуйте проведення документа.», а з пачки позначених рядків просто виключить проведені (див. видалення й кошик);
• документ не об'єднується з іншими: «Проведений документ об'єднувати не можна — спершу скасуйте проведення»;
• правка в сітці списку теж не проходить: комірка повертається до старого значення, а програма показує червоне повідомлення «Документ проведено — редагування заблоковано. Зніміть проведення у списку документів, щоб внести зміни.»;
• позиції перестають перераховуватися.

Скасування проведення — іконка на тому самому місці рядка: у непроведеного це порожній кружок із підказкою «Підписати (провести документ)», у проведеного — зелене рукостискання з підказкою «Скасувати підпис». Розгортається все: оборот компанії зменшується на суму документа, ознака проведення знімається, у історію пишеться подія скасування, резерв перераховується. Проведення замовлення обернене, і боятися його не треба.

Резерв і вільний залишок

Резерв — це кількість товару, зайнята проведеними замовленнями. Фізично зі складу нічого не списується, але у вільному залишку цього товару вже немає.

Щоб резерв узагалі рахувався, потрібні три умови одночасно:

• увімкнений складський облік — схема роботи «Власний склад» або «Постачальник / опт»;
• хоча б один активний склад: якщо складів немає, резервувати нікуди і розрахунок просто не запускається;
• замовлення проведене й перебуває в статусі, який резерв не знімає.

Останнє — найчастіша причина здивування. Непроведене замовлення не займає нічого. Скільки б замовлень із цим товаром не лежало в статусі «Новий», вільний залишок вони не зменшать.

Резерв лягає на склад із поля «Склад резервування» в секції «Додатково». Якщо склад не вибрано, використовується склад за замовчуванням, і форма пише про це під полем: «Склад не обрано — резерв за цим документом обліковується на складі «%s» (склад за замовчуванням).» Поле називається саме «Склад резервування», а не «склад відправника»: замовлення нічого не відправляє, воно тільки резервує. Ідеться про фізичний склад із довідника «Склади» — не плутайте зі складом магазину з довідника «Магазини»: там перелік товарів вітрини, і до резерву він стосунку не має.

Дві формули, які варто тримати в голові:

• вільно на складі = наявність на складі − резерв на цьому складі;
• вільно за товаром = наявність товару − резерв на всіх складах разом.

Саме за другим числом рахується дефіцит. Якщо в замовленні є позиції, у яких воно від'ємне, у картці з'явиться банер «Не забезпечено вільним залишком позицій: N» з поясненням «Вільний залишок (наявність мінус резерв інших замовлень) від’ємний — можливий дефіцит під час відвантаження.» Це попередження, а не заборона: провести таке замовлення програма дасть.

Звільняють резерв дванадцять статусів документа: «Виконано», «Завершено», «Видано», «Скасовано», «Відхилено», «Скасоване повернення», «Анульовано», «Невдача», «Прострочено», «Не актуально», «Повернуто», «Повернення товару». Усе інше вважається «замовлення відкрите», і товар лишається зайнятим. Правило навмисно обережне: незнайомий статус резерв не зніме, щоб не продати того, що вже комусь обіцяне. Будьте уважні з парою схожих назв: резерв знімає «Прострочено», а «Прострочений» — ні, хоча у списку статусів вони стоять поруч і різняться однією літерою.

Як замовлення переходить у відвантаження

Кнопки «Відвантажити» в Elbuz немає. Відвантаження — це окремий документ, створений на підставі замовлення.

1

Пункт «Створити новий документ на основі цього»

2

Чип «Витратна накладна» у підменю

1. Створити новий документ на основі цього — розкриває підменю з типами документів для копіювання даних.
2. Витратна накладна — один із типів; клік створить видатковий документ на основі цього замовлення.

1. У картці замовлення: «…» → «Створити новий документ на основі цього» → «Витратна накладна» (кнопка з трьома крапками праворуч у шапці). У списку те саме роблять кнопка «Створити новий документ на основі вибраного» і пункт «Копіювати в» у смузі позначених рядків.
2. Програма копіює шапку й усі позиції, видає новий номер, лишає накладну непроведеною і пише зв'язок між документами. Цей зв'язок ви побачите в секції «Ланцюжок документів» обох карток: «На підставі чого створено документ і що створено на його підставі. Клік по рядку — відкрити документ.»
3. Накладну перевіряють і проводять. У неї інша поведінка типу: вона списує товар зі складу і, оскільки вона виконує замовлення, додає відвантажені кількості до позицій замовлення-підстави.
4. У секції «Товари» замовлення з'являється смуга «Прогрес відвантаження» з числами «відвантажено / замовлено» і відсотком, а поруч із кожною позицією — своє «X / Y» з підказкою «Відвантажено».

Скасування проведення накладної відкочує і списання зі складу, і прогрес відвантаження в замовленні. Підстав в однієї накладної може бути кілька — прогрес допишеться кожній.

Шукати саму накладну потім треба не тут: витратна накладна належить робочому місцю «Склад». У списку «Замовлення» її немає, зате вона видна в «Усіх документах» і в секції «Ланцюжок документів» самого замовлення.

Доставка і накладна служби доставки

У секції «Доставка» три звичайні поля — вид доставки, статус доставки й опис — і згорнутий блок «Більше полів» із двадцятьма одним полем одержувача: ім'я, телефон, місто, відділення, адреса. Підказка секції коротка: «Спосіб і статус доставки; адреса одержувача — у "Більше полів".»

1

Посилання «Створити накладну»

2

Список «Вигляд доставки»

3

Список «Статус доставки»

4

Згорнутий блок «Більше полів»

1. Створити накладну — відкриває створення накладної у зовнішній службі доставки; повторно для цього замовлення її не виписати.
2. Вигляд доставки — обраний спосіб доставки, тут «Нова пошта».
3. Статус доставки — поточний стан відправлення.
4. Більше полів — розгортає адресу одержувача та службові поля доставки.

Тут же виписується електронна накладна служби доставки. Це незворотна дія: накладну створює зовнішня система, вона коштує грошей у служби доставки, і скасувати її можна тільки в кабінеті цієї служби. Способів три.

Попереджають вас на цих трьох шляхах по-різному, і це варто знати заздалегідь. Через систему-джерело застереження стоїть просто у формі — «Накладна створюється у зовнішній системі і коштує грошей у служби доставки. Повторно для цього замовлення її виписати не можна.» — і програма ще раз перепитує: «Створити накладну в зовнішній системі? Скасувати її можна буде лише в кабінеті служби доставки.» За власним договором попередження немає взагалі: кнопка «Створити накладну» у формі служби доставки виписує накладну одразу. Пачкою зі списку програма питає тільки, скільки документів позначено. Тому дані одержувача перевіряйте до натискання, а не після.

Форми теж різні. Через систему-джерело вона коротка: служба доставки, кількість місць, вага, довжина, ширина, висота, опис вкладення, оголошена вартість і дві позначки — «Замовлення вже оплачене» й «Доставку оплачує одержувач»; кнопка «Створити накладну», під час роботи «Створюємо накладну...», в кінці «Накладну створено: ‹номер›». Форма за власним договором докладніша: окремо відправник і адреса, тип відправлення, загальні параметри з вагою й габаритами, оголошена вартість і платник доставки; в кінці вона каже «Створено товарно-транспортну накладну №‹номер›».

Далі номер накладної лежить у замовленні, і на місці кнопки з'являється «Перегляд накладної». Повторна спроба отримає відповідь «У замовлення вже є номер накладної».

Налаштування самих служб доставки, їхні довідники відділень і робота з готовими накладними — окрема тема, і про неї буде своя стаття.

Оплата

Секція «Оплата» влаштована так само, як «Доставка»: вид оплати, статус оплати, опис і згорнутий блок «Більше полів» із дев'ятнадцятьма полями платника.

1

Список «Вигляд оплати»

2

Список «Статус оплати»

1. Вигляд оплати — обраний спосіб оплати, тут «Банківський переклад».
2. Статус оплати — поточний стан оплати замовлення.

Поле «Оплачено» і прогрес оплати з'являються тільки при увімкнених часткових оплатах — це схема «Постачальник / опт». Коли оплачена сума доходить до суми документа, дата оплати проставляється сама; якщо суму оплати потім зменшити, дата так само сама обнулиться.

Поле «Оплатити до» працює на три речі одразу: у шапці картки з'являється пілюля «Прострочено N дн», у рядку списку запалюється сигнал «Прострочено оплату», а в смузі показників такі документи рахує картка «Прострочені».

Борг контрагента рахується не за галочкою «оплачено», а за залишком: скільки нараховано документами мінус скільки надійшло. Тому плитка «Борг контрагента» в картці може показувати суму навіть тоді, коли статус оплати виглядає благополучно.

Дії над замовленням зі списку

Частину роботи роблять, не відкриваючи картку. Правий клік по рядку (або кебаб у рядку) дає меню: «Наступний етап», «Підписати (провести документ)», «Роздрукувати», «Створити новий документ на основі вибраного», «Створити ТТН (доставка)», «Видалити».

1

Наступний етап

2

Підписати (провести документ)

3

Створити новий документ на основі вибраного

4

Видалити

1. «Наступний етап» миттєво змінює статус документа, без підтвердження.
2. «Підписати (провести документ)» проводить замовлення і закриває редагування, без підтвердження.
3. «Створити новий документ на основі вибраного» розкриває підменю з типами документів для копіювання.
4. «Видалити» переносить документ у кошик, звідки його можна відновити.

Якщо позначити кілька рядків пробілом, зверху з'явиться смуга «Вибрано: N» з діями на всю пачку: друк, створення накладних служб доставки, копіювання в інший тип, об'єднання, лист збирання й видалення.

Об'єднання варте окремого абзацу, бо його часто шукають після дублів із майданчика. Діалог пояснює, що станеться: «Позиції інших документів перейдуть до вибраного. Вихідні документи буде скасовано та зв'язано з ним — історія збережеться.» Об'єднати можна тільки непроведені документи одного типу й одного контрагента, і позначити треба щонайменше два. Однаковий товар за однаковою ціною складеться в один рядок, різна ціна дасть окремі рядки. Вихідні документи отримають статус «Скасовано», нульову суму й приписку «Об'єднано з документом ‹номер›» у примітці.

Решта дій — бургер-меню в тулбарі. Тут «Кошик документів», «Схема роботи», перехід у довідники (типи документів, статуси, види оплат і доставки, друкарські шаблони, склади, магазини) і в автоматизацію (тригери, шаблони листів).

1

Кошик документів

2

Схема роботи

3

Довідники

1. «Кошик документів» показує видалені за останні 30 днів документи для відновлення.
2. «Схема роботи» повторно відкриває майстер вибору робочої схеми.
3. Розділ «Довідники» — швидкий доступ до типів, статусів, способів доставки та оплати документів.

Видалення і кошик документів

Видаляється тільки непроведене замовлення: на проведеному програма відповість «Видалення неможливе: спершу скасуйте проведення документа.» Перед видаленням вона робить знімок документа — шапка, позиції та зв'язки лягають у кошик, причому одна ваша дія = одна пачка, скільки б рядків ви не позначили.

Якщо ви видаляли пачку позначених рядків, одразу спливе повідомлення «Видалено документів: N» із кнопкою «Скасувати» — це найшвидший спосіб повернути видалене; у відповідь програма скаже «Відновлено документів: N». Після видалення одного документа такої кнопки немає: він теж лягає в кошик, але дістають його вже звідти — бургер-меню, пункт «Кошик документів». Там видно дату, автора й перелік документів кожної пачки.

1

Заголовок «Кошик документів»

1. Заголовок вікна кошика — тут відображаються видалені за останні 30 днів документи.

Знімки живуть тридцять днів. Прибирання старших за тридцять днів відбувається при кожному наступному видаленні, і порожній кошик так і пише: «Кошик порожній — видалених документів за останні 30 днів немає».

Хто має доступ

Вікно «Замовлення» перевіряє власне право доступу — це і є сенс розділення на робочі місця: комірнику можна відкрити тільки «Склад», менеджеру тільки «Замовлення». Усередині вікна права дробляться на блоки: окремо кнопка «Додати», окремо «Видалити», окремо відкриття картки з рядка, окремо проведення й скасування проведення. Друк і створення документа на підставі в правах не беруть участі — вони доступні всім, хто відкрив вікно. Як влаштовані групи, підсистеми й блоки, розібрано в статті про права груп.

Окремо від усього стоїть вікно створення накладної служби доставки: у нього власне право доступу. Це зроблено навмисно — операція незворотна й коштує грошей, тому її можна закрити тим, кому решта роботи із замовленнями дозволена.

Картка документа має власне право доступу, окреме від списку: кому картку не відкрили, той не побачить її навіть за прямим посиланням. Розділення за робочими місцями при цьому обмежує саме списки — воно вирішує, який набір типів людина бачить, а не який документ їй можна відкрити.

Є ще один рівень видимості — режим «свій відділ і нижче» з організаційної структури: список ріжеться по відповідальному й показує документи свого піддерева плюс ті, у яких відповідального немає. Вмикається він пунктом «Видимість даних» у меню «Інші операції» вікна структури. Але поки організаційна структура не заповнена, цей фільтр не працює — а зараз вона порожня в усіх акаунтах.

Окремого прапорця модуля в документів немає: вікно є в кожній системі. Від налаштувань залежить не наявність вікна, а склад його функцій — це та сама «Схема роботи».

Чого замовлення не робить

• Не списує товар зі складу. Ні при створенні, ні при проведенні, ні за яким статусом. Списує тільки витратна накладна, створена на підставі замовлення.
• Не займає залишок, поки не проведене. Резерв рахується виключно за проведеними документами; замовлення в статусі «Новий» вільний залишок не зменшує.
• Без складського обліку не веде резерву взагалі. Схема «Дропшипінг» вимикає резерв, банер дефіциту й обидва прогреси — і це стан за замовчуванням для нового акаунта.
• Не перевіряє наявність, коли ви додаєте товар. Набрати можна більше, ніж є; програма тільки попередить банером, та й то при увімкненому складському обліку.
• Не має кнопки «Відвантажити». Відвантаження — це окремий документ, витратна накладна на підставі замовлення.
• Не змінює нічого на вітрині. Статус замовлення впливає на резерв і на звіти, але сайт про нього не дізнається.
• Не переоформлює накладну служби доставки. «Повторно для цього замовлення її виписати не можна», скасування — лише в кабінеті служби доставки.
• Не повертає при відновленні з кошика ні історію, ні замовлення вітрини. Повертаються шапка, позиції та зв'язки; стрічка подій, коментарі й зв'язок із замовленням на боці вітрини — ні.
• Не віднімає знижку. Знижка в позиції додається до ціни; щоб зменшити ціну, значення має бути від'ємним.
• Не показує, які саме замовлення пропустило при пакетному видаленні. Проведені з пачки виключаються, і програма називає їхню кількість, але позначки знімає з усіх рядків — пропущені доведеться шукати заново.

Що робити, коли щось пішло не так

Чек-лист: перше замовлення

Часті запитання

Чому замовлення з сайту не з'явилося в програмі?

Вікно «Замовлення» показує те, що вже завантажено. Замовлення приїжджають окремим завантаженням даних з майданчика: воно шукає документ за парою «зовнішній номер + код джерела», підставляє контрагента за поштою, телефоном, телеграмом або зовнішнім ідентифікатором і перекладає статус майданчика у ваш за таблицею відповідності. Якщо замовлення немає в списку, причину треба шукати в завантаженні з майданчика, а не в цьому вікні.

Що робить кнопка «Провести» і чи можна це скасувати?

Проведення фіксує курс валюти на дату документа, додає суму замовлення до обороту вашої компанії-відправника, робить картку нередагованою і — якщо ввімкнено складський облік — ставить товари в резерв. Склад воно не змінює: замовлення покупця не списує залишок за жодних умов. Скасувати можна: у списку документів та сама іконка називається «Скасувати підпис» і розгортає все назад — оборот зменшується, резерв перераховується, картка знову редагується.

Чому товар не резервується, хоча замовлення проведено?

Резерв вимагає трьох умов одночасно: увімкнений складський облік, хоча б один активний склад і проведене замовлення в статусі, який резерв не знімає. Складський облік за замовчуванням вимкнений — його вмикає майстер «Схема роботи» схемами «Власний склад» або «Постачальник / опт». Поки схему не вибрано, резерву немає зовсім, і це нормальний режим для дропшипінгу.

Замовлення оплачене й закрите, а товар усе одно в резерві. Чому?

Тому що статус «Оплачено» резерв не знімає — його немає у списку статусів звільнення, як і «Доставлено». Резерв тримають усі проведені замовлення, крім тих, що стоять в одному з дванадцяти статусів звільнення: «Виконано», «Завершено», «Видано», «Скасовано», «Відхилено», «Скасоване повернення», «Анульовано», «Невдача», «Прострочено», «Не актуально», «Повернуто», «Повернення товару». Переведіть закрите замовлення у «Виконано» — це останній етап конвеєра — або зніміть проведення, і залишок звільниться.

Де кнопка «Відвантажити»?

Її немає. Відвантаження в Elbuz — це окремий документ: у картці замовлення кнопка з трьома крапками → «Створити новий документ на основі цього» → «Витратна накладна». Накладна копіює позиції замовлення й пов'язується з ним; коли ви проведете саме її, товар спишеться зі складу, а в замовленні збільшиться відвантажена кількість. Прогрес відвантаження видно тільки при увімкнених часткових відвантаженнях.

Чому в картці замовлення немає кнопки «Зберегти»?

Картка зберігається сама через 1,2 секунди після того, як ви вийшли з поля. Стан показує індикатор унизу: «Збереження…», «Збережено», «Не збережено». Сітка товарів зі спостереження виключена — позиції правлять подвійним кліком по комірці. Якщо в індикаторі «Не збережено», картку закривати не можна: правка не доїхала.

Чи можна видалити проведене замовлення?

Ні — ні поодинці, ні пачкою. Поодинці програма відповідає «Видалення неможливе: спершу скасуйте проведення документа.», а з пачки позначених рядків виключає проведені й каже, скільки їх було: «Проведені документи не видалено (N). Спершу скасуйте проведення.» Позначки після видалення знімаються з усіх рядків, зокрема й з пропущених, тож шукати їх доведеться заново. Видалене лягає в «Кошик документів» на тридцять днів. Відновлення повертає шапку, позиції та зв'язки, але не історію документа й не замовлення на боці вітрини.

Чи можна виписати накладну служби доставки ще раз?

Ні. Програма попереджає про це до створення: «Накладна створюється у зовнішній системі і коштує грошей у служби доставки. Повторно для цього замовлення її виписати не можна.» Після створення на місці кнопки з'являється «Перегляд накладної», а на повторну спробу програма відповідає «У замовлення вже є номер накладної». Скасувати накладну можна лише в кабінеті служби доставки.

Я поставив знижку в позиції, а ціна зросла. Чому?

Тому що знижка додається до ціни, а не віднімається: сума позиції рахується як (ціна + значення знижки) × кількість. Щоб зменшити ціну, значення знижки має бути від'ємним. Те саме з відсотком: додатний відсоток ціну збільшить.

Суміжні теми

• Картка товару — звідти береться ціна позиції замовлення.
• Сітка «Базовий каталог» — вікно вибору товарів, яке відкриває кнопка «Додати товар».
• Права груп — підсистеми й блоки, якими закривають кнопки всередині вікна замовлень.
• Організаційна структура компанії — режим «свій відділ і нижче» для списку документів.