Elbuz збирає відповіді від людей ззовні формою, яку ви складаєте в органайзері: заявки, опитування, анкети, брифи. Кожна відповідь лягає в список «Відповіді», а заявник сам стає карткою контрагента.
Коли це знадобиться:
- Потрібна заявка на сайті без програміста — «Створити віджет» дає код, який вставляють у сторінку сайту.
- Анкету треба розіслати посиланням — «Перегляд» складає сторінку форми, її адреса і є посиланням.
- Заявки треба переносити в довідник вручну — з полями
nameіemailпрограма заводить контрагента сама, без дублів. - Заявки обробляє ваша CRM — форма надсилає відповіді на адресу вашого сервера.
З чого почати: Органайзер → «Форми» → зберіть поля конструктором.
Що вміє форма
- Конструктор — поля перетягують у форму й підписують.
- Публічне посилання й віджет — форму роздають адресою або вставляють на свій сайт.
- Контрагент і лист із кожної заявки — якщо поля названо
nameіemail. - Перевірка на повтор — та сама пошта другої картки не заводить.
- Свій приймач — відповіді йдуть у вашу систему замість Elbuz.
Де це і хто має доступ
- Меню
- Органайзер → Форми
- Право доступу
- вікно «Форми» у «Правах груп»
- Підготувати
- пошту у своїй картці співробітника — на неї прийде лист про заявку
Форма — запис органайзера, тож у неї ті самі учасники, статус, нагадування, коментарі й історія змін, що в нотатки чи документа. Що спільного в усіх типів записів — у загальній статті.
Як зібрати форму й поділитися нею
Найпрактичніший тип із п'яти: форма збирає відповіді від людей ззовні — заявку, опитування, анкету підрядника, бриф на замовлення. Поля збирають конструктором: перетягують потрібний тип поля у форму й підписують.
Порядок роботи
- Зберіть поля форми у вікні «Форми».
- Натисніть «Перегляд» — програма збере готову сторінку з формою й відкриє її. Адреса цієї сторінки і є публічним посиланням: ним діляться з учасниками, нічого більше налаштовувати не треба.
- Або поставте форму на свій сайт: «Скопіювати» кладе в буфер HTML-код самої форми, «Створити віджет» — код-вставку. Далі відкриваєте редактор потрібної сторінки на своєму сайті й вставляєте фрагмент.
- Відповіді дивіться кнопкою «Відповіді»: зверху список, під ним — заповнена форма того рядка, який ви обрали.
Посилання на форму змінюється щоразу, коли ви тиснете «Перегляд». Кожне натискання складає сторінку заново, видаляє попередній файл і кладе новий — за новою адресою. Стара розіслана адреса після цього перестає відкриватися.
Тому діліться посиланням, коли форма вже готова, а якщо довелося щось виправити — розсилайте нове посилання. Код із кнопки «Створити віджет» показує на вашому сайті ту саму сторінку, а сама кнопка теж складає її заново — тож після нового «Перегляду» чи нового віджета код на сайті треба вставити заново.
Як назвати поля, щоб заявки ставали контрагентами
Коли людина надсилає форму, програма не просто складає відповідь у список. Вона ще й заводить контрагента в довіднику й надсилає лист тому співробітнику, якому належить запис форми, — з таблицею всіх відповідей і зворотною адресою відповідача, тож відповісти можна прямо з пошти.
Але впізнає програма лише поля з певними назвами. Назви задаються в конструкторі й мають бути саме такі:
| Назва поля | Що з нею стається |
|---|---|
email | потрапляє в колонку «Email» списку відповідей, стає поштою контрагента й адресою для відповіді в листі; по ній же перевіряється, чи такий контрагент уже є. Без заповненої пошти контрагент не створиться |
name | ім'я контрагента й колонка «Ім'я» списку відповідей; без нього картка з'явиться з порожньою назвою |
firstname і lastname | альтернатива попередньому: програма складе ім'я з двох полів |
description | потрапляє в колонку «Опис» списку відповідей |
| будь-яка інша | відповідь зберігається й видно її в заповненій формі під списком, але в колонки списку вона не виноситься і в довідник не йде |
- Дія або результат
- Розвилка: далі шлях залежить від відповіді
Звідси проста рекомендація: у кожній формі, яка збирає заявки, робіть поля з назвами name і email. Тоді кожна заявка сама стає карткою клієнта, повторні заявки з тієї самої пошти не плодять дублів, а список відповідей читається з першого погляду, а не по одному рядку.
Що робити з контрагентами, яких завела форма
Окремої службової групи чи позначки «з форми» в них немає. Картка лягає в першу групу довідника — у стандартному наборі це група постачальників, а не клієнтів; у полі джерела в неї записується код jumper, як у будь-якого контрагента, заведеного через API. Тому її можна переносити в іншу групу, зливати з дублем і видаляти, як будь-яку іншу.
Список відповідей від цього не зламається: кожна відповідь зберігає власну копію імені, пошти й опису, а не посилання на картку. Злиття чи видалення контрагента рядків у вікні «Відповіді» не змінює, і навпаки — видалена відповідь не видаляє контрагента.
Змінюється лише перевірка на повтор, бо вона шукає пошту серед наявних карток:
- якщо контрагент лежить у кошику, нова відповідь з тієї самої пошти знайде його там: нової картки не заведе, а картку з кошика не відновить;
- якщо контрагента видалено остаточно або після злиття цієї пошти немає в жодній картці, наступна відповідь з неї заведе нового контрагента.
Як приймати відповіді своїм сервером
У налаштуваннях форми є поле «Посилання на ваш сервер для отримання даних з форми». Порожнє — відповіді приходять в Elbuz з усім, що описано вище.
Заповнене поле замінює приймач, а не додає другий. Форма почне надсилати відповіді тільки на вашу адресу: у вікні «Відповіді» буде порожньо, контрагент не створиться, лист не надійде. Це правильний вибір, коли форму обробляє ваша CRM, і помилка, коли ви просто хотіли «продублювати ще й собі».
Там само задають власний CSS і JavaScript сторінки форми — щоб вона виглядала як ваш сайт, а не як стандартна.
Сценарії
Заявки з сайту мають ставати картками контрагентів
Що зробити. У вікні «Форми» додайте поля з назвами name і email, пошту зробіть обов'язковою. Поле «Посилання на ваш сервер для отримання даних з форми» лишіть порожнім. Натисніть «Створити віджет» і вставте код із буфера обміну в редактор потрібної сторінки свого сайту.
Що вийде. Кожна надіслана форма з'являється у вікні «Відповіді» із заповненими колонками «Ім'я» та «Email». Якщо такої пошти ще немає в довіднику, заводиться контрагент із цим ім'ям і поштою. Власнику запису форми приходить лист із таблицею відповідей, а адреса для відповіді в листі — пошта того, хто заповнив форму.
Чого не буде. Повторна заявка з тієї самої пошти другої картки не заведе: відповідь збережеться, а контрагент лишиться один. Картка лягає не в групу клієнтів, а в першу групу довідника — переносити її доведеться вручну. Після кожного нового «Перегляду» чи «Створити віджет» код на сайті треба вставити заново.
Заявки обробляє ваша CRM, а не Elbuz
Що зробити. У налаштуваннях форми впишіть адресу свого обробника в поле «Посилання на ваш сервер для отримання даних з форми». Потім натисніть «Перегляд» або «Створити віджет»: адреса потрапляє в сторінку форми тоді, коли програма її складає, а не в момент, коли ви заповнили поле.
Що вийде. Форма надсилає всі поля запитом POST на вашу адресу, разом зі службовими полями item_id і item_type — за ними ваша система відрізнить одну форму від іншої.
Чого не буде. У вікні «Відповіді» порожньо, контрагент у довіднику не заводиться, лист власнику форми не надходить: усе це робить приймач Elbuz, до якого відповідь тепер не доходить.
Що робити, коли заявки не доходять
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Розіслане посилання на форму перестало відкриватися | ви ще раз натиснули «Перегляд», і сторінка перескладалася за новою адресою | розіслати нове посилання; на майбутнє — ділитися після останньої правки |
| Відповіді з форми не з'являються у вікні «Відповіді» | заповнене поле адреси свого сервера — відповіді йдуть тільки туди | очистити поле, якщо відповіді потрібні в програмі |
| Колонки «Email» і «Ім'я» у списку відповідей порожні | поля форми названі інакше | перейменувати поля на email і name |
| Контрагенти з форми не створюються | у формі немає поля email або відповідач його не заповнив; якщо пошта вже є в довіднику — нова картка й не повинна з'явитися | додати поле email і зробити його обов'язковим |
| Лист про нову відповідь приходить не тому співробітнику | лист іде власнику запису форми | перевірити, за ким числиться запис, і пошту в його картці |
Часті запитання
Як поділитися формою, не вставляючи її на сайт?
Натисніть «Перегляд» — програма складе сторінку з формою, і її адресу можна надсилати учасникам. Кожне наступне натискання «Перегляд» створює нову адресу, а стара перестає працювати.
Чи можна передавати відповіді форми у свою систему?
Так, у налаштуваннях форми вказується адреса вашого сервера. Але це заміна, а не дублювання: відповіді перестануть надходити в органайзер, контрагент не створюватиметься й лист не надсилатиметься (свій приймач).
Чому з форми не створюються контрагенти?
Контрагент створюється, лише коли у формі є поле email і відповідач його заповнив; та сама адреса другої картки не створить. Ім'я береться з поля name або пари firstname і lastname (назви полів).
У якій групі з'являються контрагенти з форми?
У першій групі довідника — у стандартному наборі це постачальники, а не клієнти. Окремої позначки «з форми» немає: картку переносять, зливають і видаляють як будь-яку іншу (контрагенти з форми).
Чи можна оформити форму під стиль свого сайту?
Так. У налаштуваннях форми задають власний CSS і JavaScript її сторінки — тоді форма виглядає як ваш сайт, а не як стандартна (налаштування форми).
Суміжні теми
- Якщо потрібна загальна картина про нотатки, таблиці, документи, презентації й форми — документи органайзера.
- Якщо заявник став контрагентом і треба з ним працювати — картка контрагента.
- Якщо замість форми потрібна презентація з віджетом для сайту — як зробити презентацію.