Органайзер: завдання, проєкти, нотатки й календар

Де це у програмі

Усі чотири вікна лежать в одному розділі меню.

Меню

Органайзер → Завдання

Меню

Органайзер → Проекти

Меню

Органайзер → Нотатки

Меню

Органайзер → Календар

Ярлик

будь-яке з чотирьох вікон можна винести на робочий стіл

1

Пункт «Завдання»

2

Пункт «Проекти»

3

Пункт «Нотатки»

4

Пункт «Календар»

1. Пункт «Завдання» відкриває картковий список завдань.
2. Пункт «Проекти» відкриває список проєктів органайзера.
3. Пункт «Нотатки» відкриває список нотаток.
4. Пункт «Календар» відкриває календар подій.

З інших вікон програми ці чотири не відкриваються: посилань на них немає ні в картці товару, ні в документі, ні в картці клієнта. Вхід один — меню або ярлик.

У тому самому розділі «Органайзер» є ще кілька пунктів — «Дошки», «Презентації», «Документи», «Таблиці», «Форми», «Пошта», «Чат діалоги», «Інструкції». Ця стаття про них не розповідає.

Завдання людини і завдання програми — різні речі

Слово «завдання» в Elbuz означає дві не пов’язані речі, і плутанина тут коштує часу.

Завдання органайзера — це робота людини: «передзвонити постачальнику», «звірити залишки складу». У неї є виконавець, строк і статус, і закриває її співробітник.

Фонове завдання програми — це довга операція, яку система доробляє сама: завантаження прайсу, вивантаження на маркетплейс. Вона живе в розкладі й черзі, виконавця-людини в неї немає, і в органайзері вона не з’являється. Про неї — окрема стаття, розклад і черга завдань.

Перетин у них рівно один: розсилку нагадувань органайзера виконує фонове завдання програми, яке запускається щохвилини.

Є ще третє місце з тим самим словом. Команда правила автоматизації «Додати завдання» кладе картку на дошку органайзера — це інша підсистема. У списку «Завдання» така картка не з’явиться ніколи, скільки б разів правило не спрацювало.

Одне вікно на чотири списки

«Завдання», «Проекти» і «Нотатки» — це одне й те саме вікно, яке відкривається в різному режимі. Тому все, що написано нижче про списки, справедливе для всіх трьох.

1

Кнопка «Додати»

2

Фільтр «Категорія»

3

Кнопка «Додаткові операції»

4

Перемикач «Картки / Список»

5

Смуга показників

6

Текст порожнього стану

1. Кнопка «Додати» зі стрілкою створює нове завдання одразу в базі.
2. Фільтр «Категорія» звужує список завдань за категорією.
3. Кнопка «Додаткові операції» відкриває меню масових дій.
4. Перемикач «Картки / Список» змінює вигляд відображення завдань.
5. Смуга показників показує кількість завдань за станами: усього, активні, обрані, закріплені, в архіві, у кошику.
6. Текст порожнього стану пропонує створити перший елемент кнопкою «Додати».

Угорі — кнопка «Додати» зі стрілкою. Крім звичайного додавання, у ній два пункти: «Вибрати шаблон» і «Список категорій» — другий створює запис одразу в потрібній категорії. Список шаблонів сам не заповнюється: доки жодному запису не поставили прапор «Шаблон», перший пункт відкриє порожнє вікно.

Поряд — фільтр «Категорія». Це дерево: у гілки з підкатегоріями є пункт «Ця категорія», щоб відібрати саме її, а перший пункт списку — «Усі категорії». Вибрана категорія показується чипом, хрестик на чипі знімає фільтр. Вибір запам’ятовується браузером: наступного разу вікно відкриється з тим самим фільтром.

Кнопка з трьома смужками — «Додаткові операції»: «Категорії органайзера», «Статуси», «Категорії календаря», «Граф зв’язків», «Оновити список», «Скасувати фільтр».

Під тулбаром — смуга показників, шість чисел: «Усього», «Активні», «Обрані», «Закріплені», «В архіві», «У кошику». Вони рахуються по всьому типу записів і не залежать від того, який фільтр зараз стоїть. Натискати на них не можна — це показники, а не кнопки.

Праворуч — перемикач «Картки» / «Список». За замовчуванням вікно відкривається в картках: по 25 записів, кнопка «Показати ще...» внизу. На картці видно колір статусу, категорію, дату, назву, перші 220 символів опису й теги; клік по тегу шукає за ним. Три кнопки на картці — «Редагувати», «Перегляд», «Видалити».

Рядок пошуку працює тільки в картковому вигляді. Шукає одночасно за назвою, описом і тегами.

Режим «Список» — це таблиця, у якій під кожне поле запису є своя колонка: категорія, статус, пріоритет, виконавець, автор, проект, контакт, дати початку, закінчення й виконання, кількість надісланих нагадувань і дата наступного. Колонки можна групувати, і групування теж запам’ятовується браузером.

Що саме ви заводите

Три типи записів різняться не оформленням, а тим, що в них є.

• Робота, яку хтось має зробитиЗавдання: виконавці, строк, пріоритет, вартість
• Довга робота з кількох завданьПроект: бюджет, ROI, цільова аудиторія і список своїх завдань
• Текст, який треба зберегтиНотатка: те саме без вартості й прив’язки до проекту, люди в ній називаються учасниками

Завдання

Натискання «Додати» одразу створює запис у базі й відкриває її форму.

Обов’язкових полів немає жодного. Нове завдання одразу отримує: статус «Нова», пріоритет «Середній», категорію «Загальне» і одного виконавця — вас.

Форма зберігається сама, кнопки «Зберегти» в ній немає. Стан показує напис у нижній смузі: «Збереження…», «Збережено · 14:32» або «Не збережено».

Угорі форми — чотири посилання, якими можна одразу перестрибнути до потрібної частини: «Вміст», «Властивості», «Нагадування», «Файли». Нижче за «Файли» лежать ще три згортні картки — список справ, «Додатково» з виконавцями й контактом, «Список зв’язків», — а в самому низу секція «Прапори».

Секція «Вміст»: «Назва», «Опис» у візуальному редакторі й «Посилання». Біля назви є значок мікрофона — назву можна продиктувати, розпізнає браузер. Кнопка у правому верхньому куті відкриває те, що записано в «Посилання».

Якщо назву не заповнити, програма підставить її сама — перші шість слів опису. Порожній опис при порожній назві дасть запис зовсім без назви.

Секція «Властивості»: «Категорія», «Проект», «Статус», «Пріоритет», «Колір», «Порядок», «Вартість», «Теги». Теги підказують уже введені раніше.

Статусів завдання тринадцять, і вони вже заведені: «Нова», «Призначена», «У роботі», «На перевірці», «Потребує доопрацювання», «Завершено», «Призупинено», «Заблоковано», «Скасовано», «Перепризначена», «Прострочена» і два «Потребує уточнення». Свої додаються через «Додаткові операції» → «Статуси».

Пріоритетів п’ять і вони незмінні: «Терміновий», «Високий», «Середній», «Низький», «Неважливий».

Категорій завдань засіяно 26 — від «Дзвінки» і «Зустрічі» до «Продажі», «Фінанси» й «Програмна розробка (IT)». За замовчуванням береться «Загальне».

У списку «Проект» видно ваші проекти — усі, і завершені теж. Відбір «тільки незавершені» у програмі задумано, але він не працює: проект зі статусом «Завершено» з цього списку не зникає. Якщо старі проекти заважають вибирати, знімайте в них прапор «Активність» — вимкнені зі списку зникають.

За «Нагадуваннями» йде секція «Файли»: вкладення перетягують у зону завантаження, вибирають кнопкою з диска або додають за посиланням. Прикріплене видно тут же плиткою й видаляється кнопкою на плитці.

Нижче — згортна картка «Список справ із завдання»: дрібні пункти, з яких складається робота, у кожного назва, опис, порядок і галочка «Статус виконання». Додаються кнопкою в самій картці, редагуються подвійним кліком по клітинці. Це саме перелік усередині завдання — окремої форми, виконавця й нагадування в справи немає.

Внизу форми — секція «Прапори»: «Активність», «Вибране», «Закріплено вгорі», «Архів», «Кошик», «Шаблон», «Зашифровано». Закріплені записи піднімаються на початок списку.

Останній прапор варто пояснити окремо. «Зашифровано» закриває поле «Опис» шифром: пароль питається один раз і зберігається тільки у вашому браузері, на сервер він не передається й ніде не записується. Наслідок, про який не здогадуються: у листі-нагадуванні про такий запис опису не буде — сервер прочитати його не може, тож у листі залишиться сама тема з назвою.

Проекти

Проект — це та сама форма, у якій замість «Вартість» стоїть «Бюджет», і додано «ROI» та «Цільова аудиторія». Заповнюється з них тільки «Цільова аудиторія»: поле «ROI» закрите для введення, а рахувати його програма не вміє, тож воно так і лишається порожнім. Замість списку справ — секція «Список завдань» із завданнями, у яких у полі «Проект» вибрано цей проект.

Ієрархії у проектів немає: проект не вкладається в проект, поля «Проект» у формі проекту просто немає. Глибина рівно одна — проект і його завдання.

Статусів проекту дев’ять: «Новий», «Планується», «У роботі», «Призупинено», «Завершено», «Скасовано», «Архівовано», «Очікує затвердження», «Прострочений». Категорій — тринадцять.

У прапорах проекту є ще «Маркетингова кампанія» і «Візуальний редактор».

Нотатки

Нотатка — це той самий запис без «Вартість» і без поля «Проект»: назва, опис, посилання, категорія, статус, пріоритет, теги, колір. Секції справ у неї теж немає, а дати й нагадування — такі самі, як у завдання, включно з «Дата початку» та «Дата актуальності, до».

Одна відмінність у підписах, яку варто помітити: люди в нотатці називаються «Учасник», а в завданні й проекті — «Виконавець». Механіка та сама, різниця тільки в слові.

Статусів нотатки сім: «Ідеї (чернетка)», «У роботі», «Важливо», «Відкладено», «Обговорення», «Готово», «Архів». Категорій засіяно 48 — найбільше з усіх типів.

Тому нотатка «передзвонити в понеділок» нічим не гірша за завдання: правило нагадування в неї задається так само.

Виконавці: хто чиї записи бачить

Список виконавців задається у згортній секції «Додатково» — мультивибором зі списку активних співробітників, з аватарками. Від цього списку залежить не тільки те, кому прийде нагадування, а й те, хто взагалі побачить запис.

Список показує тільки ті записи, де ви — виконавець або учасник. Це не фільтр, який можна зняти: у запит вбудоване з’єднання зі списком виконавців. Ні власник акаунта, ні головний адміністратор винятку не мають. Смуга показників рахує так само: «Усього» — це ваше «усього», а не компанії.

Режим видимості «свій відділ і нижче» з організаційної структури на органайзер теж не діє: там він про контрагентів і документи. Керівник, який бачить документи всього відділу, завдань цього відділу не побачить.

Спроба відкрити чужий запис прямим посиланням теж не пройде: форма перевіряє, чи ви в списку виконавців, і показує картинку «Access denied» замість вмісту.

Змінювати список виконавців може тільки автор запису. У решти на цьому місці поле лише для читання: видно, кого призначено, змінити не можна.

Порожнім список виконавців не буває: якщо зберегти форму, не вибравши нікого, програма впише туди вас.

Доступ до самих вікон видається групам у правах доступу. Тут є особливість, про яку варто знати адміністратору: одне й те саме вікно обслуговує сім типів записів органайзера, тому воно відкривається, якщо у групи є доступ хоча б до одного з них. Знята галка «Завдання» сама по собі список завдань не закриє — доки у групи лишається доступ, наприклад, до «Нотаток». Докладніше про групи — у статті про права доступу.

Люди в списку виконавців — це активні співробітники компанії, ті самі, що розставлені в організаційній структурі. Вимкнений співробітник у списку не з’являється й нагадувань не отримує.

Нагадування

Секція «Нагадування» є у завдання, проекту й нотатки — вона однакова. Тут задається правило, за яким програма нагадає про запис.

Поле «Нагадувати» задає періодичність і визначає, які поля з’являться поруч:

• «Разово» — одне нагадування у зазначений момент, поле «Дата нагадування».
• «Щодня» — поля «кожен, днів» і «Час нагадування».
• «Тижня» — додається мультивибір «День тижня».
• «Щомісячно» — мультивибори «Місяць» і «День».
• «Щорічно» — те саме, місяць і день.

Число в полі «кожен» — це крок: 2 при «Щодня» означає «раз на два дні».

Обмежувач один робочий: «Максимально нагадувань» — після скількох надсилань зупинитися; 0 означає «без обмеження».

Поле «Не нагадувати після дати» зараз працює не так, як називається: будь-яка заповнена в ньому дата гасить розсилку. Поставили майбутню — прийде рівно одне нагадування, і на цьому все припиниться; поставили минулу — не прийде жодного. Залишайте поле порожнім, а строк обмежуйте через «Максимально нагадувань».

Нижче — дві дати, і в них головна пастка функції.

«Дата актуальності, до» — момент, після якого нагадування вимикається. Коли він минув, найближче надсилання буде останнім.

«Дата початку» поводиться не так, як підказує назва.

З цим полем пов’язаний вибір, який доводиться робити свідомо, бо одне виключає інше. Порожня «Дата початку» дає нагадування без обмеження строку, але запис при цьому не показується в календарі: календар відбирає події за датою початку, а її немає. Заповнена дата ставить запис у сітку календаря, зате вимикає нагадування, щойно ця дата настане. Одночасно і те, і те не працює.

Ще два поля в цій секції заповнює сама програма, і саме за ними перевіряють, чи все працює: «Дата наступного нагадування» і «Усього нагадувань». Порожня перша при заданому правилі означає, що нагадування відсіклося однією з умов вище. Нуль у другій означає, що жодного надсилання ще не було.

Поле «Категорія події» задає, під якою категорією запис покажеться в календарі.

Куди приходить нагадування

Нагадування йде всім виконавцям запису — і тільки тим, хто активний як співробітник. Керівник виконавця копії не отримує: у списку його немає, значить і листа не буде.

Канали три, і вибирати між ними не можна: програма надсилає в усі, які налаштовані.

• Пошта. Тема листа — «Повідомлення <тип> №<номер> - <назва>». Адреса береться з поля «Email для повідомлень» у картці співробітника, а якщо воно порожнє — з основної пошти. Копія піде на «Ел. пошта №2», прихована копія — на «Ел. пошта №3».
• Telegram. Працює, якщо в картці співробітника заповнено «Telegram chat ID».
• Сповіщення в браузер. Працює, якщо співробітник натиснув «Підписатися на повідомлення» у своїй картці.

Усі три налаштування лежать в одному місці: картка співробітника, секція «Сповіщення».

1

Email для повідомлень

2

Telegram chat ID

3

Підписатися на повідомлення

1. Порожнє поле — лист піде на основну пошту облікового запису.
2. Порожнє поле — канал Telegram не працює.
3. Кнопка ще не натиснута — сповіщення в браузер не приходять.

Списку «які події надсилати» для нагадувань органайзера немає: у картці співробітника такий перелік є, але нагадувань органайзера в ньому немає. Вимкнути їх галочкою не вийде — тільки прибрати правило з самого запису.

Календар

Вікно «Календар» — це загальний календар компанії. Тут діє протилежне правило порівняно із завданнями: у календарі видно події всіх співробітників, фільтра «тільки мої» немає.

1

Кнопка «Додати подію»

2

Кнопка створення події через ШІ

3

Фільтр за календарем

4

Фільтр за категоріями

5

Перемикач видів «Місяць / Тиждень / День / Рік»

1. Кнопка «Додати подію» відкриває порожню форму нової події.
2. Кнопка зі значком чарівної палички створює подію за допомогою ШІ.
3. Фільтр за календарем звужує події за конкретним календарем.
4. Фільтр за категоріями звужує події за категорією.
5. Перемикач видів перемикає сітку між місяцем, тижнем, днем і роком.

Відкривають його переважно заради одного: подивитися, як записи органайзера лягли на дати. Завдання, проекти й нотатки потрапляють у цю сітку самі — під тією категорією, яку вибрано в полі «Категорія події». Але потраплять тільки записи із заповненою «Дата початку»: календар відбирає події саме за цією датою. Запис із порожньою датою початку в сітці не з’явиться, хоч би скільки нагадувань до нього було прив’язано.

Види перемикаються праворуч угорі: «Місяць» (відкривається за замовчуванням), «Тиждень», «День», «Рік». У денному й тижневому сітка починається з восьмої ранку, поточний час позначено лінією. Ліворуч — дві фільтр-панелі: за календарем і за категоріями події. Фільтра за людиною немає, тож розібрати, чия саме подія перед вами, можна тільки за її назвою.

Свою подію додають кнопкою «Додати подію» або подвійним кліком по даті. У вікні події: «Категорія події», «Назва», «Дата початку», «Дата закінчення», перемикач «Цілий день», «Опис», «Адреса». Поруч є кнопка з чарівною паличкою — створення події через ШІ, про це окрема стаття.

Пункт «Завантаження та вивантаження подій календаря» у меню «Додаткові операції» приймає файл .ics або .ical: розбираються назва події, місце, опис, дати й правило повторення. Календар усередині програми створюється за назвою з файлу, тож повторне завантаження того самого файлу оновлює вже створений календар, а не плодить копії. Назва пункту обіцяє більше, ніж він робить: вивантаження в ньому немає.

Прив’язка до клієнта, документа й товару

У секції «Додатково» є поле «Контакт»: воно прив’язує запис до клієнта, постачальника або партнера — у довіднику всі вони називаються одним словом, контрагентСторона, з якою ви працюєте: організація або приватна особа. Контактна особа належить організації та окремою стороною не є. Клієнти, постачальники, конкуренти й партнери живуть в одному довіднику, а хто саме перед вами, показує роль запису.. Поруч дві кнопки: відкрити картку вибраного контакта й скинути прив’язку.

Ширшу прив’язку дає окрема згортна картка «Список зв’язків». Тут запис можна зв’язати з чим завгодно з п’ятнадцяти типів — від документів, контактів і фінансів до товарів, виробників і співробітників.

Зв’язок — це саме посилання: він нічого не переносить і ні на що не впливає. Прив’язали завдання до замовлення — у завданні з’явився рядок, за яким замовлення можна відкрити. Статус замовлення від цього не змінюється, і завдання не закриється саме, коли замовлення відвантажать.

Зворотний бік цієї механіки видно в картці клієнта: заплановане звернення до клієнта живе такою самою подією календаря. Пастка «Дата початку», описана вище, діє й там.

Видалення

Кнопка «Видалити» на картці питає підтвердження — «Видалити запис?» і номер із назвою — і видаляє одразу й назавжди. Прапор «Кошик» до цього стосунку не має: це просто позначка, а не сховище видаленого, і відкотити видалення з неї не можна.

Разом із записом зникають його зв’язки, список виконавців, подія календаря з усіма налаштуваннями нагадування й прикріплені файли.

Не зникають завдання видаленого проекту. Вони нікуди не діваються, але поле «Проект» у них указує на проект, якого вже немає. Перед видаленням проекту переведіть його завдання на інший проект або зніміть прив’язку.

Чого органайзер не робить

• Не показує чужі завдання. Загального переліку «усі завдання компанії» немає в жодному вигляді, і права керівника його не відкривають. Побачити роботу підлеглого можна тільки одним способом — попросити внести вас до виконавців.
• Не рахує завантаження й не будує звітів. Скільки завдань на людині, скільки прострочено, хто скільки закрив за місяць — таких зведень немає. Смуга показників рахує тільки ваші власні записи й тільки в шести розрізах.
• Не рухає статус сама. Настала «Дата актуальності, до» — статус не стане «Прострочена». Такий статус у довіднику є, але ставить його людина.
• Не робить залежностей між завданнями. «Це почнеться після того» задати нічим. «Список зв’язків» ставить посилання, а не послідовність, і жодного порядку виконання з нього не випливає.
• Не дає ієрархії проектів. Проект не вкладається в проект. Рівень рівно один: проект і його завдання.
• Не має обговорення в записі. Коментарів, згадок і стрічки подій усередині завдання немає. Домовленості доводиться дописувати в опис.
• Не веде історію змін. Хто переставив статус, хто змінив строк, хто прибрав виконавця — не записується ніде. Видно тільки «Дата зміни» останньої правки.
• Не показує в календарі записи без дати початку. Календар відбирає події за полем «Дата початку». Завдання, у якому заповнено тільки «Дата актуальності, до», у сітку не потрапить.
• Не вивантажує календар. Вікно «Завантаження та вивантаження подій календаря» насправді тільки завантажує: приймає .ics усередину, а вивантажити свої події файлом нічим.
• Не дає видалити подію календаря. Створену подію можна відредагувати подвійним кліком, а прибрати із сітки — ні: кнопка «Видалити подію» у вікні події не працює. Перевіряйте дату й назву до збереження.

Розбір частих проблем

Що зробити на старті

Часті запитання

Чи може керівник бачити завдання своїх підлеглих?

Ні. Список показує тільки ті записи, де людина сама вказана виконавцем або учасником, і права керівника цього не змінюють. Єдиний спосіб бачити чуже завдання — бути внесеним до його виконавців.

Чому нагадування не приходить, хоча правило задано?

Найчастіша причина — заповнена «Дата початку» минулим числом: такий запис програма не бере ні на розсилку, ні на розрахунок наступної дати. Друга причина — у виконавця не заповнена жодна адреса: ні пошта, ні Telegram chat ID, ні підписка на сповіщення в браузері.

Чим завдання органайзера відрізняється від фонового завдання програми?

Завдання органайзера — це робота людини: у неї є виконавець, строк і статус, і закриває її співробітник. Фонове завдання програми — це довга операція, яку система доробляє сама, наприклад завантаження прайсу; виконавця-людини в неї немає, і в органайзері вона не з’являється.

Чи можна повернути видалене завдання?

Ні. Видалення остаточне, разом із записом зникають його зв’язки, список виконавців, подія календаря й прикріплені файли. Прапор «Кошик» — це просто позначка на записі, а не сховище видаленого.

Чому в календарі видно чужі події, якщо завдання суворо особисті?

Календар влаштований інакше за списки: у ньому немає фільтра за людиною, тож видно події всіх співробітників компанії. Відібрати можна за календарем і за категорією події, за автором — ні.

Суміжні теми

• Картка контрагента — куди веде поле «Контакт» і де плануються дотики до клієнта.
• Організаційна структура — звідки береться список співробітників для виконавців.
• Права доступу — як відкрити або закрити групі вікна органайзера.
• Розклад і черга завдань — фонові завдання програми, які не варто плутати із завданнями людей.