Органайзер: завдання, проєкти, нотатки й календар

Що вміє органайзер

• Ставить завдання, проєкти й нотатки з виконавцями, статусом, пріоритетом і строком.
• Нагадує за правилом — у програму, поштою, у Telegram і в браузер.
• Показує кожному лише його записи — ті, де людину внесено виконавцем.
• Відбирає прострочене й доручене вам, додає запис одним рядком, прибирає пачками.
• Показує записи в спільному календарі поруч зі зустрічами компанії.
• Прив’язує запис до клієнта, документа чи товару — їх відкривають із запису.

Де це і хто має доступ

Меню

Органайзер → Завдання / Проєкти / Нотатки / Календар

Інші входи

ярлик на робочому столі; кнопка «Відкрити» у сповіщенні

Право доступу

вікно кожного типу записів у правах групи; календар правами не закривається

Підготувати

активних співробітників із поштою й поштову скриньку для надсилання

1

Завдання

2

Проєкти

3

Нотатки

4

Календар

1. Завдання — список завдань із термінами й статусами.
2. Проєкти — записи, до яких прив'язують завдання.
3. Нотатки — короткі записи в тому ж вікні органайзера.
4. Календар — події в сітці місяця, тижня, дня або року.

З інших вікон програми ці чотири не відкриваються: посилань на них немає ні в картці товару, ні в документі, ні в картці клієнта. Вхід один — меню або ярлик. Окремий запис відкривається ще й зі сповіщення: кнопка «Відкрити» в нагадуванні чи в повідомленні про коментар веде просто в його форму.

У тому самому розділі «Органайзер» є ще кілька пунктів — «Дошки», «Презентації», «Документи», «Таблиці», «Файли», «Форми», «Пошта», «Чат діалоги», «Інструкції». Ця стаття про них не розповідає.

Завдання людини і завдання програми — різні речі

Слово «завдання» в Elbuz означає дві не пов’язані речі, і плутанина тут коштує часу.

Завдання органайзера — це робота людини: «передзвонити постачальнику», «звірити залишки складу». У неї є виконавець, строк і статус, і закриває її співробітник.

Фонове завдання програми — це довга операція, яку система доробляє сама: завантаження прайсу, вивантаження на маркетплейс. Вона живе в розкладі й черзі, виконавця-людини в неї немає, і в органайзері вона не з’являється. Про неї — окрема стаття, розклад і черга завдань.

Перетин у них рівно один: розсилку нагадувань органайзера виконує фонове завдання програми, яке запускається щохвилини.

Є ще третє місце з тим самим словом. Дія правила автоматизації дошки «Створити пов'язане завдання» заводить звичайне завдання органайзера. Виконавцем у ньому стає той, на кому спрацювало правило, і в його списку «Завдання» воно з’являється, як будь-яке інше.

Як влаштований список записів

«Завдання», «Проєкти» і «Нотатки» — це одне й те саме вікно, яке відкривається в різному режимі; так само влаштовані й списки документів, таблиць, презентацій і форм органайзера. Тому все, що написано нижче про список, справедливе для всіх.

1

Додати

2

Категорія

3

Додаткові операції

4

Картки / Список

5

Плитки-відбори

6

Швидко додати

7

Швидкі фільтри

8

Картка завдання

1. «Додати» зі стрілкою — створює запис одразу в базі, без порожньої форми.
2. «Категорія» — звужує список до обраної категорії.
3. «Додаткові операції» — довідники категорій і статусів, граф зв'язків, скидання фільтра.
4. Перемикач «Картки / Список» — картки або таблиця з колонкою під кожне поле.
5. Плитки «Прострочено» … «У кошику» — клік відбирає записи з такою позначкою, повторний клік повертає робочий список.
6. «Швидко додати» — рядок із датою, #тегом і !пріоритетом за Enter стає записом.
7. Швидкі фільтри терміну й автора: «Сьогодні», «Прострочено», «Доручені мені» та інші.
8. Картка завдання: галочка «Позначити виконаним», термін, прогрес «Виконано 2/3» і лічильник коментарів.

Угорі — кнопка «Додати» зі стрілкою. Крім звичайного додавання, у ній два пункти: «Вибрати шаблон» і «Список категорій» — другий створює запис одразу в потрібній категорії. Список шаблонів сам не заповнюється: доки жодному запису не поставили прапор «Шаблон», перший пункт відкриє порожнє вікно.

Поряд — фільтр «Категорія». Це дерево: у гілки з підкатегоріями є пункт «Ця категорія», щоб відібрати саме її, а перший пункт списку — «Усі категорії». Вибрана категорія показується чипом, хрестик на чипі знімає фільтр. Вибір запам’ятовується браузером: наступного разу вікно відкриється з тим самим фільтром.

Кнопка з трьома смужками — «Додаткові операції»: «Категорії органайзера», «Статуси», «Категорії календаря», «Граф зв’язків», «Оновити список», «Скасувати фільтр».

Плитки, фільтри терміну й автора, швидке додавання рядком, масові дії й вигляд «Список» — у статті список органайзера: картки, фільтри, швидке додавання й масові дії.

Виконавці: хто чиї записи бачить

Список виконавців задається у згортній секції «Додатково» — мультивибором зі списку активних співробітників, з аватарками. Від цього списку залежить не тільки те, кому прийде нагадування, а й те, хто взагалі побачить запис.

Список показує тільки ті записи, де ви — виконавець або учасник. Це не фільтр, який можна зняти: у запит вбудоване з’єднання зі списком виконавців. Ні власник акаунта, ні головний адміністратор винятку не мають. Плитки над списком рахують так само: «Усього» — це ваше «усього», а не компанії.

Режим видимості «свій відділ і нижче» з організаційної структури на органайзер теж не діє: там він про контрагентів і документи. Керівник, який бачить документи всього відділу, завдань цього відділу не побачить.

Спроба відкрити чужий запис прямим посиланням теж не пройде: форма перевіряє, чи ви в списку виконавців, і замість вмісту показує значок замка з написом «Немає доступу».

Змінювати список виконавців може тільки автор запису. У решти на цьому місці поле лише для читання: видно, кого призначено, змінити не можна.

Порожнім список виконавців не буває: якщо зберегти форму, не вибравши нікого, програма впише туди вас.

Доступ до самих вікон видається групам у правах доступу, окремо для кожного типу записів: знята галка «Завдання» закриває групі список завдань, навіть якщо «Нотатки» їй лишилися відкритими. Докладніше про групи — у статті про права доступу.

Люди в списку виконавців — це активні співробітники компанії, ті самі, що розставлені в організаційній структурі. Вимкнений співробітник у списку не з’являється й нагадувань не отримує.

Як прив’язати запис до клієнта, документа чи товару

У секції «Додатково» є поле «Контакт»: воно прив’язує запис до клієнта, постачальника або партнера — у довіднику всі вони називаються одним словом, контрагентСторона, з якою ви працюєте: організація або приватна особа. Контактна особа належить організації та окремою стороною не є. Клієнти, постачальники, конкуренти й партнери живуть в одному довіднику, а хто саме перед вами, показує роль запису..

Поруч із полем дві кнопки: відкрити картку вибраного контакта й скинути прив’язку.

Ширшу прив’язку дає окрема згортна картка «Список зв’язків». Тут запис можна зв’язати з чим завгодно з п’ятнадцяти типів — від документів, контактів і фінансів до товарів, виробників і співробітників.

Зв’язок — це саме посилання: він нічого не переносить і ні на що не впливає. Прив’язали завдання до замовлення — у завданні з’явився рядок, за яким замовлення можна відкрити. Статус замовлення від цього не змінюється, і завдання не закриється саме, коли замовлення відвантажать.

Зворотний бік цієї механіки видно в картці клієнта: заплановане звернення до клієнта живе такою самою подією календаря. Правила дат, описані вище, діють і там.

Що зникає під час видалення

Кнопка «Видалити» на картці питає підтвердження — «Видалити запис?» і номер із назвою — і видаляє одразу й назавжди.

«В архів» і «У кошик» лише ховають запис із робочого списку, масові дії найдалі кладуть його в кошик — як повернути запис з архіву чи кошика.

Разом із записом зникають його зв’язки, список виконавців, подія календаря з усіма налаштуваннями нагадування, прикріплені файли, список справ, коментарі та історія змін.

Завдання видаленого проєкту лишаються, але поле «Проєкт» у них очищається: вони стають завданнями без проєкту. Якщо їх треба зберегти в іншому проєкті, переведіть їх туди до видалення.

Що зробити на старті

Сценарії

Двоє співробітників ведуть одну роботу

Що зробити. Автор запису в полі «Виконавець» вибирає обох.

Що вийде. Обидва бачать запис у своєму списку й обидва отримують кожне нагадування. Якщо один із них натисне «+1 година», нагадування перенесеться для обох: відкладається правило запису, а не чиясь копія.

Чого не буде. Другий виконавець не зможе змінити склад виконавців — це може лише автор, і сам автор зі списку не випадає. Співробітники, яких у списку немає, запису не побачать, хоч би які в них були права.

Завдання щодо замовлення клієнта

Що зробити. У формі завдання, секція «Додатково», виберіть клієнта в полі «Контакт», а в картці «Список зв’язків» додайте замовлення.

Що вийде. Із завдання картку клієнта й замовлення відкривають одним кліком.

Чого не буде. Відвантаження замовлення завдання не закриє: зв’язок — це лише посилання, статус кожен веде окремо.

Закрити проєкт, а його завдання зберегти

Що зробити. Перед видаленням проєкту виберіть у його завданнях інший проєкт у полі «Проєкт» — або просто відправте проєкт в архів.

Що вийде. Завдання лишаються в потрібному проєкті. Архівний проєкт повертається з плитки «В архіві» кнопкою «Відновити».

Чого не буде. Видалений проєкт не повернути, а його завдання стануть завданнями без проєкту.

Що робити, коли запису не видно

Нагадування не приходять або йдуть після строку — розбір проблем із нагадуваннями. Події немає в календарі — розбір проблем календаря.

Часті запитання

Чи може керівник бачити завдання своїх підлеглих?

Ні. Список показує тільки ті записи, де людина сама вказана виконавцем або учасником, і права керівника цього не змінюють. Єдиний спосіб бачити чуже завдання — бути внесеним до його виконавців.

Чи можна побачити, скільки завдань на кожному співробітнику?

Ні. Зведень по людях — скільки на кожному, хто скільки прострочив чи закрив — органайзер не будує. Плитки й фільтри над списком рахують лише ваші записи.

Чи можна задати, що одне завдання починається після іншого?

Ні. Залежностей між завданнями немає: «Список зв’язків» ставить посилання, а не порядок виконання (прив’язки).

Чим завдання органайзера відрізняється від фонового завдання програми?

Завдання органайзера — це робота людини: у неї є виконавець, строк і статус, і закриває її співробітник. Фонове завдання програми — це довга операція, яку система доробляє сама, наприклад завантаження прайсу; виконавця-людини в неї немає, і в органайзері вона не з’являється.

Чи можна повернути видалене завдання?

Ні. Видалення остаточне: разом із записом зникають його зв’язки, список виконавців, подія календаря, прикріплені файли, коментарі й історія змін. Повернути можна лише те, що поклали в кошик чи архів, — з плитки «У кошику» чи «В архіві» кнопкою «Відновити».

Суміжні теми

• Якщо в списку виконавців немає потрібної людини — організаційна структура: звідки береться список співробітників.
• Якщо групі треба відкрити чи закрити вікна органайзера — права доступу.
• Якщо завдання стосується клієнта і треба бачити заплановані дотики — картка контрагента.
• Якщо ви шукали автоматичні операції програми, а не роботу людей, — розклад і черга завдань.