Elbuz ховає від співробітника чужих клієнтів і чужі документи: режим «Чиї дані» відділу залишає у списках, на дошках і в картках тільки записи, де людина відповідальна, — або ще й записи її підлеглих.
Коли це знадобиться:
- Кожен менеджер веде свою базу — «Тільки свої» показує лише його клієнтів і замовлення.
- Керівник контролює свою команду — «Свої й підлеглих» додає записи всіх, хто нижче в оргструктурі.
- Чужого клієнта відкрили за посиланням — замість картки буде екран «Немає доступу».
З чого почати: вікно прав → відділ → блок «Чиї дані» на вкладці «Роль».
Що вміє «Чиї дані»
- Три режими — «Тільки свої», «Свої й підлеглих», «Усі» — для кожного відділу окремо.
- Обмеження діє скрізь, де відкриваються контрагенти й документи: у списках, на дошках, у картках і журналі дзвінків.
- «Свої й підлеглих» бере підлеглих з організаційної структури й попереджає, кого в ній немає.
Де це і хто має доступ
- Робочий стіл
- ярлик «Користувачі (співробітники)» → кнопка «Керування групами»
- Вкладка
- «Роль» → блок «Чиї дані»
- Право доступу
- вікно «Керування групами користувачів» — лише «Відділу управління, керівники»
- Підготувати
- відповідальних у контрагентах і документах; для «Свої й підлеглих» — оргструктуру
Усі входи до вікна прав і чому пункту меню в нього немає — у статті «Права доступу співробітників».
Чиї записи бачить співробітник у кожному режимі
Рівні модулів відповідають на питання «які вікна й кнопки». «Чиї дані» — на інше: які записи людина побачить у списках, навіть коли вікно їй відкрите.
1
Підказка, де діє2
«Тільки свої»3
«Свої й підлеглих»4
«Усі»- Підказка: режим діє у списках контрагентів і документів.
- «Тільки свої» — лише записи, де відповідальний сам співробітник; нічиїх не видно.
- «Свої й підлеглих» — свої записи й записи підлеглих в оргструктурі.
- «Усі» — без обмеження, стоїть за замовчуванням.
| Режим | Контрагенти | Документи | Записи без відповідального |
|---|---|---|---|
| Тільки свої | де співробітник — головний відповідальний | де він відповідальний | не видно |
| Свої й підлеглих | свої й ті, де головний відповідальний — хтось нижче в оргструктурі | так само | видно |
| Усі | усі | усі | видно |
Підлеглі є в керівника відділу — того, кого в оргструктурі позначено керівником: він бачить записи всіх співробітників свого відділу й підвідділів. Звичайний співробітник у цьому режимі бачить тільки свої записи.
За замовчуванням у всіх відділів стоїть «Усі». Що варто знати до того, як перемикати:
- Де діє. Списки (таблиці) контрагентів і всіх документів: замовлення, угоди, фінанси, склад. Дошки — воронка угод, канбан документів і канбан контрагентів — показують ту саму вибірку, що й список. Журнал дзвінків ховає дзвінки клієнтів поза видимістю; дзвінки без клієнта видно всім. А ще картки контрагента й документа, панель попереднього перегляду контрагента та AI-зведення в ній: запис поза видимістю не відкривається й за посиланням з іншого вікна — замість картки буде екран «Немає доступу».
- Де не діє. Чати, пошта, «Мій день», звіти й аналітика та решта списків. Оператор із «Тільки свої» бачить у чаті всіх клієнтів.
- «Тільки свої» ховає нічиї записи. Нове замовлення з сайту чи новий клієнт без відповідального такому співробітнику не видно, поки відповідального не призначать. Якщо люди мають самі розбирати вхідні заявки, ставте «Свої й підлеглих» або налаштуйте призначення відповідального.
- «Свої й підлеглих» працює лише з оргструктурою. Підлеглі — це ті, хто нижче людини в організаційній структурі. Якщо співробітника в оргструктурі немає, обмеження для нього не діє взагалі — він бачить усе. Екран про це попереджає: «Співробітників відділу поза оргструктурою: N. Для них «Свої й підлеглих» не обмежує видимість — додайте їх в оргструктуру.».
- Кілька відділів — найширший режим. Хоч в одному відділі людини «Усі» — вона бачить усе; інакше хоч в одному «Свої й підлеглих» — бачить свою гілку; «Тільки свої» діє, лише якщо так стоїть в усіх її відділах.
Перемикач видимості в панелі «Оргструктури» знає лише два стани — «свій відділ і нижче» та «усі». Вимикаючи його там, ви не затираєте «Тільки свої», виставлене на «Ролі»: скидається лише «Свої й підлеглих».
Сценарії
Менеджер бачить тільки своїх клієнтів
Задача. Троє менеджерів з продажу ведуть кожен свою базу, і ніхто не має бачити чужих клієнтів і замовлень.
Що натиснути. «Відділ продажів, рекламацій» → «Чиї дані» → «Тільки свої».
Що побачить співробітник. У «Контактах» — лише клієнтів, де він головний відповідальний; у документах — лише документи, де він відповідальний. Чужого клієнта не відкриє ні картка, ні панель попереднього перегляду.
Нові заявки без відповідального він не побачить, поки їх комусь не призначать, — тому розподіл вхідних заявок має робити керівник. Воронку угод і канбан-дошки режим звужує так само, а чати й пошту — ні.
Керівник продажів бачить угоди своєї команди
Задача. Старший менеджер контролює угоди трьох своїх підлеглих, а рядові менеджери — тільки свої.
Що натиснути. Розставте людей в організаційній структурі: команда — у відділі, керівнику в цьому відділі — позначка керівника (корона). Потім «Відділ продажів, рекламацій» → «Чиї дані» → «Свої й підлеглих».
Що побачить співробітник. У таблицях угод, документів і контактів керівник бачить свої записи й записи всіх, хто під ним у структурі; рядовий менеджер, під яким нікого немає, — лише свої. Записи без відповідального видно всім.
Якщо екран показує попередження «Співробітників відділу поза оргструктурою», ці люди бачать усе — допишіть їх у структуру. На дошці воронки угод — та сама вибірка, що й у таблиці угод.
Що робити, коли співробітник бачить не тих клієнтів
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Менеджер не бачить нових замовлень із сайту | У відділі «Тільки свої», а в нових замовлень ще немає відповідального | Призначати відповідального або поставити «Свої й підлеглих» (Чиї дані) |
| Увімкнули «Свої й підлеглих», а співробітник бачить усіх клієнтів | Людини немає в оргструктурі — тоді обмеження не діє. Або в неї є другий відділ з «Усі» | Додати людину в оргструктуру; перевірити всі відділи в картці |
Часті запитання
Як побачити, які саме записи бачить конкретний менеджер?
Відкрийте програму його очима: у вікні прав «Дії» → «Перевірити як співробітник» (як). Ви побачите його списки, дошки й картки з урахуванням усіх його відділів.
Як показати менеджеру лише оптових клієнтів, а не за відповідальним?
Для цього є «Відбір рядків» у вкладці «Додатково»: умова на таблицю контрагентів. Він доповнює «Чиї дані», а не замінює (відбір рядків).
Чи можна розділити дані між нашими юридичними особами?
Ні. Виміру «компанія» в правах немає: усі юрособи видно кожному, у кого є право на вікно. Звузити список можна лише «Відбором рядків» у «Додатково».
Чи переноситься «Чиї дані» під час копіювання прав з іншого відділу?
Ні. Копіювання переносить вікна, кнопки, таблиці, колонки й пункти меню. «Чиї дані» поставте на «Ролі» нового відділу окремо.
Чи скидає «Чиї дані» кнопка «Скинути до типового набору»?
Ні, скидання змінює тільки вікна відділу. Режим лишається таким, як був (що робить скидання).
Суміжні теми
- Якщо потрібна загальна картина — права доступу співробітників.
- Якщо «Свої й підлеглих» нікого не обмежує — розставте людей в оргструктурі.
- Якщо треба закрити не записи, а цілий модуль — рівні модуля.