Як знайти клієнта в базі й відібрати потрібних

Що вміє список контактів

Список відкривається однаково і на десятку записів, і на пʼятнадцяти тисячах: у браузер приїжджають тільки видимі рядки, решта підвантажується під час прокручування. Звузити його можна трьома незалежними способами, і вони поєднуються між собою.

• Рядок пошуку — запис за назвою, контактною особою, телефоном чи поштою.
• Плитки показників — готові відбори: «Є борг», «Сплячі клієнти», «Без відповідального» та інші.
• Фільтри й види — складніший відбір, збережений під назвою для себе чи для команди.
• Три подання — ті самі записи таблицею, дошкою за стадіями або плитками-картками.
• AI-зведення — хто клієнт і що з ним робити далі, без відкриття картки.
• Аналітика — стадії клієнтів, джерела, топ за оборотом і активність менеджерів.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Контакти → Контакти

Аналітика

значок графіка в шапці вікна «Контакти»

Право доступу

вікно «Контакти»; які записи видно — «Чиї дані»

Як знайти клієнта за назвою чи телефоном

Рядок у шапці вікна. Підказка в ньому називає перші поля пошуку, а повний перелік видно, якщо навести на рядок. Набір полів задається прапорцем «Використовувати для пошукового індексу» у вікні налаштування сітки, тому в кожній системі він свій.

У демонстраційній базі таких полів десять: Назва, Назва №2, Контактна особа, Телефон, Телефон №2, Ел. пошта, Ел. пошта №2, Посилання на сайт, ІНН, ОКПО. Третій телефон і третя пошта в цей набір не входять.

Пошук іде на сервер і перебирає всі десять полів через «або»: збіг хоча б в одному показує запис. Клавіша / ставить курсор у рядок пошуку, Esc його очищає.

Як відібрати боржників, сплячих і записи без менеджера

Окремо від них ліворуч стоїть панель «Розрізи»: угорі список ролей, під ним тип запису, ще нижче — «Кошик» з лічильником видалених. Кнопка «?» у її заголовку розгортає коротку довідку «Як влаштоване вікно». Панель згортається подвійною стрілкою, її ширина тягнеться мишею, і те й інше запамʼятовується у вашому браузері.

1

Плитка «Усього»

2

Плитка «Сплячі клієнти»

3

Плитка «Ліди без руху»

4

Список ролей

5

Заголовок «Тип запису»

6

Пункт «Кошик»

1. «Усього» — єдина плитка, яка не відбирає записи.
2. Покупці зі стадією «Сплячий»: пауза довша за поріг вашого формату роботи.
3. Ліди старші за 3 дні, з якими не відкрито жодної угоди.
4. Звужує список до постачальників, конкурентів, клієнтів.
5. Ділить організації, приватних і контактних осіб.
6. Видалені записи; лежать там 60 днів.

Над списком до десяти плиток. Усі, крім «Усього», — готові відбори: клік по плитці залишає в списку тільки ці записи, повторний клік знімає відбір. Підказка на такій плитці каже «Показати лише ці записи».

Плитка, у якої число дорівнює «Усього», ховається: вона нічого не відбирає і нічого не повідомляє. Так зазвичай зникає «Без наступного кроку», поки дотиків ніхто не планує. Плитка ввімкненого відбору лишається на місці, навіть якщо її число зрівнялося із загальним, — щоб було видно, що список звужено.

Цифри рахуються за поточним розрізом — тобто за обраною роллю й типом запису, — але без умови самої плитки. Тому, натиснувши «Сплячі», ви не обнулите сусідні числа.

Як зібрати складний відбір і зберегти його

Панель фільтрів схована: її відкриває посилання «Фільтри» над списком, поруч стоїть число активних. Правил у наборі за замовчуванням двадцять, тринадцять із них показуються в панелі, а в самій панелі одразу видно пʼять — решта під кнопкою «Ще». Набір персональний: те, що ви вимкнули або перейменували, у колеги не зміниться.

1

Посилання «Фільтри»

2

Посилання «Види»

3

Фільтр «Стадія клієнта»

4

Шестерня налаштування фільтрів

5

Посилання «Ще»

1. «Фільтри» розгортає або згортає панель кнопок-фільтрів.
2. «Види» зберігає та перемикає готові набори фільтрів і колонок.
3. Відбір за стадією клієнта: Лід, Клієнт, Постійний…
4. Які фільтри показувати в панелі.
5. Фільтри, яким не вистачило місця в рядку.

Поруч із «Фільтрами» стоїть посилання «Види». Вид запамʼятовує розріз, натиснуту плитку показників, увімкнені фільтри, сортування й подання — усе разом, під однією назвою. Три види готові з коробки: «Мої», «Сплячі клієнти» і «Без відповідального». Свій вид зберігається кнопкою «Зберегти поточний вид»; перемикач «Доступний усій команді» робить його спільним, і тоді видалити цей вид може тільки той, хто його створив.

Як побачити клієнтів дошкою за стадіями

Перемикач у шапці вікна: «Таблиця», «Стадії», «Картки». Розріз, фільтри й пошук у всіх трьох спільні — змінюється тільки те, як показані ті самі записи.

Таблиця — звичайна сітка з правкою просто в комірці.

Стадії — дошка, де колонки — стадії клієнта, а картки — контакти. Колонки — тільки ввімкнені стадії вашого формату роботи: в інтернет-магазині «Лід», «Клієнт», «Постійний», «Сплячий», «Втрачений», «Нецільовий»; в опті й послугах між «Лідом» і «Клієнтом» стоїть ще «Кваліфікований».

Першою йде колонка «Без стадії» — туди потрапляють постачальники, конкуренти й записи, яким стадію ще не поставили. У кожну колонку вантажиться не більше 40 карток, а те, що не влізло, позначається окремо.

Колонки, які рахує система, позначені замком: «Клієнт», «Постійний», «Сплячий», «Втрачений». Картку в таку колонку не перетягнути, і з неї теж: дошка її просто не відпускає, а підказка на замку пояснює — «Стадію рахує система з покупок — сюди картку не перенести».

Вільно картка ходить лише між ручними стадіями: лід, кваліфікований, нецільовий. Клік по картці показує запис у панелі праворуч, подвійний клік відкриває картку. У рядку картки під імʼям роль «Клієнт» не пишеться, щоб не повторювати назву стадії: замість неї стоїть джерело — чат, пошта, імпорт.

1

Колонка «Без стадії»

2

Ручна стадія «Лід»

3

Замок на «Клієнт»

4

Замок на «Постійний»

5

Плитка «Ліди без руху»

1. Постачальники, конкуренти й записи без стадії.
2. Картку ліда можна перетягнути в іншу ручну стадію.
3. Цю колонку рахує програма з покупок — туди картку не перенести.
4. Повторні покупки; переводить сама програма.
5. Ліди понад 3 дні без угоди.

Картки — плитки з фото, роллю й містом; праворуч на плитці значки звʼязку: подзвонити, написати листа, Telegram. Плитки підвантажуються порціями по 60 під час прокручування.

Які колонки показати і що видно в панелі перегляду

У реєстрі сітки понад 150 колонок, а показуються з коробки тринадцять: «Вибір», кнопка редагування, «Назва», «Сегмент покупця», «Телефон», «Стадія клієнта», «Відповідальний менеджер», «Компанія», «Контактна особа», «Активність», «Грошовий обіг», «Знижка, %» і «Дата додавання». Решту вмикають через бургер → «Налаштувати сітку». Розкладка зберігається за вами особисто.

Дві колонки стосуються тільки покупців. «Сегмент покупця» — пілюля «Новий», «Повторний», «Постійний», «VIP», «Сплячий» або «Втрачений» і поруч від однієї до пʼяти зірок рейтингу. «Рейтинг покупця» — самі зірки; їх складено з трьох оцінок: давність останньої покупки, кількість замовлень і сума відносно середнього покупця вашого магазину.

Обидві колонки рахує програма раз на годину за покупками — що вважається покупкою, задає формат роботи; правити їх у сітці не можна. Хто нічого не купував, має там порожньо. Що з цим профілем робить AI — у статті «Профіль клієнта».

Колонка «Назва» складена: у ній фото або кольорова літера, саме імʼя, а під ним через крапку — роль, значок типу запису, організація, місто й ініціал відповідального. Ліворуч від фото — крапка заповненості картки з підказкою «Заповненість картки: N%». Тому колонки «Група контрагента», «Місто», «Ел. пошта» й «Фото» за замовчуванням сховані: вони дублювали б цю ж комірку.

Панель «Попередній перегляд» праворуч показує обраний запис, не відкриваючи картку: контакти, гроші, останні документи, угоди, прайс-листи, завдання, листування, контактні особи, найближчий дотик, останні події й поле для нотатки. Секція, для якої немає даних, не малюється взагалі.

1

Заголовок «Попередній перегляд»

2

Блок «Дані запису»

3

Грошові показники

4

Кнопка «Відкрити картку»

1. Заголовок панелі з кнопкою згортання праворуч.
2. «Дані запису» показує телефон, відповідального менеджера та пошту.
3. Грошові показники (обіг, максимальний оборот) входять до блоку «Дані запису».
4. Кнопка «Відкрити картку» переходить у повну картку контакту.

Склад блока «Дані запису» в цій панелі задаєте ви самі — прапорцем «Відображати на панелі» в тому ж вікні налаштування колонок. Поки нічого не відмічено, панель так і пише: «Позначте потрібні поля прапорцем «Відображати на панелі» в налаштуванні колонок.»

Частина секцій панелі закрита правами на чужі вікна: без доступу до прайс-листів не буде секції «Прайс-листи», без доступу до пошти — «Листування», без доступу до вікна угод не зʼявиться кнопка «Нова угода». Це зроблено навмисно: кнопка, яка веде у відмову в правах, гірша за її відсутність.

Як за секунди згадати, хто клієнт: AI-зведення

Одразу під імʼям і кнопками звʼязку в панелі стоїть блок «AI-зведення» — три-чотири рядки про клієнта: хто це, що купував і на яку суму, про що був останній контакт і що варто зробити далі. Задача, яку він закриває: клієнт телефонує або пише, а ви за десять секунд згадуєте, хто він, не гортаючи документи й листування.

1

Клієнт

2

Текст зведення

3

Оновити зведення

4

Дата перерахунку

1. Імʼя, роль і група клієнта — шапка панелі.
2. «AI-зведення»: хто клієнт, що купував, про що був останній контакт і що зробити далі.
3. Кнопка «Оновити зведення» — перерахувати зараз, не чекаючи нової активності.
4. Коли зведення востаннє перераховано.

Звідки AI бере факти: документи й угоди клієнта, текст трьох останніх листів (без цитат попередньої переписки й підписів), останні повідомлення чатів, стрічка подій і запланований дотик. Нічого понад це він не додумує — якщо дзвінок чи лист не привʼязаний до картки, у зведення він не потрапить.

• Коли рахується. Уперше — коли ви відкриваєте панель цього клієнта. Далі зведення зберігається в картці й показується одразу; заново AI його пише, тільки якщо після останнього розрахунку в клієнта зʼявилася активність: новий документ, лист, повідомлення в чаті чи подія в стрічці. Саме по собі, за розкладом, воно не оновлюється.
• Кнопка «Оновити зведення» — значок зі стрілками праворуч від заголовка блоку — перераховує зведення зараз, навіть якщо нового нічого не було. Під текстом видно, коли його оновлено.
• Коли блоку немає. У клієнта немає жодної активності, крім самого створення картки, — розповідати нема про що. Або AI недоступний: демо-доступ, офлайн-версія, збій сервісу. Якщо зведення вже рахувалося раніше, у такому разі показується попереднє.
• Мова — мова адміністратора вашої компанії, а не кожного окремого співробітника.

Під текстом зведення в покупця стоять цифри, які AI не пише, а програма рахує сама: «Замовлень» (кількість і сума), «Середній чек», «Останнє замовлення», «Повернень» (якщо були) і «Останні покупки» — до пʼяти товарів з датами.

Ще два рядки, «Інтереси» та «Болі й заперечення», AI виписує з листування й чатів разом зі зведенням і оновлює їх тим самим перерахунком. Ці цифри видно, навіть коли самого зведення немає: наприклад, у демо-доступі.

Те саме зведення показується в чаті — у панелі «Інформація про клієнта», якщо чат привʼязаний до контрагента. Бачать його ті самі люди, що й саму картку: клієнт поза вашим відбором «Чиї дані» зведення не відкриє.

Скільки клієнтів і що зробили менеджери: аналітика

Значок графіка в шапці вікна відкриває «Аналітику за контрагентами» — за тим самим розрізом, який зараз обрано в списку.

У ній: скільки всього, скільки нових за місяць, скільки активних (є документ за останні 90 днів), скільки без відповідального й без контактів; приплив нових контрагентів за дванадцять місяців; діаграма «Стадії клієнтів», де пусті стадії видно провалом, а записи без стадії стоять окремим числом; розподіл за ролями; навантаження відповідальних; джерела; топ-8 за оборотом.

В обороті рахуються тільки проведені документи, і суми зведені в базову валюту — це написано під самою панеллю.

Нижче — звіт «Активність менеджерів»: дзвінки, зустрічі, листи й завдання, які менеджери провели за останні 30 днів, — окремо по кожному. Рядок — менеджер, колонки — «Зателефонувати», «Зустрітися», «Написати листа», «Завдання», потім результати «Відбулося», «Не додзвонилися», «Перенесено», «Відмова», «Усього» й «У роботі» (заплановані, ще не закриті).

Рахуються тільки дотики, закриті відміткою результату, і за датою факту, а не плану. Менеджер, який за 30 днів не закрив жодного дотику, у звіт не потрапляє, а поки закритих дотиків немає ні в кого, блоку немає зовсім. Дзвінки з журналу телефонії цей звіт не рахує — тільки дотики з карток.

Сценарії

Клієнт телефонує — треба за секунди згадати, хто це

Що зробити. Знайдіть клієнта в рядку пошуку списку «Контакти» — за імʼям, а номер набирайте так, як він записаний у картці (рядок пошуку), — і клацніть рядок — праворуч відкриється «Попередній перегляд». Прочитайте блок «AI-зведення» вгорі панелі.

Що вийде. За три-чотири рядки видно, що клієнт купував і на яку суму, про що був останній лист чи чат і що з ним треба зробити — наприклад, «готовий оплатити на Новій пошті після огляду». Картку відкривати не треба.

Чого не буде. Зведення не знає того, чого немає в картці: розмову, яку не привʼязали до клієнта, і усні домовленості без нотатки. Якщо щойно додали нотатку, а в зведенні її ще немає — натисніть «Оновити зведення».

Треба повернути покупців, які перестали замовляти

Що зробити. Клацніть плитку «Сплячі клієнти» над списком. Щоб наступного разу не збирати відбір заново, відкрийте його готовим видом «Сплячі клієнти» в меню «Види».

Що вийде. У списку лишаться покупці зі стадією «Сплячий»: покупки були, але пауза довша за поріг вашого формату роботи. Сусідні плитки свої числа не обнуляють — видно, скільки серед усіх клієнтів сплячих.

Чого не буде. Хто нічого не купував, у плитку не потрапить — таких шукає плитка «Ліди без руху». «Сплячий» може зʼявитися із запізненням до 7 днів: давніх покупців програма перераховує раз на тиждень.

Що робити, коли клієнта не видно

Часті запитання

Чим плитка «Сплячі клієнти» відрізняється від фільтра «Сплячі»?

Плитка відбирає за стадією клієнта, фільтр — за сегментом покупця. Числа різняться, лише коли покупки є в записів без стадії — постачальників і конкурентів: фільтр їх бачить, плитка ні (фільтри).

Чи підсвічує система клієнтів, які давно нічого не замовляли?

Так. Покупцю, який довго не купує, програма ставить стадію «Сплячий», а понад рік — «Втрачений». Плитка «Сплячі клієнти» відбирає їх одним кліком. Поріг залежить від формату роботи (смуга показників).

Чому в звіті менеджерів немає дзвінків із телефонії?

Звіт «Активність менеджерів» рахує тільки дотики з карток, закриті відміткою результату. Дзвінки з журналу телефонії в нього не входять (аналітика).

Чому AI-зведення не знає про вчорашній дзвінок?

Зведення бере лише те, що привʼязано до картки: документи, угоди, листи, чати й події стрічки. Непривʼязаний дзвінок чи усна домовленість без нотатки в нього не потрапить. Додали нотатку — натисніть «Оновити зведення».

Чому в панелі немає блоку «AI-зведення»?

У клієнта немає жодної активності, крім створення картки, або AI недоступний: демо-доступ, офлайн-версія, збій сервісу. Цифри покупця під зведенням видно й тоді (AI-зведення).

Чи можна зберегти свій набір фільтрів для всієї команди?

Так: «Види» → «Зберегти поточний вид» з перемикачем «Доступний усій команді». Видалити спільний вид може тільки той, хто його створив.

Суміжні теми

• Якщо потрібна загальна картина бази клієнтів — База клієнтів: як влаштовані контакти.
• Якщо клієнта знайдено і треба працювати з його карткою — Як вести картку клієнта.
• Якщо відібраним записам треба змінити менеджера чи стадію — Масові дії, дублі й кошик.
• Якщо незрозуміло, чому клієнт «Сплячий» чи «Постійний», — Стадія клієнта і етапи угоди.