Багатоаркушевий Excel: які аркуші книги завантажувати

Де це у програмі

Свого пункту меню у вікна немає — воно відкривається тільки з картки конкретного джерела, бо без джерела показувати нічого. Раніше вхід був ще й у бургер-меню списку прайс-листів; звідти його прибрали, і тепер шлях один.

З картки джерела

Довідники → Обробка прайс-листів → Список прайс-листів → картка джерела → вкладка «Налаштування завантаження» → секція «Колонки» → посилання «Завантаження з аркушів»

Посилання стоїть не завжди. Воно зʼявляється у джерел формату «Microsoft Excel» і тільки тоді, коли в книзі знайдено більше одного аркуша — або коли режим «за аркушами» вже ввімкнено. Поруч, у шапці тієї самої секції, живе перемикач «Налаштовувати за аркушами»: він показується, щойно знайдено хоча б один аркуш. Підказка на ньому пояснює різницю: «Адреси колонок задаються для кожного аркуша Excel окремо (вікно «Завантаження з аркушів»). Вимкнено — один спільний набір адрес».

1

Перемикач «Налаштовувати за аркушами»

2

Посилання «Завантаження з аркушів»

1. Перемикач вирішує, звідки імпорт бере адреси колонок — зі спільного набору чи окремо для кожного аркуша.
2. Посилання відкриває вікно зі списком аркушів книги, де адреси налаштовуються для кожного аркуша окремо.

У XML, CSV і JSON аркушів немає, тому в таких джерел немає ні перемикача, ні посилання.

Звідки береться список аркушів

Список аркушів програма не питає у вас — вона перечитує його з файлу під час кожного розбору. Тому до першого завантаження список порожній, і вікно чесно про це каже: «Список листів порожній, можливо, необхідно завантажити дані з прайс-листа для оновлення інформації.»

Далі, з кожним новим файлом, список оновлюється за чотирма правилами:

• Нові аркуші додаються активними. Виняток — аркуші, приховані в самій книзі: такі додаються вже вимкненими, але тільки якщо файл читав сервер Excel.
• Аркуші, яких у новому файлі немає, лишаються в списку зі знятою галочкою «Лист знайдений у прайс-листі». Їхні налаштування бережуться 15 днів, після чого рядок видаляється.
• Аркуш, що повернувся у файл, піднімається як був — з усіма своїми адресами й правилами.
• Аркуші впізнаються за назвою, а не за номером. Постачальник переставив вкладки місцями — для програми нічого не змінилося. Переіменував — це вже інший аркуш.

1

Сітка «Список аркушів»

2

Сітка колонок вибраного аркуша

3

Смуга вкладок попереднього перегляду

1. Зліва — усі аркуші книги з позначками активності; перший рядок вибирається автоматично.
2. Справа — колонки, які завантажуються з аркуша, вибраного зліва.
3. Внизу — вкладки з попереднім переглядом вмісту кожного аркуша.

Ліворуч у вікні — вужча сітка «Список аркушів» із самими аркушами та їхніми налаштуваннями, праворуч, на більшій частині ширини, — стовпці того аркуша, на якому ви стоїте. Унизу смуга вкладок із передпоказом кожного аркуша. При відкритті вікна перший аркуш обирається сам.

З чого починати — залежить від того, як улаштована ваша книга.

• У книзі є службові аркуші: «Контакти», «Розрахунок», прайс для іншого регіонуЗняти галочку «Активність аркуша» — аркуш лишиться в списку, але при завантаженні буде пропущений
• Стовпці на аркушах стоять по-різномуУвімкнути «Налаштовувати за аркушами» і задати кожному аркушу свій набір адрес
• У списку є аркуш, якого ви не бачите у вкладках книгиПрихований аркуш: він завантажується нарівні з рештою, доки ви не знімете активність
• Аркуш був, а тепер у нього знята галочка «Лист знайдений у прайс-листі»Постачальник переіменував або прибрав вкладку; налаштування чекають 15 днів

Які аркуші вимкнути

Галочка «Активність аркуша» в сітці — це і є відповідь на питання «які аркуші мої». Знята галочка означає: аркуш у книзі є, у списку він лишається, але при завантаженні його пропускають. Товари з нього не приїдуть.

Знімати її варто з усього, що не є прайсом: вкладок «Контакти», «Розрахунок», «Умови доставки», аркушів-довідників, прайсів для інших регіонів. Програма їх від прайсу не відрізняє: для неї це такі самі таблиці, і без вашої галочки вони поїдуть у товари разом із рештою.

1

Знята активність у листа «Контакти»

2

Колонка «Прихований аркуш»

3

Кнопка «Деактивувати всі аркуші»

1. Лист-довідник «Контакти» не призначений для завантаження товарів, тому активність знята.
2. Колонка показує, які листи позначені як приховані у файлі.
3. Кнопка вимикає активність одразу для всіх аркушів джерела.

Для книги на два десятки вкладок швидше йти від зворотного. Кнопка «Деактивувати всі аркуші» знімає галочки з усіх рядків, після чого ви ставите їх назад лише потрібним. Парна кнопка «Активувати всі аркуші» робить протилежне.

Ця робота не разова тільки на вигляд: постачальники кладуть у книгу службові вкладки постійно.

Прихований аркуш: головна пастка теми

Excel уміє ховати аркуші: вкладка зникає з нижньої смуги, а сам аркуш у файлі лишається. Постачальники користуються цим постійно — ховають розрахунки, старі версії прайсу, залишки минулого сезону.

Зі списку аркушів джерела такий аркуш нікуди не зникає. Він там є, у нього стоїть галочка активності, і при завантаженні його читають нарівні з рештою. Тобто товари можуть приїхати з аркуша, якого ви у своєму Excel не бачите.

Ситуацій, коли так стається, дві, і вони різні.

Перша: аркуш був прихований від початку. Тоді програма додає його вже вимкненим — але тільки якщо файл читав сервер Excel. Це стосується обох способів приховати вкладку в Excel — і звичайного, і «зовсім прихованого» (very hidden), який із самої книги не вмикається. Звичайне читання, яке працює за замовчуванням, прихованість не розрізняє взагалі: усі аркуші книги приходять як видимі й активні, а колонки «Прихований лист» у такого джерела в сітці немає зовсім — вона показується тільки там, де файл читає сервер Excel. Порожня колонка більше не вводить в оману, але й дізнатися про прихований аркуш без сервера ніде, крім самої книги.

Друга: аркуш був звичайним, і постачальник сховав його потім. Тут галочка «Прихований лист» проставиться (знову ж, якщо читає сервер Excel), а от активність із аркуша не знімається. Він був увімкнений — увімкненим і лишиться.

Як помітити. Найпростіша перевірка займає хвилину: відкрийте файл постачальника в Excel і порівняйте нижню смугу вкладок зі списком у вікні «Завантаження з аркушів». Кожен аркуш, який є в списку й якого немає у вкладках, — прихований. Якщо у джерела ввімкнено сервер Excel, той самий висновок дає колонка «Прихований лист» просто в сітці. І третій спосіб, коли сумніваєтеся, що саме лежить на аркуші: смуга передпоказу внизу вікна показує вміст кожного аркуша, не запускаючи завантаження.

1

Позначка «Прихований лист»

2

Знята активність аркуша

1. Прапорець «Прихований лист» означає, що аркуш прихований усередині самої книги Excel — програма визначає це під час читання файлу через сервер Excel.
2. Активність аркуша знята: приховані аркуші не беруть участі в завантаженні товарів, доки її не увімкнути вручну.

Що робити. Знайшли — зніміть із такого аркуша галочку «Активність аркуша». Цього достатньо: аркуш лишиться в списку, а в товари більше не потрапить. Якщо постачальник ховає вкладки регулярно і ви хочете бачити ознаку одразу, увімкніть у картці джерела прапорець «Використовувати повільний режим обробки через сервер Excel» — тоді в сітці з'явиться колонка «Прихований лист», а нові приховані аркуші будуть додаватися вимкненими, хоч би яким способом їх сховали.

Режим «за аркушами» і два набори адрес

Тепер про адреси. У джерела їх фізично два набори: один спільний, який діє на всі аркуші книги, і другий — по одному наборові на кожен аркуш. Обидва зберігаються одночасно, і жоден не стирає інший. Який із них візьме завантаження, вирішує перемикач «Налаштовувати за аркушами» в шапці секції «Колонки» — і більше нічого.

Перемикач вимкнений — працює спільний набір, а сітка стовпців стоїть просто в картці джерела. Перемикач увімкнений — сітки в картці немає, замість неї текст «Активовано режим налаштування кожного аркуша окремо.» і посилання на вікно аркушів. Перемикання цілком перезавантажує вкладку налаштувань, і це нормально.

Раніше цей перемикач нічого не вирішував: програма визначала режим сама, за наявністю адрес у аркушів, — «є хоч один активний аркуш із заданими адресами, значить працюємо за аркушами». Ознака вироджувалася: читання через сервер Excel завжди записує адреси по аркушах, тож у режимі «за аркушами» опинялося майже будь-яке Excel-джерело, незалежно від того, що показувала картка. Зараз джерело правди одне — перемикач.

Ще одна річ, про яку варто знати заздалегідь: режим уміє вмикатися сам, але не від будь-якої правки. Безумовно він вмикається, коли адресу аркуша задають майстром зіставлення стовпців. Якщо ж правити адресу прямо в сітці вікна аркушів, перемикач стане ввімкненим лише тоді, коли заповнені адреси будуть щонайменше у двох активних аркушів.

Висновок із цього неочевидний і коштує часу: розмітили в сітці один аркуш і пішли — джерело лишилося на спільному наборі, і завантаження візьме саме його. Або розмітьте другий аркуш, або ввімкніть перемикач руками, або задавайте адреси через майстра — він вмикає режим одразу.

Є й страховка на протилежний випадок. Якщо режим увімкнений, а активних аркушів із заповненими адресами не лишилося — постачальник надіслав книгу з іншими вкладками, аркуші зникли, — завантаження не піде порожнім, а автоматично відкотиться на спільний набір адрес. Прайс залишиться з розміткою.

Без цього перемикача джерело працює на одному спільному наборі налаштувань для всіх аркушів — і це або справді так, або просто ніхто не звіряв.

Що ще задається для кожного аркуша окремо

Адреси стовпців — не єдине, що в цьому вікні належить аркушу, а не джерелу. Сітка «Список аркушів» правиться прямо в комірках: клацнули, змінили, пішли з комірки — значення вже збережене, окремої кнопки «Зберегти» немає.

Дві останні цінові колонки працюють тільки в парі з правилами ціноутворення: «Вартість доставки» додається до ціни, якщо в ланцюгу видів джерела є відповідний вид, а «Кратність ціни» піднімає ціну вгору до найближчого кратного і спрацьовує лише коли кратність більша за одиницю.

Крім сітки, за аркушем закріплені ще три речі: правила ігнорування, формули для полів і вид структури категорій — усі три відкриваються з меню «Операції з аркушем».

А ось що лишається спільним для всієї книги незалежно від режиму: формат файлу, пароль до архіву, прапорець сервера Excel, розклад автозабору, стоп-правила, правила ціноутворення (крім вартості доставки), зіставлення товарів із каталогом і взагалі все, що робиться після розбору файлу. Аркуш впливає тільки на те, як прочитати дані, а не на те, що з ними робити далі.

Операції з аркушем

Кнопка «Операції з аркушем» над сіткою відкриває меню з трьох пунктів. Кожен веде у своє вікно, і кожне з них відкривається саме для того аркуша, на якому ви стоїте. У двох із трьох це видно в заголовку: «Налаштування для аркуша: ‹імʼя›». У «Формул для полів» заголовок без назви аркуша, хоча відкриваються вони теж для обраного. Не обрали аркуш — меню нічого не зробить.

1

Визначення категорій

2

Правила ігнорування

3

Формули для полів

1. «Визначення категорій» відкриває налаштування автовизначення категорій за вмістом саме цього аркуша.
2. «Правила ігнорування» задають умови, за яких рядки цього аркуша пропускаються під час завантаження.
3. «Формули для полів» дозволяють обчислювати значення полів для цього аркуша за формулою.

• «Визначення категорій» — як розпізнавати категорії на цьому аркуші. Саме тут стають потрібні види «Категорії мають форматування осередків» і «Категорії мають групування рядків», через які джерело автоматично йде на сервер Excel.
• «Правила ігнорування» — які позиції цього аркуша викидати ще на завантаженні.
• «Формули для полів» — обчислення над значеннями цього аркуша.

Кожне з трьох вікон — окрема тема з власною статтею. Тут важливе одне: у книзі з десятком аркушів ці налаштування не спільні. Задали правило ігнорування, стоячи на «Ноутбуках», — воно діє на «Ноутбуках».

Стовпці обраного аркуша

Права половина вікна — та сама сітка полів, що й у картці джерела: «Найменування», «Адреса стовпця», «Код валюти», «Курс валюти», «+%», остання колонка «Що потрапить у поле» і решта. Різниця в тому, що набір адрес тут належить аркушу: перемкнули рядок у списку аркушів ліворуч — праворуч перемалювалися адреси цього аркуша, і підказка «Що потрапить у поле» теж перерахується під нього.

Що показує ця колонка й чому значень у ній іноді немає — у статті про адреси стовпців.

1

Список полів

2

Майстер зіставлення стовпців

3

Адреса стовпця

1. Колонка «Найменування» — перелік полів картки товару; поле додається в сітку подвійним кліком по назві.
2. Значок-чарівна паличка відкриває майстер зіставлення стовпців для вибраного аркуша.
3. У колонці «Адреса стовпця» вказується літера або номер стовпця книги Excel, звідки береться значення поля.

Поля додають подвійним клацанням у переліку ліворуч від сітки — підказка так і каже: «Для додавання поля виконайте подвійний клік мишкою». Іконка майстра над сіткою відкриває «Майстер зіставлення стовпців», і він теж працює з обраним аркушем, а не з джерелом загалом.

Кнопка «Завантажити» в тулбарі запускає повне завантаження джерела прямо звідси — зручно, коли ви щойно поправили адреси й хочете одразу побачити результат. Це той самий імпорт, що й із картки, а не перевірка одного аркуша.

Аркуш зник або його переіменували

Аркуша немає в новому файлі — у сітці знімається галочка «Лист знайдений у прайс-листі», і зі смуги передпоказу він теж пропадає. Сам рядок лишається на місці 15 днів. Повернувся файл зі старою вкладкою — усе піднімається як було.

Через 15 днів видаляється сам рядок у сітці — з активністю, діапазонами рядків і цін, роздільниками, приміткою й налаштуванням визначення категорій. А от адреси стовпців, формули для полів і правила ігнорування лишаються прив'язаними до назви аркуша: повернеться аркуш із тією самою назвою навіть через рік — вони знову працюватимуть. Відлік при цьому ведеться не за календарем: рядки прибирає черговий розбір файлу, тож у джерела, яке перестали завантажувати, вони лежать далі.

Переіменування виглядає так само, тільки в подвійному розмірі: для програми це два різні аркуші. Стара назва отримує зняту галочку «Лист знайдений у прайс-листі», нова додається як новий аркуш — без адрес, без формул, без правил ігнорування. Практичний наслідок один: після переіменування аркуш доведеться розмітити наново.

Видалення аркуша

У кожному рядку сітки є кошик. Він питає підтвердження, а далі видаляє не рядок налаштувань, а весь аркуш разом з усім, що до нього прив'язано: адреси стовпців, формули для полів, правила ігнорування, правила розподілу за категоріями, налаштування визначення категорій, налаштування валют і всі завантажені з цього аркуша товари з їхніми категоріями. Після успіху зʼявляється тост «Запис видалено».

Повільний режим через сервер Excel

Прапорець у секції «Параметри джерела» називається дослівно «Використовувати повільний режим обробки через сервер Excel». За ним стоїть окрема машина зі справжнім Microsoft Excel, якій програма віддає файл на розбір замість того, щоб читати його самотужки.

Різниця з погляду аркушів у трьох речах:

• Видно прихованість. Тільки цей шлях показує колонку «Прихований лист» і додає нові приховані аркуші вимкненими. Звичайне читання вважає видимими всі.
• Видно оформлення. Кольори комірок і групування рядків звичайне читання не віддає, а сервер віддає. Тому джерело йде на сервер автоматично, навіть із вимкненим прапорцем, якщо у визначенні категорій обрано вид «Категорії мають форматування осередків» або «Категорії мають групування рядків».
• Вимкнені аркуші не відкриваються взагалі. У режимі «за аркушами» сервер просто їх пропускає, і на великій книзі це помітно економить час. У спільному режимі аркуш усе одно перетворюється на дані й відсівається вже на боці програми.

Плата за це — швидкість, і слово «повільний» у назві прапорця стоїть не для краси. Тому вмикайте його, коли він вам щось дає: приховані вкладки, кольорові категорії або групування.

Як перевірити, що читалося

Дві перевірки — до завантаження і після.

До. Смуга вкладок унизу вікна показує передпоказ кожного аркуша, знайденого в останньому файлі. Обрали рядок у сітці — за пів секунди відкриється вкладка того ж аркуша. Це найшвидший спосіб зрозуміти, що саме лежить на вкладці з незрозумілою назвою, і чи є там взагалі товари.

Після. У журналі прогону на кожен прочитаний аркуш пишеться окремий рядок: «Читання даних із аркуша: ‹імʼя›». За цими рядками видно точний перелік того, що завантаження взяло. Немає рядка про аркуш — значить його пропустили: або знята активність, або він не знайдений у файлі. Є рядок про аркуш, якого ви не чекали, — час подивитися, чи не прихований він.

Чого функція не робить

• Не вибирає аркуші за вас. Після першого розбору активні всі, крім прихованих у самому файлі, — і то лише коли читає сервер Excel. Рішення, що з цього ваш прайс, лишається за вами.
• Не переносить розмітку між аркушами. Кнопки «скопіювати адреси з іншого аркуша» немає: кожен аркуш розмічається своїм набором.
• Не переразмічує аркуші під новий файл. Автопідбір адрес у режимі «за аркушами» відпрацьовує один раз — при першому відкритті аркуша з порожнім набором полів.
• Не памʼятає аркуш за номером. Тільки за назвою: переіменування дає новий аркуш без налаштувань.
• Не розрізняє аркуші, чиї назви відрізняються лише регістром або крайніми пробілами. «Ноутбуки» і «ноутбуки » склеяться в один. Випадок рідкісний — по всіх акаунтах таких джерел два, — але якщо він ваш, попросіть постачальника розвести назви.
• Не показує прихованість без сервер ExcelОкрема машина зі встановленим Microsoft Excel, якій програма віддає файл на розбір. Повільніше за звичайне читання, але бачить те, чого не видно інакше: приховані аркуші, кольори комірок і групування рядків.. У джерела зі звичайним читанням цієї колонки в сітці немає, і її відсутність не означає, що прихованих аркушів у книзі немає.
• Не скасовує видалення аркуша. Кошик у рядку забирає товари й налаштування без можливості повернути.

Що робити, коли щось не так

Хто має доступ

Вікно перевіряє власне право «Завантаження з аркушів». Знята галочка в правах групи закриває його: замість списку аркушів малюється відмова в доступі. Це найпряміший спосіб обмежити доступ саме до аркушів, нічого іншого не забираючи.

Бар'єрів насправді три, і вони стоять один за одним. Перший — право на саме вікно. Другий — вкладка «Налаштування завантаження» в картці джерела: посилання на аркуші живе в секції «Колонки», а вона на цій вкладці. Третій — окремий блок прав на саму секцію «Колонки», у «Правах груп» він підписаний «Вкладка "Налаштування завантаження": адреси стовпів». Закрили будь-який із трьох — до аркушів не дійти, при цьому джерело й товари прайсу лишаються доступними.

Дрібніших прав усередині вікна немає: хто його відкрив, той бачить і активність аркушів, і адреси стовпців, і налаштування рядків та цін. Але правки й видалення аркуша додатково вимагають права на зміну прайс-листів. Відмову вікно при цьому не показує: сітка все одно приймає значення й пише «Запис видалено», тому після правки її варто перечитати.

Прапорець сервера Excel закритий ще й окремо: він лежить у секції «Параметри джерела», у неї своє право. Тож можна дати людині керувати аркушами, не даючи перемикати режим обробки файлу.

Часті запитання

Чому у списку є аркуш, якого немає в моєму файлі?

Два варіанти. Або він прихований у самій книзі — тоді у вкладках Excel його не видно, а у файлі він є, і він завантажується. Або він був у попередніх файлах і зник: у такого аркуша знята галочка «Лист знайдений у прайс-листі», і його налаштування чекають повернення 15 днів.

Постачальник переіменував вкладку — що станеться з налаштуваннями?

Для програми це новий аркуш. Стара назва отримає зняту галочку «Лист знайдений у прайс-листі» й доживе 15 днів, нова додасться без адрес, формул і правил ігнорування. Розмітити доведеться наново, тому постійні назви вкладок варто обговорити з постачальником заздалегідь.

Вимкнути аркуш чи видалити його?

Вимкнути. Знята галочка «Активність аркуша» дає рівно те саме — аркуш не завантажується, — але зберігає всі його налаштування, і рішення можна відіграти назад одним клацанням. Кошик у рядку видаляє аркуш разом з адресами, формулами, правилами й усіма завантаженими з нього товарами, і скасувати це нічим.

Розмітив адреси одного аркуша, а перемикач сам не ввімкнувся. Чому?

Правка адреси прямо в сітці вікна аркушів вмикає режим тільки тоді, коли заповнені адреси є щонайменше у двох активних аркушів. Майстер зіставлення стовпців вмикає його одразу, з першого ж аркуша. Тож якщо ви розмітили один аркуш у сітці — увімкніть перемикач «Налаштовувати за аркушами» руками, інакше завантаження візьме спільний набір адрес.

У режимі «за аркушами» розмічені не всі аркуші. Що буде з рештою?

Активний аркуш без заповнених адрес прочитається порожнім: товарів із нього не буде, повідомлення про помилку теж. Виняток один — якщо адрес немає в жодного активного аркуша, спрацьовує страховка й завантаження йде за спільним набором.

Як перевірити, які саме аркуші завантажилися?

У журналі прогону на кожен прочитаний аркуш є рядок «Читання даних із аркуша: ‹імʼя›». Це точний перелік: усе, чого в ньому немає, завантаження пропустило.

Суміжні теми

• Як завантажити прайс постачальника в Elbuz — завести джерело, отримати файл і запустити перше завантаження.
• Адреси стовпців прайс-листа — яка колонка файлу в яке поле лягає; там же майстер зіставлення стовпців.
• Правила ігнорування — які позиції викидати ще на завантаженні.
• Формули для полів прайс-листа — обчислення над значеннями аркуша.
• Визначення категорій прайс-листа — зокрема види, що потребують сервера Excel.
• Журнал завантажень прайсу — де шукати рядки «Читання даних із аркуша».