База клієнтів: список контактів і картка контрагента

Де це у програмі

Меню

Довідники → Контакти → Контакти

Робочий стіл

ярлик «Контакти» зі значком адресної книги

Тільки організації

Довідники → Контакти → Компанії — той самий список, одразу відібраний за типом запису «Організації»

Із сусідніх вікон

там, де треба обрати контрагента (документ, прайс-лист, інтеграція), відкривається цей самий список у режимі вибору: у шапці зʼявляється кнопка «Вибрати», а панель перегляду, розсилки й аналітика сховані

Пошук Ctrl+K

знаходить контрагента за назвою, телефоном, поштою або ID і відкриває його картку; телефон він шукає так само буквально, як і рядок пошуку у вікні

1

Кнопка «Додати»

2

Рядок пошуку

3

Перемикач подання

4

Панель розрізів

5

Лічильник «Усього»

1. Кнопка «Додати» відкриває створення нового контакту.
2. Рядок пошуку шукає за назвою, контактною особою, телефоном та поштою.
3. Перемикач дозволяє переключати подання: Таблиця, Воронка, Картки.
4. Панель розрізів зліва фільтрує список за роллю та типом запису.
5. Лічильник «Усього» у статусбарі показує загальну кількість записів у поточній вибірці.

Праворуч у шапці стоять значок «Оновити» — саме він потрібен, коли список не підхопив свіжі дані, — значок графіка з аналітикою, значок розсилок і бургер. У бургері лежать довідники підсистеми (ролі, відділи, посади, сфери діяльності, форми власності, джерела, зони країн) і три операції: «Налаштувати сітку», «Вивантаження контактів» і «Автоматичні правила».

Ярлик на робочому столі є тільки у вікна «Контакти». У «Компаній» власного ярлика немає — це не окреме вікно, а той самий список із заздалегідь обраним типом запису.

Один довідник замість двох

До липня 2026 року клієнти й компанії велися окремо, і одна фірма могла бути записана двічі. Тепер запис один, а розрізняються записи двома незалежними ознаками.

Роль — це група з довідника: постачальник, конкурент, клієнт, партнер, інше. Ролі можна перейменовувати й додавати свої, а колір ролі видно в списку чипом біля назви. Роль вирішує, де запис зʼявиться: постачальники підтягуються в дерево прайс-листів, клієнти — у документи.

Тип запису — організація, приватна особа або контактна особа. Контактна особа належить організації й окремою стороною угоди не є; організація й приватна особа — самостійні сторони.

Як знайти потрібного

Звузити список можна трьома незалежними способами, і вони поєднуються між собою в будь-якому порядку. Почніть із того, що вам відоме.

• Знаю назву, телефон або поштуРядок пошуку в шапці вікна
• Потрібен зріз: боржники, сплячі, без відповідальногоСмуга показників над списком, клік по плитці
• Потрібен складніший відбірПанель фільтрів і збережені види

Окремо від них ліворуч стоїть панель «Розрізи»: угорі список ролей, під ним тип запису, ще нижче — «Кошик» з лічильником видалених. Кнопка «?» у її заголовку розгортає коротку довідку «Як влаштоване вікно». Панель згортається подвійною стрілкою, її ширина тягнеться мишею, і те й інше запамʼятовується у вашому браузері.

1

Плитка «Усього»

2

Плитка «Сплячі (90+ днів)»

3

Список ролей

4

Заголовок «Тип запису»

5

Пункт «Кошик»

1. «Усього» — єдина плитка, яка не відбирає записи, а показує загальну кількість.
2. «Сплячі (90+ днів)» — контакти без активності понад 90 днів.
3. Список ролей дозволяє звузити вибірку до постачальників, конкурентів, клієнтів тощо.
4. «Тип запису» розділяє організації, приватних осіб і контактних осіб.
5. «Кошик» відкриває список видалених записів.

Рядок пошуку

Рядок у шапці вікна. Підказка в ньому називає перші поля пошуку, а повний перелік видно, якщо навести на рядок. Набір полів задається прапорцем «Використовувати для пошукового індексу» у вікні налаштування сітки, тому в кожній системі він свій. У демонстраційній базі таких полів десять: Назва, Назва №2, Контактна особа, Телефон, Телефон №2, Ел. пошта, Ел. пошта №2, Посилання на сайт, ІНН, ОКПО. Третій телефон і третя пошта в цей набір не входять.

Пошук іде на сервер і перебирає всі десять полів через «або»: збіг хоча б в одному показує запис. Клавіша / ставить курсор у рядок пошуку, Esc його очищає.

Смуга показників

Над списком девʼять плиток. Вісім із них — готові відбори: клік по плитці залишає в списку тільки ці записи, повторний клік знімає відбір. Підказка на такій плитці каже «Показати лише ці записи».

Цифри рахуються за поточним розрізом — тобто за обраною роллю й типом запису, — але без умови самої плитки. Тому, натиснувши «Сплячі», ви не обнулите сусідні числа.

Фільтри й збережені види

Панель фільтрів схована: її відкриває посилання «Фільтри» над списком, поруч стоїть число активних. Правил у наборі за замовчуванням чотирнадцять, десять із них показуються в панелі, а в самій панелі одразу видно пʼять — решта під кнопкою «Ще». Набір персональний: те, що ви вимкнули або перейменували, у колеги не зміниться.

1

Посилання «Фільтри»

2

Посилання «Види»

3

Посилання «Ще»

4

Шестерня налаштування фільтрів

1. «Фільтри» розгортає або згортає панель кнопок-фільтрів.
2. «Види» зберігає та перемикає готові набори фільтрів і колонок.
3. «Ще» відкриває приховані фільтри, яких не вистачило місця в рядку.
4. Шестерня дозволяє налаштувати, які фільтри показувати в панелі.

Поруч із «Фільтрами» стоїть посилання «Види». Вид запамʼятовує розріз, натиснуту плитку показників, увімкнені фільтри, сортування й подання — усе разом, під однією назвою. Три види готові з коробки: «Мої», «Сплячі (90+ днів)» і «Без відповідального». Свій вид зберігається кнопкою «Зберегти поточний вид»; перемикач «Доступний усій команді» робить його спільним, і тоді видалити цей вид може тільки той, хто його створив.

Три подання списку

Перемикач у шапці вікна: «Таблиця», «Воронка», «Картки». Розріз, фільтри й пошук у всіх трьох спільні — змінюється тільки те, як показані ті самі записи.

Таблиця — звичайна сітка з правкою просто в комірці.

Воронка — дошка за стадіями з довідника статусів. Першою завжди стоїть колонка «Без стадії»: у більшості записів стадія не проставлена. У кожну колонку вантажиться не більше 40 карток, а те, що не влізло, позначається окремо. Перетягли картку в іншу колонку — стадія збереглася, спливає «Стадію змінено». Клік по картці показує запис у панелі праворуч, подвійний клік відкриває картку.

Картки — плитки з фото, роллю й містом; праворуч на плитці значки звʼязку: подзвонити, написати листа, Telegram. Плитки підвантажуються порціями по 60 під час прокручування.

Колонки й панель перегляду

У реєстрі сітки 156 колонок, а показуються з коробки десять: «Вибір», кнопка редагування, «Назва», «Телефон», «Статус», «Відповідальний менеджер», «Компанія», «Грошовий обіг», «Знижка, %» і «Дата додавання». Решту вмикають через бургер → «Налаштувати сітку». Розкладка зберігається за вами особисто.

Колонка «Назва» складена: у ній фото або кольорова літера, саме імʼя, а під ним через крапку — роль, значок типу запису, організація, місто й ініціал відповідального. Ліворуч від фото — крапка заповненості картки з підказкою «Заповненість картки: N%». Тому колонки «Група контрагента», «Місто», «Ел. пошта» й «Фото» за замовчуванням сховані: вони дублювали б цю ж комірку.

Панель «Попередній перегляд» праворуч показує обраний запис, не відкриваючи картку: контакти, гроші, останні документи, угоди, прайс-листи, завдання, листування, контактні особи, найближчий дотик, останні події й поле для нотатки. Секція, для якої немає даних, не малюється взагалі.

1

Заголовок «Попередній перегляд»

2

Блок «Дані запису»

3

Грошові показники

4

Кнопка «Відкрити картку»

1. Заголовок панелі з кнопкою згортання праворуч.
2. «Дані запису» показує телефон, відповідального менеджера та пошту.
3. Грошові показники (обіг, максимальний оборот) входять до блоку «Дані запису».
4. Кнопка «Відкрити картку» переходить у повну картку контакту.

Склад блока «Дані запису» в цій панелі задаєте ви самі — прапорцем «Відображати на панелі» в тому ж вікні налаштування колонок. Поки нічого не відмічено, панель так і пише: «Позначте потрібні поля прапорцем «Відображати на панелі» в налаштуванні колонок.»

Частина секцій панелі закрита правами на чужі вікна: без доступу до прайс-листів не буде секції «Прайс-листи», без доступу до пошти — «Листування», без доступу до вікна угод не зʼявиться кнопка «Нова угода». Це зроблено навмисно: кнопка, яка веде у відмову в правах, гірша за її відсутність.

Дії над позначеними записами

Позначки ставляться галочкою в колонці «Вибір» або клавішею Ins. Щойно позначено хоч один рядок, знизу спливає панель із написом «Обрано: N».

Перед масовою правкою програма перепитує: «Змінити позначені записи», «Записів буде змінено: N», кнопка «Застосувати». Після виконання спливає «Змінено записів: N», а кожному запису дописується подія в його історію — потім видно, хто і коли перевів клієнта на іншу стадію.

Гарячі клавіші вікна перелічені за посиланням «Клавіші» в смузі під списком: F4 — відкрити картку, F8 — видалити, Ins — позначити рядок, Ctrl+U — скинути фільтр, Ctrl+Shift+A — зняти всі позначення, / — перейти до пошуку, Esc — очистити пошук.

У кожного рядка є ще власне меню: три крапки в кінці рядка або права кнопка миші. Пунктів пʼять — «Коригування контакта», «Попередній перегляд», «Документи контрагента», «Створити розсилку» і «Видалити». «Документи контрагента» — найкоротший шлях до замовлень цього клієнта: відкривається список документів, уже відібраний за ним.

Кошик

Видалення з цього вікна завжди веде в кошик, повз нього стерти запис звідси не можна. Кошик — останній пункт панелі розрізів ліворуч, поруч із ним лічильник.

Записи лежать у кошику 60 днів, потім стираються самі; підказка в інтерфейсі каже це дослівно. Поки запис у кошику, його звʼязки цілі — документи, прайси, історія на місці, тому «Відновити» повертає все як було.

1

Пункт «Кошик» (активний)

1. Активний пункт «Кошик» перемикає сітку на видалені записи.

Картка контрагента

Картка відкривається клавішею F4, олівцем у рядку або подвійним кліком по картці у «Воронці». Це довгий документ із прокручуванням, а не вкладки: угорі якірне меню, і клік по якорю перегортає до потрібної секції.

У шапці — фото, імʼя, чип ролі, «ID» з копіюванням у буфер, відповідальний менеджер, позначка активності й здоровʼя клієнта. Здоровʼя рахується за давністю останнього документа: «Активний» — менше 60 днів, «Сплячий» — 60–180, «Втрачений» — понад 180, «Новий» — документів ще немає. Точну кількість днів показує підказка.

1

Чип ролі «Клиент»

2

Значок здоров'я «Втрачений»

3

Плитка «Документів»

4

Плитка «Оборот»

5

Плитка «Остання активність»

1. Чип показує роль контакту в CRM.
2. Значок здоров'я «Втрачений» сигналізує про давню відсутність активності.
3. Плитка «Документів» — кількість пов'язаних документів (199).
4. Плитка «Оборот» — сумарний грошовий оборот по контакту.
5. Плитка «Остання активність» — скільки днів тому була остання дія.

Під шапкою — смуга показників картки: «Документів», «Оборот», «Середній чек», «Остання активність». Ще чотири плитки зʼявляються за умовою: «Викуп накладених» — якщо замовлення накладеним платежем узагалі були; «Борг клієнта» або «Наш борг» — якщо є неоплачене (підказка розкриває розрахунок: нараховано, оплачено, надходження ордерами, повернення, неоплачених документів); «Динаміка обороту» — графік за шість місяців; «Товарів у каталозі» і «Позицій у прайсах» — у постачальників. Суми в цій смузі рахуються в базовій валюті магазину, а не у валюті контрагента.

Секції картки

Секцій чотирнадцять, і порядок у них такий: Огляд, Компанія, Звʼязок, Адреса, Реквізити, Фінанси, Рахунки, Умови торгівлі, Маркетинг, Ще, Активність, Магазини, Файли, Безпека. Нижче — про ті, де найчастіше щось шукають.

• Огляд — назва, ПІБ, роль («Тип контакта»), стадія, відповідальний менеджер, відділ, посада, контактна особа, «Роль у закупівлі», день народження, рейтинг, теги.
• Компанія — поле «Компанія» привʼязує людину до організації: обрали її тут — і людина стала контактною особою цієї організації. Далі вона видна в колонці «Компанія» списку й у секції «Контактні особи» панелі перегляду самої організації, а тип запису їй проставляється автоматично. Поруч — форма власності, сфера діяльності, рік заснування, кількість співробітників і середній бюджет.
• Звʼязок — три телефони й внутрішній номер, три адреси пошти, сайт, одинадцять месенджерів і дві соцмережі. Кнопка набору через АТС стоїть тут же, але тільки коли телефонію підключено.
• Реквізити — повна назва, прапорець «Прапор: моя компанія», ПІБ директора й бухгалтера, блок «Реквізити для документів», коди (ІНН, КПП, ОКПО, ОГРН, ОКОГУ, ОКАТО, КВЕД, БІК, МФО) і банківські дані з SWIFT та кореспондентським рахунком. Це те, що підставляється в друковані форми.
• Рахунки — окрема таблиця, якщо банківських рахунків у контрагента кілька.
• Фінанси — валюта, знижка у відсотках і сумою, бали, а також «Пріоритет вибору ціни, коеф.» і «Пріоритет вибору ціни, значення»: за ними каталог вирішує, чия ціна переможе, коли той самий товар є в кількох постачальників.
• Умови торгівлі — доставка, оплата, гарантія, повернення. Підказка попереджає: «Ці умови бачать клієнти в документах та відповідях ШІ».
• Маркетинг — джерело, мова, час роботи й перемикачі підписок, серед них «Не телефонувати». Поруч плашка з датою й джерелом згоди на розсилку або відписки — саме на неї посилаються, коли надходить скарга на спам.
• Магазини — до яких вітрин належить постачальник; на цьому тримається поділ каталогу за постачальником, розібраний у статті про магазини.

1

Перша посилання «Огляд»

2

Поле «Тип контакту»

3

Поле «Відповідальний менеджер»

4

Статус автозбереження «Збережено»

1. «Огляд» — перший і типово активний розділ якорного меню.
2. Поле «Тип контакту» визначає роль запису.
3. Поле «Відповідальний менеджер» призначає власника картки.
4. Напис «Збережено» підтверджує, що форма зберігається автоматично без окремої кнопки.

Збереження і заповненість

Окремої кнопки збереження в картці немає. Форма зберігається сама приблизно через секунду після того, як ви перестали правити: унизу вікна видно «Збереження…», потім «Збережено», а при збої — «Помилка збереження».

Історія роботи з клієнтом

Секція «Активність» у картці збирає все, що відбувалося з клієнтом і навколо нього: документи, завдання, чати — і окремо те, що робили із самим записом. Показуються пʼятнадцять останніх подій, свіжі згори.

Перемикач над стрічкою дає три розрізи: «Усе», «Нотатки» (тільки нотатки менеджера й звернення) і «Зміни» (тільки те, що правили в самій картці). У двох останніх розрізах документи й завдання не показуються навмисно — інакше нотатка губиться серед них.

Події записуються самі й називаються так: «Запис створено», «Правка картки», «Зміна стадії», «Нотатка», «Звернення», «Обʼєднання записів», «Переміщено до кошика», «Відновлено з кошика», «Заплановано дотик». Рядок документа в стрічці клікабельний — він відкриває сам документ. «Правка картки» — одна подія на одне збереження, зі списком змінених полів у вигляді «Підпис: було → стало». Правка просто в списку й перетягування картки у «Воронці» теж потрапляють у стрічку.

Своя нотатка додається полем із підказкою «Нотатка про контрагента: про що домовились, що важливо памʼятати…» і кнопкою «Додати нотатку».

Наступний дотик

Над стрічкою стоїть плашка «Наступний дотик» — або з датою найближчого запланованого, або з текстом «Наступний дотик не заплановано». Кнопка «Запланувати» відкриває діалог із трьох полів: «Що робимо» (Зателефонувати, Зустрітися, Написати листа, Завдання), «Коли» і «Примітка». Дата обовʼязкова — без неї програма відповість «Вкажіть дату й час». За замовчуванням підставляється завтра о цій самій годині.

Окремої сутності в дотиків немає: вони лягають подіями в календар співробітника, тому нагадування про них розсилає звичайний календар, а не окремий механізм. Виконаний дотик закривають відміткою результату: «Відбулося», «Не додзвонилися», «Перенесено», «Відмова». Саме з цих відміток збирається панель «Активність менеджерів» в аналітиці, і рахується вона за датою факту, а не за датою плану.

1

Плашка «Наступний дотик не заплановано»

2

Кнопка «Запланувати»

3

Перемикач розрізів стрічки

4

Перший запис стрічки

1. Плашка нагадує, що наступний дотик з контактом не запланований.
2. Кнопка «Запланувати» додає майбутню подію в календар.
3. Перемикач «Усе / Нотатки / Зміни» фільтрує стрічку подій.
4. Перший запис стрічки — останнє замовлення покупця з сумою та статусом.

Плашка показує тільки майбутні дотики. Той, у якого дата вже минула, а результат не проставлений, зникає з плашки й потрапляє в показник «Дотик прострочено» у списку.

Попередження про дубль

Коли ви вписуєте в картку пошту або телефон і йдете з поля, програма шукає, чи немає такого ж у когось іще. Знайшла — під рядком полів зʼявляється «Схоже на дубль — такі контакти вже є:» і до пʼяти знайдених записів: назва, група, пошта й телефон. Клік відкриває знайдену картку.

Що саме перевіряється:

• пошта — точним збігом, одразу за трьома полями пошти;
• телефон — за останніми девʼятьма цифрами, теж за всіма трьома полями. Пробіли, дефіси, дужки й плюс при цьому не заважають: «+380 50 302 60 35» і «0503026035» для перевірки одне й те саме;
• значення коротше за сім цифр телефоном не вважається й не перевіряється;
• записи з кошика й видалені в пошук не потрапляють.

1

Заголовок «Схоже на дубль — такі контакти вже є:»

2

Знайдений запис «Foxtrot»

1. Заголовок з'являється одразу після втрати фокусу полем «Телефон», без ручного запуску перевірки.
2. Посилання «Foxtrot» веде до контакту-дубля з однаковими телефоном і поштою.

Аналітика

Значок графіка в шапці вікна відкриває «Аналітику за контрагентами» — за тим самим розрізом, який зараз обрано в списку. У ній: скільки всього, скільки нових за місяць, скільки активних (є документ за останні 90 днів), скільки без відповідального й без контактів; приплив нових контрагентів за дванадцять місяців; воронка за стадіями, де пусті стадії видно провалом, а записи без стадії стоять окремим числом; розподіл за ролями; навантаження відповідальних; джерела; топ-8 за оборотом.

В обороті рахуються тільки проведені документи, і суми зведені в базову валюту — це написано під самою панеллю. Нижче — «Активність менеджерів» за 30 днів: скільки дотиків закрито, чим вони скінчилися й скільки ще в роботі.

Хто що бачить

Доступ перевіряється на вході: немає права на вікно «Контакти» — замість списку відкриється повідомлення про заборону доступу. Модуля чи тарифу у вікна немає, воно є в кожній системі.

Усередині вікна правами закриваються чотири речі, і в «Правах груп» вони називаються так:

• Кнопка "Додати контрагента" — кнопка «Додати» в шапці й у порожньому стані;
• Кнопка "Редагувати контрагента" — три кнопки масової правки: «Відповідальний», «Стадія», «Роль»;
• Кнопка "Видалити контрагента" — «Видалити», «Відновити», «Видалити назавжди» і «Обʼєднати»;
• Кнопка "Групи контрагентів" — значок розсилок у шапці й пункт «Розсилка» внизу.

Окремо роздаються права на колонки: кожній колонці група може мати «Перегляд» і «Зміна». Знятий «Перегляд» приходить порожнім значенням — крім колонок, які система вважає обовʼязковими: у списку контактів це Назва, Телефон, Ел. пошта, Контактна особа, Країна, Місто, Група контрагента й Фото, їх галочка не ховає. Знята «Зміна» відхиляє правку на сервері — правка просто не збережеться. Про те, як це налаштовується, — у статті про права груп.

Обсяг списку звужується ще двома способами. Перший — правило відбору групи, воно дописується до кожного запиту сітки. Другий — режим «свій відділ і нижче» з організаційної структури: співробітник бачить контрагентів, чий відповідальний перебуває в його піддереві, плюс усіх «нічийних».

Вікно обʼєднання дублів має власне право доступу, і на додачу вимагає права на видалення в цьому вікні.

Чого це вікно не робить

• Не ставить тип запису новій картці. Окремого поля «Тип запису» в картці немає. Він проставиться сам, якщо ви оберете організацію в полі «Компанія», — інакше його задають колонкою «Тип запису» в списку, увімкнувши її в налаштуванні сітки й вписавши код organization, person або contact.
• Не перераховує заповненість після правки в списку. Крапка заповненості освіжається, коли картку відкривають або зберігають; правка комірки в списку її не чіпає.
• Не попереджає, що відключення активності стирає прайси. Підтвердження в цьому місці немає жодного.
• Не показує звіт за дзвінками й не дає слухати записи розмов. Дзвінок видно рядком у стрічці, решта — у журналі дзвінків.
• Не заводить контрагентів із файлу зі свого списку. Для цього є окреме вікно «Завантаження контактів» — воно відкривається з меню кнопки «Додати».

Розбір частих проблем

Що зробити на старті

Часті запитання

Де тепер список компаній?

Там же, де й решта контактів. Клієнти й компанії зведені в один довідник наприкінці липня 2026 року: організація — це такий самий запис, у якого тип запису «Організація». Пункт меню Довідники → Контакти → Компанії відкриває те саме вікно, одразу відібране за цим типом.

Чому новий клієнт потрапив у постачальники?

Тому що кнопка «Додати» ставить новому запису роль «Постачальник»: так зашито в коді — група з номером 1 у довіднику ролей саме постачальницька. Відкрийте картку й поміняйте значення в полі «Тип контакта» секції «Огляд».

Чи можна повернути видалений запис?

Так, якщо його не стерли остаточно. Видалення з вікна завжди веде в кошик, а в кошику записи лежать 60 днів і повертаються кнопкою «Відновити» разом з усіма звʼязками. Кнопка «Видалити назавжди» стирає запис фізично — разом із прайс-листами постачальника, правилами націнки й історією, і повернути це вже нічим.

Що буде, якщо зняти в постачальника «Активність»?

Програма видалить усі рядки його прайсів і відвʼяже від них товари каталогу. Підтвердження вона при цьому не питає. Повернути «Активність» назад можна, але позиції прайсу доведеться завантажувати заново — вони стерті фізично.

Чи побачить менеджер чужих клієнтів?

Залежить від двох налаштувань. Правило відбору групи в «Правах груп» дописується до кожного запиту списку. Режим «свій відділ і нижче» з організаційної структури залишає менеджеру тільки тих контрагентів, чий відповідальний перебуває в його піддереві; записи без відповідального при цьому бачать усі.

Суміжні теми

• Клієнти та контакти — розділ керівництва, до якого належить ця стаття.
• Телефонія та журнал дзвінків — дзвінок із картки й запис розмови.
• Обробка замовлень покупця — документи, які видно в панелі й у стрічці.
• Організаційна структура компанії — режим «свій відділ і нижче».
• Права груп користувачів — як роздаються права на вікно, кнопки й колонки.
• Магазини — секція «Магазини» в картці постачальника.
• Підключення постачальника — що робити з карткою після того, як роль стала постачальницькою.