Уся база клієнтів в Elbuz — клієнти, постачальники, конкуренти й партнери — лежить в одному довіднику «Контакти»: одна фірма — один запис, а історія роботи з нею збирається в картці сама.
Коли це знадобиться:
- Клієнт телефонує — панель перегляду показує його покупки й останню розмову без відкриття картки.
- Той самий клієнт заведений двічі — картка попереджає про дубль, а обʼєднання зводить два записи в один.
- Покупці перестали замовляти — програма сама ставить їм стадію «Сплячий», і плитка над списком відбирає їх одним кліком.
- Ви торгуєте як ФОП і як ТОВ — обидві фірми стають продавцями в документах.
З чого почати: пройдіть список «Що зробити на старті».
Розмова з підтримкою — замість читати: навіщо це потрібно, що налаштувати і що ви отримаєте.
Що вміє база клієнтів
- Пошук і відбори — рядок пошуку, плитки «Є борг» і «Сплячі клієнти», фільтри, дошка за стадіями й AI-зведення про клієнта.
- Картка клієнта — поля, стадія, яку програма рахує з покупок, історія роботи й наступний дотик із нагадуванням.
- Дублі, масові дії й кошик — попередження про дубль, обʼєднання записів, новий відповідальний для сотні записів одразу.
- Своя компанія — ФОП і ТОВ продавцями в документах, окрема нумерація, формат роботи.
- Довідники — ролі, стадії, джерела, відділи, посади, форми власності, країни й міста.
- Завантаження з файлу — клієнти з Excel чи без дублів при повторному завантаженні.
- Один довідник — роль вирішує, де запис знадобиться: у прайс-листах чи в документах.
Де це і хто має доступ
- Меню
- Довідники → Контакти → Контакти
- Робочий стіл
- ярлик «Контакти» зі значком адресної книги
- Тільки організації
- Довідники → Контакти → Компанії — той самий список, відібраний за типом «Організації»
- Із сусідніх вікон
- документ, прайс-лист, інтеграція — цей самий список із кнопкою «Вибрати»
- Пошук Ctrl+K
- знаходить контрагента за назвою, телефоном, поштою або і відкриває картку
- Право доступу
- вікно «Контакти»; кнопки й колонки — окремими правами (нижче)
- Підготувати
- ролі в довіднику груп і картку своєї компанії з «Форматом роботи»
1
Кнопка «Додати»2
Рядок пошуку3
Перемикач подання4
Плитка «Сплячі клієнти»5
Колонка «Сегмент покупця»6
Колонка «Стадія клієнта»7
Стадія й рейтинг у панелі8
Цифри покупця- «Додати» відкриває нову картку; роль за замовчуванням — «Постачальник».
- Шукає за назвою, контактною особою, телефоном і поштою — буквально, як записано.
- «Таблиця», «Стадії», «Картки» — ті самі записи в трьох поданнях.
- Клік лишає в списку тільки сплячих покупців; поріг залежить від формату роботи.
- Сегмент і зірки рейтингу програма рахує з покупок раз на годину.
- Стадію покупця рахує програма, ліду ставить менеджер.
- Пілюля «Постійний · VIP» і зірки — те саме, що в шапці картки.
- Замовлення, середній чек, остання дата й останні покупки рахуються без AI.
Праворуч у шапці стоять значок «Оновити» — саме він потрібен, коли список не підхопив свіжі дані, — значок графіка з аналітикою, значок розсилок і бургер.
У бургері лежать довідники підсистеми (ролі, відділи, посади, сфери діяльності, форми власності, джерела, зони країн) і чотири операції: «Налаштувати сітку», «Автоматичні правила», «Вивантаження контактів» і позначений червоним «Видалити дублікати» — про нього в розділі «Кошик».
Ярлик на робочому столі є тільки у вікна «Контакти». У «Компаній» власного ярлика немає — це не окреме вікно, а той самий список із заздалегідь обраним типом запису. У режимі вибору з сусіднього вікна панель перегляду, розсилки й аналітика сховані.
Клієнт чи постачальник: роль і тип запису
До липня 2026 року клієнти й компанії велися окремо, і одна фірма могла бути записана двічі. Тепер запис один, а розрізняються записи двома незалежними ознаками.
Роль — це група з довідника: постачальник, конкурент, клієнт, партнер, інше. Ролі можна перейменовувати й додавати свої, а колір ролі видно в списку чипом біля назви. Роль вирішує, де запис зʼявиться: постачальники підтягуються в дерево прайс-листів, клієнти — у документи.
Тип запису — організація, приватна особа або контактна особа. Контактна особа належить організації й окремою стороною угоди не є; організація й приватна особа — самостійні сторони.
Запис, створений кнопкою «Додати», одержує роль «Постачальник». Якщо ви заводите клієнта, роль треба поміняти в картці, у полі «Тип контакта».
Тип запису нова картка не одержує, тому не потрапляє в розрізи «Організації», «Приватні особи» й «Контактні особи» — лише в «Усі». Тип проставиться сам, щойно ви оберете організацію в полі «Компанія»: запис стане її контактною особою. Інакше задайте його колонкою «Тип запису» в списку, увімкнувши її в налаштуванні сітки: organization, person або contact.
Чому співробітник не бачить кнопку, поле чи чужих клієнтів
Доступ перевіряється на вході: немає права на вікно «Контакти» — замість списку відкриється повідомлення про заборону доступу. Модуля чи тарифу у вікна немає, воно є в кожній системі.
Усередині вікна правами закриваються чотири речі, і в «Правах груп» вони називаються так:
- Кнопка "Додати контрагента" — кнопка «Додати» в шапці й у порожньому стані;
- Кнопка "Редагувати контрагента" — три кнопки масової правки: «Відповідальний», «Стадія», «Роль»;
- Кнопка "Видалити контрагента" — «Видалити», «Відновити», «Видалити назавжди» і «Обʼєднати»;
- Кнопка "Групи контрагентів" — значок розсилок у шапці й пункт «Розсилка» внизу.
Видалення в кошик і масову правку програма перевіряє ще й на сервері, а не лише ховає кнопки. Якщо права немає, запис не видаляється і не змінюється, а у вікні спливає червоне повідомлення «Не достатньо прав для цієї операції!».
Окремо роздаються права на колонки: кожній колонці група може мати «Перегляд» і «Зміна». Знятий «Перегляд» приходить порожнім значенням — крім колонок, які система вважає обовʼязковими: у списку контактів це Назва, Телефон, Ел. пошта, Контактна особа, Країна, Місто, Група контрагента й Фото, їх галочка не ховає.
Знята «Зміна» відхиляє правку на сервері — правка просто не збережеться. Про те, як це налаштовується, — у статті про права груп.
Обсяг списку звужується ще двома способами. Перший — правило відбору групи, воно дописується до кожного запиту сітки. Другий — режим «свій відділ і нижче» з організаційної структури: співробітник бачить контрагентів, чий відповідальний перебуває в його піддереві, плюс усіх «нічийних». Як це налаштувати — у статті «Чиї дані».
Обʼєднання дублів має власне право доступу — про нього в розділі «Обʼєднання дублів».
Що зробити на старті
Перш ніж заводити клієнтів
Сценарії
Заводимо клієнта, а не постачальника
Що зробити. Натисніть «Додати», відкрийте нову картку й у секції «Огляд» змініть поле «Тип контакта» на роль клієнта. Якщо людина працює в компанії, що вже є в довіднику, оберіть цю компанію в полі «Компанія».
Що вийде. Запис одержує роль клієнта. Після вибору компанії людина стає контактною особою цієї організації: тип запису «Контактна особа» проставляється сам, а людина зʼявляється в колонці «Компанія» списку й у контактних особах організації.
Чого не буде. Якщо роль не змінити, запис лишиться постачальником — «Додати» ставить цю роль завжди. Якщо компанію не обрати, тип запису лишиться порожнім, і в розрізах «Організації» та «Приватні особи» такого запису не буде — тільки в «Усі».
Ліди накопичуються, а з ними ніхто не працює
Що зробити. Клацніть плитку «Ліди без руху» — лишаться люди в стадії «Лід», заведені понад 3 дні тому, з якими не відкрито жодної угоди. Позначте їх і призначте відповідального масовою дією «Відповідальний», а в картці кожного заплануйте наступний дотик. Тим, хто відмовився, поставте стадію «Нецільовий».
Що вийде. Лід із запланованим дотиком потрапляє в календар менеджера, а з плитки «Ліди без руху» зникає, щойно на нього відкрито угоду, або коли він купить і програма переведе його в «Клієнт». «Нецільові» в плитку не потрапляють.
Чого не буде. Сам по собі дотик лід із плитки не прибирає — тільки угода, покупка або інша стадія. В інтернет-магазині угоди за замовчуванням вимкнено, тому там лід іде з плитки першим замовленням.
Що робити, коли запис потрапив не туди
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Новий клієнт зʼявився в дереві прайс-листів як постачальник | кнопка «Додати» ставить роль «Постачальник» | змінити роль у полі «Тип контакта» картки (один довідник) |
| Щойно заведений клієнт не видно в розрізі «Організації» чи «Приватні особи» | новій картці тип запису не проставляється | дивитися розріз «Усі» або вписати тип у колонку «Тип запису» (один довідник) |
| Правка в комірці списку не зберігається, і помилки немає | у вашої групи знято право «Зміна» на це поле, або поле в реєстрі колонок тільки для читання | попросити адміністратора відкрити поле групі (хто що бачить) |
Часті запитання
Де тепер список компаній?
Там же, де й решта контактів. Клієнти й компанії зведені в один довідник наприкінці липня 2026 року: організація — це запис із типом «Організація». Пункт меню Довідники → Контакти → Компанії відкриває те саме вікно, одразу відібране за цим типом.
Чому новий клієнт потрапив у постачальники?
Кнопка «Додати» ставить новому запису роль «Постачальник». Відкрийте картку й поміняйте значення в полі «Тип контакта» секції «Огляд» (роль і тип запису).
Чи побачить менеджер чужих клієнтів?
Залежить від правила відбору його групи й режиму «свій відділ і нижче» з організаційної структури. У другому випадку менеджер бачить контрагентів, чий відповідальний у його піддереві, і всіх без відповідального (хто що бачить).
Як налаштувати свої етапи продажу: переговори, комерційна пропозиція, договір?
Не в стадіях клієнта. Етапи продажу — це етапи угоди: вони живуть на дошці угод і налаштовуються у вікні «Воронки та етапи». Стадія клієнта показує лише, де людина в стосунках із вами (стадія і етапи угоди).
Чи потрібен окремий модуль або тариф для бази клієнтів?
Ні. Вікно «Контакти» є в кожній системі; співробітнику достатньо доступу до цього вікна в «Правах груп» (хто що бачить).
Суміжні теми
- Якщо треба зрозуміти, чому покупець «Сплячий» чи «Постійний», — Стадія клієнта і етапи угоди.
- Якщо стадії й етапи не підходять вашому бізнесу — Формат роботи: що він змінює.
- Якщо менеджер має бачити тільки своїх клієнтів — Як обмежити «Чиї дані».
- Якщо треба, щоб AI знав сегмент і покупки клієнта, — Профіль клієнта.