Як знайти потрібні документи: пошук, фільтри й збережені види

Що вміють пошук і фільтри

П'ять механізмів, які працюють одночасно й накладаються один на одного. Чотири з них — фільтри в тому чи іншому вигляді, а п'ятий фільтром не називається зовсім, хоча звужує список не менше за інші.

• Знаю номер, прізвище, телефон або поштуРядок пошуку в тулбарі
• Потрібен готовий зріз: не оплачені, сьогоднішні, за співробітникомШаблони фільтрів під слим-баром
• Потрібна довільна умова по конкретній колонціРядок фільтрів під шапкою сітки
• Хочу побачити те, що показує лічильник угоріКлік по картці смуги показників
• Потрібен один вид документа й нічого більшеПанель типів ліворуч

Знайдений зріз зберігається як вид, а набір і ширини колонок програма запам'ятовує сама, окремо для кожного робочого місця.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Документи → «Замовлення», «Склад», «Фінанси» або «Усі документи»

Право доступу

доступ до входу; шаблони фільтрів і колонки в кожного співробітника свої

Як знайти документ за номером, телефоном чи ЕН

Поле в тулбарі з підказкою «Пошук за номером, контрагентом, телефоном...». Запит іде на сервер за 0,4 секунди після останнього натискання клавіші, тож набирати можна не поспішаючи.

Насправді пошук ширший, ніж обіцяє підпис. Він іде по всіх полях, у яких у налаштуванні сітки увімкнено «Використовувати для пошукового індексу», і збігом вважається входження в будь-яке місце значення. З коробки таких полів одинадцять, і вони однакові в усіх акаунтах:

• № документа і № документа з боку майданчика;
• контрагент і контрагент-відправник;
• примітка;
• e-mail і телефон;
• ПІБ платника і ПІБ одержувача;
• № накладної Нової пошти і номер накладної служби доставки.

Тобто в цьому полі можна шукати за телефоном клієнта або за номером ЕН. Якщо навести курсор на поле, спливе підказка «Пошук:» з переліком полів, які зараз увімкнені для пошуку у вашому акаунті. Набір полів змінюється там же, де й колонки: «Налаштувати сітку», колонка «Використовувати для пошукового індексу».

1

Поле пошуку з набраним текстом

2

Лічильник «Всього» у рядку стану

1. За набраним «3-101» список звужується до документів із цим номером.
2. «Всього: 94» — рядок стану показує кількість знайдених документів.

Як увімкнути готовий зріз: шаблони фільтрів

Посилання «Фільтри» над сіткою розкриває панель із кнопками. Кнопок два види: кнопка-умова вмикається одним кліком і додає готове правило, а випадний список дає вибрати конкретні значення галочками, причому всередині нього є свій рядок пошуку. Список показує лічильник вибраних значень, а якщо значення одне — його назву прямо на кнопці.

Одразу видно перші п'ять фільтрів, решта ховається під кнопку «Ще» з числом у дужках. Поруч — шестерня «Налаштування фільтрів» і хрестик «Очистити фільтр» з лічильником активних умов.

Набір фільтрів програма створює персонально кожному співробітнику під час першого відкриття вікна:

У таблиці шістнадцять рядків, а у вікні «Налаштування фільтрів» ви побачите сімнадцятий — «З сайту». Він показує замовлення, що надійшли з вашого сайту; замовлення з маркетплейсів, через API і з каси під нього не потрапляють. На панель його не виносять.

Фільтри «Потребують уваги» і «Великі замовлення» прив'язані до типу «Замовлення покупця» — для касового ордера чи переміщення вони позбавлені сенсу. У формі фільтра є два перемикачі, які вирішують, де він з'явиться: «Над сіткою з елементами» — це та сама панель кнопок, і «У дереві типів» — тоді фільтр стає окремою гілкою під своїм типом у панелі ліворуч. Другий перемикач з коробки вимкнений в усіх фільтрів, тож дерево типів спочатку показує тільки типи.

Набір ваш: непотрібний фільтр вимикається, зайвий прибирається з панелі, порядок міняється, назву можна переписати своєю. Синхронізація з нашим списком додає тільки те, чого у вас ще немає, — уже налаштоване вона не чіпає.

1

Кнопка-список «Статус»

2

Кнопка-умова «Сьогоднішні»

3

Шестерня «Налаштування фільтрів»

4

Хрестик «Очистити фільтр»

5

Кнопка «Ще» (розгорнуто — «Приховати»)

1. Кнопки-списки відкривають набір значень із пошуком і галочками.
2. Кнопки-умови — готові швидкі фільтри в один клік.
3. Шестерня відкриває вікно «Налаштування фільтрів».
4. Хрестик очищає всі застосовані фільтри.
5. Кнопка розгортає приховані фільтри; у розгорнутому стані показує «Приховати».

Як задати умову по конкретній колонці

Під шапкою сітки є рядок фільтрів: своя умова для кожної колонки. Умов дев'ятнадцять — містить, не містить, дорівнює, не дорівнює, більше, менше, починається з, закінчується на, порожнє, не порожнє та їхні варіанти з урахуванням регістру. Кілька умов по одній колонці склеюються тим оператором, який ви обрали, а умови по різних колонках завжди складаються через «і».

Це найточніший спосіб відбору й водночас найлегший для того, щоб забути. Скидає його хрестик «Очистити фільтр» на панелі фільтрів або пункт «Скасувати фільтр» у бургер-меню.

Що рахують картки над сіткою

Ряд карток над сіткою. Клік по картці лишає в списку тільки ці документи, повторний клік знімає відбір — підказка каже це дослівно: «Клік — показати лише ці документи; повторний клік — зняти фільтр».

Які картки видно — вирішує не інтерфейс, а те, що ви зараз дивитеся. Вибрали конкретний тип — лишаються картки, які до нього застосовні. Відкрили робоче місце без вибраного типу — лишається те, що застосовне хоча б до одного його типу: у «Складі» тому й немає картки «Без ТТН», вона тільки для замовлень покупця. А в пункті «Усі документи» без вибраного типу карток рівно три: «Проведено за місяць», «Створено сьогодні» і «Не проведено».

1

Картка «Проведено за місяць»

2

Картка «Створено сьогодні»

3

Картка «Не проведено»

4

Картка «Без ТТН»

1. Сума проведених документів за поточний місяць.
2. Кількість документів, створених сьогодні.
3. Клік показує лише непроведені документи; повторний клік знімає фільтр.
4. Клік показує документи без транспортної накладної.

Як зберегти зріз і поділитися ним з командою

Якщо той самий набір «тип плюс фільтри плюс сортування» ви збираєте щоранку, його можна зберегти. Кнопка «Види» із закладкою стоїть поруч із «Фільтрами».

Діалог збереження просить назву — підказка пропонує приклад «Мої неоплачені замовлення» — і показує, що саме запам'ятається: «Вид запам'ятовує поточний тип документа, увімкнені шаблони фільтрів, сортування та швидкий фільтр смуги статистики.» Перемикач «Доступний усій команді» робить вид спільним; поруч уточнення: «Спільний вид бачать усі співробітники. Видалити його може той, хто створив.»

У меню види розкладені двома розділами — свої та «Спільні види», — далі йде «Зберегти поточний вид» і підменю «Видалити вид», у якому показані лише ті види, які вам дозволено прибрати.

Це і є збережений фільтр, спільний для команди: вид, збережений з увімкненим «Доступний усій команді», бачать усі користувачі, і колега відкриває його з розділу «Спільні види» одним кліком; живе він в автора, і тільки автор може його видалити.

Окремий шлях є у шаблонів фільтрів: у вікні «Налаштування фільтрів» відкрийте свій шаблон і натисніть «Копіювати для всіх користувачів» — програма перепитає «Скопіювати фільтр усім співробітникам? У тих, хто вже має фільтр з такою назвою, нічого не зміниться» і роздасть кожному співробітникові власну копію шаблону. Різниця: спільний вид один на всіх, копія шаблону — у кожного своя, і далі її правлять незалежно.

1

Посилання «Види»

2

Пункт «Зберегти поточний вид»

1. Посилання «Види» розкриває меню збережених видів списку.
2. У демо-тенанті збережених видів немає, тому доступний лише пункт «Зберегти поточний вид».

Як налаштувати колонки, сортування й правку в списку

Полів у сітки документів з коробки 164 — від номера й суми до адреси одержувача, курсу валюти й номерів накладних трьох служб доставки. Видно, звісно, не всі: набір, порядок, ширина й закріплення зберігаються персонально, окремо для кожного робочого місця.

Змінити набір — бургер-меню, пункт «Налаштувати сітку». У вікні для кожного поля є «Відображати в сітці», «Ширина», «Порядок», «Закріплено», «Відображати на панелі» (це та сама панель попереднього перегляду) і «Використовувати для пошукового індексу». Ширину й порядок можна міняти й просто в сітці — потягнувши межу колонки або саму колонку; результат збережеться сам.

Якщо колонок наламали й хочеться почати спочатку, у робочому місці є пункт «Скинути колонки до рекомендованих». Він запитує: «Повернути набір і порядок колонок цього робочого місця до рекомендованого вигляду? Ваше особисте налаштування колонок для цих дверей буде скинуто. Зміни з'являться при повторному відкритті вікна.» Після підтвердження програма попереджає, що вікно треба відкрити заново.

У пункті «Усі документи» цього пункту немає: рекомендованого набору колонок для зведеного списку не заведено, тож і повертати нема до чого. Ваша особиста розкладка там така сама персональна, як і в робочих місцях.

Сортування — клік по заголовку колонки. Поки ви нічого не вибрали, список іде від найновіших документів до найстаріших. Постійне сортування за іншим полем задається в тому ж вікні «Налаштувати сітку» галочкою «Сортувати за значенням».

Правка прямо в списку — подвійний клік по комірці. Так правлять примітку, вартість доставки або статус. Три обмеження: поле має бути редагованим, у вашої групи має бути право «Зміна» на це поле, і головне — проведений документ так не правиться. У відповідь програма скаже «Документ проведено — редагування заблоковано. Зніміть проведення у списку документів, щоб внести зміни.», а значення в комірці повернеться назад.

1

Колонка «Відображати в сітці»

2

Колонка «Відображати на панелі»

1. Прапорець показує, чи виводиться поле у сітці документів.
2. Прапорець показує, чи виводиться поле в панелі попереднього перегляду.

Чек-лист: налаштувати вікно під себе

Сценарії

Щоранку відкривати неоплачені замовлення одним кліком

Що зробити. Виберіть у панелі типів «Замовлення покупця», на панелі фільтрів увімкніть «Не оплачені повністю», задайте сортування й натисніть «Види» → «Зберегти поточний вид».

Що вийде. Наступного ранку вид із меню «Види» відновить тип, шаблон фільтра й сортування.

Чого не буде. Колонки у вид не входять: їх програма зберігає окремо й сама.

Знайти замовлення за номером ЕН або телефоном

Що зробити. Вставте номер ЕН чи телефон у рядок пошуку в тулбарі.

Що вийде. За 0,4 секунди список звузиться до документів, де цей номер є в будь-якому з полів пошуку.

Чого не буде. Поле, вимкнене з пошукового індексу, пошук не переглядає. Які поля ввімкнені у вашому акаунті, показує підказка «Пошук:» при наведенні на рядок.

Почати налаштування колонок спочатку

Що зробити. Бургер-меню → «Скинути колонки до рекомендованих», підтвердьте й відкрийте вікно заново.

Що вийде. Набір і порядок колонок цього робочого місця повернуться до рекомендованих.

Чого не буде. У пункті «Усі документи» такого пункту немає: рекомендованого набору для зведеного списку не заведено.

Що робити, коли документа не видно в списку

Часті запитання

Число на картці більше, ніж «Всього» під сіткою. Це помилка?

Ні. Картки рахують увесь вибраний тип або робоче місце, а пошук, шаблони фільтрів і фільтри колонок на них не впливають. Детальніше — у розділі про картки над сіткою.

Чому фільтри над сіткою російською, хоча інтерфейс український?

Назва фільтра записується один раз, мовою інтерфейсу на момент створення. Перейменуйте фільтр у вікні «Налаштування фільтрів» — ваша назва головніша за нашу.

Колеги не бачать мій збережений вид. Чому?

Вид особистий, поки під час збереження не ввімкнено «Доступний усій команді». Тоді він з'являється в усіх у розділі «Спільні види». Другий шлях — «Копіювати для всіх користувачів» у шаблоні фільтра (як це працює).

Як побачити всі документи одного клієнта?

Наберіть ім'я клієнта, телефон чи e-mail у рядку пошуку. Пункт «Документи контрагента» з картки контрагента відкриває це саме вікно, але відбору за клієнтом поки не робить.

Чи можна вивантажити список документів у файл?

Ні, кнопки експорту в цьому вікні немає. У файл виводяться друковані форми документів, а не сама таблиця — див. друк.

Суміжні теми

• Якщо потрібна загальна картина вікна, входів і статусів — Список документів.
• Якщо знайдені документи треба обробити пачкою: накладні, друк, видалення — Дії над пачкою документів.
• Якщо у фільтрі бракує свого статусу чи способу оплати — Довідники документів.