Як швидко знайти потрібні листи: групування, фільтри, таблиця

Що вміє список листів

• Групування — листування, відправник чи тема одним блоком із лічильником непрочитаних.
• Швидкі фільтри — непрочитані, без відповіді, з прапорцем, з вкладеннями, з терміном відповіді.
• Відбір за ознакою з рядка — усі листи відправника, тегу чи кольорової мітки.
• Табличний вигляд — колонки з сортуванням для всієї папки і змінною шириною.

Де це і хто має доступ

Меню

Органайзер → Пошта

Інші входи

Довідники → Контакти → Комунікації (спілкування, підтримка)

Право доступу

вікно «Пошта»; які листи видно — налаштування прав відділу

Підготувати

підключену поштову скриньку

Листування одним блоком: групування

Кнопка зі стосом аркушів над списком — «Групування». Режимів чотири: «Без групування», «За листуванням», «За відправником», «За темою». Замість окремих листів список показує заголовки груп: підпис, скільки в групі листів, скільки з них непрочитаних (кольоровий лічильник) і коли прийшов останній.

1

Групування

2

Заголовок групи

3

Лист у групі

1. Кнопка «Групування» відкриває меню режимів: без групування, за листуванням, за відправником, за темою.
2. Заголовок групи показує тему листування та кількість листів у ній; клік розгортає або згортає групу.
3. Листи групи йдуть під заголовком з відступом, від нових до старих.

Як програма вирішує, що листи — одна група:

• За листуванням — за службовими заголовками листа, які пошта додає до кожної відповіді. Усі відповіді в одному ланцюжку мають спільний перший лист, і програма групує за ним. Тому листування збирається, навіть якщо перший лист ви надсилали з іншої програми і його немає в цій скриньці. Новий лист, написаний не відповіддю, а з нуля, таких заголовків не має і стає окремою групою.
• За темою — за темою без префіксів Re:, Fwd:, Fw:, AW:, WG:, Отв:, Ответ:, Пересл: і варіантів на кшталт Re[2]: — скільки б їх не стояло поспіль. «RE: Fwd: Замовлення 7067» і «Замовлення 7067» потрапляють в одну групу. Великі й малі літери не розрізняються. Лист без теми — у групі «(без теми)».
• За відправником — за адресою e-mail, а не за ім’ям. Один клієнт із двох адрес — дві групи.

Групи стоять за датою останнього листа, нові вгорі: щойно в старому листуванні з’являється відповідь, уся група піднімається нагору. Клік по заголовку розгортає групу — її листи підвантажуються під заголовок, — повторний клік згортає. Розгорнута група показує до 500 листів.

Режим запам’ятовується для кожної папки окремо. Поки ви нічого не вибрали, у папці «Вхідні» діє «За листуванням», в інших — «Без групування». Пошук, швидкі фільтри і фільтр за розбором AI працюють і в режимі груп: групи складаються лише з листів, що пройшли відбір.

Швидкі фільтри

Ряд кнопок під пошуком. Діє одна кнопка за раз; вибір спільний для всіх папок і зберігається, доки ви його не зміните.

Позначку «відповіли» ставить сервер пошти, і в Elbuz вона приходить разом із синхронізацією. Коли ви відповідаєте з Elbuz — і з вікна відповіді, і швидкою відповіддю, — лист, на який ви відповіли, позначається одразу після вдалого надсилання, тож із фільтра «Без відповіді» він зникає при наступному оновленні списку.

Пересилання («Переслати») відповіддю не вважається. Відповідь з іншої програми з’явиться тільки після найближчої синхронізації.

Окремо стоїть кнопка з лійкою — «Фільтр за розбором AI»: «Статус замовлення», «Скарга», «Допродаж», «Повернення», «Спам», «Інше» і «Лише важливі та термінові». Вона відбирає листи, які вже розібрав штучний інтелект. Свіжі листи від людей він розбирає сам, у фоні, — детальніше: розбір AI і хто пише.

Усі листи відправника, тегу чи мітки

Три способи відібрати листи за ознакою, яку ви бачите в рядку:

• Alt + клік по листу — усі листи з цієї адреси в поточній папці;
• клік по тегу в рядку — усі листи з цим тегом;
• контекстне меню → «Кольорова мітка» → «Показати листи з цією міткою».

У ряду фільтрів з’являється кнопка на кшталт «Відправник: Леся Жарко» або «Тег: #опт». Клік по ній знімає відбір. Він складається зі швидким фільтром і пошуком: «Без відповіді» плюс «Відправник: …» — це листи клієнта, які ще чекають відповіді.

1

Без відповіді

2

До відповіді

3

Тег: #опт

4

Тег у картці листа

1. «Без відповіді» — лише листи, на які ще не відповіли.
2. «До відповіді» — листи з терміном відповіді.
3. Кнопка «Тег: #опт» з хрестиком — активний фільтр; хрестик знімає його.
4. Тег у картці листа — клік по ньому вмикає фільтр за цим тегом.

Табличний вигляд: колонки й сортування

У режимах «Без прев’ю (список)» і «Лист знизу» кожен лист — один рядок із колонками, над ними заголовки «Від кого», «Тема», «Дата».

• Клік по заголовку сортує за цією колонкою, повторний — у зворотному порядку. Стрілка показує, за чим відсортовано зараз. Сортує сервер, тож порядок правильний для всієї папки, а не лише для завантажених 40 листів.
• «Від кого» сортує за ім’ям відправника, а якщо його немає — за адресою. «Тема» — за темою без Re: і Fwd:.
• Ширину «Від кого» і «Тема» міняють, перетягуючи риску біля правого краю заголовка, від 80 до 600 пікселів. Браузер її запам’ятовує для всіх папок.
• У рядку таблиці видно прапорець, шпильку паркування, підфарбування кольорової мітки, термін відповіді й теги. Значки вкладень, папки й розбору AI — тільки в режимі «Лист праворуч», де рядок має вигляд картки.

У режимі «Лист праворуч» заголовків колонок немає. Сортування там — у меню кнопки «Групування», розділ «Сортування»: «Спочатку нові», «Спочатку старі», «За відправником (А→Я)», «За темою (А→Я)». Вибір спільний для всіх режимів і папок. У режимі груп сортування діє на листи всередині групи, а самі групи завжди стоять за останнім листом.

1

Сортування за відправником

2

Межа колонки «Тема»

3

Термін «Відповісти до»

4

Шпилька паркування

5

Лист із кольоровою міткою

1. Клік по заголовку «Від кого» сортує листи за відправником, стрілка показує напрямок.
2. Потягніть риску біля правого краю заголовка «Тема», щоб змінити ширину колонки.
3. Чип із пісочним годинником показує термін «Відповісти до».
4. Шпилька означає, що лист припарковано й захищено від видалення.
5. Кольорова підсвітка рядка — це кольорова мітка листа.

Сценарії

Спершу скарги й термінове

Лійка «Фільтр за розбором AI» → «Лише важливі та термінові», потім «Скарга». Листи розмічені ще до того, як їх хтось відкрив, тож о 9:00 менеджер бачить, що горить, не гортаючи пошту. Лист без мітки — або від робота, або ще не розібраний: розбір іде раз на 5 хвилин після завантаження пошти.

Звичний вигляд, як у настільній поштовій програмі

«Вигляд» → «Лист знизу», «Компактна щільність». Розтягніть «Від кого» і «Тему», клік по «Від кого» — сортування за відправником. У «Вхідних» — «Групування» → «Без групування», якщо звикли до плаского списку.

Що робити, коли лист не там, де чекаєте

Часті запитання

Суміжні теми

• Якщо потрібна загальна картина вікна «Пошта» і розбір листів AI — Як щодня розбирати пошту в Elbuz.
• Якщо лист знайшли, але відповісти треба пізніше — поставте прапорець, мітку чи термін відповіді.
• Якщо відповісти треба одразу — швидка відповідь під листом і заготовки.
• Якщо однакові листи щодня доводиться відбирати руками — налаштуйте сортування по папках.