Як створити замовлення покупця і заповнити картку

Що вміє картка замовлення

• Створення вручну — номер, валюта, компанія й статус «Новий» підставляються самі.
• Шапка й банери — дубль, ризик невикупу і прострочену оплату видно, щойно відкрили картку.
• Контрагент із довідника — замовлення пов'язане з боргом клієнта і його часткою викупу.
• Товари з базового каталогу — ціна підставляється з картки товару, знижка рахується в позиції.
• Оплата — термін оплати, прострочення й оплата частинами.
• Об'єднання — позиції кількох замовлень одного клієнта в одному документі.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Документи → Замовлення → «Додати»

Інші входи

Enter або іконка олівця на рядку списку відкриває наявне замовлення

Право доступу

кнопка «Додати» і картка документа — окремі блоки прав вікна «Замовлення»

Підготувати

свою компанію, валюту за замовчуванням, товари в базовому каталозі

Як створити замовлення руками

У тулбарі вікна «Замовлення» натисніть «Додати» — розкриється меню кольорових чипів із типами документів цього робочого місця. Виберіть «Замовлення покупця»: новий рядок з'явиться просто в сітці, а далі його відкривають клавішею Enter або іконкою олівця.

1

Чип «Замовлення покупця»

1. Замовлення покупця — обраний тип відкриє порожню форму нового замовлення.

Що програма проставляє за вас у новому замовленні:

• статус документа «Новий» — жорстко, вибирати не треба;
• валюту за замовчуванням і кількість знаків після коми з неї;
• вашу компанію-відправника — ту, що позначена в довіднику компаній як основна;
• податковий клас за замовчуванням — за ним у рядках рахується ціна без ПДВ;
• номер документа.

Номер видається за парою «тип документа + ваша юридична особа»: у кожної своєї компанії власна серія, і номери двох ваших фірм не перетинаються. Формат номера — префікс, рік, місяць, день і лічильник — задає шаблон у довіднику типів документів (нумерація документів).

Що показує картка замовлення

У шапці картки — тип і номер («Замовлення покупця 10140»), ідентифікатор документа, який копіюється кліком, і дві пілюлі: «Проведено» або «Не проведено» і «Прострочено N дн», якщо термін оплати минув, а оплати немає.

1

Пілюля «Не проведено»

2

Кнопка «Провести»

3

Кнопка «Наступний етап»

4

Кнопка «Ще»

5

Плитка суми

6

Плитка кількості товарів

1. Не проведено — документ ще редагується, залишок і резерв не займає.
2. Провести — підписати документ; після цього поля стають недоступні для правки.
3. Наступний етап — перевести замовлення в наступний статус життєвого циклу.
4. Ще — додаткові дії: створення документа на основі, копіювання, друк варіантів.
5. Плитка суми — загальна сума замовлення, рахується автоматично за товарами.
6. Плитка кількості товарів — скільки позицій входить до замовлення.

Праворуч — кнопки дії:

• «Провести» — тільки в непроведеного документа. Підказка каже «Провести та закрити»: підтвердження не буде, а картка одразу закриється.
• «Наступний етап» — на кнопці написано назву наступного статусу. Працює й на проведеному документі.
• «Роздрукувати» — друкована форма за шаблоном типу; якщо шаблонів кілька, кнопка стає меню зі списком.
• «Надіслати» — лист, SMS, Viber, WhatsApp, Telegram або Skype.
• «…» — кнопка з трьома крапками, підказка «Ще: копія в інший тип, накладні служб доставки». У меню чотири пункти: «Створити новий документ на основі цього» з переліком типів, «Повторювати за розкладом», «Друкарські шаблони» і «Журнал операцій».

Під шапкою — плитки з підсумками: сума, кількість товарів, вартість доставки, статус оплати, джерело замовлення і борг контрагента, якщо він є. Підказка плитки боргу розкриває розрахунок: скільки нараховано, скільки оплачено, скільки прийшло ордерами, скільки повернень і скільки неоплачених документів.

Далі йде смуга якорів по секціях картки: «Реквізити», «Товари», «Доставка», «Оплата», «Додатково», «Файли», «Історія». Секція «Ланцюжок документів» з'являється, коли в замовлення є пов'язані документи. Секції «Доставка» й «Оплата» показані тому, що так налаштований сам тип «Замовлення покупця», — це властивість типу, а не жорстко вшите правило.

1

Реквізити

2

Товари

3

Доставка

4

Оплата

1. Реквізити — активна вкладка з основними полями документа.
2. Товари — вкладка зі списком позицій замовлення.
3. Доставка — вкладка з даними доставки та накладною.
4. Оплата — вкладка з видом і статусом оплати.

Поки картка відкрита, замовлення заблоковане для інших: другий співробітник отримає повідомлення «Замовлення #‹номер› в даний момент редагується користувачем ‹ім'я› з ‹час і дата›. Будь ласка, спробуйте пізніше.» Замок живе тридцять хвилин і продовжується кожні п'ять хвилин, поки вікно відкрите, а знімається при збереженні. Якщо колега закрив ноутбук і пішов, чекати доведеться не довше тридцяти хвилин — замок протухає сам.

Над секціями можуть з'явитися банери. Про проведення і дефіцит — у статті проведення і резерв, а два інші стосуються самого клієнта:

• «Схоже на дубль — у цього контрагента вже є схожий документ» — із причиною «та сама сума» або «той самий вхідний №». Варто відкрити знайдений документ, перш ніж працювати далі.
• «Ризик невикупу: у клієнта ‹N› невикупів із ‹M› замовлень накладеним платежем (викуп ‹X›%)» — з'являється при оплаті накладеним платежем, якщо в клієнта вже були невикупи. Порада тут же: «Розгляньте передоплату або підтвердження замовлення дзвінком». Невикупом вважаються статуси «Повернуто», «Скасовано», «Відхилено» і «Скасоване повернення», викупом — «Виконано», «Доставлено», «Видано», «Перевірено», «Оплачено»; статус доставки на частку викупу не впливає.

Як вибрати контрагента

Перша секція картки — «Реквізити»: номер документа, дата, сума, вартість доставки, статус документа, контрагент і примітка. Сума не вводиться руками: вона рахується за товарами, і поле пояснює це підказкою «Основні дані документа. Сума рахується за товарами автоматично.»

Контрагента вибирають із довідника пікером, поруч є перехід «Відкрити картку контрагента». Вибір саме з довідника, а не текстом, дає замовленню зв'язок із карткою клієнта, його боргом і скорингом викупу — без цього зв'язку банер ризику невикупу не з'явиться, бо рахувати нема за чим.

1

Статус документа

2

Контрагент

3

Сума

1. Статус документа — випадний список поточного статусу замовлення.
2. Контрагент — поле клієнта; іконка праворуч у полі відкриває його картку.
3. Сума — розраховується автоматично за товарами документа.

Як додати товари і задати знижку

Кнопка «Додати товар» у секції «Товари» відкриває вибір товарів — те саме вікно з деревом категорій і позначками рядків, що й у решті програми. Джерело позицій одне: базовий каталогВаш власний каталог товарів — той, що йде на сайт і у вивантаження. Прайси постачальників живуть окремо і потрапляють до нього лише під час оновлення..

1

Кнопка «Додати товар»

2

Колонка «Кількість»

3

Колонка «Ціна»

4

Колонка «Сума»

1. Додати товар — додає новий рядок позиції до замовлення.
2. Кількість — правиться подвійним кліком по комірці.
3. Ціна — ціна одиниці товару, теж редагується подвійним кліком.
4. Сума — рахується автоматично: кількість, помножена на ціну.

Ціна позиції за замовчуванням береться з картки товару: підставляється ціна каталогу, артикул, артикул виробника, найменування й одиниця виміру. Далі позиція живе своїм життям — кількість і ціну правлять подвійним кліком по комірці сітки, і на ціну товару в каталозі це не впливає.

Сума позиції рахується так:

• задано знижку значенням — (ціна + значення знижки) × кількість;
• задано знижку відсотком — (ціна + ціна × відсоток ÷ 100) × кількість;
• знижки немає — ціна × кількість.

Результат округлюється до двох знаків. Сума документа — це вартість доставки плюс сума всіх рядків.

Дві речі, які варто знати про сітку позицій. Перша: перерахунок сум працює тільки для непроведеного документа — після проведення позиції не перераховуються. Друга: у сітці поруч із полями рядка показані довідкові поля товару з каталогу, і вони навмисно зняті з правки. Змінити тут артикул або назву товару не вийде: правка стосувалася б каталогу, а не документа.

Наявність при додаванні позиції не перевіряється. Можна набрати в замовлення більше, ніж є на складі; програма попередить банером дефіциту — і то лише тоді, коли ввімкнено складський облік. Вибір товарів і робота з деревом категорій розібрані окремо, у статті про сітку базового каталогу.

Як вести оплату і термін оплати

Секція «Оплата» влаштована так само, як «Доставка»: вид оплати, статус оплати, опис і згорнутий блок «Більше полів» із дев'ятнадцятьма полями платника.

1

Список «Вигляд оплати»

2

Список «Статус оплати»

1. Вигляд оплати — обраний спосіб оплати, тут «Банківський переклад».
2. Статус оплати — поточний стан оплати замовлення.

Поле «Оплачено» і прогрес оплати з'являються тільки при увімкнених часткових оплатах — це схема «Постачальник / опт». Коли оплачена сума доходить до суми документа, дата оплати проставляється сама; якщо суму оплати потім зменшити, дата так само сама обнулиться.

Поле «Оплатити до» працює на три речі одразу: у шапці картки з'являється пілюля «Прострочено N дн», у рядку списку запалюється сигнал «Прострочено оплату», а в смузі показників такі документи рахує картка «Прострочені».

Борг контрагента рахується не за галочкою «оплачено», а за залишком: скільки нараховано документами мінус скільки надійшло. Тому плитка «Борг контрагента» в картці може показувати суму навіть тоді, коли статус оплати виглядає благополучно.

Як об'єднати дублі замовлення

Об'єднання переносить позиції кількох документів в одне замовлення — так прибирають дублі з майданчика. Діалог пояснює, що станеться: «Позиції інших документів перейдуть до вибраного. Вихідні документи буде скасовано та зв'язано з ним — історія збережеться.»

• Об'єднати можна тільки непроведені документи одного типу й одного контрагента, позначити треба щонайменше два.
• Однаковий товар за однаковою ціною складеться в один рядок, різна ціна дасть окремі рядки.
• Вихідні документи отримають статус «Скасовано», нульову суму й приписку «Об'єднано з документом ‹номер›» у примітці.

Позначте рядки пробілом і виберіть «Об'єднати» в смузі «Вибрано: N». Як працює ця смуга — у статті дії над пачкою документів.

Сценарії

Замовлення прийняли телефоном

Що зробити. «Додати» → «Замовлення покупця», контрагента виберіть пікером із довідника, товари — кнопкою «Додати товар».

Що вийде. Замовлення отримає номер за серією вашої компанії і статус «Новий», ціни підставляться з карток товарів, сума документа порахується сама.

Знижка 100 гривень на позицію

Що зробити. У полі знижки позиції впишіть −100.

Що вийде. Сума позиції стане (ціна − 100) × кількість, сума документа зменшиться. Додатне значення ціну збільшило б.

Майданчик прислав те саме замовлення двічі

Що зробити. Побачили банер «Схоже на дубль» — позначте обидва непроведені замовлення і виберіть «Об'єднати».

Що вийде. Позиції перейдуть у вибране замовлення, другий документ отримає статус «Скасовано» і нульову суму, історія збережеться.

Що робити, коли щось пішло не так

Часті запитання

Чи перевіряє програма наявність, коли я додаю товар у замовлення?

Ні. Набрати можна більше, ніж є на складі. Програма лише попередить банером «Не забезпечено вільним залишком позицій: N», і то коли ввімкнено складський облік (резерв і вільний залишок).

Як побачити, що клієнт часто не забирає посилки з накладеним платежем?

Програма рахує це сама: при оплаті «Накладений платіж» картка показує банер «Ризик невикупу» з часткою викупу клієнта. Невикуп — замовлення в статусах «Повернуто», «Скасовано», «Відхилено», «Скасоване повернення»; статус доставки на частку не впливає.

Чому сума замовлення більша за суму товарів?

До суми документа входить вартість доставки: сума документа — це доставка плюс сума всіх рядків (товари й знижка).

Чому номер замовлення пішов іншою серією?

Серія нумерації прив'язана до вашої компанії-відправника. Документи, створені без неї або з іншою компанією, йдуть іншим лічильником (створення замовлення).

Чи змінить правка ціни в замовленні ціну товару в каталозі?

Ні. Ціна з картки товару лише підставляється в позицію, далі позиція живе своїм життям (товари й ціна).

Суміжні теми

• Якщо потрібна загальна картина — обробка замовлень покупця.
• Якщо картку заповнено і замовлення треба вести далі — етапи замовлення.
• Якщо склад замовлення остаточний — проведення і резерв.
• Якщо треба подивитися борг і історію клієнта — картка контрагента.