Як поставити завдання з нагадуванням: форма, виконавці й канали

Що вміє форма запису

• Створює запис одним натисканням і зберігається сама, без кнопки «Зберегти».
• Веде статус, пріоритет, теги й список справ усередині завдання.
• Збирає завдання в проєкт з бюджетом і цільовою аудиторією.
• Нагадує за правилом — разово, щодня, щотижня, щомісяця чи щороку.
• Доставляє нагадування в програму, на пошту, у Telegram і в браузер.
• Шифрує опис паролем, який не передається на сервер.

Де це і хто має доступ

Меню

Органайзер → Завдання / Проєкти / Нотатки → «Додати»

Інші входи

кнопка «Відкрити» в сповіщенні-нагадуванні чи про коментар

Право доступу

вікно свого типу записів у правах групи; запис — лише його виконавцям

Підготувати

поштову скриньку для надсилання й пошту в картках співробітників

Хто бачить запис і хто може змінювати виконавців — Виконавці: хто чиї записи бачить.

Маршрут задачі

1. Відкрити список і натиснути «Додати»Завдання
2. Заповнити назву, виконавців, статус і пріоритетФорма завдання
3. Задати правило в секції «Нагадування»Форма завдання, секція «Нагадування»
4. Перевірити, що у виконавця заповнена поштаКартка співробітника, секція «Сповіщення»
5. Подивитися, як усе лягло на строкиКалендар

Що вибрати: завдання, проєкт чи нотатку

Три типи записів різняться не оформленням, а тим, що в них є.

• Робота, яку хтось має зробитиЗавдання: виконавці, строк, пріоритет, вартість
• Довга робота з кількох завданьПроект: бюджет, ROI, цільова аудиторія і список своїх завдань
• Текст, який треба зберегтиНотатка: те саме без вартості й прив’язки до проекту, люди в ній називаються учасниками

Як завести завдання і що є у формі

Натискання «Додати» одразу створює запис у базі й відкриває її форму.

Обов’язкових полів немає жодного. Нове завдання одразу отримує: статус «Нова», пріоритет «Середній», категорію «Загальне» і одного виконавця — вас.

Форма зберігається сама, кнопки «Зберегти» в ній немає. Стан показує напис у нижній смузі: «Збереження…», «Збережено · 14:32» або «Не збережено».

1

Навігація по секціях

2

Назва

3

Збережено

1. Навігація «Вміст», «Властивості», «Нагадування», «Файли», «Коментарі» — клік переносить до потрібної частини форми.
2. «Назва» — коротка назва завдання, вона показується в заголовку форми й на картці.
3. Нижня смуга «Збережено» — форма зберігається сама, окремої кнопки «Зберегти» немає.

Угорі форми — п’ять посилань, якими можна одразу перестрибнути до потрібної частини: «Вміст», «Властивості», «Нагадування», «Файли», «Коментарі». Нижче за «Файли» лежать згортні картки — список справ, «Додатково» з виконавцями й контактом, коментарі, «Історія змін», «Список зв’язків», — а в самому низу секція «Прапори».

У «Коментарі» учасники запису обговорюють роботу просто в ньому: коментар бачать усі учасники й отримують про нього сповіщення в програмі, а через @ можна згадати конкретну людину. «Історія змін» показує, хто й коли змінив статус, термін, учасників та інші поля. Як це працює і де межі — у статті коментарі, згадки та історія змін запису.

Секція «Вміст»: «Назва», «Опис» у візуальному редакторі й «Посилання». Біля назви є значок мікрофона — назву можна продиктувати, розпізнає браузер. Кнопка у правому верхньому куті відкриває те, що записано в «Посилання».

Якщо назву не заповнити, програма підставить її сама — перші шість слів опису. Порожній опис при порожній назві дасть запис зовсім без назви.

Секція «Властивості»: «Категорія», «Проєкт», «Статус», «Пріоритет», «Колір», «Порядок», «Вартість», «Теги». Теги підказують уже введені раніше.

Статусів завдання тринадцять, і вони вже заведені: «Нова», «Призначена», «У роботі», «На перевірці», «Потребує доопрацювання», «Завершено», «Призупинено», «Заблоковано», «Скасовано», «Перепризначена», «Прострочена», «Потребує уточнення» і «Очікує затвердження». Свої додаються через «Додаткові операції» → «Статуси».

Статус «Прострочена» програма сама не ставить: коли настає «Дата актуальності, до», запис лише потрапляє у фільтр «Прострочено» й отримує червоний термін на картці. Сам статус виставляє людина.

Пріоритетів п’ять і вони незмінні: «Терміновий», «Високий», «Середній», «Низький», «Неважливий».

Категорій завдань у формі — 25, від «Дзвінки» і «Зустрічі» до «Продажі», «Фінанси» й «Програмна розробка (IT)». За замовчуванням береться «Загальне».

У списку «Проєкт» видно до 50 проектів: спочатку закріплені, далі найновіші. Проекти зі статусом «Завершено» в ньому теж лишаються. Якщо старі проекти заважають вибирати, знімайте в них прапор «Активність» — вимкнені зі списку зникають.

Файли, список справ і прапори

За «Нагадуваннями» йде секція «Файли»: вкладення перетягують у зону завантаження, вибирають кнопкою з диска або додають за посиланням. Прикріплене видно тут же плиткою й видаляється кнопкою на плитці.

Нижче — згортна картка «Список справ із завдання»: дрібні пункти, з яких складається робота, у кожного назва, опис, порядок і галочка «Статус виконання». Додаються кнопкою в самій картці, редагуються подвійним кліком по клітинці. Це саме перелік усередині завдання — окремої форми, виконавця й нагадування в справи немає.

Внизу форми — секція «Прапори»: «Активність», «Вибране», «Закріплено вгорі», «Архів», «Кошик», «Шаблон», «Зашифровано». Закріплені записи піднімаються на початок списку.

Останній прапор варто пояснити окремо. «Зашифровано» закриває поле «Опис» шифром: пароль питається один раз і зберігається тільки у вашому браузері, на сервер він не передається й ніде не записується. Наслідок, про який не здогадуються: у листі-нагадуванні про такий запис опису не буде — сервер прочитати його не може, тож у листі залишиться сама тема з назвою.

Чим відрізняється проєкт

Проект — це та сама форма, у якій замість «Вартість» стоїть «Бюджет», і додано «ROI» та «Цільова аудиторія». Заповнюється з них тільки «Цільова аудиторія»: поле «ROI» закрите для введення, а рахувати його програма не вміє, тож воно так і лишається порожнім. Замість списку справ — секція «Список завдань» із завданнями, у яких у полі «Проєкт» вибрано цей проект.

Ієрархії у проектів немає: проект не вкладається в проект, поля «Проєкт» у формі проекту просто немає. Глибина рівно одна — проект і його завдання.

Статусів проекту дев’ять: «Новий», «Планується», «У роботі», «Призупинено», «Завершено», «Скасовано», «Архівовано», «Очікує затвердження», «Прострочений». Категорій — дванадцять.

У прапорах проекту є ще «Маркетингова кампанія» і «Візуальний редактор».

Чим відрізняється нотатка

Нотатка — це той самий запис без «Вартість» і без поля «Проєкт»: назва, опис, посилання, категорія, статус, пріоритет, теги, колір. Секції справ у неї теж немає, а дати й нагадування — такі самі, як у завдання, включно з «Дата початку» та «Дата актуальності, до».

Одна відмінність у підписах, яку варто помітити: люди в нотатці називаються «Учасник», а в завданні й проекті — «Виконавець». Механіка та сама, різниця тільки в слові.

Статусів нотатки сім: «Ідеї (чернетка)», «У роботі», «Важливо», «Відкладено», «Обговорення», «Готово», «Архів». Категорій — 23.

Тому нотатка «передзвонити в понеділок» нічим не гірша за завдання: правило нагадування в неї задається так само.

Як задати нагадування

Секція «Нагадування» є у завдання, проєкту й нотатки — вона однакова. Тут задаються термін і правило, за яким програма нагадає про запис.

Поле «Нагадувати» задає періодичність: «Разово» (одне нагадування в момент із поля «Дата нагадування»), «Щодня», «Тижня», «Щомісячно», «Щорічно». Поруч з’являються поля періоду — «кожен», «Час нагадування», «День тижня», «Місяць», «День». Число в полі «кожен» — це крок: 2 при «Щодня» означає «раз на два дні».

Чотири поля визначають, коли нагадування починаються й закінчуються:

• «Дата початку» — з якого моменту нагадувати. До цієї дати нагадувань немає, а коли вона настане, програма почне розсилку сама. Порожнє поле означає «нагадувати одразу».
• «Не нагадувати після дати» — працює, як називається: нагадування йдуть до цієї дати, після неї припиняються.
• «Максимально нагадувань» — після скількох надсилань зупинитися; 0 означає «без обмеження».
• «Дата актуальності, до» — термін запису. Якщо правила немає, програма нагадає один раз рівно в цей момент. Періодичне правило термін не зупиняє: після нього нагадування йдуть далі, а запис у списку позначається як прострочений.

Закриті записи не нагадують. Виконаний чи скасований статус, «В архів» або «У кошик» ставлять нагадування на паузу, а не вимикають його: поверніть запис у роботу — і нагадування продовжаться за тим самим правилом. Щоб вимкнути правило зовсім, поставте в «Нагадувати» значення «---» і очистіть «Дата актуальності, до», якщо термін ще попереду, — інакше в момент терміну прийде ще одне нагадування.

Ще два поля заповнює сама програма, і саме за ними перевіряють, чи все працює: «Дата наступного нагадування» і «Усього нагадувань». Порожня перша при заданому правилі означає, що нагадування відсіклося однією з умов вище. Нуль у другій означає, що жодного надсилання ще не було.

1

Нагадувати

2

Час нагадування

3

Обмеження розсилки

4

Дата початку

5

Заповнює програма

1. Нагадувати — періодичність нагадування; від неї залежать сусідні поля.
2. Час нагадування — о котрій годині надходить нагадування.
3. Максимально нагадувань і «Не нагадувати після дати» — чим зупинити розсилку.
4. Дата початку — з якого моменту нагадувати.
5. Дата наступного нагадування й «Усього нагадувань» заповнює програма; за ними перевіряють, що все працює.

Поле «Категорія події» задає, під якою категорією запис покажеться в календарі.

Приклади правил, поведінка термінів і кнопок відкладення — у статті нагадування в органайзері: терміни, канали й кнопка «Відкласти».

Куди приходить нагадування

Нагадування йде всім виконавцям запису — і тільки тим, хто активний як співробітник. Якщо активних виконавців немає, його отримає автор події — той, хто першим зберіг правило нагадування. Керівник виконавця копії не отримує: у списку його немає, значить і листа не буде.

Каналів чотири, і вибирати між ними не можна: програма надсилає в усі, які налаштовані.

• Сповіщення в програмі. Приходить завжди, без налаштувань: спливає в інтерфейсі й лишається у вкладці «Сповіщення» панелі «Сповіщення та операції»; хто був не в мережі, побачить його після входу. Кнопка «Відкрити» відкриває запис, а «+15 хв», «+1 година» і «Завтра о 9:00» відкладають нагадування.
• Пошта. Тема листа — «Повідомлення <тип> №<номер> - <назва>». Адреса береться з поля «Email для повідомлень» у картці співробітника, а якщо воно порожнє — з основної пошти. Копія піде на «E-Mail #2», прихована копія — на «E-Mail #3» (ці поля — у секції «Контакти» картки). Лист піде, лише якщо в програмі налаштовано поштову скриньку для надсилання: без неї листів не буде нікому, хоч би які адреси стояли в картках.
• Telegram. Працює, якщо в програмі підключено Telegram-бот компанії і в картці співробітника заповнено «Telegram chat ID». Самого chat ID без бота мало.
• Сповіщення в браузер. Працює, якщо співробітник натиснув «Підписатися на повідомлення» у своїй картці.

Особисті налаштування — «Email для повідомлень», «Telegram chat ID» і підписка на браузер — лежать в одному місці: картка співробітника, секція «Сповіщення».

1

Email для повідомлень

2

Telegram chat ID

3

Підписатися на повідомлення

1. Порожнє поле — лист піде на основну пошту облікового запису.
2. Порожнє поле — канал Telegram не працює.
3. Кнопка ще не натиснута — сповіщення в браузер не приходять.

Якщо у виконавця не заповнені ні пошта, ні Telegram chat ID (або в програмі не налаштовано скриньку для надсилання чи бот), нагадування дійде до нього лише сповіщенням у програмі — тобто тільки тоді, коли він у неї зайде. Програма про порожню адресу не попереджає, а пошта в картці співробітника не обов’язкова.

Тому, якщо людина буває в програмі не щодня, відкрийте її картку й перевірте, що адреса є.

Списку «які події надсилати» для нагадувань органайзера немає: у картці співробітника такий перелік є, але нагадувань органайзера в ньому немає. Вимкнути їх галочкою не вийде — тільки прибрати правило з самого запису.

Сценарії

Усі поля нижче — із секцій «Додатково» і «Нагадування» форми запису. Для завдання, проєкту й нотатки вони однакові.

Співробітник щоранку звіряє залишки, доки роботу не закрито

Що зробити. У секції «Додатково» в полі «Виконавець» виберіть співробітника. У секції «Нагадування» поставте «Нагадувати» — «Щодня», «кожен» — 1, «Час нагадування» — 09:00.

Що вийде. Щодня о 9:00 нагадування отримують усі виконавці запису: сповіщенням у програмі, а також поштою, у Telegram і в браузер — якщо ці канали налаштовано. Коли завдання отримає статус «Завершено» чи «Скасовано» або піде «В архів» чи «У кошик», нагадування стануть на паузу, а повернете запис у роботу — продовжаться.

Чого не буде. Керівник співробітника копії не отримає, якщо його немає серед виконавців.

Передзвонити клієнту в конкретний день і годину

Що зробити. У «Нагадувати» виберіть «Разово» і заповніть «Дата нагадування».

Що вийде. Одне нагадування в цей момент, після чого правило вимикається само. Якщо в записі заповнена «Дата актуальності, до» і вона пізніша, у момент терміну прийде ще одне нагадування. Не встигли — кнопки «+15 хв», «+1 година» і «Завтра о 9:00» у сповіщенні переносять нагадування на новий час.

Чого не буде. Повторів після разового нагадування не буде: щоб нагадувало ще, відкладіть його кнопкою або задайте нову «Дата нагадування».

Щопонеділка нагадувати оновити прайс, але тільки до кінця місяця

Що зробити. «Нагадувати» — «Тижня», у «День тижня» виберіть понеділок, задайте «Час нагадування». Кінець задайте полем «Не нагадувати після дати» або числом у «Максимально нагадувань».

Що вийде. Нагадування приходять в обрані дні тижня в заданий час. Коли мине «Не нагадувати після дати» або «Усього нагадувань» дорівняє «Максимально нагадувань», розсилка припиняється.

Чого не буде. Після вичерпаного ліміту чи минулої дати кнопки «+15 хв», «+1 година», «Завтра о 9:00» нагадування не перенесуть — програма відмовить.

Почати нагадувати з певного дня, а до нього не турбувати

Що зробити. Задайте правило, наприклад «Щодня», і заповніть «Дата початку» днем, з якого треба нагадувати.

Що вийде. До цієї дати нагадувань немає. Коли вона настане, програма сама порахує «Дата наступного нагадування» і почне розсилку за правилом. У «Календарі» запис стане на цю дату.

Чого не буде. Якщо «Дата початку» порожня, нагадування йдуть за правилом без стартової дати, але в «Календарі» запису не буде: сітка відбирає записи саме за цією датою.

Що робити, коли нагадування не приходять

Часті запитання

Чому нагадування не приходить, хоча правило задано?

Найчастіше «Дата початку» ще не настала, запис закрито або вичерпано обмежувачі. Якщо ж у виконавця не заповнені пошта й Telegram chat ID, нагадування приходить йому лише сповіщенням у програмі (розбір проблем).

Термін минув — чому статус не став «Прострочена»?

Цей статус ставить людина. Програма лише відбирає запис у фільтр «Прострочено» і фарбує термін на картці червоним (статуси завдання).

Чи можна надсилати нагадування тільки в Telegram, без пошти?

Ні: вибору каналу немає. Програма надсилає в усі канали, налаштовані для співробітника (куди приходить нагадування).

Чи можна вкласти проєкт у проєкт?

Ні. Рівень рівно один: проєкт і його завдання (проєкти).

Тег більше не потрібен, але в старих завданнях хай лишиться. Можна його просто вимкнути?

Вимикати нічого: тег — це вільне слово в полі «Теги», без довідника. Перестаньте додавати його новим записам, у старих він лишиться. Із підказок автодоповнення тег зникне, коли його не буде в жодному записі.

Суміжні теми

• Якщо потрібна загальна картина органайзера — хто чиї записи бачить, прив’язки й видалення: Органайзер: завдання, проєкти, нотатки й календар.
• Якщо треба зрозуміти, коли саме прийде нагадування і як його відкласти, — нагадування в органайзері.
• Якщо записів багато і треба бачити прострочене й доручене вам — список органайзера: фільтри, швидке додавання й масові дії.
• Якщо завдання зі строком має стояти в календарі — Як вести календар компанії.