Канбан-дошка — це колонки, якими картки рухаються зліва направо в міру того, як робота просувається. У Elbuz дошка влаштована не так, як у звичних планувальниках, і різниця принципова: дошка нічого не зберігає. Вона показує те, що вже є у вашій програмі — завдання, замовлення, угоди, товари, клієнтів — просто в іншому вигляді. Перетягнули картку в іншу колонку — змінився сам елемент, а не тільки картинка на екрані.
Звідси й головна перевага: не треба вести роботу двічі. Замовлення живе в списку документів і на дошці одночасно, це один і той самий об'єкт.
Де це у програмі
- Меню
- Органайзер → Дошки
- Створити
- кнопка додавання у списку дошок
- Відкрити дошку
- подвійний клік на рядку у списку
1
Колонка2
Картка3
Панель фільтрів та сортування- Колонка — картки рухаються зліва направо в міру просування роботи.
- Картка — це не окремий запис, а сам елемент вашої програми, тут — товар каталогу.
- Панель фільтрів та сортування — коли карток більше сотні, дошку переглядають через неї.
Дошка будується над чимось конкретним
Перше, що питає програма при створенні дошки, — над яким типом елементів вона працює. Це не косметичний вибір: від нього залежить, що взагалі може стати карткою.
Типів багато, і це не тільки завдання: завдання, проєкти, документи (замовлення, рахунки), товари, контрагенти, нотатки, статті, користувачі, розсилки, звернення до підтримки. Тобто дошку можна зробити не лише під роботу відділу, а й, скажімо, під наповнення карток товарів: колонки «Немає опису» → «Опис написано» → «Фото додано» → «Готово до вивантаження».
Тип елемента задається один раз, при створенні дошки, і змінити його потім не можна — картки просто не зрозуміють, чим вони стали. Якщо тип обрано помилково, простіше створити нову дошку.
Як елементи потрапляють на дошку
Картки на дошку не додають руками — вони з'являються самі, коли елемент підходить під умови дошки. Умови задаються конструктором: поле, оператор, значення, і кілька умов можна поєднувати «та» / «або». Скажімо, дошка «Замовлення в роботі» бере документи, у яких тип — «замовлення покупця», а статус — не «виконано» й не «скасовано».
Далі програма має вирішити, у яку колонку покласти картку. Тут три способи, і працюють вони в такому порядку:
- Умови колонки. У кожної колонки можуть бути свої умови — той самий конструктор. Перша колонка, чиї умови збіглися, і забирає картку.
- Статус елемента. Якщо умови не задані, програма шукає колонку, прив'язану до статусу цього елемента. Так дошка автоматично повторює ваш процес: статуси документа стають колонками.
- Перша колонка. Якщо не спрацювало ні перше, ні друге — картка лягає в найлівішу колонку.
Найпростіший робочий варіант — прив'язати колонки до статусів. Тоді дошка нічого не вигадує: менеджер тягне картку, статус документа змінюється, а список документів і дошка показують одне й те саме.
Дошка без жодної умови карток не отримає: програма пропускає такі дошки. Порожня дошка через день після створення — майже завжди це.
Колонки: назва, колір і два обмеження
Колонка додається кнопкою «Додати стовпчик», редагується — «Редагувати колонку». Крім назви й кольору, у неї є дві властивості, які варто розуміти.
WIP-ліміт — скільки карток дозволено тримати в колонці одночасно. Нуль означає «без обмеження». Коли ліміт вичерпано, картку в цю колонку перетягнути не вийде. Це не бюрократія, а сенс канбану: обмеження показує, де робота накопичується. Колонка «В роботі» з лімітом 3 у менеджера — чесний спосіб побачити, що людина взялася за сім справ одночасно.
Блокування колонки забороняє переміщення карток узагалі — ні всередину, ні назовні. При спробі програма скаже: «Колонка заблокована! Переміщення карток заборонено». Знадобиться для термінальних колонок на кшталт «Архів», куди картка потрапляє автоматично й звідки її не повертають.
Видалення колонки з картками програма перепитує окремо, з числом: «У колонці є N карток. Вони будуть видалені. Продовжити?». Читайте це повідомлення уважно — воно не про колонку, а про картки в ній.
Що є в картці
Крім самого елемента, у картки є власні поля роботи: відповідальний, дедлайн, пріоритет (низький, середній, високий, терміновий) і сума — остання потрібна там, де дошка про гроші.
Над дошкою є панель, яка рятує, коли карток стає більше сотні:
- Фільтри — за користувачем, пріоритетом, датою й сумою. Знайдене показується лічильником «Знайдено карток: N».
- Сортування всередині колонки: нові зверху, найближчий дедлайн, високий пріоритет, велика сума або ручний порядок.
- Групові операції — відзначаєте кілька карток і разом переміщуєте їх у колонку, призначаєте відповідального, ставите дедлайн або видаляєте.
Доступи: чотири ролі
Дошка не обов'язково видима всім. Кнопка «Доступи» відкриває список користувачів із ролями:
| Роль | Що може |
|---|---|
| Власник | усе, включно з налаштуваннями дошки й роздачею доступів |
| Редактор | працювати з картками: створювати, рухати, змінювати |
| Коментатор | коментувати, не змінюючи самі картки |
| Перегляд | тільки дивитися |
Ролі дошки накладаються поверх загальних прав доступу до вікон: людина, у якої немає права на вікно «Дошки», не побачить дошку навіть із роллю власника. Про загальні права — окрема стаття про права доступу.
Історія змін
Кнопка «Історія» показує, що відбувалося з картками: створення, зміна, переміщення між колонками, зміна відповідального, видалення. Для переміщення видно, звідки й куди картка пішла.
Це найкорисніше в двох випадках: коли треба зрозуміти, хто й коли перетягнув картку назад, і коли картка зникла — видалення теж лишає слід.
Якщо на дошці лежать записи органайзера, зміна статусу перетягуванням і правки, зроблені автоматизаціями, пишуться ще й в історію змін самого запису — її видно у формі запису, у секції «Історія змін».
Автоматизації: дія на переміщення
Дошка вміє реагувати на рух карток сама. Кнопка «Додати автоматизацію» відкриває просте правило з двох частин.
Тригер завжди один — переміщення картки. Уточнюється двома полями: «З колонки» і «У колонку», у кожному можна лишити «Будь-яка колонка». Тобто правило спрацьовує або на конкретному переході, або на будь-якому потраплянні в колонку.
Дія — одна з чотирьох:
| Дія | Що робить |
|---|---|
| Призначити відповідального | у документа ставить обраного користувача відповідальним; у завдання чи проєкту органайзера додає його до виконавців запису — він побачить запис і отримуватиме його нагадування |
| Надіслати email повідомлення | відправляє лист за шаблоном на вказану адресу |
| Створити пов'язане завдання | заводить завдання з вашою назвою й описом |
| Змінити поле елемента | записує значення в поле самого елемента, а не картки |
Остання дія — найпотужніша й найнебезпечніша: вона змінює документ, товар чи контрагента. Перевіряйте її на одній картці, перш ніж лишати правило працювати.
Автоматизації дошки — це не тригери, які працюють по всій програмі. Дошкові правила знають тільки одну подію — переміщення картки — і живуть у межах своєї дошки. Коли потрібна реакція на подію будь-де в системі, вам потрібні саме тригери.
Воронка — це інший режим
Крім канбану, дошка вміє бути воронкою. Різниця не в оформленні: у колонок воронки з'являються ймовірність у відсотках і позначки термінальних етапів — «Виграна» й «Програна». Вага етапу дає зважений прогноз суми угод, а термінальні етапи закривають угоду.
Це окрема тема зі своїм вікном «Воронки та етапи» — тут лише зазначимо, що канбан і воронка налаштовуються в одному місці й плутати їх не варто: для роботи команди потрібен канбан, для продажів — воронка.
Розбір частих проблем
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Дошка порожня, хоча елементи є | у дошки не задані умови — програма такі дошки пропускає | відкрийте налаштування дошки й задайте умову відбору |
| Усі картки лягли в першу колонку | ні в колонок немає умов, ні статуси до них не прив'язані | прив'яжіть колонки до статусів елемента або задайте умови колонок |
| Картку не вдається перетягнути | або колонка заблокована, або в цільовій колонці вичерпано WIP-ліміт | подивіться повідомлення: про блокування програма каже прямо, про ліміт — не пускає мовчки |
| Колега не бачить дошку | йому не видано доступ до дошки або немає права на вікно «Дошки» | перевірте обидва рівні: кнопку «Доступи» й права групи користувача |
| Картка зникла з дошки сама | елемент перестав підходити під умови дошки — наприклад, змінився статус | це нормальна поведінка; якщо картка потрібна далі, розширте умови |
| Видалив колонку — зникли картки | видалення колонки видаляє картки в ній, програма попереджає про це числом | перед видаленням перенесіть картки в іншу колонку |
Часті питання
Над чим можна побудувати дошку?
Над завданнями, проєктами, документами, товарами, контрагентами, нотатками, статтями, користувачами, розсилками й зверненнями до підтримки. Тип обирається при створенні дошки й потім не змінюється.
Як додати картку вручну?
Картки з'являються самі — за умовами дошки. Якщо елемент на дошку не потрапив, це означає, що він не підійшов під умови: змінюють умови, а не додають картку окремо.
Що станеться з документом, якщо перетягнути його картку?
Залежить від того, як налаштована колонка. Коли колонки прив'язані до статусів, переміщення картки змінює статус самого документа. Коли колонка описана умовами — картка просто переїжджає, а документ лишається як був.
Навіщо потрібен WIP-ліміт?
Щоб побачити, де робота застрягає. Ліміт не дає покласти в колонку більше карток, ніж задано, і команда вимушено закінчує почате, перш ніж братися за нове. Нуль вимикає обмеження.
Чи можна повернути видалену картку?
Саму картку — ні, але в історії змін лишається запис про видалення: видно, хто й коли це зробив. Сам елемент при цьому нікуди не дівається, він залишається у своєму списку.
Чим автоматизації дошки відрізняються від тригерів?
Автоматизація дошки знає одну подію — переміщення картки — і діє в межах своєї дошки. Тригери працюють по всій програмі й реагують на будь-які події. Якщо потрібна реакція не на дошці, беріть тригери.
Суміжні теми
- Органайзер: завдання, проєкти, нотатки й календар — самі елементи, які стають картками.
- Правила, які працюють без вас — автоматизація поза дошкою.
- Права доступу — хто взагалі бачить вікно «Дошки».
- Список документів — коли дошка побудована над замовленнями.