Як завантажити товари в базовий каталог і оновлювати їх без дублів

Що вміє завантаження в каталог

• Чотири способи — готові шаблони файлових форматів, універсальний імпорт, Elbuz Tunnel і API майданчиків.
• Шаблон налаштовується один раз, далі його запускають вручну або за розкладом.
• Повторний імпорт впізнає товар за ідентифікатором і оновлює картку, а не створює копію.
• Захист картки — «Не оновлювати» і «Фіксована ціна» тримають ваші правки.
• Видалення відсутніх у файлі — за галочкою каталог повторює джерело.
• Історія запусків показує, що додано й оновлено і де були помилки.
• Виправлення помилкового прогону — фільтр за джерелом і масові дії в каталозі.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Операції → Завантаження даних

Право доступу

вікно «Завантаження» у «Правах груп»

Галочка видалення

окреме право «Прапор: видаляти категорії та товари в базовому каталозі, яких немає в завантажуваному файлі»

Підготувати

файл чи посилання на нього, доступ до сайту або ключі API майданчика

Вікно «Завантаження категорій, товарів, виробників у базовий каталог» працює через шаблони. Шаблон — збережене налаштування одного завантаження: звідки брати дані, у якому форматі, за якими правилами й що саме тягнути.

Шаблон налаштовують один раз, далі запускають вручну або ставлять на розклад. Повторний запуск оновлює каталог за тими самими правилами.

1

Назва шаблону

2

Тип джерела

1. Назва шаблону — унікальний ідентифікатор способу завантаження.
2. Тип джерела — формат чи система, з якої надходять дані (Elbuz Tunnel, XLSX, API тощо).

Який спосіб завантаження обрати

Почніть із того, що у вас уже є:

Чотири способи завантажити дані

1. З файлів за готовими шаблонами

Найпоширеніший шлях: у вас є файл вивантаження з іншої системи. Під популярні формати є готові шаблони, де колонки вже розмічені:

• XML / Yandex Market (YML) — універсальний XML-фід товарів;
• CommerceML 2 (1С) — обмін з 1С: файл товарів і файл пропозицій;
• XLSX (prom.ua, satu.kz, deal.by) — таблиця вивантаження з майданчиків EVO;
• Elbuz Tunnel — прямий зв'язок із базою вашого наявного магазину на OpenCart, Bitrix, WooCommerce, PrestaShop та інших CMS, без файлів узагалі.

2. Універсальний імпорт

Коли готового шаблону під ваш файл немає, візьміть універсальний імпорт. Він читає будь-який XML, CSV, XLS чи XLSX, а ви самі вказуєте, яка колонка або вузол файлу відповідає якому полю каталогу.

На старті це трохи більше ручної роботи, зате підходить під будь-яке джерело — навіть саморобне вивантаження з чужої системи обліку. Розмітку зроблено один раз: наступні файли того самого формату вантажаться за цим шаблоном без нової розмітки.

3. Через API — каталог

Якщо ви вже продаєте на майданчику або ведете облік у зовнішній системі, каталог тягнуть напряму через API — без файлів, за ключами доступу. Так підключаються Rozetka, Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay, Allegro, eMAG, Kaufland, OLX, Etsy, TikTok Shop, Wix, а також облікові системи «Мій склад», Horoshop і CRM SalesDrive.

Ключі ви берете в кабінеті майданчика чи системи — зазвичай у розділі для розробників або інтеграцій — і вставляєте у форму шаблону. Далі Elbuz забирає товари, категорії та зображення так само, як із файлу. У кожної інтеграції своя форма й свої ключі — статті зібрані в огляді імпорту каталогу через API.

4. Через API — тільки замовлення

Частина інтеграцій завантажує не товари, а замовлення — із маркетплейсів, кас і банків: Kaspi.kz, EVO/Prom (prom.ua, satu.kz), Епіцентр, Forte Market, ceneo.pl, каса dotykacka, виписки PrivatBank. Каталог вони не наповнюють — це огляд імпорту замовлень через API.

Каталог чи замовлення

Одні джерела приносять каталог, інші — замовлення, а деякі API вміють і те, й інше. У шаблоні ви вмикаєте, що саме тягнути: товари, замовлення або обидва. Файлові шаблони й універсальний імпорт завжди про каталог; частина API — тільки про замовлення.

Як іде завантаження: від шаблону до каталогу

Порядок однаковий для будь-якого джерела:

1. Створіть шаблон і оберіть тип джерела.
2. Для файлу вкажіть файл або посилання й перевірте розмітку колонок; для API — введіть ключі доступу.
3. Увімкніть, що завантажувати: товари, категорії, виробників.
4. Запустіть шаблон. Перший запуск створює товари, наступні — оновлюють.
5. Коли все працює, поставте шаблон на розклад.

Один шаблон — одне джерело. Під кожного постачальника чи майданчик заводять свій шаблон, і розклад у кожного свій: один оновлюється щогодини, інший — раз на добу. Дані ж вони ділять: якщо два шаблони приносять той самий артикул, вони пишуть в одну картку (два шаблони на той самий товар).

Що потрапляє в каталог

Залежно від джерела й шаблону в каталог потрапляють категорії (дерево розділів), виробники (бренди), зображення, характеристики й атрибути, ціни та залишки. Що саме брати, задається по-різному:

• в Elbuz Tunnel і в підключеннях майданчиків фото, атрибути, опції, виробники, відгуки й замовлення вмикаються окремими галочками у формі шаблону;
• у шаблонах файлових форматів набір фіксований;
• найточніше — до окремого поля — його задає універсальний імпорт розміткою колонок.

Що станеться з полями, які ви правили руками, — розділ що перезапише повторний прогін.

Службові категорії та бренди, які створює завантаження

Товар, у якого в джерелі немає категорії, різні шаблони обробляють по-різному:

• Універсальний імпорт і підключення майданчиків такий товар не гублять: кладуть у службову категорію з кодом джерела в назві. Вона створюється вимкненою і без вивантаження — її вміст на вітрину не поїде, доки ви не розкладете товари по своїх розділах.
• Шаблони файлових форматів (XML/YML, CommerceML, XLSX) товар без розпізнаної категорії не заводять — мовчки, без рядка в журналі. Звідси найчастіша розбіжність «у файлі позицій більше, ніж додалося в каталог».

Розкласти можна масово: позначте товари, далі «Додаткові операції» → «Змінити категорію товару» → виберіть головну категорію (головна може бути лише одна). Після цього службова лишиться порожньою, і її можна видаляти.

Видалення бренда товари не чіпає — у них спорожніє поле виробника. Разом із брендом видаляються правила націнки, привʼязані саме до нього. Якщо бренд далі приходить у файлі, наступний прогін заведе його знову.

Коли завантажене поїде далі

Наприкінці прогону програма сама доводить дані до робочого вигляду — у журналі це рядки «Оновлення значень на основі формул», «Перевірка цілісності даних», «Індексування товарів». Після них товар видно в списку базового каталогу. Розумний пошук лише позначається на переіндексацію окремим завданням, тож у пошуку новий товар зʼявляється не тієї ж миті.

На сайт і на маркетплейси завантаження не везе нічого. Це робить вивантаження — окремі шаблони з власним розкладом. Доки вивантаження не запущено, на вітрині лежить старе. Товари не зʼявилися на майданчику після завантаження — дивіться журнал вивантаження.

Як запускати шаблон і перевіряти, що завантаження пройшло

Разовий запуск — кнопка «Завантажити» в картці шаблону. Автоматичний — кнопка «Налаштування розкладу» в картці шаблону, і шаблон має бути в стані «Активний». За розкладом програма забирає дані за посиланням або ключами, тож файл із компʼютера годиться лише для ручного запуску. В універсального імпорту розкладу немає: його запускають вручну.

Кожен запуск лишає слід. Кнопка «Історія запусків» є у формі шаблону, а також на панелі над списком шаблонів, коли в ньому виділено рядок. Там видно, коли йшло завантаження, скільки товарів або замовлень оброблено, скільки додано й оновлено і чи були помилки. Рядки з проблемами позначені кольором, поруч — текст причини від джерела.

Перші кілька запусків відкривайте журнал щоразу, навіть коли все начебто добре. Він одразу ловить змінений пароль чи токен у зовнішній системі, джерело, яке віддало менше товарів, ніж очікувалося, порожній або застарілий файл.

Межі одного прогону

Стелі за кількістю товарів немає. Файл не завантажується в памʼять цілком, а читається послідовно. Універсальний імпорт віддає прочитане в базу пачками по 2000 рядків, шаблони файлових форматів спершу складають усе в проміжні таблиці й переносять у каталог одним заходом. Розмір каталогу впирається не в ліміт, а в час.

На прогін XLSX-вивантаження майданчиків EVO і універсального імпорту відведено дві години. Універсальний імпорт, якого не вистачило, лишає каталог завантаженим частково — записані пачки вже в каталозі. XLSX спершу читається в проміжні таблиці, тож прогін, зупинений лімітом під час читання, каталог не змінює.

Скільки триває саме ваш прогін, показує «Історія запусків»: за останні 30 днів — кількість запусків, «Середня тривалість», «Найдовший» і скільки прогонів було «З помилками». За тиждень роботи у вас будуть власні числа для вибору розкладу.

Вікно на час завантаження не блокується: журнал прогону живе в панелі «Операції», а картку шаблону можна закрити. Прогони за розкладом ідуть на сервері й браузер не потребують.

Над списком шаблонів є смуга з підсумками: «Шаблонів», «Активних», «Виконується», «Останнє завантаження» і «Давно не завантажувались». Останнє рахує активні шаблони, які не запускалися понад 7 днів, — так видно, що джерело мовчить.

Вимкнути шаблон чи видалити

У картці шаблону вгорі є пілюля стану — «Активний» / «Вимкнений»; те саме перемикає колонка «Стан» у списку шаблонів.

Вимкнений шаблон пропускає розклад, і його не бере команда «Завантажити всі шаблони». Налаштування, ключі, розмітка, розклад і вже завантажені товари лишаються. Увімкнули назад — розклад працює далі. Кнопка «Завантажити» в картці працює й у вимкненого шаблону: вимкнення зупиняє лише автоматичні прогони.

Разом із видаленим шаблоном зникає його розклад, а в Elbuz Tunnel — ще й доступи до бази сайту, правила відбору та зіставлення. Завантажені товари, категорії й виробники лишаються в каталозі.

Повторний імпорт: оновлення без дублів

Товари не задвоюються при кожному завантаженні. Elbuz упізнає позицію за ідентифікатором — артикулом, кодом чи зовнішнім id із джерела — і оновлює саме її. Тому шаблон можна запускати щодня: наявне оновиться, нове додасться. Якщо ідентифікатори в джерелі змінюються від вивантаження до вивантаження, програма прийме старі товари за нові й наробить дублів.

Що перезапише повторний прогін

Головне питання до другого завантаження — чи не зітре воно те, що ви правили руками. Відповідь залежить від поля:

Тому неповний файл — лише назви або лише фото — для повторного прогону не годиться. Виняток — обмін CommerceML одним файлом: файл пропозицій (offers.xml) без файлу товарів оновлює лише ціну, залишок і статус наявності, а файл товарів (import.xml) без пропозицій — лише каталожні поля.

Як закріпити своє значення

Де: картка товару → секція «Статуси та прапорці» → група «Захист під час імпорту».

• «Не оновлювати» — завантаження більше не змінює цю картку: ні ціну, ні наявність, ні артикул, ні категорію, ні виробника, ні назву з описом. Так працюють шаблони файлових форматів, Elbuz Tunnel, універсальний імпорт і API.
• «Фіксована ціна» — ціну й стару ціну не чіпає жодне завантаження: шаблони файлових форматів (XML/YML, CommerceML, XLSX), Elbuz Tunnel, універсальний імпорт і API. Решта полів картки оновлюється як завжди.

1

Не оновлювати

2

Фіксована ціна

1. Не оновлювати — товар повністю виключається з оновлення під час завантаження.
2. Фіксована ціна — ціна товару не змінюється завантаженням.

Фото в наявних картках різні шаблони обробляють по-різному:

• універсальний імпорт і API додають знімки лише новим товарам — у наявній картці фото лишаються ваші;
• шаблони XML/YML і CommerceML доливають знімки, яких у картці ще не було, і старих не чіпають;
• шаблон XLSX для майданчиків EVO замінює фото повністю: лишаються тільки ті, що у вивантаженні.

Оновлювати лише ціни й наявність, не чіпаючи решти, можна розміткою універсального імпорту — сценарій нижче.

Два шаблони на той самий товар

Програма впізнає товар за ідентифікатором із джерела, а не за шаблоном, який його завів. Якщо два шаблони приносять той самий артикул, вони працюють з однією карткою, і лишається значення того, чий прогін був останнім. Налаштування «пріоритет джерел» немає.

Розвести їх можна галочкою «Перевірити унікальність записів з урахуванням цього джерела завантаження» в картці шаблону. З нею прогін шукає наявний товар лише серед своїх, і однакові ідентифікатори з різних джерел стають окремими картками. Галочка є в шаблонах XML/YML і Elbuz Tunnel; у CommerceML, XLSX (EVO) і формах API-підключень її немає.

У шаблонах XML/YML поле, порожнє у другого джерела, значення першого не затирає. Ціни, наявності, назви й опису це не стосується: два повні файли на один асортимент в одній картці постійно перетирають одне одного.

Товар зник із джерела

Прогін порівнює джерело з каталогом тільки в один бік: що є у файлі — оновиться або додасться. Товар, якого у файлі більше немає, за умовчанням лишається як був — зі своєю ціною, наявністю й фото. Картка не вимикається і сама собою не зникає.

Змінює це галочка шаблону «Видаляти записи в базовому каталозі, яких немає в завантаженому файлі» (у шаблоні Elbuz Tunnel — «...яких немає на сайті»). З нею прогін видаляє з базового каталогу все, чого у файлі не виявилося, разом з описом, фото, атрибутами, звʼязками з категоріями та запитаннями до товару. Зіставлення таких товарів із прайс-листами злітає: рядок прайсу лишається без товару.

Захист від порожнього файла є в шаблонах XML/YML, XLSX (EVO) і CommerceML: якщо у файлі не знайшлося жодного товару, товари не видаляються. У CommerceML так само з категоріями: без класифікатора у файлі (обмін одним файлом пропозицій) жодна категорія не видаляється. У шаблоні Elbuz Tunnel такої перевірки немає.

У підключеннях через API галочка видалення відсутніх є лише у формах «Мій склад», Horoshop і SalesDrive:

• «Мій склад» і SalesDrive — видаляють: їхнє вивантаження (у SalesDrive — YML-експорт за посиланням із шаблону) завантажується так само, як файл XML/YML. Галочки «Перевірити унікальність записів…» тут немає — під видалення йде весь базовий каталог. Без посилання на YML-експорт SalesDrive забирає лише замовлення й нічого не видаляє.
• Horoshop — галочка нічого не видаляє.
• Решта майданчиків галочки не мають: знятий із продажу товар лишається в каталозі, доки ви не приберете його самі.

Якщо прогін обірвався або його зупинили

Прогін пише в каталог по ходу справи, а не за принципом «усе або нічого». Обірвався звʼязок, скінчився час, натиснули «Зупинити» — записане лишається записаним, а до чого не дійшло, те не зроблено.

Повторний запуск після обриву безпечний: товари, які вже додалися, знайдуться за ідентифікатором і оновляться, решта додасться. Дублів це не створює.

Кнопка «Зупинити» в панелі «Операції» ставить позначку, і робота припиняється на найближчій контрольній точці. У журналі зʼявляється «Операція перервана користувачем!», операція в панелі «Операції» стає жовтою. Формули, перевірка цілісності й індексування після зупинки не запускаються, рядка «Завантаження даних завершено!» не буде, дата останнього завантаження в шаблоні не зміниться.

Двох прогонів одночасно не запускайте: файлові шаблони працюють через спільну проміжну область, і другий прогін затре робочі дані першого. Розклад за цим стежить сам — зайнятий момент дасть у журналі «Скасовано завантаження за розкладом, причина - завантажується інший шаблон (конфлікт обробки даних)», і завдання дочекається наступного разу. Ручний запуск такої перевірки не робить.

Прогін за розкладом, що помер мовчки, замок не тримає: через 15 хвилин тиші завдання звільняється, і наступного разу розклад спрацює як звичайно.

Якщо завантажили не те

Спершу оцініть обсяг. У списку базового каталогу для цього є колонки:

• «Джерело: назва» і «Джерело: ID» — яким шаблоном картку заведено. Фільтр по цій колонці дає повний список товарів, створених помилковим прогоном.
• «Дата оновлення» — коли картку востаннє змінювали: завантаження, масові дії, збереження картки. Вона ловить і картки, які прогін не створив, а лише оновив: джерело в них лишається старим.

Далі — масові дії з меню «Додаткові операції» (кнопка з трьома крапками в рядку або права кнопка миші по списку):

• «Видалити товар» — для зайвого; для позначених рядків перепитає «Видалити вибрані товари?»;
• «Змінити категорію товару» — перекласти в потрібний розділ;
• «Масово встановити значення» і «Знайти та замінити» — виправити або очистити конкретне поле.

1

Видалити товар

2

Змінити категорію товару

3

Масово встановити значення

1. Видалити товар — видаляє вибрані товари з каталогу.
2. Змінити категорію товару — переносить вибрані товари в іншу категорію.
3. Масово встановити значення — задає одне значення поля для всіх вибраних товарів.

Перезаписані ціни, наявність, назви й описи повертає повторний прогін правильного файла — ці поля беруться з джерела завжди. Поля, які помилковий файл заповнив, а правильний лишає порожніми (артикул, модель, гарантія, теги), у шаблоні XML/YML самі не очистяться: їх прибирають через «Масово встановити значення» з порожнім значенням.

Сценарії

Перше завантаження: спершу малий файл

Що зробити. Оберіть спосіб за таблицею. Зробіть шаблон на маленькому файлі чи на одній категорії, запустіть і перевірте картки та історію запусків.

Що вийде. Помилку розмітки чи категорій видно на десятку товарів, а не на всьому каталозі. Коли картки правильні, вантажте все й ставте шаблон на розклад.

Асортимент веде фід: зняте з фіду має зникнути з каталогу

Що ввімкнути. У шаблоні XML/YML — галочки «Видаляти записи в базовому каталозі, яких немає в завантаженому файлі» і «Перевірити унікальність записів з урахуванням цього джерела завантаження».

Що вийде. Кожен прогін видаляє з базового каталогу товари, яких немає у файлі, разом з описом, фото й атрибутами. Товари інших шаблонів лишаються. Порожній файл каталог не вичистить: етап видалення пропускається.

Зверніть увагу. Картки, створені руками, з прайс-листа чи парсером, друга галочка не захищає. Якщо перша галочка сіра й не натискається, у вашої групи немає права на видалення товарів під час завантаження.

Два постачальники з однаковими артикулами, а потрібні окремі картки

Що ввімкнути. У шаблоні кожного постачальника (XML/YML або Elbuz Tunnel) — галочку «Перевірити унікальність записів з урахуванням цього джерела завантаження».

Що вийде. Прогін шукає наявну картку лише серед заведених цим шаблоном, а також створених руками, з прайс-листа чи парсером. Однаковий ідентифікатор від двох постачальників дає дві картки.

Зверніть увагу. Картку, створену руками з тим самим ідентифікатором, оновлюватимуть обидва шаблони — вона «своя» для кожного.

Оновлювати лише ціни й наявність, не чіпаючи описів, фото й решти полів

Що ввімкнути. Універсальний імпорт → вкладка «Відповідність полів» → блок «Поля товару»: лишити в розмітці ціну й кількість, а також артикул виробника, назву й посилання на товар у джерелі.

Що вийде. У наявних картках змінюються тільки поля з розмітки. Порожня клітинка ціни чи артикулу у файлі значення не затирає, а порожня кількість — затирає: нуль у кількості означає «немає на складі».

Зверніть увагу. За сполученням артикулу виробника, назви й посилання програма знаходить наявну картку. Приберете їх із розмітки — кожен прогін заводитиме нові картки.

Постачальник на паузі: зупинити автоматичне завантаження, не втрачаючи налаштувань

Що ввімкнути. У картці шаблону перевести пілюлю стану в «Вимкнений» (або те саме в колонці «Стан» у списку шаблонів).

Що вийде. Шаблон пропускає розклад і команду «Завантажити всі шаблони». Налаштування, розклад і товари лишаються. Повернули «Активний» — шаблон знову йде за розкладом. Детальніше: вимкнути шаблон чи видалити.

Що робити, коли завантаження поводиться не так

Часті запитання

Чим це відрізняється від завантаження прайсу постачальника?

Прайс постачальника завантажують для порівняння цін і дропшипінгу — це розділ «Постачальники». Тут ви наповнюєте власний базовий каталог: своїми товарами з файлу, з майданчика чи з облікової системи.

Чи можна завантажити каталог з мого магазину на маркетплейсі без файлу?

Так, якщо для майданчика є API-інтеграція (Rozetka, Shopify, WooCommerce та інші). Elbuz тягне товари за ключами доступу, без файлів — імпорт каталогу через API.

Я підключив API, а замість товарів приходять замовлення — чому?

Частина інтеграцій приносить лише замовлення (каси, банки, деякі маркетплейси). В інтеграціях, що вміють і каталог, і замовлення, перевірте галочки шаблону: має бути ввімкнене завантаження товарів.

Чи треба завантажувати вручну щоразу?

Ні. Перевірений шаблон із посиланням або ключами ставлять на розклад, і завантаження йде само. Виняток — універсальний імпорт: його запускають вручну (запуск і розклад).

Я правив ціну руками — повторний прогін її зітре?

Так, ціна й наявність беруться з джерела щоразу. Щоб лишити своє, поставте в картці «Фіксована ціна» або «Не оновлювати» (як закріпити своє значення).

Два джерела присилають однакові ID і перетирають одне одного. Можна вантажити їх як різні товари?

Так: у шаблоні кожного джерела ввімкніть «Перевірити унікальність записів з урахуванням цього джерела завантаження». Галочка є в шаблонах XML/YML і Elbuz Tunnel (два шаблони на той самий товар).

Чи можна підключити Google Таблицю напряму як джерело завантаження в каталог?

Ні. Google Таблицю напряму читають прайс-листи: джерело зі способом «Посилання» (завантаження прайсу), далі зіставлення з каталогом. Інший шлях — вивантажити таблицю у файл і завантажити його шаблоном каталогу.

Суміжні теми

• Якщо ні файлу, ні майданчика немає, а товари треба зібрати зі сторінок сайтів — парсер сайтів.
• Якщо каталог наповнено і час підключати постачальників — Прайс-листи: з чого почати і куди рухатися.
• Якщо формат вашого файлу нетиповий — універсальний імпорт із ручною розміткою.
• Якщо ви продаєте на маркетплейсі й хочете тягнути товари без файлів — імпорт каталогу через API.