Крім завдань і дошок в органайзері живуть п'ять «офісних» типів записів: нотатки, таблиці, документи, презентації й форми. Кожен — окреме вікно в розділі органайзера, але влаштовані вони однаково, і це перше, що варто зрозуміти: різниця між ними лише в тому, чим наповнена головна секція «Вміст».
Де це у програмі
- Вікна
- розділ Органайзер: «Нотатки», «Таблиці», «Документи», «Презентації», «Форми»
- Сусіди
- у тому ж розділі — завдання й проєкти, дошки, календар
- Спільне сховище
- усі п'ять типів — записи одного виду з різною позначкою типу
1
Нотатки2
Презентації3
Документи4
Таблиці5
Форми- Нотатки — текстові записи; текст можна закрити паролем.
- Презентації — слайди з текстом виступу, показом і віджетом для сайту.
- Документи — тексти з форматуванням, обмін через DOCX.
- Таблиці — розрахунки з формулами, обмін через XLSX.
- Форми — конструктор форм із публічним посиланням і списком відповідей.
У розділі є ще один пункт — «Файли». Це не запис органайзера, а ваші особисті файли: перетягніть файл у вікно або виберіть з диска чи за посиланням, потім перейменовуйте, завантажуйте й видаляйте. Файли особисті так само, як решта органайзера: у кожного співробітника свої, чужих там не видно.
Файли, які належать конкретному запису, кладуть не сюди, а всередину самого запису — у секцію «Файли»: тоді вони знайдуться разом із ним.
Що спільне в усіх типів
Нотатка, таблиця, документ, презентація й форма — це один і той самий запис органайзера з різним типом. Звідси більшість полів у них спільна з завданнями, але не всі: окремі поля є лише в деяких типів — це позначено в таблиці.
| Поле | Що дає |
|---|---|
| Дошка | лише в нотаток: нотатку можна покласти на канбан-дошку поруч із завданнями й проєктами. Таблицю, документ, презентацію й форму на дошку не покласти |
| Статус | ті самі довідники, що в завдань |
| Пріоритет | лише в нотаток і форм; у таблиць, документів і презентацій його немає |
| Категорія, теги, колір | для відбору в списку |
| Учасники | співробітники, які працюють над записом. У розділі «Додатково» їх додає автор запису — поле «Учасник» у нотаток і документів, «Виконавець» у таблиць, форм і презентацій. Решта учасників бачать список лише для читання; себе автор зі списку не прибере — програма залишить його там |
| Контрагент | запис видно в картці клієнта; у форм цього поля немає |
| Нагадування | сповіщення про запис учасникам — як у завдання. Виконаний запис і запис в архіві чи кошику не нагадують: правило ставиться на паузу, а не стирається. Докладно в статті «Нагадування в органайзері» |
| Файли | вкладення, що лежать поруч із записом |
| «Обране», «Закріплено» | підняти потрібне вгору списку |
| «Архів», «Кошик» | прибрати з очей, не видаляючи: такі записи зникають зі звичайного списку, а знайти їх можна плитками «В архіві» й «У кошику» над списком |
| «Шаблон» | запис стає заготовкою для нових |
| «Коментарі» і згадки @ | обговорення всередині запису, учасники отримують сповіщення в програмі — див. коментарі та історію змін |
| «Історія змін» | хто й коли змінив статус, термін, учасників та інші поля — зокрема статус, змінений на дошці, і термін, перенесений у календарі |
Коментарів та історії змін немає лише в презентацій — у нотаток, таблиць, документів і форм вони є, як і в завдань та проєктів.
Список кожного типу теж влаштований однаково: картки з галочкою «Позначити виконаним», плитки стану, швидкі фільтри за терміном і автором, поле «Швидко додати» й масові дії над виділеними картками. Як ними користуватися — у статті про список органайзера.
Практичний висновок: не заводьте окремого завдання «підготувати комерційну пропозицію». Заведіть нотатку з текстом пропозиції, покладіть її на дошку, поставте статус і учасників — і вона сама стане карткою в роботі. Один запис замість двох, які доводиться синхронізувати руками.
Три дрібниці, які змінюють роботу
- Автозбереження. Форми записів зберігаються самі: у кутку блимає «Збереження…», потім «Збережено». Окремо натискати нічого не треба, а якщо там з'явилося «Не збережено» — зв'язок із сервером обірвався, і закривати вікно ще рано.
- Диктування. Біля поля назви є мікрофон: програма перетворює мову на текст засобами браузера. Мова розпізнавання береться з мови інтерфейсу.
- «Візуальний редактор». Перемикач вирішує, редагувати текст як у Word чи як звичайний текст. Для нотаток із кодом і для вставки з інших систем друге зручніше: чуже форматування не переїжджає разом із текстом.
Нотатки
Найпростіший тип: назва, текст, посилання й усе спільне з таблиці вище. Цікавого в нотатці два.
«Зашифровано»
Текст нотатки можна закрити паролем — для доступів, ключів, умов договору. Працює це інакше, ніж очікують, і різниця критична.
| Що відбувається | Наслідок |
|---|---|
| Текст шифрується у вашому браузері, на сервер їде вже зашифрованим | у базі лежить нечитабельний рядок із позначкою ENC: |
| Пароль зберігається тільки у вашому браузері | на сервері його немає — ні в базі, ні в журналах |
| Пароль один на всі ваші зашифровані записи, а не на кожен окремо | ввели один раз — відкриваються всі; змінили — старі перестануть читатися |
| Шифрується лише текст запису | назва, теги, категорія лишаються відкритими — не пишіть таємне в назві |
| Розшифровка теж у браузері | з іншого комп'ютера програма спитає пароль знову |
Забутий пароль означає втрачену нотатку. Відновити її не може ніхто: ні адміністратор акаунта, ні технічна підтримка — на сервері зберігається лише зашифрований текст. Так само нотатку не прочитає колега, навіть якщо ви дасте йому доступ до запису. Шифруйте те, що справді таємне, і тримайте пароль там, де тримаєте решту паролів.
Той самий перемикач є в завданнях, проєктах і документах — і працює там так само. У таблиць, презентацій і форм його немає: їхній вміст зберігається не в текстовому полі, і закривати паролем там нічого.
Тести до нотатки
Унизу форми нотатки є згортна картка «Тести» — до нотатки прикріплюють перевірку знань. Це єдиний тип органайзера з такою можливістю, і саме він робить нотатку робочим навчальним матеріалом: інструкція для нового співробітника плюс питання, на які він має відповісти.
Таблиці
Повноцінний табличний редактор просто у вікні програми: формули, форматування, кілька аркушів. Потрібен для того, для чого зазвичай відкривають Excel «на хвилинку»: порахувати маржу за десятьма позиціями, звести умови постачальників, прикинути бюджет кампанії.
Обмін файлами
Таблиця читає й віддає XLSX. Кнопка завантаження з файлу підставляє вміст книги Excel у редактор, кнопка вивантаження робить одразу три речі:
- формує файл
spreadsheet_<номер>.xlsxі віддає його вам на комп'ютер; - кладе цей самий файл у сховище акаунта;
- копіює посилання на нього в буфер обміну — про це й повідомляє напис «Файл завантажений. Посилання скопійовано в буфер обміну!».
Тобто щоб надіслати таблицю колезі чи клієнту, не треба нічого прикріплювати до листа: посилання вже в буфері, лишається вставити.
Що не переживає обмін файлами. В обидва боки переносяться значення комірок, формули й об'єднані комірки. Оформлення — кольори, шрифти, межі, ширина колонок — не переноситься: ані з Excel у програму, ані назад. Якщо потрібен саме оформлений документ, робіть його останнім кроком у тій програмі, де він буде жити.
Таблиця органайзера — не заміна роботі з прайс-листами. Зв'язку з каталогом у неї немає: числа в ній живуть самі по собі й не оновлюються, коли змінюються ціни. Це блокнот для розрахунків, а не звіт.
Документи
Документ — текст із форматуванням: регламент, комерційна пропозиція, інструкція для співробітників. Живе всередині програми, тому не губиться в чиємусь «Завантаженнях», і має спільні поля органайзера — отже, прив'язується до проєкту й клієнта. На дошку документ не кладеться: це вміють лише нотатки.
Обмін влаштований так само, як у таблиці, тільки формат інший — DOCX. Завантаження з файлу перетягує вміст документа Word у редактор, вивантаження віддає document_<номер>.docx на комп'ютер, кладе копію у сховище акаунта й копіює посилання в буфер обміну.
Текст документа так само можна закрити паролем — перемикач «Зашифровано» працює тут повноцінно.
Презентації
Презентація складається зі слайдів, у кожного є вміст і «Текст виступу» — те, що бачите ви, а не глядачі. Цей текст не лише підказка: з нього ж програма робить аудіопрезентацію — озвучує виступ обраним голосом. Там само, у помічнику, генерують картинку для слайда.
Кнопка «Перегляд» відкриває показ. Поруч, під стрілкою «Додатково», ще три дії:
- «Зберегти у PDF» — забрати презентацію файлом;
- «Скопіювати презентацію» — забрати вміст у буфер;
- «Створити віджет» — програма кладе в буфер готовий HTML-код, який вставляють у сторінку свого сайту. Презентація показується прямо на сайті.
У «Налаштуваннях відображення» задають ефект перемикання слайдів, перемикання колесом миші, показ змісту, олівець і дошку для малювання під час показу, а також чи друкувати текст виступу в PDF. Останнє — відповідь на часте питання «як роздрукувати собі шпаргалку»: увімкніть цей перемикач перед збереженням у PDF.
Форми
Найпрактичніший тип із п'яти: форма збирає відповіді від людей ззовні — заявку, опитування, анкету підрядника, бриф на замовлення. Поля збирають конструктором: перетягують потрібний тип поля у форму й підписують.
Порядок роботи
- Зберіть поля форми у вікні «Форми».
- Натисніть «Перегляд» — програма збере готову сторінку з формою й відкриє її. Адреса цієї сторінки і є публічним посиланням: ним діляться з учасниками, нічого більше налаштовувати не треба.
- Або поставте форму на свій сайт: «Скопіювати» кладе в буфер HTML-код самої форми, «Створити віджет» — код-вставку. Далі відкриваєте редактор потрібної сторінки на своєму сайті й вставляєте фрагмент.
- Відповіді дивіться кнопкою «Відповіді»: зверху список, під ним — заповнена форма того рядка, який ви обрали.
Посилання на форму змінюється щоразу, коли ви тиснете «Перегляд». Кожне натискання складає сторінку заново, видаляє попередній файл і кладе новий — за новою адресою. Стара розіслана адреса після цього перестає відкриватися. Тому діліться посиланням, коли форма вже готова, а якщо довелося щось виправити — розсилайте нове посилання. Код, вставлений на ваш сайт, цієї вади не має: він живе у вашій сторінці й не залежить від файлу, але після правки форми його треба вставити заново.
Як назвати поля, щоб від форми була користь
Коли людина надсилає форму, програма не просто складає відповідь у список. Вона ще й заводить контрагента в довіднику й надсилає лист тому співробітнику, якому належить запис форми, — з таблицею всіх відповідей і зворотною адресою відповідача, тож відповісти можна прямо з пошти.
Але впізнає програма лише поля з певними назвами. Назви задаються в конструкторі й мають бути саме такі:
| Назва поля | Що з нею стається |
|---|---|
email | потрапляє в колонку «Email» списку відповідей, стає поштою контрагента й адресою для відповіді в листі; по ній же перевіряється, чи такий контрагент уже є |
name | ім'я контрагента; без нього контрагент не створиться |
firstname і lastname | альтернатива попередньому: програма складе ім'я з двох полів |
description | потрапляє в колонку «Опис» списку відповідей |
| будь-яка інша | відповідь зберігається й видно її в заповненій формі під списком, але в колонки списку вона не виноситься і в довідник не йде |
Звідси проста рекомендація: у кожній формі, яка збирає заявки, робіть поля з назвами name і email. Тоді кожна заявка сама стає карткою клієнта, повторні заявки з тієї самої пошти не плодять дублів, а список відповідей читається з першого погляду, а не по одному рядку.
Приймання відповідей своїм сервером
У налаштуваннях форми є поле «Посилання на ваш сервер для отримання даних з форми». Порожнє — відповіді приходять в Elbuz з усім, що описано вище.
Заповнене поле замінює приймач, а не додає другий. Форма почне надсилати відповіді тільки на вашу адресу: у вікні «Відповіді» буде порожньо, контрагент не створиться, лист не надійде. Це правильний вибір, коли форму обробляє ваша CRM, і помилка, коли ви просто хотіли «продублювати ще й собі».
Там само задають власний CSS і JavaScript сторінки форми — щоб вона виглядала як ваш сайт, а не як стандартна.
Чого ці інструменти не роблять
- Не замінюють документообіг. Накладні, замовлення й акти — це документи продажів, зовсім інша підсистема з проведенням і складом.
- Не синхронізуються з каталогом. Таблиця не тягне ціни з товарів.
- Не відновлюють зашифроване. Пароль знає тільки ваш браузер.
- Не зберігають оформлення при обміні файлами. Переносяться значення, формули й текст.
- Не публікують себе самі. Форму й презентацію треба або роздати посиланням, або вставити на сайт кодом.
Розбір частих проблем
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Зашифрована нотатка просить пароль на іншому комп'ютері | пароль зберігається в браузері, а не на сервері | ввести той самий пароль; іншого способу немає |
Замість тексту — набір символів із ENC: | пароль не введений або введений інший | ввести правильний; при втраті пароля текст не відновити |
| Розіслане посилання на форму перестало відкриватися | ви ще раз натиснули «Перегляд», і сторінка перескладалася за новою адресою | розіслати нове посилання; на майбутнє — ділитися після останньої правки |
| Відповіді з форми не з'являються у вікні «Відповіді» | заповнене поле адреси свого сервера — відповіді йдуть тільки туди | очистити поле, якщо відповіді потрібні в програмі |
| Колонки «Email» і «Ім'я» у списку відповідей порожні | поля форми названі інакше | перейменувати поля на email і name |
| Контрагенти з форми не створюються | у формі немає поля name (або пари firstname/lastname) | додати поле з такою назвою |
| Лист про нову відповідь приходить не тому співробітнику | лист іде власнику запису форми | перевірити, за ким числиться запис, і пошту в його картці |
| Після вивантаження в Excel зникло оформлення | переносяться значення, формули й об'єднані комірки, стилі — ні | оформлювати вже у файлі, останнім кроком |
| Запис зник зі списку | потрапив в архів або кошик — у звичайному списку такі записи не показуються | клацнути плитку «В архіві» чи «У кошику» над списком, виділити картку й натиснути «Відновити» |
| Текст із Word з'їжджає при вставці | увімкнений візуальний редактор тягне чуже форматування | вимкнути «Візуальний редактор» і вставити як звичайний текст |
Часті питання
Чи можна покласти нотатку на канбан-дошку?
Так. Нотатка — єдиний із п'яти «офісних» типів, який кладеться на дошку поруч із завданнями й проєктами; у неї є статус, пріоритет і нагадування, як у завдання. Таблицю, документ, презентацію й форму на дошку покласти не можна.
Куди подівся запис, який я відправив в архів або кошик?
Нікуди: він лише прихований зі звичайного списку. Клацніть плитку «В архіві» чи «У кошику» над списком — з'являться саме такі записи. Щоб повернути запис, виділіть його картку й натисніть «Відновити».
Хто може прочитати зашифровану нотатку?
Тільки той, хто знає пароль. Шифрування відбувається у браузері, на сервер текст їде вже зашифрованим, пароль туди не передається взагалі. Адміністратор і підтримка прочитати не можуть. Зверніть увагу: закривається лише текст запису, назва лишається відкритою.
Що буде, якщо забути пароль від нотатки?
Текст не відновити. На сервері зберігається лише зашифрований рядок, ключа до нього немає ні в кого. Пароль один на всі ваші зашифровані записи, тож його втрата закриває їх усі.
Як поділитися формою, не вставляючи її на сайт?
Натисніть «Перегляд» — програма складе сторінку з формою, і її адресу можна надсилати учасникам. Пам'ятайте, що кожне наступне натискання «Перегляд» створює нову адресу, а стара перестає працювати.
Чи можна передавати відповіді форми у свою систему?
Так, у налаштуваннях форми вказується адреса вашого сервера. Але це заміна, а не дублювання: після заповнення поля відповіді перестануть надходити в органайзер, контрагент не створюватиметься й лист не надсилатиметься.
Чому з форми не створюються контрагенти?
Контрагент створюється тільки тоді, коли у формі є поле з назвою name (або пара firstname і lastname). Поле email при цьому слугує перевіркою на повтор: та сама пошта не створить другу картку.
Чим таблиця органайзера відрізняється від Excel?
Вона лежить у програмі поруч із завданням чи проєктом і має спільні поля органайзера, а вивантаження одразу кладе посилання на файл у буфер обміну. Зв'язку з каталогом у неї немає, а оформлення при обміні XLSX не зберігається: це блокнот для розрахунків, а не звіт про товари.
Суміжні теми
- Завдання й проєкти — сусідні типи записів того самого органайзера.
- Канбан-дошки — куди, крім завдань і проєктів, можна покласти нотатку.
- Список органайзера — картки, фільтри, швидке додавання, масові дії.
- Коментарі та історія змін — обговорення запису й журнал правок.
- Нагадування в органайзері — коли й кому приходять нагадування про запис.
- Документи продажів — накладні й замовлення, це інша підсистема.
- Картка контрагента — куди потрапляють люди, що заповнили форму.