Як завантажити контакти з Excel або CSV

Що вміє завантаження контактів

• Три кроки — файл, відповідність колонок полям картки, роль для всіх записів.
• Будь-який роздільник CSV — крапка з комою, кома чи табуляція; xlsx без налаштувань.
• Пошук наявних — за поштою, назвою або до трьох ваших полів-ключів.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Контакти → Контакти → «Додати» → «Завантаження контактів»

Право доступу

вікно «Завантаження контактів» у «Правах груп»

Підготувати

файл xlsx, csv або txt; CSV — у кодуванні UTF-8

Як завантажити файл за три кроки

Імпорт контактів — базу клієнтів з Excel чи CSV — роблять не зі списку, а у вікні «Завантаження контактів»: кнопка «Додати» в шапці списку «Контакти» розкриває меню з двох пунктів, другий — «Завантаження контактів». Вікно в три кроки.

1

Символ роздільника колонок

2

Починати завантаження з рядка

3

Виберіть групу контактів

1. Символ роздільника колонок: за замовчуванням «;», для CSV через кому впишіть «,».
2. Починати завантаження з рядка: 2 — перший рядок вважається заголовками.
3. Виберіть групу контактів — роль, яку отримають усі завантажені записи.

1. «Додавання файлу». Перетягніть файл у рамку або натисніть «Виберіть файл». Формати — xlsx, csv, txt. Тут же два поля: «Символ роздільника колонок» (за замовчуванням ;) і «Починати завантаження з рядка» (за замовчуванням 2 — перший рядок вважається заголовками).
2. «Вибір полів». Кнопкою «Додати поле» додаєте рядок: «Поле» — куди в картку, «Адреса колонки» — номер колонки у файлі (1, 2, 3…), перемикач «Ключ пошуку» — чи шукати за цим полем наявні записи. Одне поле картки можна звʼязати лише з однією колонкою.
3. «Завантаження контактів». «Виберіть групу контактів» — роль, яку одержать усі завантажені (за замовчуванням клієнт). Кнопка «Почати завантаження».

Наприкінці програма пише «Завантаження контактів завершено.» і два числа: скільки записів «завантажено з» скількох. Друге число — рядки файлу, починаючи з рядка старту, за винятком повторів усередині файлу за полем-ключем. Перше — тільки нові записи: знайдені наявні в нього не входять.

Роздільник і кодування CSV

• Роздільник. Якщо після завантаження все лягло в одне поле, роздільник у файлі не той, що в полі «Символ роздільника колонок». Відкрийте CSV блокнотом і подивіться, що стоїть між значеннями: кома — впишіть у поле ,; табуляція — tab або \t. Сам роздільник стовпців програма не вгадує. Для xlsx поле не потрібне.
• Кодування CSV — тільки UTF-8, окремого поля кодування у вікні немає: файл у Windows-1251 перезбережіть як «CSV UTF-8» або завантажуйте xlsx.
• Записи, що вже лягли криво — увесь рядок файлу в назві, — знайдіть плиткою «Нові за місяць», видаліть і завантажте файл знову: повторне завантаження їх не виправить, вони лишаться поруч із правильними.

Як програма шукає наявних і чи будуть дублі

Перед записом кожного рядка програма шукає збіг серед наявних контактів за ключем ідентифікації. Знайшла — рядок вважається дублікатом і не додається.

• Без позначених ключів наявний запис шукається за поштою. Якщо в рядку пошти немає — за назвою.
• З перемикачем «Ключ пошуку» пошук іде за позначеними полями замість пошти — до трьох, і збігтися мають усі одразу; четверте й далі не враховуються.
• Знайшовся запис — рядок файлу пропускається. Наявна картка не змінюється й не доповнюється: завантаження тільки додає нових.
• Порожній ключ — рядок пропускається. Якщо ключ — пошта, рядок з адресою без «@» чи з помилкою теж пропускається.
• Повтори всередині файлу за полем-ключем відкидаються ще до запису: лишається перший рядок.

Тож той самий файл, завантажений удруге, дублів не дасть — якщо в рядках заповнено ключ: пошта або позначене поле. Лічильник «завантажено» удруге покаже 0: знайдені наявні записи в нього не входять.

Сценарії

Переносите базу клієнтів з таблиці Excel

Що зробити. Відкрийте «Завантаження контактів», перетягніть xlsx у рамку. На кроці «Вибір полів» додайте рядок на кожну колонку: поле картки й номер колонки у файлі. Позначте «Ключ пошуку» на полі, унікальному для клієнта, — наприклад, телефоні. На третьому кроці оберіть роль і натисніть «Почати завантаження».

Що вийде. Кожен рядок файлу стає карткою з обраною роллю. Наприкінці програма пише, скільки записів «завантажено з» скількох; знайдені наявні в перше число не входять.

Чого не буде. Рядки з порожнім ключем пропускаються. Наявні картки не змінюються й не доповнюються даними з файлу.

Той самий файл завантажили вдруге

Що зробити. Нічого: подивіться підсумок завантаження.

Що вийде. Лічильник «завантажено» покаже 0, а дублів не зʼявиться — усі рядки знайдено серед наявних за поштою чи вашим ключем.

Чого не буде. Якщо в рядках не заповнено ні пошту, ні позначене поле-ключ, програма шукатиме за назвою — і записи з іншою назвою додасть удруге.

Що робити, коли дані лягли не туди

Часті запитання

Чи оновить завантаження наявні картки?

Ні. Знайдений за ключем запис пропускається як є. Щоб поправити поля багатьох записів, скористайтеся масовою правкою або правкою в сітці (масові дії).

Яку роль одержать завантажені контакти?

Ту, що обрано в полі «Виберіть групу контактів» на третьому кроці; за замовчуванням — клієнт. Роль одна для всіх записів файлу.

Файл у Windows-1251 — що робити?

Перезбережіть його як «CSV UTF-8» або завантажуйте xlsx: окремого поля кодування у вікні немає (роздільник і кодування).

Чому лічильник «завантажено» показує 0?

У нього входять тільки нові записи. Якщо всі рядки знайшлися серед наявних контактів, нових немає (пошук наявних).

Чи так само шукаються дублі товарів?

Ні, це правило лише для контактів. Для товарів поле збігу інше — артикул, штрихкод чи ідентифікатор із джерела (дублі товарів).

Суміжні теми

• Якщо потрібна загальна картина бази клієнтів — База клієнтів: як влаштовані контакти.
• Якщо після завантаження зʼявилися дублі — Як обʼєднати дублі клієнтів.
• Якщо завантаженим треба роздати менеджерів — Масова зміна відповідального.