Elbuz тримає розрахунки й робочі тексти в органайзері: таблиці з формулами й аркушами та документи з форматуванням. Вони читають і віддають файли Excel і Word, а посилання на вивантажений файл одразу кладуть у буфер обміну.
Коли це знадобиться:
- Треба «на хвилинку» порахувати маржу чи бюджет — таблиця з формулами відкривається у вікні програми, без Excel.
- Регламент для менеджерів має лежати в системі — документ видно лише учасникам запису, він не губиться в чиїхось «Завантаженнях».
- Файл треба надіслати колезі чи клієнту — вивантаження кладе посилання на файл у буфер, лишається вставити.
З чого почати: Органайзер → «Таблиці» або «Документи» → новий запис.
Що вміють таблиці й документи
- Таблиця — формули, форматування, кілька аркушів.
- Обмін XLSX — відкрити книгу Excel і вивантажити назад із посиланням у буфері.
- Документ — текст із форматуванням, прив'язаний до проєкту й клієнта.
- Обмін DOCX і шифрування — файл Word в обидва боки, текст можна закрити паролем.
Де це і хто має доступ
- Меню
- Органайзер → Таблиці; Органайзер → Документи
- Право доступу
- вікна «Таблиці» й «Документи» у «Правах груп»
Учасники, коментарі, історія змін і зв'язки з проєктом — спільні для всіх записів органайзера, про них у загальній статті.
Як рахувати в таблиці й обмінятися файлом Excel
Повноцінний табличний редактор просто у вікні програми: формули, форматування, кілька аркушів. Потрібен для того, для чого зазвичай відкривають Excel «на хвилинку»: порахувати маржу за десятьма позиціями, звести умови постачальників, прикинути бюджет кампанії.
Обмін файлами
Таблиця читає й віддає XLSX. Кнопка завантаження з файлу підставляє вміст книги Excel у редактор, кнопка вивантаження робить одразу три речі:
- формує файл
spreadsheet_<номер>.xlsxі віддає його вам на комп'ютер; - кладе цей самий файл у сховище акаунта;
- копіює посилання на нього в буфер обміну — про це й повідомляє напис «Файл завантажений. Посилання скопійовано в буфер обміну!».
Тобто щоб надіслати таблицю колезі чи клієнту, не треба нічого прикріплювати до листа: посилання вже в буфері, лишається вставити.
Файл, відкритий у вже заповнену таблицю, замінює її повністю. Кнопка «Відкрити» нічого не дописує: усі аркуші таблиці прибираються, а на їхнє місце стають аркуші з файлу, під назвами з файлу. Підтвердження програма не питає.
У базу новий вміст іде цілком, поверх старого: за півтори секунди після наступної правки комірки або в момент закриття вікна. Тому «передумати й закрити» не допоможе — закриття якраз і зберігає завантажене.
Попередня версія ніде не лишається, а в «Історії змін» правки вмісту таблиці не записуються. Якщо старі розрахунки ще потрібні, спершу вивантажте їх кнопкою XLSX, а потім відкривайте новий файл.
Якщо файл не вдалося прочитати, таблиця лишається як була, і повідомлення про помилку немає. Той самий файл, вибраний удруге поспіль у тому ж вікні, теж нічого не змінить: браузер не бачить нового вибору, доки вікно не перевідкрити.
Що не переживає обмін файлами. В обидва боки переносяться значення комірок, формули й об'єднані комірки. Оформлення — кольори, шрифти, межі, ширина колонок — не переноситься: ані з Excel у програму, ані назад. Якщо потрібен саме оформлений документ, робіть його останнім кроком у тій програмі, де він буде жити.
Таблиця органайзера — не заміна роботі з прайс-листами. Зв'язку з каталогом у неї немає: числа в ній живуть самі по собі й не оновлюються, коли змінюються ціни. Це блокнот для розрахунків, а не звіт.
Як написати документ і обмінятися файлом Word
Документ — текст із форматуванням: регламент, комерційна пропозиція, інструкція для співробітників. Живе всередині програми, тому не губиться в чиємусь «Завантаженнях», і має спільні поля органайзера — отже, прив'язується до проєкту й клієнта. На дошку документ не кладеться: це вміють лише нотатки.
Не плутайте його з документами продажів. Текстовий регламент для менеджерів пишуть саме тут: Органайзер → «Документи», кнопка додавання, текст у редакторі. Замовлення, накладні й рахунки живуть в окремому списку документів продажів — туди регламент не потрапить і не повинен.
Статті сайту для внутрішніх правил теж не потрібні: стаття публікується на вітрині, а документ органайзера видно лише в програмі, тим, хто вказаний у записі.
Обмін влаштований так само, як у таблиці, тільки формат інший — DOCX. Завантаження з файлу перетягує вміст документа Word у редактор, вивантаження віддає document_<номер>.docx на комп'ютер, кладе копію у сховище акаунта й копіює посилання в буфер обміну.
Завантаження DOCX у документ, де вже є текст, замінює весь текст. Кнопка «Завантажити» ставить вміст файлу на місце того, що було в редакторі, без підтвердження; дописати файл у кінець документа вона не вміє.
Завантажений текст одразу потрапляє під автозбереження — у кутку з'являється «Збереження…», потім «Збережено». Тому «передумати й закрити» не допоможе: завантажений текст уже записаний у базу. Старий текст після цього не повернути: «Історія змін» записує лише рядок «Опис змінено», сам попередній текст там не зберігається.
Якщо файл не вдалося прочитати, з'явиться повідомлення «Помилка оновлень», а текст у редакторі лишиться як був.
Текст документа так само можна закрити паролем — перемикач «Зашифровано» працює тут повноцінно (як працює шифрування).
Сценарії
Регламент для менеджерів має лежати в системі
Що зробити. Органайзер → «Документи», створіть запис, напишіть регламент у редакторі або завантажте його з DOCX. У блоці «Додатково» додайте менеджерів полем «Учасник».
Що вийде. Регламент видно в програмі всім учасникам запису; у нього є коментарі, файли й зв'язки. На вітрину він не потрапляє.
Розрахунок треба надіслати клієнту файлом Excel
Що зробити. У таблиці натисніть кнопку вивантаження XLSX.
Що вийде. Файл збережеться на комп'ютер, копія ляже у сховище акаунта, а посилання на неї — у буфер обміну: вставте його в лист.
Чого не буде. Кольори, шрифти, межі й ширина колонок у файл не переносяться — оформлюйте вже в Excel, останнім кроком.
Що робити, коли файл завантажився не так
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Після вивантаження в Excel зникло оформлення | переносяться значення, формули й об'єднані комірки, стилі — ні | оформлювати вже у файлі, останнім кроком |
| Після «Відкрити» зникли старі аркуші таблиці | файл замінює таблицю повністю | попередньої версії немає; на майбутнє — спершу вивантажити XLSX |
| Файл вибрали, а таблиця не змінилася | файл не прочитався або той самий файл вибрано вдруге поспіль | перевідкрити вікно таблиці й вибрати файл знову |
| «Помилка оновлень» після завантаження DOCX | файл не вдалося прочитати | текст у редакторі лишився як був — перевірте файл і завантажте його знову |
Часті запитання
Чим таблиця органайзера відрізняється від Excel?
Вона лежить у програмі поруч із завданням чи проєктом, а вивантаження одразу кладе посилання на файл у буфер обміну. Зв'язку з каталогом у неї немає, а оформлення при обміні XLSX не зберігається.
Де написати текстовий регламент для менеджерів, щоб він лежав у системі?
В Органайзері → «Документи». Це текстові документи з форматуванням, окремі від замовлень і накладних: створіть запис, напишіть регламент або завантажте його з DOCX і додайте менеджерів учасниками (сценарій).
Чи можна покласти документ чи таблицю на канбан-дошку?
Ні. На дошку кладеться лише нотатка (що є в нотатці).
Чи можна дописати файл Word у кінець наявного документа?
Ні. «Завантажити» замінює весь текст документа вмістом файлу, без підтвердження.
Чи оновлюються числа в таблиці, коли змінюються ціни товарів?
Ні. Зв'язку з каталогом у таблиці немає: це блокнот для розрахунків. Ціни й залишки ведуть у роботі з прайс-листами.
Суміжні теми
- Якщо потрібна загальна картина про нотатки, таблиці, документи, презентації й форми — документи органайзера.
- Якщо текст документа треба закрити паролем — як працює шифрування.
- Якщо потрібні замовлення, накладні чи рахунки — документи продажів.