Пошта в Elbuz: листи клієнтів поруч із їхніми картками

Що вміє пошта в Elbuz

Кожна задача розібрана окремою статтею — обирайте свою.

• Підключити поштову скринькуМайстер, пароль застосунку, кілька скриньок, коли приходять нові листи
• Щоб листи самі лягали в картки клієнтівПривʼязка за адресою, нові клієнти з листів, відсів спаму й агенцій
• Написати одному клієнтуЗ картки, з документа, AI-чернетка відповіді, шаблони листів
• Розіслати лист по базіФільтр у контактах, черга з паузами, звіт і відписка
• Розбирати пошту щодняГрупування листувань, фільтри, позначки, правила сортування

Кому це потрібно найперше — менеджеру, який веде листування з клієнтами й постачальниками. Далі маркетологу: розсилки й шаблони листів — його інструмент. Комірнику пошта не потрібна.

Де це і хто має доступ

Головне вікно називається «Пошта». Ярлика на робочому столі в нього немає — відкривається воно пунктом меню.

Меню

Органайзер → Пошта

Підключення скриньки

«Пошта» → «Підключити поштову скриньку» або шестерня «Налаштування пошти»

Лист одному клієнту

Контакти → панель перегляду → «Листування» → «Написати лист»

Шаблони листів

Довідники → Шаблони листів

Розсилки

Контакти → значок паперового літачка → «Список розсилок»

Модуль

окремого модуля чи тарифу немає — вікно є в кожній системі

1

Пошта

1. «Пошта» — відкриває поштовий клієнт Elbuz.

Доступ роздається правами на вікна, і вікон тут кілька:

• «Пошта» — саме вікно поштового клієнта. Немає права — замість вікна відкриється повідомлення про заборону доступу, а в панелі перегляду контакта не буде всієї секції «Листування»: ні списку листів, ні кнопки «Написати лист».
• «Список користувачів електронної пошти» і «Поштовий сервер: картка» — доступ до скриньок. Це окремі права, і роздавати їх треба скупо: у картці лежать логін і пароль від пошти.
• «Шаблони листів» — свій доступ.
• «Список розсилок» — свій доступ.
• «Кнопка "Групи контрагентів"» у правах вікна «Контакти» — за нею ховаються значок розсилок у шапці й кнопка «Розсилка» в панелі позначених записів.

Усередині самого вікна «Пошта» дрібніших прав немає: право або є на все вікно, або його немає. Розмежування «мої листи / чужі листи» теж немає — усі, хто має доступ, бачать усі підключені скриньки й усі листи. Звузити вибірку можна тільки правилом відбору групи, тим самим, що діє в інших списочних вікнах; про це — у статті про права груп.

Як влаштована пошта

Одна скринька — одна гілка в дереві ліворуч. Усередині гілки — папки, які реально є на поштовому сервері. Elbuz нічого не переносить до себе назавжди: він читає скриньку, зберігає в базі опис листа й текст без оформлення, а повне тіло з картинками тягне з сервера в момент, коли ви відкриваєте лист.

Ліворуч дерево: верхній рівень — підключені скриньки, усередині — папки скриньки. Поруч із кожною папкою стоїть кількість листів у ній. Заголовок рейки — «Папки», під ним поле пошуку по назві папки, у бургері — «Розгорнути усі папки», «Згорнути усі папки», «Оновити список», «Скасувати фільтр», створення й видалення папки. Шеврон згортає рейку до вузької смуги з написом «ящик · папка».

Клік по кореню — по самій скриньці, а не по папці — відкриває не список листів, а зведення: «Усього листів», «Непрочитаних», «Прочитано», «З вкладеннями», «За 30 днів», «Частка відповідей», «Обсяг скриньки», плюс графіки за місяцями, годинами доби, днями тижня, топ відправників і типи вкладень.

Як читати листи

Щоденна робота з листами — листування одним блоком, фільтри «Без відповіді» й «До відповіді», прапорці, кольорові мітки, паркування, теги, перенесення в папки, правила сортування, швидка відповідь і заготовки — розібрана окремо, у статті «Пошта щодня: групування листувань, фільтри, позначки і правила». Тут — що є в самому листі.

1

Рядок пошуку

2

Значок клавіатурних скорочень

3

Перший лист у списку

4

Лічильник листів у папці

1. Пошук миттєво фільтрує список листів.
2. Клавіатура — шпаргалка гарячих клавіш вікна.
3. Рядок листа: відправник, тема і дата.
4. Назва папки та кількість листів у ній.

Гарячі клавіші — у статті про щоденну роботу з поштою, табличний вигляд з колонками — у статті як знайти потрібні листи; клавіша ? показує шпаргалку прямо у вікні.

Сам лист

У шапці листа — тема, відправник і дата. Кнопка «Відповісти» зі стрілкою, під якою «Відповісти всім» і «Переслати». Поруч значок AI («Резюме листа», «Переклад»), значок конверта «Позначити як не прочитане» і кошик. У меню «…» — «Позначити як прочитане», «Позначити як не прочитане», «Позначити як спам», «Нагадати пізніше», «Додати нотатку», «Додати завдання», «Оновити».

Нижче тексту показуються вкладення, картка контрагента (якщо лист до когось привʼязаний), список звʼязків і нагадування.

Що з діями над листом доходить до самого поштового сервера, а що лишається всередині Elbuz, — у статті «Пошта щодня». Пункт меню «…» → «Оновити» скидає збережене тіло листа й тягне його з сервера заново — знадобиться, якщо лист відкрився покаліченим.

Якщо лист клієнта став зверненням, у шапці листа стоїть посилання «Звернення #N». Що воно відкриває і як відповідати на такий лист — у статті про відповідь у «Пошті».

Як відповісти клієнту з AI-чернеткою, у якій уже є його замовлення, — у статті як написати клієнту лист.

Сценарії

Від підключення скриньки до першої розсилки

Новий клієнт пише про замовлення

Що вийде без ваших дій. Лист завантажиться, коли менеджер відкриє папку; AI визнає клієнта, заведе його картку й поставить мітку «Статус замовлення» (як AI визначає, хто пише).

Що зробити. Відкрийте лист → «Відповісти» → «AI-відповідь із бази знань»: чернетка підтягне замовлення цього клієнта (AI-чернетка відповіді). Перечитайте й надішліть — відповідь ляже в переписку клієнта.

Часті запитання

Чи можна читати пошту в Elbuz, не підключаючи скриньку?

Ні. Elbuz не має власної пошти: він читає вашу скриньку в Gmail, Ukr.net або на своєму сервері через IMAP. Поки скриньку не підключено, вікно «Пошта» показує пояснення «Налаштуйте поштовий клієнт» і кнопку підключення (як підключити).

Чи побачить менеджер чужі листи?

Так, якщо в нього є доступ до вікна «Пошта». Скриньки між співробітниками не діляться: усі, хто має доступ, бачать усі підключені скриньки й усі листи. Звузити вибірку можна тільки правилом відбору групи доступу.

Видалив лист у Gmail — чому він лишився в Elbuz?

Видалення з Gmail назад не доїжджає: такий лист видаліть в Elbuz окремо. Прочитаний у телефоні лист стане прочитаним і тут (як влаштована пошта).

Чому вчорашній лист відкривається повільніше?

Повне тіло листа лежить у тимчасовому файлі одну добу, потім програма знову тягне його з сервера. Якщо скринька в цей момент недоступна, лист не відкриється.

Як надіслати лист клієнту з програми?

Кнопкою «Написати лист» у панелі перегляду контакта, з документа — «Надіслати» → «Лист», або відповіддю у «Пошті» (як написати клієнту лист).

Суміжні теми

• Якщо пошту щодня розбирають кілька менеджерів — Пошта щодня: групування листувань, фільтри, позначки і правила.
• Якщо лист клієнта треба вести зі строком відповіді — звернення клієнтів: одне вікно для пошти, чатів і дзвінків.
• Якщо клієнти частіше дзвонять, ніж пишуть, — телефонія в Elbuz.
• Якщо треба обмежити, хто бачить пошту, — права груп користувачів.