Коли ви торгуєте не зі свого складу, а під замовлення, щодня повторюється та сама робота: зібрати замовлення покупців за день, розкласти позиції по постачальниках і кожному відправити свій список. Руками це помилки в кількостях і забуті позиції. Документ «Замовлення постачальнику» робить розкладку сам.
Документ можна створити й порожнім — просто щоб зафіксувати закупівлю. Але головний сценарій інший: відмітити замовлення покупців і отримати готові замовлення постачальникам.
Як створити замовлення з замовлень покупців
- Вікно
- загальне вікно «Документи», розділ «Замовлення покупця»
- Дія
- позначити замовлення → «Копіювати в» у панелі вибраних → тип «Замовлення постачальнику»
- Результат
- один або кілька документів у розділі «Замовлення постачальнику»
Вікон з документами кілька, і це має значення. Крім загального «Документи» є окремі «двері»: «Замовлення», «Склад», «Фінанси», «Угоди». Кожна двері показує свої типи й пропонує створювати теж тільки свої: у «Замовленнях» живе клієнтський контур, а замовлення постачальнику належить складському. Тому з дверей «Замовлення» потрібного пункту в меню не буде — відкривайте загальне вікно «Документи».
1
Відмічені замовлення покупця2
Пункт «Замовлення постачальнику»- Відмічені замовлення покупця — з них збереться закупівля.
- Пункт «Замовлення постачальнику» — створює по документу на кожного постачальника.
- Відберіть замовлення покупців, з яких треба закупити товар. Зручно фільтрувати за датою або статусом.
- Позначте потрібні рядки галочками.
- Натисніть «Копіювати в» у панелі внизу (те саме меню є в тулбарі під іконкою з підказкою «Створити новий документ на основі вибраного») і виберіть тип «Замовлення постачальнику».
Готово: програма створить стільки документів, скільки постачальників знайшлося у відібраних позиціях.
Коли документ створюють руками
Другий спосіб — звичайний: у розділі «Замовлення постачальнику» натиснути додавання й зібрати позиції самому. Так роблять, коли закупівля не прив'язана до конкретних замовлень покупців: поповнення ходових позицій, разова закупівля, замовлення зразків. Різниці в самому документі немає — відрізняється тільки те, звідки взялися рядки.
Порядок на щодня
- Відкрийте замовлення покупців за потрібний період.
- Відфільтруйте ті, які треба закупити: зазвичай це статус «новий» або «підтверджений».
- Позначте їх і створіть замовлення постачальникам.
- Пройдіться по створених документах: перевірте кількості, заповніть очікувану дату поставки.
- Надішліть кожному постачальнику його документ.
Як позиції розкладаються по постачальниках
Постачальник береться з картки товару, а не з замовлення покупця й не з прайс-листа. Це поле в картці, і саме воно вирішує, у чиє замовлення потрапить позиція.
Якщо у вас той самий товар є в кількох постачальників, у картці стоїть один — той, з ким ви працюєте за цією позицією. Хочете закуповувати в іншого — поміняйте постачальника в картці (це робиться й масово), і наступні замовлення підуть на нього.
Далі працюють два правила, які економлять найбільше часу:
- Однакові товари з різних замовлень складаються. Якщо той самий товар замовили троє покупців по дві штуки, у замовленні постачальнику буде один рядок на шість.
- У рядку видно, звідки він узявся. У примітці позиції перелічені номери замовлень покупців, з яких вона зібралася. Коли постачальник привезе не все, ви одразу бачите, кому чого не вистачить.
Ціна в позиції ставиться закупівельна — та, що зазначена в картці товару, а не та, за якою ви продаєте покупцеві. Сума документа рахується з неї. Валюта — основна валюта бази, курс береться на дату нового документа.
Самі замовлення покупців при цьому не змінюються: зв'язок між документами зберігається окремо, тому з замовлення постачальнику завжди видно документи-джерела, а з замовлення покупця — що по ньому вже замовлено.
Товари, у яких постачальника немає
Частина позицій зазвичай залишається без постачальника: товар завели руками, постачальника не проставили, або постачальника видалили. Такі позиції не губляться — для них створюється окремий документ без контрагента з приміткою «Товари не знайдені у постачальників».
Це робочий список «вирішити, де закупити». Далі з ним чинять одним із двох способів: проставляють постачальника в картках товарів і створюють замовлення заново, або вписують контрагента прямо в цей документ і працюють з ним як зі звичайним замовленням.
Документ без контрагента легко пропустити: у списку він виглядає як звичайне замовлення з порожньою колонкою постачальника. Якщо після створення документів їх виявилося на один більше, ніж постачальників, — це саме він.
Що всередині документа
Замовлення постачальнику влаштоване так само, як інші документи: шапка з контрагентом, датами й сумою, таблиця позицій, вкладки з доставкою й оплатою. Позиції можна додавати, прибирати й міняти кількість руками — зібране автоматично це чернетка, а не вирок.
Поле очікуваної дати поставки варто заповнювати: за ним працює сигнал «Прострочено очікувану поставку». У списку документів такі замовлення підсвічуються, поки не підписані — це і є ваш список «постачальник обіцяв і не привіз».
Замовлення постачальнику не рухає склад і не створює боргу. Це намір закупити, а не факт надходження. Залишки змінить прибуткова накладна.
Що робити далі
Коли товар приїхав, із замовлення роблять прибуткову накладну тим самим способом: позначити документ, «Копіювати в» → «Прибуткова накладна». Тут двері не заважають: обидва типи складські, тож пункт є і у вікні «Склад». Позиції й кількості перенесуться, залишиться звірити з фактом і провести.
Далі ланцюжок звичайний: надходження ставить товар на склад, а замовлення покупця відвантажується видатковою накладною.
Є й зустрічний шлях, коли закуповуєте не під замовлення покупця, а поповнюєте склад: із вікна товарів прайс-листів позначені рядки перетворюються на прибуткову накладну одним пунктом меню.
Чого документ не робить
- Не резервує товар. Замовлення постачальнику ніяк не позначає позиції в замовленнях покупців.
- Не відправляє замовлення постачальнику. Документ треба роздрукувати або надіслати листом — просто з картки документа.
- Не рахує, чого не вистачає на складі. У замовлення йде вся кількість із замовлень покупців, навіть якщо частина є в наявності.
- Не вибирає постачальника за ціною. Береться той, що стоїть у картці товару.
Розбір частих проблем
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Створився один документ замість кількох | усі товари у відібраних замовленнях від одного постачальника | так і має бути |
| Створився документ без постачальника | у частини товарів у картці не заповнений постачальник | проставте постачальника в картках або впишіть контрагента в цей документ |
| Кількість у рядку більша, ніж в одному замовленні | однакові товари з різних замовлень складаються | номери замовлень-джерел видно в примітці позиції |
| Ціни не ті, що в замовленні покупця | береться закупівельна ціна з картки товару | поправте ціну в документі або в картці товару |
| Замовлення не створилося зовсім | у позиціях відібраних замовлень немає жодного активного рядка | перевірте, чи не скасовані позиції в замовленнях покупців |
| У меню «Копіювати в» немає потрібного типу | відкрита двері «Замовлення», а вона пропонує лише клієнтський контур | відкрийте загальне вікно «Документи» |
| Склад не змінився після створення | замовлення постачальнику не рухає залишки | зробіть прибуткову накладну, коли товар приїде |
| Документ підсвічений попередженням | минула очікувана дата поставки, а документ не підписаний | зв'яжіться з постачальником або посуньте дату |
Часті питання
Звідки програма бере постачальника для позиції?
З картки товару — це окреме поле в ній. Ні замовлення покупця, ні прайс-лист на розкладку не впливають.
Скільки документів створиться?
По одному на кожного постачальника, який знайшовся в позиціях відібраних замовлень, плюс ще один — для товарів без постачальника, якщо такі є.
Що буде, якщо той самий товар є в кількох замовленнях покупців?
Кількості складуться в один рядок. У примітці рядка перелічені номери замовлень, з яких він зібрався.
Яка ціна потрапляє в замовлення постачальнику?
Закупівельна ціна з картки товару, а не ціна продажу з замовлення покупця. Суму документа програма рахує з неї.
Чи зміняться залишки після створення замовлення?
Ні. Замовлення постачальнику фіксує намір закупити. Залишки змінить прибуткова накладна, яку роблять із цього ж документа, коли товар приїде.
Чому в меню «Копіювати в» немає «Замовлення постачальнику»?
Ви у вікні «Замовлення» — воно пропонує тільки типи клієнтського контуру. Замовлення постачальнику належить складському, тому створювати його треба із загального вікна «Документи».
Що робити з документом без контрагента?
Це список позицій, для яких постачальник не визначений. Або проставте постачальників у картках товарів і зберіть замовлення заново, або впишіть контрагента прямо в цей документ.
Суміжні теми
- Замовлення покупця — документи, з яких збирається закупівля.
- Список документів — типи, статуси й що робить проведення.
- Склад — куди потрапляє товар після прибуткової накладної.
- Товари з прайс-листів — другий шлях до прибуткової накладної.
- Картка контрагента — постачальник, на якого йде замовлення.