Правила, які працюють без вас: подія → умова → дія

Де це у програмі

Пункту меню в цього вікна немає, ярлика на робочому столі теж. Воно відкривається тільки з шапки того списку, для якого ви заводите правила, і від цього залежить, які події вам запропонують: із документів видно події документів, із контрагентів — події контрагентів.

Меню

пункту меню немає

Список документів

меню в шапці → «Автоматичні правила»

Список контрагентів

меню в шапці → «Автоматичні правила» (вікно відкриється під назвою «Тригери (події системи, умови та дії)»)

Шаблони повідомлень

кнопка-лампочка в шапці — вхід є, але заводити правила звідси не варто (див. нижче)

У самому списку правил три колонки правляться без відкриття картки: «Активність», «Назва» і «Порядок виконання». Подвійний клік по клітинці — і зміна йде в базу відразу, без кнопки збереження. Решта колонок теж відкриваються на правку, але не зберігаються: після оновлення вікна в них знову буде старе значення.

1

Автоматичні правила

1. «Автоматичні правила» — єдиний вхід у налаштування тригерів для документів.

Як це працює

Правило складається з трьох частин, і кожна відповідає на своє питання. Подія — коли перевіряти. Умова — чи цей запис нас цікавить. Команда — що зробити. Команд у правила може бути кілька, вони виконуються по черзі за полем «Порядок виконання».

1

Подія

2

Період перевірки

3

Активність

1. Подія обирається один раз при створенні правила і потім не змінюється.
2. «Період перевірки» = 0 означає «один раз на запис і більше ніколи».
3. Тумблер «Активність» — тут вимкнений: обидва правила в акаунті вимкнено.

Головне, що варто засвоїти одразу: команди виконуються синхронно, у тому самому запиті, який зберіг запис. Ніякої черги, ніякої затримки. Натиснули «Зберегти» в картці замовлення — лист пішов до того, як вікно закрилося. Виняток один: команда «Запустити процес (Flow)» створює фоновий прогін і не чекає його завершення.

Друге: подія піднімається на будь-яке збереження запису, звідки б воно не йшло — з картки, зі списку, з імпорту, з інтеграції по API, з крону, з іншого правила. Тригер не розрізняє «людина натиснула кнопку» і «файл завантажився».

Перше правило за сім кроків

Події, на які можна повісити правило

Подій дванадцять. Шість про контрагентів, пʼять про документи і одна про підтвердження заявки ШІ-агента.

Прострочена оплата — окремий випадок

Ця подія не приходить від дії людини: її раз на 32 хвилини створює системний розклад. Він бере документи, у яких «Оплатити до» вже минуло, але не більше ніж 90 днів тому, і в яких не проставлена дата оплати — по 300 документів за прогін. Тим самим прогоном розклад обходить непроведені документи за останні 30 днів і піднімає для них «Документ: оновлення».

Це рядок системного розкладу акаунта, заводити його не потрібно — він уже є. Але якщо розклад в акаунті вимкнений, подія не прийде взагалі: ні про прострочену оплату, ні про непроведені документи.

Коли ви створюєте правило саме на прострочену оплату, програма одразу підставляє в нього умову-зразок: «Оплатити до» менше {current_date}. Її можна залишити як є або переписати під себе.

Умова: що саме перевіряється

Умова збирається конструктором: поле, оператор, значення — і так скільки завгодно рядків, зʼєднаних «і» або «або». Під конструктором програма розшифровує зібране звичайними словами, щоб можна було перечитати й переконатися, що вийшло саме те, що задумували.

1

Конструктор умови

2

Розшифровка умови

3

Зберегти умову

1. У конструкторі рядок за рядком збирається умова: поле, оператор, значення.
2. Світла плашка одразу показує, у що склалась умова, звичайними словами.
3. Умова зберігається окремою кнопкою — решта полів картки зберігається сама.

Список полів береться з вашої сітки документів або контрагентів. Це дає доступ до сотень полів, включно з вашими власними, але має зворотний бік: у співробітника, який ще жодного разу не відкривав відповідний список, конструктор буде порожнім. Лікується просто — відкрити список, налаштувати колонки й повернутися до правила.

Оператори залежать від типу поля:

• число — дорівнює, не дорівнює, менше, менше або дорівнює, більше, більше або дорівнює, між;
• дата і текст — усе перелічене плюс порожньо, не порожньо, містить, не містить;
• статус документа, статус і вид оплати, статус і вид доставки, група контрагента, мова, валюта — дорівнює, не дорівнює, з указаних, не з указаних, зі списком готових значень;
• склад і тип документа — дорівнює і порожньо;
• так/ні — тільки дорівнює, зі списком «Так» і «Ні».

Підстановки дат

У значенні умови замість конкретної дати можна написати підстановку, і програма підмінить її в момент перевірки. Їх три: {current_date}, {current_datetime} і {current_time}. До кожної дописується зсув: знак плюс або мінус, число і одиниця — minute, hour, day, week, month, year.

У самій програмі ці зразки лежать під написом «Підказка: підстановки дати в умовах», кліком по зразку він копіюється. Приклад із підказки: умова «Оплатити до» менше {current_date-3day} означає «прострочено більше трьох днів».

«Початкове значення» — реакція на зміну

У списках значень статусів документа, оплати й доставки, видів оплати й доставки, мови й валюти є окремий пункт «Початкове значення». Він працює тільки в парі з оператором «не дорівнює» і читається так: «поле стало не таким, яким було до збереження». Тобто правило спрацює саме на зміну, а не на кожне збереження картки.

У списках складу й компанії цей пункт теж видно, але скористатися ним там не вийде: оператора «не дорівнює» для цих полів немає — тільки «дорівнює» і «порожньо».

У цього пункту є другий, менш очевидний ефект: коли значення справді змінилося, програма чистить журнал спрацювань для цього запису. Тому правило зі «Початковим значенням» може спрацьовувати по одному й тому самому документу знову й знову — щоразу, коли поле змінюється.

Одинадцять команд

Команди додаються в третій секції картки правила кнопкою з підказкою «Додати команду». Одному правилу можна дати кілька команд; порядок задає колонка «Порядок виконання».

1

Список команд

2

Порядок виконання

1. Одному правилу можна додати кілька команд із одинадцяти доступних типів.
2. Колонка «Порядок виконання» визначає, у якій послідовності команди спрацюють.

Як задаються значення полів

Команди, які щось змінюють або створюють, налаштовуються тим самим конструктором, що й умова, але читається він інакше: ліворуч поле, праворуч значення, яке треба записати. Оператор посередині в цьому режимі не використовується взагалі — програма бере тільки пару «поле — значення».

Значення може бути формулою: усе, що починається з символу @, обчислюється — @if, @calc, @concat, @json, @field. Формули розібрані окремо, у посібнику з формул у тригерах. Одне уточнення до нього: джерела document. і contractor. доступні всім командам, company. — лише командам «Додати завдання», «Створити контрагента», «Змінити дані організації» та «Створити документ», а джерела user. немає в жодній.

Два поля поводяться не як усі. У командах «Змінити дані документа» і «Створити документ» правило з полем проводки не записує значення, а справді проводить документ. А в команді «Створити документ» правило з полем типу документа задає, у який саме тип копіювати; без нього нічого не створюється.

Виконати HTTP-запит

Форма поділена на пʼять блоків. Першим іде «Налаштування отримання токена» — він згорнутий і більшості не потрібен: це окремий попередній запит, після якого {token} у параметрах і заголовках підміняється отриманим значенням. Сам запит налаштовується в другому блоці, «Налаштування надсилання даних»: тип запиту GET, POST, PUT, PATCH або DELETE; адреса; тіло FORM, JSON чи TEXT; параметри; заголовки. Далі — «HTTP авторизація (Basic Auth)» з логіном і паролем, «Налаштування збереження даних» (розкласти відповідь по полях документа чи контрагента) і «Додатково», де лежать «Успішні коди статусу відповіді» — за замовчуванням 200.

Дані самого запису підставляються макросами — заради них запит зазвичай і роблять. У полі RAW достатньо набрати відкриваючу фігурну дужку, і програма покаже список полів документів, контрагентів і компаній у звичайному вигляді: {Документ: № документа}, {Контрагент: Телефони}. Коротка форма тих самих макросів — {{d.поле}} для документа події, {{pc.поле}} для його контрагента і {{cn.поле}} для компанії. Працюють вони в тілі запиту й у значеннях параметрів; у заголовках макросів немає — там підміняється тільки {token}.

Тіло й параметри — це або-або: якщо поле RAW заповнене, параметри не надсилаються зовсім.

Адреса перевіряється перед кожним запитом. Дозволені тільки http і https; заборонені localhost, домени .local, внутрішні й службові адреси мереж, а також імена, які не вдалося розібрати в адресу. Перенаправлення програма проходить сама, не більше пʼяти підряд, і кожну наступну адресу перевіряє так само. У локальній установці Elbuz ця перевірка вимкнена — там звернення до свого сервера в локальній мережі законне.

Запустити процес (Flow)

Єдина команда, яка не виконується на місці: правило створює фоновий прогін і йде далі. Вимкнений процес подією не запускається. Є й захист від нескінченного кола: один і той самий процес не запуститься подією для одного й того самого документа чи контрагента частіше ніж 3 рази за 10 хвилин — четверта спроба відхиляється й лишає рядок у журналі.

Один раз на запис — і більше ніколи

Це найчастіше джерело питання «правило ввімкнене, а листа немає». Програма веде окремий журнал спрацювань: для кожної пари «команда + запис» вона запамʼятовує, що вже відпрацювала. Другого разу по тому самому документу команда не виконається.

Поведінкою керує поле «Період перевірки» в першій секції картки й сусіднє поле «Одиниця виміру» зі значеннями: секунд, хвилин, годин, днів, тижень, місяців, кварталів, років.

• 0 — значення, з яким правило створюється. Означає «жодного повтору»: одна команда, один запис, один раз за все життя правила.
• Більше нуля — запис у журналі старший за вказаний строк видаляється, і команда може відпрацювати знову. «1 день» читається як «не частіше ніж раз на добу по одному запису».

Третій спосіб отримати повтор — умова з пунктом «Початкове значення»: коли поле справді змінилося, журнал для цього запису чиститься повністю.

Схема правил: три попередження

У шапці вікна є кнопка «Схема правил». Вона малює граф усього, що налаштовано: подія → правило з умовою → команди по порядку. Схема тільки для перегляду; правило відкривається на редагування кліком по олівцю в кутку блока. Зверху — фільтр «Розділ» зі значеннями «Усі правила», «Документи», «Контрагенти» і «Компанії» (останній завжди порожній: правил цього розділу з інтерфейсу не завести), галочка «Лише увімкнені» і лічильник «Правил: … · увімкнено: … · дій: …».

1

Подія

2

Правило

3

Команда

1. Блок події — від нього йдуть усі правила, налаштовані на цю подію.
2. Блок правила: під назвою підписано умову звичайними словами.
3. Блок команди: команди намальовані ланцюжком у порядку виконання.

Головне в ній — три попередження, які програма ставить сама. Це готова самоперевірка: швидше, ніж відкривати кожне правило окремо.

Там же видно й дрібніші речі: у блоці правила підписано умову звичайними словами або «Без умови — на кожну подію», а в блоці команди — назву шаблону листа чи «Шаблон листа не задано», назву процесу чи «Процес не обрано». Якщо на одній події висить кілька правил, під нею стоїть підпис «Правил на цій події: N» — нагадування, що спрацюють вони всі, одне за одним.

Де видно, що правило спрацювало

Кожна виконана команда лишає рядок у «Журналі операцій» — це вікно відкривається з меню «Кабінет» → «Журнал операцій». Рядок виглядає так:

«Трігер #7 заказ - статус - в обработке Виконання команди: #8 Надіслати листа»

Тобто: номер правила, його назва, номер команди, назва команди. Якщо команда не вдалася, попереду дописується «Не виконано!», а сам рядок фарбується як помилка:

«Не виконано! Трігер #7 заказ - статус - в обработке Виконання команди: #8 Надіслати листа»

Причину невдачі шукайте в сусідніх рядках журналу за той самий момент. Для листа це буде окремий запис «Лист не надіслано!» з адресою, темою й текстом помилки поштового сервера, або «Не вказано E-mail!», якщо отримувач у шаблоні не заповнений.

Порожньо в журналі означає інше: команда взагалі не дійшла до виконання. Або умова не виконалася, або ця команда вже відпрацювала по цьому запису раніше.

Небезпечні місця

Петля

Правило слухає «Документ: оновлення» і командою «Змінити дані документа» правит той самий документ. Нової події від цього не буде: кожна команда, яка щось міняє або створює, позначає власну правку службовою ознакою, і програма її ігнорує. Проводки це теж стосується — команда, яка проводить документ, події «Документ: проводка (підпис)» не піднімає.

Один шлях по колу все ж лишається — команда «Запустити процес (Flow)». Процес працює у фоні й зберігає записи як звичайний користувач, тому його правки події піднімають на повну. Саме проти цього і зроблено обмеження «не частіше ніж 3 рази за 10 хвилин». Журнал спрацювань тут не рятує: він гасить лише повтор того самого правила по тому самому запису, а два різні правила для нього не пов’язані.

Масове спрацювання при імпорті

Подія піднімається на кожен збережений запис, а не на кожне натискання кнопки. Завантаження файлу із замовленнями, синхронізація з сайтом, інтеграція по API — усе це створює документи по одному, і правило відпрацює по кожному. Тисяча рядків імпорту з увімкненим правилом «Надіслати листа» без умови означає тисячу листів, надісланих синхронно, прямо всередині імпорту.

Кілька правил на одній події

Спрацюють усі, які підходять під свою умову, — по черзі, у порядку поля «Порядок виконання», а при однаковому порядку — за назвою. Зупинити наступні правила перше не може: механізму «далі не йти» немає. Тому дві команди «Змінити дані документа» з різних правил на одну подію просто перезапишуть одна одну, і виграє та, що виконалася останньою.

Чого тригери не роблять

• Не працюють із товарами, прайсами й категоріями. Подій для них немає взагалі — усі дванадцять подій стосуються документів і контрагентів.
• Не запускаються за часом. Тригер чекає зміни даних. Якщо потрібно «щодня о третій» — це розклад. Єдиний виняток зроблено для прострочених оплат і непроведених документів: їх раз на 32 хвилини обходить системний розклад.
• Не змінюють подію в готовому правилі. Подія вибирається один раз при створенні, у картці її не видно й не змінити. Потрібна інша подія — заводьте нове правило.
• Не скасовують того, що вже зробили. Лист надіслано, документ проведено, запис змінено — назад це не відкотиться. Помилкове правило треба вимкнути, а наслідки прибирати руками.
• Не перевіряють товарний склад документа, окрім одного випадку: у події «Документ: проводка (підпис)» зʼявляється поле «Залишок товару на складі», яке дивиться на залишки позицій документа. В інших подіях такого поля немає.
• Не показують, скільки разів спрацювали. Лічильника в інтерфейсі немає — рахувати доводиться рядками «Журналу операцій».
• Не працюють на видалення документа. Подія в списку є, але на момент перевірки документа в базі вже немає, і правило нічого не робить. Для контрагента ця подія працює: картка переїжджає в кошик і лишається доступною.

Розбір частих проблем

Хто має доступ

Вікно закривається одним правом — на «Автоматичні правила». Усередині окремо дозволяються три речі: додавання, видалення і редагування. Знята галочка прибирає відповідну кнопку з шапки або колонку-олівець із сітки, а не показує помилку.

Кілька уточнень, які видно тільки з налаштувань:

• «Схема правил» власного права не має — вона перевіряє те саме право на «Автоматичні правила»;
• картка правила і вікно налаштування команди прав не перевіряють узагалі: перевірка стоїть на списку, і той, хто дістався до списку, дістанеться й до всього іншого;
• за флагом модуля функція не живе — вимкнути її окремо від решти програми не можна.

Часті запитання

Коли саме виконується команда — одразу чи потім?

Одразу, у тому самому запиті, який зберіг запис. Виняток один — команда «Запустити процес (Flow)»: вона створює фоновий прогін і не чекає його завершення.

Чому правило спрацювало один раз і більше не спрацьовує?

Програма запамʼятовує кожну пару «команда + запис» і вдруге команду не виконує. Щоб дозволити повтор, поставте «Період перевірки» більше нуля або додайте в умову пункт «Початкове значення».

Що буде, якщо на одну подію підходять кілька правил?

Спрацюють усі, по черзі, у порядку поля «Порядок виконання», а при однаковому порядку — за назвою. Зупинити наступні правила перше не може.

Чи спрацює правило на документи, які приїхали з імпорту або з сайту?

Так. Подія піднімається на кожен збережений запис незалежно від того, хто його зберіг: людина, імпорт, інтеграція по API чи інше правило.

Чи можна змінити подію в готовому правилі?

Ні. Подія вибирається один раз при створенні, у картці правила її не змінити. Потрібна інша подія — заведіть нове правило.

Чи можна скасувати те, що правило вже зробило?

Ні. Надісланий лист, проведений документ і змінений запис назад не відкотяться. Тому нове правило спершу перевіряють на одному записі з якнайвужчою умовою.

Суміжні теми

• Розклад і черга завдань — запуск за часом, а не за зміною даних.
• Формули у тригерах — @if, @calc, @concat, @json, @field у значеннях полів команди.
• Права доступу — групи, вікна та блоки всередині вікон.
• Замовлення покупця — статуси й поля документа, за якими будуються умови.