Elbuz сам розкладає пошту компанії по папках за робочими процесами: запитання перед покупкою — у «Продажі», замовлення й скарги — в «Обслуговування клієнтів», листи постачальників і роботів — окремо. У Outlook і на телефоні скринька лишається як була.
Коли це знадобиться:
- Продажі й підтримка — різні люди — кожен відділ відкриває свою папку і не гортає чужі листи.
- Сповіщення служб доставки засипають «Вхідні» — вони йдуть у «Службові» ще під час завантаження.
- Колеги читають скриньку в Outlook — папки віртуальні, на сервері пошта не змінюється.
- Зранку треба бачити, що горить — «AI: Справи» збирає листи без відповіді, термінове згори.
З чого почати: завантажте пошту — папки з’являться самі.
Розмова з підтримкою — замість читати: навіщо це потрібно, що налаштувати і що ви отримаєте.
Що вміє сортування пошти
- Готові папки за процесами — продажі, обслуговування клієнтів, постачальники, партнери, службове.
- Розкладка за типом листа і AI-розбором — службове одразу, листи людей за кілька хвилин.
- Свої папки й правила — правило сортування, закріплення відправника, як працює віртуальна папка.
- AI: Справи — що чекає на відповідь, з усіх папок, термінове згори.
Де це і хто має доступ
- Меню
- Органайзер → Пошта
- Інші входи
- Довідники → Контакти → Комунікації (спілкування, підтримка)
- Меню папок
- кнопка з трьома рисками над деревом папок
- Меню листа
- правий клік по рядку або «⋮»
- Право доступу
- вікно «Пошта»
- Підготувати
- підключену скриньку; для папок за темою й «AI: Справи» — «AI-розбір нових листів»
Папки за процесами компанії
Під час першого завантаження пошти після оновлення програма додає кожній скриньці п’ять віртуальних папок одразу під «Вхідними», а над ними — «AI: Справи», якщо увімкнений фоновий AI-розбір листів:
| Папка | Умова її правила | Що туди потрапляє |
|---|---|---|
| «Продажі» | тема звернення: «Товар і ціна», «Оптовий запит», «Консультація», «Оплата» | запитання перед покупкою чи підключенням: наявність, ціна, опт, способи оплати, демо й тарифи |
| «Обслуговування клієнтів» | тема звернення: «Статус замовлення», «Доставка», «Повернення», «Скарга», «Підтримка», «Помилка», «Оплата послуг», «Доступ до акаунта», «Побажання», «Відгук» | усе, що стосується вже зробленої покупки чи підключеної послуги |
| «Постачальники» | хто пише: «Постачальник» | прайси, рахунки, наявність від постачальників товарів і послуг |
| «Партнери й пропозиції» | хто пише: «Партнер», «Холодна пропозиція», «Спам» | служби доставки й платіжні сервіси, що пишуть особисто; пропозиції реклами, SEO, «співпраці» |
| «Службові» | тип листа: усі чотири (див. нижче) | сповіщення перевізників і платіжних систем, звіти про недоставлення, автовідповіді, розсилки |
1
AI: Справи2
Продажі та Обслуговування клієнтів3
Постачальники та Партнери й пропозиції4
Службові- AI: Справи — що чекає на відповідь, з усіх папок.
- Продажі й Обслуговування клієнтів — листи клієнтів за темою після AI-розбору.
- Постачальники й Партнери й пропозиції — розкладка за тим, хто пише.
- Службові — листи роботів, розкладаються одразу під час завантаження.
Умови «Хто пише» й «Тема звернення» беруться з AI-розбору листа, тож ці чотири папки працюють, лише коли розбір увімкнений. Без фонового розбору наповнюються тільки «Службові», а листи людей лишаються у «Вхідних», як раніше, — хіба що ви розберете лист кнопкою в ньому: тоді він теж розійдеться по папках.
Магазин чи послуги. Набір тем звернень залежить від «Формату роботи» вашої компанії: у магазину це товар, доставка, повернення, у компанії послуг — консультація, підтримка, помилка, оплата послуг, доступ до акаунта. Папки однакові, змінюється лише те, яку тему AI може поставити листу. «Формат роботи» не заданий — AI вибирає з усіх тем.
Кожна папка — звичайна віртуальна папка з «Правилом сортування…». Її можна підлаштувати, як будь-яке правило: прибрати тему, додати свою, обмежити відправником.
Вимкнути папку — видалити її («Видалити папку» в меню папок). Листи повертаються у «Вхідні», нічого не видаляється, і сама папка вже не з’явиться: набір створюється скриньці один раз.
«AI: Справи» теж з’являється тільки тоді: якщо AI-розбір увімкнули пізніше, додайте її пунктом нижче. Повернути — виберіть будь-яку папку цієї скриньки → меню папок → «Повернути категорії листів». Програма заведе відсутні папки, одразу розкладе «Вхідні» й покаже «Категорії листів на місці» — з «Переміщено листів: N», якщо щось переїхало.
Перший набір, що з’явився 19.10.2026 — «Замовлення й оплати», «Сповіщення», «Розсилки й реклама», — ділив пошту як особиста скринька, за видами розсилок.
Під час першого завантаження пошти після наступного оновлення програма переводить його сама: «Сповіщення» стає «Службовими» й забирає листи та закріплених відправників двох інших папок, ті дві видаляються, решта папок додається. Якщо «Сповіщення» ви встигли видалити, «Службові» створюються заново, і листи та закріплення двох інших папок ідуть туди ж.
Як програма вирішує, куди покласти лист
Ознак дві, і вони різні за природою.
Тип листа визначається в момент завантаження, без AI: за адресою, службовими заголовками й темою.
Буває тільки в листів від роботів: службових адрес (наприклад noreply, do-not-reply, mailer-daemon, postmaster, bounce, notifications, notify, alerts, newsletter, mailer) і листів, які самі себе позначають розсилкою чи автовідповіддю. Лист людини типу не має, навіть якщо в темі «замовлення»; лист колеги з вашого домену — теж, якщо тільки він сам не позначений як розсилка чи автовідповідь.
Заявки з форми на сайті. Сайт надсилає заявку з форми зворотного зв'язку від свого імені — з no-reply@… або з адреси вашого домену, а адресу клієнта кладе в поле «Відповісти» (Reply-To). Такий лист програма вважає листом клієнта, а не робота:
- типу він не отримує, лишається серед листів людей, проходить AI-розбір і за ним потрапляє в «Продажі» чи «Обслуговування клієнтів»;
- контрагент шукається й заводиться за адресою клієнта, лист стає зверненням, а відповідь іде клієнтові.
Умова одна: у «Відповісти» стоїть звичайна адреса, не службова й не з вашого домену. Форма, що пише адресу клієнта лише в текст листа, дає лист робота: з no-reply@… він піде у «Службові». Подробиці й межі — у статті «Пошта в Elbuz».
| Тип | Коли |
|---|---|
| «Недоставлення, автовідповідь» | звіт про доставку, автовідповідь, адреса mailer-daemon, postmaster або bounce, тема на кшталт «Undelivered», «Undeliverable», «Delivery Status Notification», «Mail delivery failed», «Out of office», «автовідповідь», «nie dostarczono» |
| «Замовлення, оплата, доставка» | домен служби доставки, оплати чи маркетплейсу (Нова пошта, Укрпошта, Meest, Justin, Rozetka, Prom, Епіцентр, Kasta, OLX, Allegro, InPost, DPD, DHL, UPS, FedEx, LiqPay, ПриватБанк, monobank, WayForPay, Fondy, Portmone, Stripe, PayPal, Przelewy24, PayU, eMAG, Amazon) або в темі «замовлення», «оплата», «рахунок», «накладна», «ТТН», «посилка», «доставка», «квитанція», «order», «invoice», «payment», «zamówienie», «faktura», «przesyłka», «Bestellung», «Rechnung» |
| «Розсилка, реклама» | у заголовках є «Відписатися» (List-Unsubscribe) або позначка масової розсилки — з будь-якої адреси, зокрема noreply; адреса newsletter@ |
| «Сповіщення сервісу» | решта листів від роботів |
Листи, що були в скриньці до оновлення, отримали тип один раз — без заголовків, бо їх програма не зберігає. Тому серед старих листів тип мають лише листи зі службових адрес; старий лист зі звичайної адреси служби (скажімо, info@) або розсилка, яку видно тільки із заголовка «Відписатися», лишилися у «Вхідних». Нові такі листи розпізнаються правильно.
Хто пише й тема звернення — з AI-розбору, який отримують листи від людей: фоново, раз на п’ять хвилин, до 20 листів, що надійшли за останні дві доби, або вручну кнопкою в листі (як це влаштовано — у статті «Пошта в Elbuz»). Листи колег із вашого домену AI не розбирає.
«Хто пише» враховується, лише коли AI упевнений від 0,7 — той самий поріг, з якого програма заводить контрагента. Тему звернення AI вибирає одну з переліку, підписаного під «Формат роботи» компанії.
Якщо AI визнав лист автоматичним сповіщенням (теж з упевненістю від 0,7), а при завантаженні тип не визначився, лист отримує тип «Сповіщення сервісу» й іде у «Службові»: правила за типом листа перевіряються раніше за правила за темою, тож сповіщення перевізника з темою «доставка» не потрапить в «Обслуговування клієнтів».
Що відбувається з новим листом
- Лист завантажується у «Вхідні», йому визначається тип.
- Якщо скринька завантажується вперше після оновлення — створюються папки, розмічається стара пошта.
- Листи закріплених відправників ідуть у свої папки.
- Решту по одному разу проходять правила папок. Порядок перевірки задає програма, не дерево: спершу правила з умовою «Хто пише» (постачальник, що питає про ціну, — це «Постачальники», а не «Продажі»), потім з умовою «Тип листа», далі решта — за порядком папок у дереві. Нова папка стає в дереві останньою, переставити папки не можна.
- Про листи, що лишилися у «Вхідних», надсилаються сповіщення.
- Згодом лист людини отримує AI-розбір і одразу ще раз проходить правила віртуальних папок — тепер уже з «Хто пише» й темою. Так клієнтський лист опиняється в «Продажах» чи «Обслуговуванні клієнтів» за кілька хвилин після завантаження. Закріплених відправників і припарковані листи цей крок не чіпає.
- Початок або кінець
- Дія або результат
- Розвилка: далі шлях залежить від відповіді
Сповіщення про нові листи
Подія «Отримання нових листів email» у картці співробітника (секція «Сповіщення») спрацьовує тільки на листи, які після закріплень і правил лишилися у «Вхідних», — не більше 10 за одне завантаження скриньки. Службове в Telegram не потрапляє.
Листи людей приходять у робочі папки вже після AI-розбору, тобто після того, як сповіщення про них надіслано, тож про клієнтські листи сповіщення приходять, як і раніше. Канали — Telegram і push у браузері; листом на пошту ця подія не приходить (докладно — у статті про сповіщення).
AI: Справи
«AI: Справи» — віртуальна папка над «Вхідними». У ній не листи підряд, а те, що треба зробити, з «Вхідних» і віртуальних папок разом. Листи, перенесені у звичайну папку на сервері, сюди не потрапляють:
- листи «Вхідних» за останні 30 днів — і ті, що лишилися у «Вхідних», і розкладені по папках, — на які ще не відповіли;
- тільки ті, що пройшли AI-розбір, і без листів, які AI радить ігнорувати, холодних пропозицій, спаму й автоматичних сповіщень;
- згори термінові, потім важливі, звичайні, низькі; усередині — обране сортування;
- у рядку замість початку листа — дія і суть: «Відповісти: клієнт питає, де замовлення 4512», «Створити задачу за листом: …», «Передати менеджеру: …».
1
Дія від AI2
Кнопка ✓- Під темою замість початку листа — дія, яку AI радить виконати за листом («Відповісти: …», «Створити задачу за листом: …»).
- Кнопка ✓ прибирає лист зі справ без відповіді.
Термінове не повертається у «Вхідні» з робочої папки: лист лежить у тієї команди, чий він, а терміновість видно згори «AI: Справ» і чипом «Термінове» в рядку. Відповідати чи створювати задачу «AI: Справи» не вміють: це список листів із підказкою, що зробити, а дію виконуєте ви.
Справа зникає зі списку сама, коли ви відповідаєте з Elbuz. Відповіли з іншої програми — зникне під час наступної синхронізації, тільки якщо лист надійшов у день останньої синхронізації «Вхідних» або пізніше: позначки старіших листів програма не перечитує.
Такі справи прибирайте вручну пунктом меню листа «Готово — прибрати зі справ». У режимах «Лист знизу» і «Без прев’ю» той самий пункт є кнопкою ✓ серед швидких дій при наведенні на рядок. Сам лист при цьому не змінюється.
Покласти лист у «AI: Справи» руками не можна: перетягнутий на неї лист лишається на місці з повідомленням «Не вдалося перемістити», правило на неї не ставиться, у «Перемістити в папку» її немає. Папка з’являється, лише якщо в налаштуваннях системи увімкнено «AI-розбір нових листів» (за замовчуванням увімкнено).
Налаштувати сортування
Після оновлення
Сценарії
Продажі й підтримка — різні люди
Менеджер з продажу відкриває «Продажі»: там тільки запитання перед покупкою — ціна, наявність, опт. Служба підтримки працює з «Обслуговуванням клієнтів»: статуси, доставка, повернення, скарги. Ніхто не гортає чужі листи, і жоден лист не лежить без власника.
Компанія послуг, а не магазин
У картці вашої компанії, секція «Умови торгівлі», виберіть «Формат роботи» — «Послуги». Тоді AI ставить листам теми «Консультація», «Підтримка», «Помилка», «Оплата послуг», «Доступ до акаунта», «Побажання»: консультації йдуть у «Продажі», решта — в «Обслуговування клієнтів». Папки ті самі.
Telegram завалило «Undelivered Mail Returned to Sender»
Боти заповнюють форму підписки на вашому сайті чужими адресами, сайт шле на них підтвердження, а сервер повертає звіти про недоставлення — десятки на день. Тепер вони йдуть у «Службові» за типом листа ще при завантаженні й сповіщень не дають. Причину це не прибирає: поставте на форму капчу й почистіть список підписників від непідтверджених адрес.
Заявки з форми сайту лежали у «Службових»
Форма «Зворотний дзвінок» на сайті шле листи з no-reply@ вашого магазину, і раніше всі вони йшли у «Службові» разом зі сповіщеннями служб доставки. Тепер, якщо форма заповнює поле «Відповісти» адресою клієнта, заявка лишається серед листів людей і за кілька хвилин після AI-розбору стоїть у «Продажах» з карткою клієнта.
Заявки досі у «Службових» — перевірте в налаштуваннях форми на сайті, що адреса клієнта йде в Reply-To, а не лише в текст листа. Заявки, що прийшли раніше, самі не переїдуть: переносьте їх «Перемістити в папку».
Ранок менеджера
Відкрийте «AI: Справи»: термінове й важливе згори з «Вхідних» і робочих папок, у рядку — що зробити. Відповідаєте — справа зникає; лист «дякую, отримали» — «Готово — прибрати зі справ».
Що робити, коли лист не в тій папці
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Немає папок «Продажі», «Обслуговування клієнтів» та інших | Пошту цієї скриньки після оновлення ще не завантажували, або папки видалили | Клацніть по «Вхідних» або меню папок → «Повернути категорії листів» (папки) |
| «Продажі» й «Обслуговування клієнтів» порожні, листи клієнтів у «Вхідних» | Немає AI-розбору: він вимкнений, вимкнено фоновий процес «AI · Підтримка», поштою й «Пульсом» не користувалися 14 днів, немає доступу до AI або вичерпано бюджет; або лист ще не розібраний | Увімкніть «AI-розбір нових листів» і зачекайте кілька хвилин після завантаження (як вирішує програма) |
| Лист опинився не в тій папці | AI помилився з темою чи відправником або відправник пише зі службової адреси | «Перемістити в папку» для одного листа, «Завжди класти листи відправника в…» — для всіх його листів (закріплення) |
Часті запитання
Чи зміниться моя пошта в Outlook або на телефоні?
Ні. Ці папки існують тільки в Elbuz, на сервері листи лишаються у «Вхідних». Переїжджає на сервері лише те, що ви переносите у звичайну папку руками, правилом або закріпленням.
Чи підходять ці папки компанії послуг, а не магазину?
Так. Теми звернень AI бере під «Формат роботи» компанії: для послуг це консультація, підтримка, помилка, оплата послуг, доступ до акаунта, побажання. Консультації потрапляють у «Продажі», решта — в «Обслуговування клієнтів».
Чому листи клієнтів лежать у «Вхідних», а не в «Продажах»?
Ці папки наповнює AI-розбір. Без розбору — або поки лист ще не розібраний — лист лишається у «Вхідних». Розбір іде фоново раз на п’ять хвилин і бере листи за останні дві доби.
Чому заявка з форми сайту потрапила у «Службові»?
Сайт надіслав її з no-reply@…, а адресу клієнта не поклав у поле «Відповісти» (Reply-To) — тоді це лист робота. Якщо адреса клієнта стоїть у «Відповісти», заявка лишається серед листів людей, проходить AI-розбір і стає зверненням. Налаштуйте форму на сайті так, щоб адреса клієнта йшла в Reply-To.
Як вимкнути папки?
Видаліть папку через меню папок → «Видалити папку». Листи повернуться у «Вхідні», і сама папка не з’явиться знову. Повернути — «Повернути категорії листів».
Як прибрати лист з «AI: Справи», якщо відповідати не треба?
Пункт меню листа «Готово — прибрати зі справ»; у режимах «Лист знизу» і «Без прев’ю» — ще й кнопка ✓ при наведенні на рядок. Лист лишається у своїй папці, зникає тільки зі списку справ.
Чи можна доручити папку конкретному менеджеру?
Ні, папка — це черга, а не виконавець. Виконавця й строк відповіді листу клієнта дає розподіл звернень: лист із «Продажів» чи «Обслуговування клієнтів» стає зверненням і йде відповідному відділу.
Суміжні теми
- Якщо потрібна загальна картина вікна «Пошта» — Як щодня розбирати пошту в Elbuz.
- Якщо потрібна своя папка чи готова розкладає не так, як треба, — свої папки, правила й закріплення відправника.
- Якщо листам клієнтів потрібні виконавець і строк — звернення клієнтів.
- Якщо листи клієнтів не розкладаються, бо немає AI-розбору, — як працює фоновий розбір.
- Якщо сповіщення про нові листи не приходять у Telegram — сповіщення про події.