Elbuz сам рахує борг клієнта за всіма його документами з урахуванням оплат і повернень і показує суму плиткою в картці документа й у картці контрагента.
Коли це знадобиться:
- Оптовий клієнт бере товар з відстрочкою — плитка «Борг контрагента» показує, скільки нараховано і скільки оплачено.
- Ви винні постачальнику — та сама плитка називається «Наш борг».
- Клієнт оплатив рахунок — оплату відмічають у самому документі, і борг зменшується.
- Рахунок у доларах — сума перераховується за курсом документа в базову валюту.
З чого почати: відкрийте будь-який документ клієнта — плитка стоїть у смузі показників угорі картки.
Що вміє розрахунок боргу
- Борг контрагента — плитка в картці документа й «Борг клієнта» в картці контрагента, з розкладкою суми.
- Оплата в документі — статус оплати «Оплачено» або поле «Оплачено» зменшують борг.
- Касові ордери — надходження й видача грошей у робочому місці «Фінанси», окремо від боргу.
- Курс документа — доларовий рахунок рахується в базовій валюті за курсом на дату документа.
Де це і хто має доступ
- Меню
- Довідники → Документи → вхід своєї ділянки → картка документа клієнта
- Інші входи
- картка контрагента, плитка «Борг клієнта»; відбір «Є борг» у списку контрагентів
- Підготувати
- роль у розрахунках у власних типів документів
Як рахується борг контрагента
Заборгованість клієнта за всіма документами з урахуванням оплат показує плитка «Борг контрагента» у смузі показників угорі картки будь-якого документа цього клієнта — поруч із сумою документа й кількістю товарів. Плитка з'являється тільки тоді, коли борг є; усе оплачено — її немає. Коли винні ми (прибуткова накладна від постачальника без оплати), плитка називається «Наш борг».
Клік по плитці відкриває картку контрагента, де та сама сума стоїть плиткою «Борг клієнта» або «Наш борг», а в списку контрагентів є швидкий відбір «Є борг». Від «Схеми роботи» плитка не залежить: вона рахується однаково і в дропшипінгу, і на власному складі, і в оптовій схемі.
Підказка плитки розкладає суму на складові: «нараховано», «оплачено», а якщо є — «надходження ордерами», «повернення» і «неоплачених документів». Борг — це нараховано мінус оплачено мінус повернення від клієнта.
- Нараховують документи, у типу яких «Роль у розрахунках» стоїть «Нарахування клієнту»: замовлення покупця, витратна накладна, акт виконаних робіт, товарний чек.
- Оплаченим документ вважається за статусом оплати «Оплачено» (тоді зараховується вся сума) або за полем «Оплачено» в ньому (тоді — вписана частина).
- Прибутковий касовий ордер має роль «Надходження грошей»: його сума стоїть окремим рядком «надходження ордерами» і борг не зменшує — щоб борг зник, оплату відмічають у самому документі-нарахуванні.
- Не входять документи зі статусами скасування, а також замовлення, на підставі якого вже створено витратну накладну, — щоб та сама сума не нараховувалася двічі.
- Суми в іншій валюті перераховуються за курсом документа в базову валюту; без курсу — 1:1 (курс документа).
Роль задається на тип документа: вікно «Типи документів», колонка «Роль у розрахунках» зі значеннями «Не бере участі», «Нарахування клієнту», «Наше зобовязання», «Надходження грошей», «Видача грошей», «Повернення від клієнта», «Повернення постачальнику». Тож і власний тип документа може нараховувати борг — досить дати йому роль «Нарахування клієнту» (типи документів).
Як позначити оплату документа
Оплату відмічають у самому документі-нарахуванні: полем «Оплачено» (вписана частина суми) або статусом оплати «Оплачено» (уся сума). Після цього плитка боргу зменшується; усе оплачено — плитки немає.
Фіскальний чек видається окремо: кнопкою в документі або при оплаті за посиланням, через Вчасно.Каса чи Checkbox (каси ПРРО). Оплату в замовленні позначає поле «Оплачено» або статус оплати.
Як записати надходження грошей ордером
Ордери живуть у списку документів, робоче місце «Фінанси» — «Касові ордери, рух грошей та взаєморозрахунки». Кнопка «Додати» → «Прибутковий ордер», коли гроші надійшли, або «Витратний ордер», коли гроші видали; далі контрагент і сума. Склад ордер не рухає.
Прибутковий ордер — це документ із контрагентом, сумою й валютою, без розподілу за касами чи статтями витрат: окремих довідників кас і статей витрат у програмі немає, залишку готівки по касах вона не веде. Борг клієнта ордер не закриває — він показується в розрахунку окремим рядком «надходження ордерами».
Для ПриватБанку надходження можна забирати автоматично: у вікні «Завантаження» (Операції → Завантаження даних) створіть шаблон із джерелом «API - privatbank.ua Транзакції по рахунку». Воно забирає вхідні проведені платежі рахунку й створює з кожного «Прибутковий ордер» у робочому місці «Фінанси». З рахунками й замовленнями ордери не зіставляються. Файл банківської виписки не завантажується, а для інших банків завантаження немає — надходження вносять прибутковим ордером вручну.
Як рахуються суми в іншій валюті
Поле «Курс валюти» лежить у секції «Додатково» картки документа, під ним підказка «Курс на дату документа». Курс підставляється сам із довідника «Валюти та курси» на дату документа — при створенні й при проведенні, якщо поле ще порожнє.
Якщо курсу на цю дату в довіднику немає, поле лишається порожнім, а під ним з'являється «Курс не заповнено — у звітах сума рахується як у базовій валюті». Тоді смуга показників, дашборд і борг контрагента рахують суму 1:1, і 100 доларів стають 100 гривнями. Внесіть курс на цю дату в «Валюти та курси» або впишіть його в поле вручну; у проведеному документі спершу зніміть проведення.
Звіт «Аналітика продажів» курсу не враховує взагалі — там суми йдуть без конвертації (аналітика продажів).
Сценарії
Клієнт оплатив рахунок на картку
Що зробити. Відкрийте документ-нарахування — замовлення, витратну накладну чи акт — і поставте статус оплати «Оплачено» або впишіть суму в поле «Оплачено».
Що вийде. Плитка «Борг контрагента» зменшиться на цю суму, а якщо оплачено все — зникне.
Чого не буде. Прибутковий ордер на ту саму суму борг не зменшить: він стоїть у розрахунку окремим рядком.
Забирати надходження з ПриватБанку автоматично
Що зробити. У вікні «Завантаження» створіть шаблон із джерелом «API - privatbank.ua Транзакції по рахунку».
Що вийде. Кожен вхідний проведений платіж стане прибутковим ордером у робочому місці «Фінанси».
Чого не буде. Платежі самі по рахунках не розкидаються: оплату конкретного документа позначають у ньому вручну.
Свій тип документа має нараховувати борг
Що зробити. У вікні «Типи документів» поставте своєму типу «Роль у розрахунках» — «Нарахування клієнту».
Що вийде. Документи цього типу додаються до боргу клієнта так само, як замовлення чи накладні.
Чого не буде. Системним типам роль не змінити — їхня поведінка зафіксована.
Часті запитання
Плитки боргу в картці немає. Чому?
Плитка з'являється тільки тоді, коли борг є. Усе нараховане оплачено або повернено — плитки немає.
Чи залежить борг від «Схеми роботи»?
Ні. Борг рахується однаково і в дропшипінгу, і на власному складі, і в оптовій схемі.
Сума доларового рахунку порахувалася як гривні. Чому?
У документа не заповнений курс валюти, і сума рахується 1:1. Внесіть курс на дату документа в «Валюти та курси» або впишіть його в картці — див. суми в іншій валюті.
Можна завантажити виписку з Приват24, щоб оплати самі розкидались по рахунках?
Файлом — ні. Для ПриватБанку є автоматичне завантаження транзакцій: воно створює прибуткові ордери, але з рахунками й замовленнями їх не зіставляє — див. надходження ордером.
Чи є в Elbuz каси й статті витрат?
Ні. Ордер — це документ із контрагентом, сумою й валютою, без розподілу за касами чи статтями. Гроші за ордерами видно в робочому місці «Фінанси» і в розрахунках із контрагентом.
Суміжні теми
- Якщо потрібна загальна картина вікна документів — Список документів.
- Якщо потрібна вся картка клієнта: оборот, середній чек, викуп накладених — База клієнтів і картка клієнта.
- Якщо курс валюти не підставляється в документ — Валюти та курси.
- Якщо обираєте програму для обліку замовлень, — що це дає вашому магазину.