Як налаштувати свої папки, правила сортування і закріпити відправника

Що вміють свої папки й правила

• Перенесення вручну — один лист чи кілька виділених, меню або перетягуванням.
• Віртуальна папка — показує лист, не змінюючи пошту на сервері.
• Правило сортування — нові листи «Вхідних» самі йдуть у папку за адресою чи темою.
• Умови за AI-розбором — хто пише, тема звернення, тип службового листа.
• Закріплення відправника — усі листи адреси в одну папку, сильніше за правила.

Де це і хто має доступ

Меню

Органайзер → Пошта

Меню папок

кнопка з трьома рисками над деревом папок

Меню листа

правий клік по рядку або «⋮»

Право доступу

вікно «Пошта»

Підготувати

для умов за AI-розбором — увімкнений «AI-розбір нових листів»

Як перенести листи в папку вручну

Виділити кілька листів: Ctrl + клік додає або прибирає лист, Shift + клік виділяє все між попереднім і цим листом, звичайний клік знімає виділення. Виділені рядки підсвічені. Після перезавантаження списку виділення скидається.

Перенести лист або всі виділені:

• контекстне меню → «Перемістити в папку» → папка; у списку — папки тієї самої скриньки, без кореня скриньки і без поточної;
• перетягнути рядок на папку в дереві ліворуч — папка під курсором підсвічується. Якщо рядок виділений разом з іншими, переїжджають усі виділені.

Що відбувається з кожним листом:

• Переносити можна тільки в межах тієї ж скриньки, корінь скриньки листів не приймає.
• У звичайну папку лист переїжджає на сервері пошти, а програма записує новий номер листа, який дає сервер, — від нього залежить, чи дійде позначка «прочитано» до правильного листа. Усю пачку переносить одне з’єднання з сервером.
• Якщо сервер не прийняв перенесення, у Elbuz лист теж лишається на місці, щоб папки в програмі й на сервері не розійшлися. Не вдалося з’єднатися з сервером — решта листів пачки не переноситься.
• Віртуальна папка існує тільки в Elbuz: перенесений у неї лист на сервері лишається, де був, а «Перемістити в папку» → «Вхідні» повертає його в список «Вхідних» (як працює віртуальна папка).
• Лічильники папок у дереві змінюються одразу.

Віртуальна папка лише показує лист

У кожного листа в Elbuz дві позначки: справжня папка, де лист лежить на поштовому сервері, і віртуальна, у якій програма його показує.

Список віртуальної папки — це листи, яким її призначено. Список звичайної папки — її листи без віртуальної: вони вже показані деінде, тож двічі не трапляються. Лічильник у дереві рахує так само, а в корені скриньки — усі листи разом.

На сервері лист лишається у «Вхідних»: колега, що відкриває скриньку в Outlook, бачить його там, як і раніше. Що ви робите з листом у віртуальній папці, програма виконує над справжнім листом:

Створити свою віртуальну папку: виберіть у дереві папку, всередині якої вона має бути, → меню папок → «Створити папку», назва, позначка «Віртуальна папка» (вона стоїть одразу). Без позначки програма створює звичайну папку на сервері пошти.

Як задати папці правило сортування

Правило розкладає нові листи з «Вхідних» по папках саме. Задається в папці, куди листи мають потрапляти: виберіть папку в дереві → меню папок (кнопка з трьома рисками) → «Правило сортування…».

1

Відправник містить

2

Тема містить

3

Тип листа

4

Розібрати й листи зі «Вхідних»

1. Відправник містить — адреси або домени через кому; лист від будь-якого з них потрапить у папку.
2. Тема містить — слова в темі листа, також через кому.
3. Тип листа — службові листи, які програма розпізнає сама; усі чипи вимкнені, тож тип не перевіряється.
4. Перемикач «Розібрати й листи, які вже у «Вхідних»» застосовує правило і до наявних листів.

• «Відправник містить» — шматок адреси або імені: noreply@nova, prom.ua. Кілька варіантів через кому — підходить будь-який.
• «Тема містить» — так само, через кому.
• «Хто пише», «Тема звернення» (обидва — за AI-розбором) і «Тип листа» (визначається при завантаженні, тільки в листів від роботів) — ряди перемикачів; увімкнено кілька — підходить будь-який (умови за AI-розбором).
• Заповнено кілька умов — лист має пройти всі. Усі порожні — правило знімається.
• «Розібрати й листи, які вже у «Вхідних»» — увімкнений перемикач одразу переносить підхожі листи, що вже лежать у «Вхідних». Вимкнений — правило чекає листів, які прийдуть після збереження.

Готові правила вже є в папок «Продажі», «Обслуговування клієнтів», «Постачальники», «Партнери й пропозиції» і «Службові» (папки за процесами). Правило не ставиться на «Вхідні», корінь скриньки й «AI: Справи»; спроба показує «Виберіть у дереві папку для правила (крім «Вхідних» і кореня скриньки)». Кожна скринька розбирає тільки свої «Вхідні».

Як правило працює після збереження

Після кожного завантаження пошти програма проходить нові листи «Вхідних» тієї ж скриньки і переносить підхожі так само, як ви перенесли б руками: у звичайну папку — і на сервері, у віртуальну — показом у ній, на сервері лист лишається у «Вхідних».

• Кожен лист правило розглядає один раз. Повернули лист у «Вхідні» вручну — правило його вдруге не забере; виняток — лист, якого ще не розбирав AI або який розібрали повторно кнопкою: після розбору правила віртуальних папок перевіряють його ще раз.
• Лист, який уже показано у віртуальній папці, правило не бере.
• Листи відправників, закріплених пунктом «Завжди класти листи відправника в…», не бере жодне правило (закріплення).
• Припарковані листи правило оминає, зокрема й після AI-розбору.
• Якщо під один лист підходять правила кількох папок, лист забирає перше з них. Порядок перевірки задає програма (що відбувається з новим листом), переставити його не можна.
• Помилка в правилі не зупиняє завантаження пошти: листи все одно збережуться у «Вхідних».

Як відбирати листи за тим, хто пише і про що

Крім адреси й теми, правило відбирає листи трьома рядами перемикачів. Як програма визначає тип листа і тему звернення — у статті про автоматичне сортування.

1

Хто пише (за AI-розбором)

2

Тема звернення (за AI-розбором)

3

Тип листа

1. Хто пише — клієнт, постачальник, партнер за AI-розбором.
2. Тема звернення — увімкнені теми визначають, які листи потраплять у папку.
3. Тип листа — листи роботів, визначаються під час завантаження.

• «Хто пише (за AI-розбором)» — «Клієнт», «Постачальник», «Партнер», «Холодна пропозиція», «Автоматичне сповіщення», «Спам», «Особистий лист».
• «Тема звернення (за AI-розбором)» — теми під «Формат роботи» компанії. Уже вибрану тему, якої у формату немає, діалог теж показує, щоб вона не зникла при збереженні.
• «Тип листа» — «Замовлення, оплата, доставка», «Недоставлення, автовідповідь», «Сповіщення сервісу», «Розсилка, реклама».
• Умови з AI-розбору лист, що ще не розібраний, не проходить. Для віртуальних папок програма перевіряє лист ще раз одразу після розбору. Для звичайних папок такої повторної перевірки немає: лист, розібраний уже після завантаження, правило звичайної папки за «Хто пише» чи темою не перенесе — хіба що ви збережете правило з увімкненим «Розібрати й листи, які вже у «Вхідних»»: тоді воно пройде вже розібрані листи.

Приклад: віртуальна папка «Рекламації» з умовами «Хто пише: Клієнт» і «Тема звернення: Повернення, Скарга». Правила з «Хто пише» програма перевіряє першими, тож «Рекламації» заберуть такі листи раніше за «Обслуговування клієнтів», хоч би де папка стояла в дереві. Решта клієнтських листів піде далі.

«Завжди класти листи відправника в…»

Пункт меню листа: листи цієї адреси — завжди в обрану папку. У підменю — усі папки скриньки разом із «Вхідними» й поточною, а внизу «Не запам’ятовувати відправника».

1

Завжди класти листи відправника в…

2

Постачальники

3

Не запам'ятовувати відправника

1. Завжди класти листи відправника в… — закріплення відправника за папкою.
2. Постачальники — постачальник із noreply-адреси потрапляє до постачальників.
3. Не запам'ятовувати відправника — знімає закріплення.

• Програма запам’ятовує точну адресу відправника, великі й малі літери не важливі. Одна адреса — одна папка: нове закріплення знімає попереднє.
• Одразу переносить листи цієї адреси, які лежать у «Вхідних», включно з уже розкладеними по папках. У віртуальну папку — показом, у звичайну — на сервері. Припарковані не чіпає. Повідомлення: «Листи цього відправника потраплятимуть у вибрану папку», а якщо щось переїхало — ще й «Переміщено листів: N».
• Далі — після кожного завантаження пошти.
• Закріплення сильніше за правила й AI. Листи закріпленої адреси не забирає жодне правило, навіть після AI-розбору. Закріплення у «Вхідні» — спосіб сказати «цей відправник — моя особиста справа»: ключовий клієнт чи директор не піде в загальну папку.
• «Не запам’ятовувати відправника» прибирає адресу із закріплень. Листи лишаються там, де лежать, а нові знову проходять правила.

Закріпити цілий домен не можна. Для домену — правило «Відправник містить: @domain.com».

Сценарії

Постачальник пише з noreply-адреси

Такі листи — від робота за адресою, тож потрапляють у «Службові». Відкрийте його лист → меню листа → «Завжди класти листи відправника в…» → «Постачальники». Листи, що вже лежали у «Службових», переїдуть одразу, нові підуть туди ж.

Окрема черга рекламацій

Створіть віртуальну папку «Рекламації» і задайте правило «Хто пише: Клієнт» + «Тема звернення: Повернення, Скарга». Умова «Хто пише» робить його першим у черзі перевірки. Скарги перестануть губитися серед запитань про доставку, а в «AI: Справах» найтерміновіші з них будуть згори.

Свій потік листів — у свою папку

Створіть віртуальну папку (меню папок → «Створити папку», позначка «Віртуальна папка») і задайте їй «Правило сортування…»: у «Відправник містить» адреси через кому, перемикач «Розібрати й листи, які вже у «Вхідних»» увімкнений. Наявні листи з’являться в ній одразу, нові — після кожного завантаження пошти. На сервері пошти листи лишаються у «Вхідних».

Що робити, коли правило не спрацювало

Часті запитання

Суміжні теми

• Якщо потрібна загальна картина вікна «Пошта» — Як щодня розбирати пошту в Elbuz.
• Якщо хочете знати, що програма розкладає сама, без ваших правил, — автоматичне сортування пошти.
• Якщо лист треба захистити від перенесення правилом — паркування.
• Якщо листи в папці треба відібрати за відправником чи тегом — фільтри списку листів.