Як зробити email розсилку по базі клієнтів

Що вміє розсилка

• Розсилка з фільтра — одержувачі беруться з того відбору, який ви зробили в контактах.
• Чистий список — тільки адреси зі згодою, без кошика й без дублів.
• Черга з паузами — до 20 листів за прохід, випадкова пауза між листами.
• Звіт по кожному одержувачу — «Надіслано», «Переглянуто», текст помилки.
• Зупинка й дозапуск — без повторних листів тим, хто вже отримав.
• Відписка — кнопка в Gmail і Yahoo та посилання «Відписатися» в шаблоні.

Де це і хто має доступ

Меню

Контакти → значок паперового літачка в шапці → «Список розсилок»

Інші входи

кнопка «Розсилка» в панелі, що спливає під позначеними контактами

Право доступу

«Список розсилок»; у правах «Контактів» — «Кнопка "Групи контрагентів"»

Підготувати

скриньку для відправки і шаблон листа

За кнопкою «Групи контрагентів» у правах вікна «Контакти» ховаються і значок розсилок у шапці, і кнопка «Розсилка». Створення розсилки власного права не перевіряє.

Як створити розсилку з відбору в контактах

Розсилка починається у вікні «Контакти», а не в пошті. Спочатку відбираєте потрібних людей — фільтрами, показниками або галочками в колонці «Вибір». Далі значок паперового літачка в шапці вікна → «Створити розсилку на підставі фільтра встановленого в сітці контактів». Той самий пункт є кнопкою «Розсилка» в панелі, яка спливає знизу, коли записи позначені.

Відбір за групою й містом. Наприклад, лист тільки оптовикам із Києва:

1. Фільтр «Група контрагента» стоїть у панелі фільтрів над списком контактів одразу — у ньому ролі з довідника груп.
2. Якщо окремої ролі для оптовиків немає, перейменуйте на «Оптовики» непотрібну групу («Партнер» чи «Інше») у бургері вікна «Контакти» → «Довідники» → «Групи контрагентів» і проставте її клієнтам. Кнопка «+» у цьому довіднику нової групи не створює (групи контрагентів).
3. Фільтра «Місто» в панелі за замовчуванням немає: шестерня налаштування фільтрів → фільтр «Місто» → перемикач «Над сіткою з елементами».
4. Відмітьте в обох фільтрах потрібні значення — у списку лишаться оптовики з Києва, — і тоді створюйте розсилку.

Місто фільтр бере з поля «Місто» картки: у кого воно порожнє, у відбір не потрапить.

Одним натисканням програма робить три речі: заводить розсилку (поки зупинену), збирає список одержувачів і відкриває вікно «Налаштування розсилки» — це форма листа, та сама, що й у шаблонів.

Хто потрапить у список одержувачів

Список збирається один раз, у момент створення. У нього беруться записи, які одночасно:

• підійшли під ваш фільтр (або були позначені галочками);
• мають заповнене поле основної пошти — друга й третя адреси не використовуються;
• не лежать у кошику;
• мають згоду на розсилку.

Однакові адреси схлопуються: якщо один e-mail записаний у трьох контактів, лист піде один раз.

Як запустити розсилку і як швидко йдуть листи

Вікно «Список розсилок» відкривається тим самим літачком у контактах. У ньому колонки «У роботі», «Завершено», «Назва розсилки», дати; кнопки — «Додати», «Запустити розсилку», «Зупинити розсилку», копіювати, видалити.

1

Кнопка «Запустити розсилку»

2

Колонка «У роботі»

3

Колонка «Завершено»

1. Запускає обрану розсилку на надсилання (кнопку не натискали).
2. Позначка, що розсилка зараз виконується.
3. Позначка, що розсилку завершено.

«Запустити розсилку» перепитує, кому слати: «Надіслати для всіх» або «Надіслати для тих , кому не відправлено». Перший варіант обнуляє всю історію розсилки — відмітки про відправлення, лічильники помилок і перегляди — і починає з нуля.

Тобто «для всіх» після часткового прогону означає, що частина людей отримає лист удруге. За замовчуванням у діалозі вибрано саме «Надіслати для всіх», тож після часткового прогону перемикач треба перемкнути руками.

Далі працює черга. Одразу після включення з браузера йдуть перші два листи — щоб було видно, що механізм живий. Решту забирає фонова черга, і в неї закладені паузи:

• черга перевіряється фоновим завданням сервера — зазвичай раз на хвилину;
• за один прогін береться не більше 20 адресатів;
• перед першим листом прогону — пауза 5 секунд;
• між листами — випадкова пауза від 5 до 30 секунд. Ці два числа задаються в шаблоні листа, у блоці «Захист від флуду: динамічна пауза при надсиланні листів», полями «Пауза секунд від» і «Пауза секунд до».

Паузи потрібні, щоб поштовий сервіс не сприйняв відправку як розсилку спаму. Зменшувати їх до нуля не варто.

Що видно по результату розсилки

Вкладка «Список одержувачів» у формі розсилки показує кожного адресата окремим рядком: «Надіслано», «Ім'я одержувача», «Адреса одержувача», «Доставлено», «Переглянуто», «Дата перегляду», «Помилки (кількість повторів)», «Текст помилки». Через бургер список вивантажується у файл — «Всі» або «Тільки переглянуті». У файл потрапляють рядки з урахуванням фільтра, накладеного в сітці, а ознака «Надіслано» йде колонкою status.

Що з цим робити:

• «Надіслано» — програма віддала лист SMTP-серверу без помилки. Це не означає, що лист долетів до поштової скриньки одержувача.
• «Переглянуто» і «Дата перегляду» — спрацював прозорий піксель у тілі листа, тобто одержувач відкрив лист і його поштова програма підвантажила картинки. Багато клієнтів картинки не вантажать, тому реальних відкриттів завжди більше, ніж показує колонка. І окрема умова: якщо в шаблоні розсилки вибрано конкретну скриньку, піксель додається тільки тоді, коли в цієї скриньки увімкнено «Відслідковувати прочитання». Майстер підключення вмикає цей перемикач сам; якщо скриньку заводили без майстра або перемикач знімали, колонка лишиться порожньою, доки не увімкнете його в картці скриньки. Коли в шаблоні скринька не вибрана, піксель додається завжди.
• «Помилки (кількість повторів)» і «Текст помилки» — дослівна відповідь поштового сервера. Якщо лист не пішов, бо скринька для відправки не налаштована або в шаблоні порожня тема чи тіло, тут стоїть «Лист не надіслано: не налаштовано поштову скриньку або не заповнені обов'язкові поля» з переліком того, чого бракує, і це теж рахується спробою. Після трьох невдалих спроб адресат більше не береться — до наступного перезапуску розсилки.
• «Доставлено» — колонка не заповнюється ніколи. Дивитися на неї немає сенсу.

Як зупинити розсилку, запущену помилково

Натисніть «Зупинити розсилку» у «Списку розсилок» — підтвердження вона не питає. Розсилка отримує позначку зупиненої і водночас позначку «Завершено», навіть якщо лист отримали не всі: галочка «Завершено» після зупинки не означає, що список пройдено. Фонові прогони зупинену розсилку більше не беруть.

Прогін, який уже йде в цю хвилину, перевіряє зупинку перед кожним листом: на наступному адресаті він припиняється, а ті, кого він узяв, але не встиг обслужити, повертаються в чергу без ознаки «в роботі». Лист, який відправлявся саме в момент натискання, все одно піде.

Окремого адресата, якому лист ще не пішов, можна прибрати зі списку: вкладка «Список одержувачів», рядок, кошик. Рядок видаляється, і черга його більше не візьме.

Повний перелік тих, кому лист пішов, дає вкладка «Список одержувачів»: у рядку фільтра колонки «Надіслано» залиште відмічені. Щоб забрати цей перелік файлом, після фільтра вивантажте список через бургер варіантом «Всі»: у файл потраплять тільки відфільтровані рядки, а ознака «Надіслано» стоїть у колонці status.

Якщо потім розсилку треба довести до кінця, запускайте її варіантом «Надіслати для тих , кому не відправлено»: тим, у кого стоїть «Надіслано», повторного листа не буде.

Як дати клієнту відписатися

За згоду відповідає перемикач у секції «Маркетинг» картки контакта. Важлива деталь: він увімкнений за замовчуванням — і в новій картці, і у всіх, хто заведений імпортом. Тому фільтр «має згоду» на практиці відсікає рівно тих, хто відписався сам.

У листи розсилки програма додає службові заголовки List-Unsubscribe, за якими Gmail і Yahoo малюють власну кнопку «Відписатися» у своєму інтерфейсі. Але не всім: заголовок іде тільки тим одержувачам, у чиїх записах проставлено внутрішній ідентифікатор.

Його автоматично отримують записи, заведені в останніх версіях програми, а в старіших контактів його немає. Їм заголовок не піде, і кнопки відписки в поштовому клієнті не буде.

А от видимого посилання «Відписатися» в тілі листа програма не додає — його вписують у шаблон руками, звичайною підстановкою з довідника контактів:

<a href="https://app.elbuz.com/admin/?user_domain=<em>номер вашого акаунта</em>&unsubscribe=1&uuid={{pc.uuid}}" target="_blank" >Відписатися</a>

Номер акаунта видно в адресі вашої системи, а {{pc.uuid}} програма замінить на ідентифікатор одержувача — це та сама механіка, що й решта підстановок шаблону (див. розділ про шаблони).

Спрацює й запис з одинарними дужками: {contractor_uuid}, {user_domain} і {url_delivery_trigger} програма підставляє в тіло листа сама перед відправкою. У контакта без внутрішнього ідентифікатора підстановка дасть порожнє місце — посилання теж не спрацює.

Коли людина відписується — кнопкою поштового клієнта чи посиланням із листа, — програма знімає згоду, записує дату й спосіб відписки і додає подію «Відписка від розсилки» в стрічку картки. Саме на цю позначку посилаються, коли надходить скарга на спам.

Сценарії

Розіслати лист тим, хто погодився, з окремої скриньки

Що увімкнути. У «Контактах» відберіть потрібних фільтром, далі значок паперового літачка → «Створити розсилку на підставі фільтра встановленого в сітці контактів». У вікні «Налаштування розсилки» оберіть скриньку в полі «E-Mail відправника», за потреби змініть «Пауза секунд від» і «Пауза секунд до». Потім у «Списку розсилок» — «Запустити розсилку».

Що вийде. У список потрапляють записи із заповненою основною поштою, зі згодою на розсилку і не з кошика, по одному на адресу. Після запуску з браузера йдуть два листи, решту бере фонова черга — до 20 адресатів за прогін, між листами випадкова пауза в межах двох полів.

Нуль у полі паузи означає стандартні 5 і 30 секунд, а не відправку без пауз. Лист іде з обраної скриньки; якщо в ній не заповнені SMTP-сервер, логін, пароль або адреса відправника — зі скриньки «За замовчуванням», а без неї з будь-якої активної.

Чого не буде. Хто відписався або потрапив у кошик уже після створення розсилки, листа не отримає: черга перевіряє згоду й кошик на кожному прогоні. А от клієнт, заведений після створення, у список сам не додасться — лише кнопкою «+» на вкладці «Список одержувачів».

Перша розсилка: перевірити на своїх адресах

Що зробити. Складіть шаблон листа й допишіть у його футер видиме посилання «Відписатися» з підстановкою {{pc.uuid}} (як це зробити). Першу розсилку зробіть на десяток своїх адрес.

Що вийде. На вкладці «Список одержувачів» видно, кому лист пішов, хто його відкрив і текст помилки, якщо поштовий сервер відмовив. Після цього розсилайте по базі.

Довести обірвану розсилку до кінця

Що зробити. У «Списку розсилок» натисніть «Запустити розсилку» й перемкніть варіант на «Надіслати для тих , кому не відправлено».

Що вийде. Ознака «в роботі» знімається з усіх рядків, а адресати без «Надіслано» отримують ще три спроби. Тим, кому лист уже пішов, повторного листа не буде.

Що робити, коли адресат не отримав лист

Часті запитання

Скільки листів іде за один прогін розсилки?

Не більше двадцяти. Між листами — випадкова пауза від 5 до 30 секунд; ці числа задають поля «Пауза секунд від» і «Пауза секунд до» в шаблоні (запуск і швидкість).

Чому колонка «Доставлено» завжди порожня?

Ознаку доставки програма не виставляє взагалі. Дивіться на «Надіслано» — лист відданий поштовому серверу без помилки — і на «Переглянуто» (результат розсилки).

Чи можна зробити розсилку у Viber чи SMS?

Ні, черга розсилок обробляє тільки електронну пошту. Окреме повідомлення в месенджер шлють із документа: «Надіслати» → Viber, WhatsApp або Telegram (лист із документа).

Клієнта завели після створення розсилки — він отримає лист?

Ні: список одержувачів збирається один раз, у момент створення. Додайте його кнопкою «+» на вкладці «Список одержувачів» або створіть розсилку заново (хто потрапить у список).

Чи додає програма кнопку «Відписатися» сама?

Заголовок, за яким Gmail і Yahoo показують свою кнопку, — так, але тільки контактам із внутрішнім ідентифікатором. Видиме посилання в тілі листа вписують у шаблон руками (як дати клієнту відписатися).

Суміжні теми

• Якщо потрібна загальна картина пошти — Пошта в Elbuz.
• Якщо шаблон листа ще не складений — шаблон листа з підстановками.
• Якщо розсилка має йти з окремої скриньки — кілька скриньок: з якої піде лист.
• Якщо лист треба надсилати за подією, а не всім разом, — правила-тригери.
• Якщо одержувачів треба відібрати за іншими полями картки — список контактів і картка контрагента.