Облік для бухгалтера: файл за квартал, прибуток і витрати

Що вміє вікно

• Передає бухгалтеру книги продажів і покупок, зведення ПДВ і борги в Excel або CSV, а записи за документами й ордерами — у DATEV або FEC.
• Рахує виручку, собівартість, витрати й результат за місяцями, по товарах і каналах продажу.
• Показує рядки, для яких не вистачає даних, і веде до місця, де їх виправити.
• Завантажує виписку CAMT.053, MT940 або CSV і розносить платежі на документи.
• Зводить витрати за статтями й рух грошей за ордерами.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Документи → Облік для бухгалтера

Право доступу

«Права груп»: «Облік для бухгалтера» — перегляд звітів і експорт; «Облік для бухгалтера: зміна даних» — виписка і витрати; «Облік для бухгалтера: налаштування» — налаштування. За замовчуванням усе це має «Відділ управління, керівники»

Підготувати

період, який просить бухгалтер; для файла DATEV — Beraternummer і Mandantennummer, для FEC — SIREN

Експорт входить у перегляд: файл містить ті самі цифри, що й звіти, і нічого не змінює. Тому бухгалтеру досить права на перегляд.

Фірма й період вибираються на панелі зверху і діють на всі звіти. Дата боргів іде за кінцем періоду, але в розділі «Борги» її можна змінити. Швидкі кнопки ставлять цей або минулий місяць, квартал, рік, стрілки зсувають період на його довжину. Звіт перераховується одразу, окремої кнопки «Показати» немає.

1

Фірма

2

Кнопки періоду

3

Передати бухгалтеру

4

Потребує уваги

5

Валовий прибуток

1. Фірма — для якої компанії формується облік.
2. Кнопки періоду — швидкий вибір місяця, кварталу або року.
3. Передати бухгалтеру — відкриває вибір звіту та формату для вивантаження.
4. Потребує уваги — що в обліку потрібно виправити перед передачею бухгалтеру.
5. Валовий прибуток — виручка мінус собівартість за період, з маржею.

Як передати бухгалтеру файл за квартал

1. На панелі зверху виберіть фірму й натисніть «Минулий квартал».
2. Відкрийте «Огляд» і перегляньте блок «Потребує уваги»: рядки без ставки ПДВ і замовлення поза книгою змінять цифри у файлі.
3. Натисніть «Передати бухгалтеру». Період і фірма вже підставлені.
4. Виберіть звіт і формат, натисніть «Завантажити файл».

1

Період і фірма

2

Обраний звіт

3

Формат файлу

4

Завантажити файл

1. Період і фірма — беруться з панелі вгорі вікна.
2. Обраний звіт — зліва список, справа його опис.
3. Формат файлу — у який файл вивантажити звіт.
4. Завантажити файл — створює файл (у зйомці не натискалась).

Який файл вибрати, вирішує програма бухгалтера:

Кнопка «Експорт» усередині звіту відкриває той самий діалог з уже вибраним звітом. Якщо для файла чогось бракує, наприклад Beraternummer, повідомлення з'явиться в діалозі, а вибір не загубиться.

Як читати огляд

Огляд відповідає на три питання: скільки заробили, що заважає вірити цифрам і де лежать гроші. Плитки ведуть до відповідного звіту. Стрілка під виручкою, прибутком, витратами й результатом показує зміну до попереднього періоду такої самої довжини; для витрат зростання позначене як погане. Якщо в попередньому періоді даних не було, стрілки немає.

Блок «Потребує уваги» називає кількість проблемних рядків і веде до місця, де їх виправити. Якщо проблем немає, там написано: «Усе гаразд: даних для звітів за цей період достатньо».

Які документи входять у книгу продажів

Виручка в огляді, прибутках і каналах завжди дорівнює підсумку книги продажів без ПДВ. За замовчуванням у неї входять витратні накладні, товарні чеки, акти виконаних робіт, повернення покупців зі знаком мінус і рахунки-фактури без накладної. Рахунок, закритий накладною або чеком, не рахується, бо це той самий продаж.

Скасовані, відхилені, анульовані, неуспішні документи та чернетки не входять. Закриває продаж лише живий документ: якщо накладну скасовано, продаж знову рахується за замовленням.

Лише проведені документи. За замовчуванням книги рахують тільки проведені документи, і так само ПДВ, прибуток, канали та файли DATEV і FEC, бо вони читають книгу.

Огляд називає, скільки непроведених документів на яку суму не ввійшло. Якщо ви не проводите документи, вимкніть «Лише проведені документи» в налаштуваннях, інакше книги будуть порожніми.

Витрати, борги й грошовий потік від цього перемикача не залежать: ордери з виписки створюються непроведеними.

Замовлення покупців не входять, поки ви не ввімкнете «Замовлення покупців без накладної» у налаштуваннях. Якщо магазин не оформлює накладні, без цього перемикача книга майже порожня, а виручка занижена.

Огляд попереджає про це: «Замовлень без накладної поза книгою: N на суму». Перед зміною запитайте бухгалтера, бо перемикач впливає і на файл для нього. Борги від перемикача не залежать: вони рахують замовлення завжди.

Сума без ПДВ рахується від ставки рядка: код у рядку, різниця збереженої ціни з податком і без, ставка товару, податковий клас товару, клас документа. Рядок без ставки йде як 0 % з попередженням.

Клас із нульовою ставкою й числом у назві, як типовий «VAT 23%» зі ставкою 0,00, вважається незаповненим. Огляд покаже його назву й кнопку «Податкові класи»: укажіть там ставку, і попередження зникне.

Якщо у вас справді 0 %, назвіть клас без цифр, наприклад «Без ПДВ»: тоді це звичайна ставка 0 % без попередження. Суму документа програма не змінює: різницю зі сумою рядків вона відносить на основну ставку і показує кількість таких документів.

Як читати прибуток

Звідки береться собівартість і чому прибуток буває неповним

Для кожного проданого рядка Elbuz шукає собівартість у такому порядку:

1. Закупівля. Остання прибуткова накладна на цей товар не пізніше дати продажу. Акт оприбуткування не рахується: у ньому оцінка надлишку, а не закупівля. Ціна береться без ПДВ, у базовій валюті. Це найточніше джерело.
2. Ціна картки. Якщо закупівлі до дати продажу немає, береться поточна закупівельна ціна з картки товару. Цифра приблизна, бо ціна могла змінитися після продажу, і ПДВ у ній не перераховується. Такі рядки позначені окремо.
3. Немає даних. Виручка такого рядка не йде в прибуток, інакше весь рядок виглядав би чистим заробітком. Вона показана окремим рядком «Виручка рядків без собівартості».

Тому маржа рахується лише від виручки з відомою собівартістю, а неповний прибуток завжди має позначку. Щоб її прибрати, заповніть закупівельну ціну в картках товарів зі списку «Без собівартості» або проведіть прибуткові накладні.

Документ без рядків рахується так само, як рядок без собівартості. Доставка і знижка на весь документ входять у прибуток без собівартості.

Партії для цього розрахунку не використовуються: коли товар продано, партію списано, і зв'язку рядка продажу з партією немає. Тому це не розрахунок FIFO.

Прибутки і збитки

Звіт читається згори вниз: виручка, мінус виручка рядків без собівартості, мінус собівартість проданого — це валовий прибуток. Далі витрати за статтями, в кінці результат. Підсумок стоїть одразу після назви рядка, а місяці праворуч; період довший за 18 місяців показується за роками.

1

Разом

2

Виручка рядків без собівартості

3

Валовий прибуток

4

Порівняти з минулим періодом

1. Разом — сума за весь обраний період.
2. Виручка рядків без собівартості віднімається, щоб не завищувати прибуток.
3. Валовий прибуток — виручка мінус собівартість проданого.
4. Перемикач порівняння додає колонки «Минулий період» і «Зміна».

Перемикач «Порівняти з минулим періодом» додає суму за попередній період такої ж довжини та зміну у відсотках. Закупівля потрапляє у звіт як собівартість уже проданого товару. Зарплата, оренда й реклама входять лише тоді, коли внесені як витрати зі статтею. Витрати без статті показані окремим рядком і в результат не входять. Це управлінський звіт, а не офіційна звітність.

Прибуток за товарами і каналами

«Прибуток за товарами» показує кількість, виручку, собівартість, прибуток і маржу кожного товару. Натисніть заголовок колонки, щоб упорядкувати список, і шукайте за назвою чи артикулом: пошук і сортування працюють за всіма товарами періоду. Кнопки над таблицею залишають лише товари без собівартості, із собівартістю за ціною картки або збиткові. Унизу, крім підсумку, окремо стоять доставка зі знижками на документ і документи без рядків: разом із товарами вони дають виручку книги.

1

Пошук

2

Фільтри

3

Прибуток

4

Звідки собівартість

1. Пошук — за назвою або артикулом.
2. Кнопки «Без собівартості», «За ціною картки», «Збиткові» залишають потрібні рядки.
3. Прибуток — виручка мінус собівартість по товару.
4. Звідки собівартість — з закупівлі чи з картки товару.

«Прибуток за каналами» групує ті самі цифри за джерелом документа: сайт, маркетплейс, API. Документ, створений вручну, йде як «Канал не вказано». Сума каналів дорівнює виручці. Комісії маркетплейсів у прибуток каналу не входять: їх вносять окремою статтею витрат.

Витрати, гроші й банківська виписка

Як внести витрати

Витрата в Elbuz — це видатковий ордер, не пов'язаний із документом. Внести її можна двома способами:

• у розділі «Витрати» кнопкою «Додати витрату»: дата, сума в базовій валюті, стаття, спосіб оплати;
• у виписці: для списання без документа вкажіть статтю й натисніть «Ордер без документа».

1

Додати витрату

2

Витрати за статтями

3

Без статті

1. Додати витрату — створює видатковий ордер зі статтею.
2. Витрати за статтями — частка кожної статті у загальних витратах.
3. Без статті — витрати, яким ще не призначено статтю.

Статтю будь-якої витрати можна змінити прямо в таблиці, а список «Без статті» показує те, що ще не розкладено. Перелік статей редагується в налаштуваннях окремо для кожної фірми. Ордер, пов'язаний із накладною постачальника, у цей список не потрапляє: закупівля вже врахована в собівартості, коли товар продано.

Якщо постачальника оплачено ордером без зв'язку з накладною, виберіть у таблиці статтю «Не витрата: оплата постачальнику, переказ». Програма сама такого не відрізнить, тому ордер без статті в результат не входить: інакше закупівля порахувалася б двічі.

Чому борг відрізняється від картки контрагента

У розділі «Борги» сума на вибрану дату, з урахуванням пов'язаних ордерів, і крім скасованих виключені також чернетки, анульовані й неуспішні документи. Картка контрагента показує борг на зараз і виключає лише скасовані й відхилені. Тому суми можуть різнитися.

Що показує грошовий потік

Звіт рахує гроші лише за прибутковими й видатковими ордерами: надходження, виплати, чистий потік і наростаючий підсумок від початку періоду. Залишку на рахунку тут немає, бо початкових залишків Elbuz не знає.

Поруч стоять дві колонки оплати за статусом: документи зі статусом «оплачено» або із сумою оплати, крім замовлень, закритих накладною. Вони не додаються до ордерів, бо ордери рідко пов'язані з документами, і один платіж порахувався б двічі.

Якщо ордерів за період немає, графік показує оплату за статусом і прямо про це пише: це позначка «оплачено», а не рух грошей. Нерозібрані рядки виписки названі окремо і потрапляють у потік після розбору.

Як розібрати банківську виписку

Скачайте виписку в інтернет-банку у форматі CAMT.053, MT940 або CSV і перетягніть файл у розділ «Виписка». CSV програма покаже з передпереглядом: вкажіть колонки один раз, для цієї фірми налаштування запам'ятається. Повторне завантаження того самого файла рядків не подвоює.

1

Зона перетягування файла

2

Фільтри статусу

3

Розібрати

1. Зона перетягування — сюди кидають файл виписки.
2. Фільтри статусу — «До розбору», «Рознесено», «Пропущено».
3. Розібрати — відкриває ручне рознесення платежу.

Платіж розноситься на неоплачений документ своєї фірми й свого напрямку, тому надходження не закриє закупівлю. Сам він розноситься, лише коли збіглися валюта й залишок до оплати і виконана одна умова:

• у призначенні є номер документа (цифровий — від 4 цифр); кілька номерів теж підходять, якщо сума збіглася із залишком за ними;
• або в контрагента з цим IBAN є єдиний неоплачений документ із таким залишком.

Решта залишається у списку «До розбору». Натисніть «Розібрати», відмітьте документи або створіть ордер без документа для авансу чи комісії банку. Рознесення можна скасувати: сума й статус оплати документа повернуться, створений ордер піде в кошик. Якщо ордер уже проведено, скасування відмовить із номером ордера й нічого не змінить: спочатку зніміть проведення.

Що налаштувати перед першим файлом

Для Excel налаштовувати нічого не треба, досить вирішити, що входить у книгу продажів. Для DATEV і FEC потрібні рахунки, і їх має перевірити бухгалтер: стандартні значення SKR03, SKR04 і PCG розраховані на типовий магазин.

1

Що входить до книги продажів

2

Статті витрат

3

Зберегти

1. Що входить до книги продажів — які документи враховувати.
2. Статті витрат — перелік статей для розділу «Витрати» і звіту.
3. Зберегти — застосовує зміни (не натискалась).

• Що входить до книги продажів — лише проведені документи, рахунки-фактури й замовлення без накладної.
• Статті витрат — ваш перелік; після видалення статті її витрати стануть «Без статті».
• Рахунки — план рахунків, покупці, постачальники, банк, каса.
• Рахунки за ставками ПДВ — по рядку на кожну ставку з ваших документів. Без рядка документи цієї ставки не потраплять у файл, і вікно назве такі ставки.
• DATEV — Beraternummer (від 1001), Mandantennummer, початок фінансового року, Sachkontenlänge. FEC — SIREN, 9 цифр.

Що вважати перевіреним у файлах DATEV і FEC

DATEV. Формат файла перевірено незалежним валідатором формату EXTF на прикладах. У самій програмі DATEV файл не завантажували, тому перший файл бухгалтер перевіряє в себе. Один файл охоплює період в межах одного календарного і фінансового року, до 99 999 записів.

FEC. Це заготівка за правилами art. A47 A-1 LPF: лише операції з Elbuz, без вхідних залишків, зарплати й закривальних записів. Офіційним тестером Test Compta Demat файл не перевірявся. Для податкової його доповнює бухгалтер в обліковій програмі.

ПДВ. Зведення рахує лише документи Elbuz, без витрат і коригувань поза системою. Декларацією воно не є.

Сценарії

Бухгалтер у Німеччині просить дані за третій квартал

Що зробити. У налаштуваннях впишіть Beraternummer і Mandantennummer, разом із бухгалтером перевірте рахунки. Натисніть «Зберегти», поставте період 01.07–30.09, натисніть «Передати бухгалтеру», виберіть «DATEV EXTF» і натисніть «Завантажити файл».

Що вийде. Файл EXTF_Buchungsstapel_… для імпорту в DATEV і, якщо якоїсь ставки немає в налаштуваннях, попередження зі списком таких ставок.

Виручка росте, а прибуток ні

Що зробити. Відкрийте «Прибуток за каналами» і порівняйте маржу, потім у «Прибутку за товарами» натисніть кнопку «Збиткові».

Що вийде. Видно канал із найнижчою маржею і товари, продані дешевше за закупівлю. Перед висновками перевірте позначку про рядки без собівартості.

Магазин працює лише із замовленнями, книга порожня

Що зробити. Відкрийте «Налаштування» (в огляді кнопка «Налаштувати книгу» стоїть поруч із попередженням про замовлення), увімкніть «Замовлення покупців без накладної», натисніть «Зберегти».

Що вийде. Замовлення без накладної й рахунка потраплять у книгу, крім скасованих, відхилених і чернеток, а звіти покажуть виручку за ними.

Що робити, коли

DATEV: «оберіть період в межах одного року та одного фінансового року»

Період перетинає межу календарного або фінансового року. Поділіть його на два файли. Початок фінансового року задається в налаштуваннях.

Попередження «Немає рахунків для ставок»

У документах є ставка, якої немає в таблиці «Рахунки за ставками ПДВ». Такі рядки не потрапили у файл. Додайте рядок, збережіть налаштування і завантажте файл знову.

Виписка: «Це не виписка CAMT.053»

Банк віддав інший тип XML, наприклад CAMT.052 або платіжне доручення. В інтернет-банку виберіть саме виписку CAMT.053 або завантажте MT940 чи CSV.

Маржа виглядає завищеною

Найчастіше в собівартість потрапила стара ціна картки. Натисніть «За ціною картки» в «Прибутку за товарами»: там видно, скільки рядків порахованих приблизно.

Часті запитання

Чи можна подати декларацію з цього вікна?

Ні. Elbuz не веде проводок, плану рахунків підприємства, зарплати й декларацій. Вікно готує дані, звітність складає бухгалтер.

У якій валюті суми?

Підсумки й управлінські звіти — у базовій валюті за курсом документа. Рядки книг показані у валюті документа, поруч її код і курс; сума в базовій валюті кожного рядка є у файлі Excel.

Чому підсумок зник, коли я шукаю документ?

Нижній рядок підсумку стосується всього періоду, а не знайдених рядків, тому під час пошуку він прихований. Смуга над таблицею показує весь період.

Чи враховує прибуток комісію маркетплейса?

Ні, у документах вона не заповнена. Внесіть комісію витратою за статтею «Комісії банку та майданчиків», вона зменшить результат, але не прибуток каналу.

Чи змінює вікно документи?

Так, у трьох випадках: рознесення виписки (оплата документа, новий ордер), «Додати витрату» (новий ордер) і вибір статті (зберігається в ордері). Звіти документи лише читають.

Як рахувати кілька фірм?

Кожна фірма рахується окремо, зі своїми рахунками й статтями. Документ без фірми належить фірмі за замовчуванням.

Суміжні теми

• Якщо в рядках немає ставки ПДВ — податкові класи.
• Якщо треба побачити борг одного клієнта — борг клієнта й оплати.
• Якщо шукаєте потрібний документ — список документів.
• Якщо потрібен електронний рахунок для Німеччини — e-рахунки XRechnung.