Організаційна структура компанії: відділи, керівники та видимість даних

Вікно

«Організаційна структура»

Право доступу

доступ до вікна; редагування, видалення, автозбірка та метрики — чотири окремі права

Підготувати

заведену юридичну особу і співробітників, у картках яких вона вказана

Де це у програмі

Входів два: пункт меню і кнопка з картки співробітника.

Меню

Довідники → Контакти → Організаційна структура

З картки співробітника

секція «Місце в оргструктурі» → кнопка «Показати на схемі»

Ярлика на робочому столі у вікна немає — його можна поставити собі самому, як і будь-якому іншому вікну. Вікно відкривається розгорнутим на весь екран.

Одна незручність, про яку краще знати заздалегідь: заголовок вікна залежить від того, звідки ви його відкрили. З меню — «Організаційна структура», з картки співробітника — «Структура компанії». Це той самий екран.

1

Чип з назвою підрозділу

2

Картка керівника

3

Кнопка «Показати на схемі»

1. Чип з назвою підрозділу — показує, до якого відділу належить співробітник.
2. Картка керівника — прямий керівник співробітника за оргструктурою.
3. Кнопка «Показати на схемі» відкриває вікно організаційної структури з цим вузлом.

Із чого складається схема

У схемі чотири типи прямокутників, і вони не рівноправні.

• Юридична особа — корінь дерева. Береться з контрагентів, у яких стоїть ознака «моя компанія». Якщо таких немає, вікно не покаже нічого: заводять їх у вікні «Компанії» (Довідники → Контакти → Компанії).
• Відділ — береться з довідника відділів. Один і той самий відділ можна поставити у схему тільки один раз.
• Співробітник — користувач програми. Одна людина не може стояти у схемі компанії двічі: якщо перетягнути того, хто вже є, програма мовчки залишить його на старому місці.
• Вакансія — порожнє місце з посадою, людини за ним ще немає.

Підпорядкування задає саме місце в дереві. Окремого поля «керівник» у співробітника немає, і це важливо для всього, що описано нижче.

Зверніть увагу на відділ продажів на схемі: Олена стоїть над Андрієм і Ніною, а не поруч із ними. Так дерево будують руками. Автозбірка кладе всіх співробітників відділу на один рівень — різницю розібрано в розділі про видимість даних.

Швидкий старт: зібрати з поточних даних

Поки жодного підрозділу не заведено, вікно замість дерева показує один екран посередині: значок схеми, заголовок «Структуру ще не побудовано» і рядок «Зберіть схему з уже введених даних: відділи та співробітники з’являться автоматично, далі їх можна перетягувати мишею». Під ним — кнопка «Зібрати з поточних даних», а нижче три пронумеровані підказки: зібрати структуру або додати перший підрозділ кнопкою «Відділ»; клікнути підрозділ ліворуч, щоб побачити його людей праворуч; призначити керівників, задати зони відповідальності й за потреби обмежити видимість даних. Ліва панель у цей момент порожня — дерева ще немає.

Кнопки «Зібрати з поточних даних» на цьому екрані не буде, якщо вашій групі не дано право на автозбірку: залишиться той самий заголовок і три підказки, а починати доведеться з кнопки «Відділ». Та сама кнопка автозбірки лежить і в меню «Інші операції» (значок «☰» праворуч у панелі) — нею користуються, коли схема вже є.

Що робить кнопка:

1. Створює кореневий вузол — вашу юридичну особу.
2. Бере всі відділи, які реально вказані в картках співробітників цієї юридичної особи, і робить із них підрозділи під коренем.
3. Кладе кожного співробітника в його відділ. Тих, у кого відділ не вказаний, — прямо під корінь.

Схему програма будує сама з відділів, заповнених у картках співробітників. Далі залишається розставити руками тільки те, чого програма знати не може: хто ким керує.

Повідомлення після збірки виглядає так: «Створено відділів: 14, співробітників: 48». Число відділів у ньому на одиницю більше, ніж насправді: у нього потрапляє і вузол самої юридичної особи. Плитка «Відділів» угорі вікна показує чесні 13.

Натиснути кнопку вдруге безпечно. Вона нічого не перезбирає й не скидає: наявні вузли залишаються на місці, дописуються тільки ті, яких бракує. Якщо після першого разу ви розклали людей руками, друге натискання цього не зіпсує.

Як влаштоване вікно

Вікно поділене навпіл: ліворуч дерево підрозділів, праворуч — співробітники того підрозділу, на який ви клацнули. Клік по рядку в дереві показує людей; стрілка ліворуч від назви розкриває вкладені підрозділи й вибір при цьому не змінює. Межу між панелями можна тягнути мишею.

У панелі згори:

• Селектор юридичної особи — якщо у вас їх кілька, спершу оберіть потрібну.
• Пошук — «Пошук співробітника або відділу», спрацьовує від двох символів. Знайшовши людину, вікно саме розкриває шлях до її відділу й підсвічує картку.
• «Відділ» — додати підрозділ усередину вибраного.
• «Співробітник» — не відкриває вибір зі списку, а розгортає нижню панель і просить перетягнути людину звідти.
• Значок «?» — довідка про кольори типів вузлів і жести.
• «☰» — меню «Інші операції»: здоров’я структури, історія змін, видимість даних, навантаження, збірка з поточних даних, експорт у PNG і CSV.

Під панеллю — смуга з п’яти плиток: «Співробітників», «Відділів», «Рівнів ієрархії», «Макс. підлеглих» і «Не в структурі». Шоста, «Вакансій», з’являється, тільки якщо вакансії є. Плитка «Не в структурі» червона й клікабельна: клік розгортає нижню панель із тими, кого ще не розставили.

У рядку дерева праворуч стоїть лічильник виду 4 / 17 — свої співробітники й усього з підлеглими підрозділами. Друге число з’являється тільки тоді, коли воно більше за перше, тож вагу гілки видно, не розкриваючи її.

Клік по картці співробітника відкриває бічну панель вузла: аватар, посада, дві плитки «Прямих підлеглих» і «Усього в піддереві», зона відповідальностіСписок того, за що відповідає підрозділ або людина, і один показник, за яким видно, чи справляється роль. Не більше семи пунктів: довший список перетворюється на посадову інструкцію і перестає працювати., якщо вона заповнена, і кнопки дій. Ті самі дії ховаються за значком «⋮» і під правою кнопкою миші.

Звільнений співробітник зі схеми не зникає — його картка просто тьмяніє. Прибирати такі вузли доводиться руками.

1

Вибір юридичної особи

2

Поле пошуку

3

Дерево підрозділів

4

Картки співробітників обраного відділу

5

Кнопка «Інші операції»

1. Вибір юридичної особи — перемикає структуру, якщо їх декілька.
2. Поле пошуку — введіть прізвище або назву відділу, і шлях до нього розкриється автоматично.
3. Дерево підрозділів — клік по відділу показує його співробітників праворуч, стрілка розкриває вкладені.
4. Картки співробітників обраного відділу — праворуч від дерева, з посадою та контактами.
5. Кнопка «Інші операції» відкриває додаткові дії: «Здоров'я структури», «Історія змін», «Видимість даних».

1

Плитка «Не в структурі»

2

Плитка «Макс. підлеглих»

1. Плитка «Не в структурі» — червона й клікабельна, розгортає нижню панель нерозставлених співробітників.
2. Плитка «Макс. підлеглих» показує, чи потрапить структура у попередження про перевантаженого керівника.

1

Лічильник «свої / усього з дочірніми»

2

Стрілка розкриття гілки

3

Значок «⋮» у рядку

1. Лічильник «свої / усього з дочірніми» — у рядку кореневого вузла показує співробітників без і з підпорядкованими відділами.
2. Стрілка розкриття гілки розгортає або згортає вкладені підрозділи, не змінюючи вибір.
3. Значок «⋮» у рядку відкриває меню дій над підрозділом.

1

Плитка «Прямих підлеглих»

2

Плитка «Усього в піддереві»

3

Кнопка «Зона відповідальності»

1. Плитка «Прямих підлеглих» показує кількість людей, що підпорядковуються напряму цьому вузлу.
2. Плитка «Усього в піддереві» — загальна кількість людей у всій гілці під вузлом.
3. Кнопка «Зона відповідальності» відкриває діалог опису зони відповідальності вузла.

Розставляємо людей

Людей беруть із нижньої панелі. Вона з’являється смугою вздовж низу вікна, під деревом і картками, і називається «Не розставлені у структурі — перетягніть на потрібний вузол схеми». Усередині — дрібні картки з аватаром і прізвищем, по одній на кожного, кого ще немає у схемі. Панель показується, тільки поки в ній хтось є: розставили всіх — і вона зникає, а плитка «Не в структурі» вгорі стає нулем. Це не помилка й не потреба щось шукати, а нормальний кінцевий стан. Розгорнути панель можна двома способами: клікнути червону плитку «Не в структурі» або натиснути кнопку «Співробітник» у панелі зверху. Якщо розставлені всі, друга відповість тостом «Усі співробітники компанії вже розставлені у структурі».

Панель наповнюється сама: щойно ви заведете нового співробітника й укажете в його картці юридичну особу, він з’явиться тут і чекатиме, поки його перетягнуть у відділ.

Перетягування — основний спосіб змінити структуру. Кинути картку можна в три місця:

1. На рядок підрозділу в дереві — людина переїде в цей підрозділ.
2. Будь-куди в праву панель — те саме, але цілитися в вузький рядок не треба: людина потрапить у той підрозділ, який зараз відкритий.
3. У нижню панель «Не розставлені у структурі» — зворотний жест: людина зникає зі схеми. Сам співробітник у програмі залишається, просто випадає з дерева й одразу з’являється в нижній панелі.

Перетягнути в нижню панель можна тільки співробітника або вакансію. На спробу винести туди цілий підрозділ програма відповість: «Так можна прибирати лише співробітників та вакансії. Підрозділ видаліть через меню — там видно, що станеться з його вмістом».

Порядок людей і відділів усередині одного рівня перетягуванням не змінюється — воно вже зайняте зміною підпорядкування. Для порядку є пункти «Перемістити вище» і «Перемістити нижче» в меню вузла. Підрозділи рухаються серед підрозділів, люди — серед людей.

Перемістити вузол усередину самого себе або свого ж підлеглого програма не дасть: буде повідомлення «Не можна перемістити вузол усередину самого себе або свого підлеглого».

Видалення вузла живе в меню «⋮» і питає підтвердження: «Видалити вузол? Підлеглі вузли піднімуться на рівень вище, співробітники та відділи з довідників не постраждають». Так і відбувається — видаляється сам прямокутник, а все, що було під ним, переїжджає до батьківського вузла.

1

«Призначити керівником»

2

«Функціональний керівник»

3

«Картка співробітника»

1. «Призначити керівником» — робить обраного співробітника керівником підрозділу.
2. «Функціональний керівник» — призначає додаткового керівника за функціональним напрямом, окремо від прямого підпорядкування.
3. «Картка співробітника» — відкриває повну картку співробітника в окремому вікні.

Керівник підрозділу і що дає корона

Пункт меню вузла «Призначити керівником» ставить на картку корону. Керівник у підрозділу рівно один: якщо корона вже є на комусь іншому, програма спитає — «Керівником підрозділу вже призначено "Олена". Замінити на "Ігор"? Керівник може бути лише один.» — і після підтвердження зніме її з попереднього.

Що корона дає:

• значок на картці й у виданні схеми;
• підрозділ перестає потрапляти в рядок «Підрозділ без керівника» у здоров’ї структури;
• у картці співробітника в секції «Місце в оргструктурі» власник корони показується його колегам як «Керівник».

Чого корона не дає: вона не розширює доступ до даних. Це не помилка налаштування, а те, як влаштований механізм, — розібрано нижче.

Вакансії корону не ставлять: пункт для них не показується.

Зона відповідальності й головний показник

Кнопка «Зона відповідальності» в бічній панелі вузла відкриває два поля.

«За що відповідає (по пункту в рядку)» — багаторядкове поле, один пункт на рядок. Обмеження жорстке: не більше семи пунктів. Восьмий і далі програма мовчки відкидає під час збереження. Заодно вона прибирає порожні рядки, повтори та маркери списку на початку рядка — тире, зірочки й крапки, якими люди вставляють списки з інших документів. Кожен пункт обрізається до двохсот символів.

Сім — не випадкова цифра. Список довший за це вже не зона відповідальності, а посадова інструкція, і читати його перестають.

«Головний вимірюваний показник» — один рядок, підказка в інтерфейсі: «Один показник, за яким видно, чи справляється роль». Приклад із самої програми — «Виручка відділу за місяць».

Заповнені зони видно двома способами: у бічній панелі вузла списком і в здоров’ї структури, де підрозділи з людьми, але без зони відповідальності, збираються в окремий рядок.

1

Поле «За що відповідає»

2

Поле «Головний вимірюваний показник»

1. За що відповідає — до семи пунктів, по одному в рядку; довший список автоматично не приймається як зона відповідальності.
2. Головний вимірюваний показник — один показник, за яким видно, чи справляється роль.

Другий керівник за задачами

Буває, що людина числиться в одному відділі, а працює під керівництвом іншого: контент-менеджер із маркетингу пише картки товарів під керівником каталогу. Для цього є функціональний керівникДругий керівник за задачами, який не змінює місце людини в дереві. Основне підпорядкування задає дерево, функціональне живе окремим полем і показується на картці значком ланки. — пункт меню вузла «Функціональний керівник».

У списку кандидатів тільки співробітники цієї ж схеми, кожен із назвою свого підрозділу поруч. Перший рядок «— немає —» знімає зв’язок. Сам собі функціональним керівником вузол стати не може, і взяти людину з чужої структури теж не вийде — обидві перевірки стоять на сервері.

На дерево ця зв’язка не впливає взагалі: місце в схемі, лічильники підлеглих і видимість даних рахуються тільки за основним підпорядкуванням. Функціональна зв’язка показується значком ланки на картці й окремим рядком у бічній панелі.

1

Пункт «— немає —»

2

Підказка про основне й функціональне підпорядкування

1. «— немає —» знімає раніше призначений функціональний зв'язок.
2. Кандидати підписані назвою свого відділу; підказка пояснює різницю основного підпорядкування (за деревом) і функціонального (другий керівник за задачами).

Видимість даних: свій відділ і нижче

Пункт «Видимість даних» у меню «Інші операції» відкриває список усіх груп користувачів із перемикачем біля кожної та кількістю учасників. Увімкнений перемикач означає: учасники цієї групи бачать у списках контрагентів і документів тільки записи свого піддерева оргструктури.

Правила, за якими це працює:

• Обмежують тільки два списки — контрагентів і документів. Контрагенти відбираються за головним відповідальним, документи — за відповідальним у документі.
• «Нічийні» записи видно всім. Контрагент без головного відповідального і документ без відповідального залишаються в списку в будь-якому режимі.
• Достатньо однієї необмеженої групи. Якщо людина входить у дві групи й хоча б в одній перемикач вимкнено, обмеження не діє зовсім.
• Кого немає у схемі, того не обмежують. Не знайшли людину в дереві — показують усе. Так зроблено навмисно, щоб забутий співробітник не залишився без роботи.

Керівник має стояти над командою

Ось те місце, де помиляються майже всі. Піддерево рахується за дітьми вузла в дереві, а не за відділом і не за короною.

Після автозбірки відділ виглядає так: підрозділ, а під ним усі співробітники на одному рівні — зокрема й той, кому ви поставили корону. Він їм не батько, а брат. Тому в режимі «свій відділ і нижче» такий керівник бачить тільки свої власні записи й жодного запису своїх людей.

Це перевірено прогоном: керівник із короною бачить усі «нічийні» документи плюс свої, але не бачить документа співробітника, який стоїть із ним в одному відділі.

Щоб режим працював так, як обіцяє підказка, керівника треба зробити батьком своєї команди: перетягніть співробітників відділу не на підрозділ, а на картку керівника. Тоді його піддерево — це він сам і всі, хто під ним.

1

Підказка про піддерево і «нічийні» записи

2

Тумблер у рядку групи

3

Лічильник учасників групи

1. Підказка пояснює: обмеження діє по піддереву оргструктури, а «нічийні» записи (без відповідального) бачать усі.
2. Тумблер вмикає обмеження видимості для групи — спрацьовує одразу, без підтвердження і кнопки «Зберегти».
3. Лічильник показує, скільки користувачів входить у групу.

Здоров’я структури: шість перевірок

Пункт «Здоров’я структури» відкриває панель зі списком конкретних проблем; клік по рядку розкриває шлях до вузла й виділяє його. Порожні розділи не показуються, тому список завжди короткий. Перевірок шість.

Перші два рядки програма позначає як попередження, решту чотири — як інформацію.

1

Заголовок групи зі лічильником проблемних вузлів

2

Рядок підрозділу з числом

1. Заголовок групи показує тип проблеми і кількість вузлів, які під неї підпадають.
2. Клік по рядку підрозділу веде до нього в дереві структури.

Навантаження: документи й суми на картках

Пункт «Показати навантаження» замінює на картках співробітників телефон і пошту двома числами: скільки документів продажу людина оформила за 30 днів і на яку суму. У шапці підрозділу з’являється сума по його прямих співробітниках. Період фіксований, у вікні він не налаштовується.

Рахуються документи, у яких людина стоїть відповідальною, а тип документа належить до тих, що нараховують борг покупцю. Відбір іде за роллю типу документа, а не за списком кодів, тож ваші власні типи продажу теж потрапляють у розрахунок. Валюта береться з тієї, що позначена основною.

У розрахунок ідуть тільки ті співробітники, які реально стоять у схемі цієї юридичної особи.

Історія змін

Пункт «Історія змін» показує стрічку останніх п’ятдесяти подій: «Додано», «Змінено», «Переміщено», «Видалено» — з назвою вузла, автором і часом. Клік по запису веде до вузла, якщо він ще існує; записи про видалені вузли не клікаються.

Одна особливість: події видалення показуються тільки за останні 90 днів. У видаленого вузла вже немає прив’язки до юридичної особи, і відібрати давніші події по компанії нема за чим.

Стрічка відповідає на питання «хто кого коли перевів». Знімка дерева на задану дату вона не дає — це різні речі.

1

Значок і назва дії у записі

2

Автор і час дії

1. Значок і назва дії показують тип запису: додано, змінено, переміщено чи видалено.
2. Автор і час — хто виконав дію та коли саме.

Експорт схеми

Дві кнопки в меню «Інші операції».

«Експорт схеми в PNG» — картинка того, що зараз на екрані: дерево ліворуч і картки праворуч. Панель зверху, смуга статистики й нижня панель у кадр не потрапляють. Файл називається org_structure.png.

«Експорт списком у CSV» — уся структура плоским списком, сім колонок: «Шлях», «Назва», «Посада», «Тип вузла», «Керівник», «E-mail», «Внутрішній телефон». У колонці «Шлях» стоїть повний ланцюг батьків через косу риску, тому в Excel список сортується й фільтрується як завгодно. Розділювач — крапка з комою, кирилиця відкривається без танців із кодуванням.

Колонка «Тип вузла» у файлі заповнена службовими словами contact, unit, employee, vacancy — а не тими підписами, які видно у вікні.

Чого схема не робить

• Не заводить співробітників, відділи й посади. Вона їх тільки розставляє. Нового працівника спершу створюють у вікні «Користувачі (співробітники)», відділ — у довіднику відділів.
• Не бачить людей, у картці яких не вказана юридична особа. Такий співробітник не потрапить ні в автозбірку, ні в нижню панель нерозставлених. Плитка «Не в структурі» його теж не порахує — вона показує нуль, хоча людина насправді поза схемою.
• Не призначає керівників. Ні автозбірка, ні перетягування корону не ставлять — тільки ви.
• Не прибирає звільнених. Вузол залишається, картка тьмяніє. Видаляти руками.
• Не веде штатний розпис. Ставок, окладів і фонду оплати праці у схемі немає. Вакансія — це порожнє місце з посадою, і перетворити її на співробітника не можна: вакансію видаляють, а людину додають окремо.
• Не обмежує доступ до карток і вікон. Режим «свій відділ і нижче» звужує рівно два списки — контрагентів і документів. Хто які вікна відкриває, вирішують права груп, і до дерева вони не мають стосунку.
• Не показує структуру на дату. Історія змін дає перелік подій, а не знімок дерева на потрібний день.
• Не скасовує видалення. Кнопки «Скасувати» немає ніде: видалений вузол відновлюють тільки повторним додаванням.

Що робити, коли щось не так

Хто має доступ

Вікно відкривається тільки тим, кому адміністратор дав доступ; решта побачить повідомлення про відсутність прав. Усередині доступ дробиться на чотири окремі права.

• Редагування структури — додавання й переміщення вузлів, керівники, зони відповідальності, налаштування видимості даних. Без нього вікно відкривається як довідник: дерево, картки, пошук, здоров’я, історія та експорт працюють, кнопки «Відділ» і «Співробітник» зникають, перетягування вимкнене.
• Видалення вузлів — окреме право. Без нього немає ні пункту «Видалити вузол», ні можливості перетягнути людину в нижню панель.
• Кнопка «Зібрати з поточних даних» — теж окреме право, у тому числі й для кнопки в порожньому вікні.
• Метрики навантаження — вимкнене за замовчуванням, вмикається свідомо.

Права на вікно й на окремі кнопки ведуться незалежно, тому відкликати доступ до вікна достатньо: разом із ним перестають діяти й усі внутрішні права, навіть якщо галочки в групі залишилися стояти.

Секція «Місце в оргструктурі» в картці співробітника гейтиться тим самим правом на вікно: немає доступу до схеми — секції в картці просто немає.

Що зробити

Часті запитання

Не бачу пункту «Організаційна структура» в меню. Куди він подівся?

У частини магазинів рядок цього пункту позначений у базі неактивним, і меню його не показує. Це наслідок порядку, у якому виїжджали оновлення наприкінці липня 2026 року. Вікно при цьому працює: відкрийте картку будь-якого співробітника, знайдіть секцію «Місце в оргструктурі» й натисніть «Показати на схемі». Щоб повернути пункт у меню, адміністратор вмикає його у вікні «Налаштування головного меню».

Чим це відрізняється від схеми, намальованої в редакторі?

Двома речами, і обидві не про красу. Перше: коли ви перетягуєте людину в інший відділ, програма переписує відділ у її картці, тож фільтри й списки показують нову розстановку. Друге: за деревом працює режим «свій відділ і нижче», який звужує списки контрагентів і документів до свого піддерева. Намальована схема нічим із цього не керує.

Керівник із короною не бачить замовлень свого відділу. Чому?

Тому що піддерево рахується за дітьми вузла в дереві, а не за відділом і не за короною. Після автозбірки керівник стоїть поруч зі своєю командою, а не над нею, тож його піддерево — це він сам. Перетягніть співробітників відділу на картку керівника, і він побачить їхні записи.

Що робить кнопка «Зібрати з поточних даних», якщо схема вже побудована?

Дописує те, чого бракує: нові відділи й нових співробітників. Наявні вузли вона не чіпає, розстановку не скидає, корони й зони відповідальності не стирає. Натискати вдруге безпечно.

Чи можна вести у схемі штатний розпис із зарплатами?

Ні. Ставок, окладів і фонду оплати праці у схемі немає. Є вакансія — порожнє місце з посадою, яке видно у статистиці окремою плиткою, але перетворити її на співробітника не можна: вакансію видаляють, а людину додають окремо.

Скільки прямих підлеглих програма вважає забагато?

Більше восьми. Дев’ятий підлеглий уже виводить керівника в рядок «Забагато прямих підлеглих» у здоров’ї структури. Перевірка рахує всіх дітей вузла підряд, тому компанія з дев’ятьма відділами теж туди потрапить — у цьому випадку рядок можна ігнорувати.

Співробітника немає ні у схемі, ні в нижній панелі. Де він?

Найімовірніше, у його картці не вказана юридична особа. І автозбірка, і панель нерозставлених відбирають людей саме за нею, тож без неї співробітник для вікна не існує. Плитка «Не в структурі» його теж не порахує.

Що буде зі співробітниками, якщо видалити підрозділ?

Вони не зникнуть: усі вузли, що були під видаленим, піднімуться на рівень вище, а сам відділ залишиться в довіднику. Але відділ у їхніх картках перепишеться не сам — перетягніть цих людей мишею в потрібний підрозділ.

Суміжні теми

• CRM та складський облік в Elbuz — розділ керівництва, до якого належить ця стаття.