Складський облік товарів у Elbuz рахує залишок кожного товару на кожному складі за проведеними документами й записує кожну зміну в журнал руху: видно, хто, коли і яким документом змінив число.
Коли це знадобиться:
- Товар лежить у кількох місцях — у кожного складу свій залишок, ціни закупівлі й продажу.
- Залишок не збігся з полицею — інвентаризація прирівнює його до порахованого, а різницю пише в журнал.
- Один товар хочуть кілька покупців — проведені замовлення резервують його, і вільний залишок видно заздалегідь.
- Сайт має показувати ваші залишки — кількість і ціна зі складу переносяться в каталог.
З чого почати: заведіть склад і позначте його «Основний».
Розмова з підтримкою — замість читати: навіщо це потрібно, що налаштувати і що ви отримаєте.
Що вміє складський облік
- Кілька складів — у кожного свій залишок, ціни й історія руху; «Основний» приймає резерв замовлень.
- Прихід, списання, переміщення, інвентаризація — вісім типів документів змінюють залишок проведенням.
- Товари на складі й журнал руху — залишок складу, матриця по всіх складах і історія кожної зміни.
- Резерв — проведені замовлення займають товар, вільний залишок видно до відвантаження.
- Залишок на сайті — кількість і ціна зі складів переносяться в каталог і вивантаження.
Довідник складів і документи є в кожній системі. Резерв, вільний залишок і попередження про дефіцит вмикає окремий перемикач «Складський облік кількості», за замовчуванням вимкнений. Для дропшипінгу він не потрібен.
Де це і хто має доступ
- Меню
- Довідники → Базовий каталог товарів → Склади
- Інші входи
- бургер вікна документів → «Довідники» → «Склади»; рядок «Склади» в картці товару
- Складські документи
- Довідники → Документи → Склад, є ярлик на робочому столі
- Налаштування
- Кабінет → Налаштування системи → розділ «Складський облік»
- Право доступу
- вікно «Склади»; проведення документів — право «Кнопка Підписати»
- Підготувати
- товари в базовому каталозі
Склади живуть у довіднику, а рух товару — у документах. Це два різні вікна, і відкривати їх доводиться поперемінно. Ярлика на робочому столі у вікна «Склади» немає — його відкривають з меню або з бургера вікна документів.
1
Пункт «Склади»- «Склади» — довідник самих складів, тут заводять і редагують склади компанії.
У вікна «Склади» одне право доступу — на саме вікно. Окремих прав на кнопки всередині немає: кому вікно відкрите, той може створити склад, перейменувати його й видалити разом з усіма залишками. «Товари на складі», «Партії товарів на складі» й «Рух товарів по складу» відкриваються з довідника й власного права не мають.
Сам рух товару закривається з іншого боку — у вікні документів. Робоче місце «Склад» має власне право доступу, а кнопки «Додати», «Видалити», «Редагувати» і «Підписати» діляться на рівні всього вікна документів: заборонивши «Підписати», ви заборонили проводити і замовлення, і фінансові документи.
«Підписати» — це і є право рухати залишок: без нього співробітник заведе накладну, але не проведе її. Докладно — у статті про права груп.
Що таке склад і чим він не є
Склад у Elbuz — це місце, де фізично лежить ваш товар. Пара «склад + товар» має власне число залишку, власні ціни закупівлі й продажу та власну історію руху. Складів може бути кілька; один із них позначають «Основний» — на нього лягає резерв замовлень, у яких склад не вибрали явно.
Дві сусідні речі називаються схоже. — це довідник «Магазини»: який товар показувати на вітрині, а не скільки його лежить.
Наявність у прайсі постачальника («+», «багато», «3 и более») до вашого складу стосунку не має — про неї стаття про наявність товару в прайсі постачальника.
Як завести склад
Відкрийте Довідники → Базовий каталог товарів → Склади і натисніть у тулбарі кнопку з плюсом, підказка «Додати». Рядок з'явиться одразу — і одразу ж збережеться в базі з назвою «Новий склад #N»; програма сама відкриє правку комірки з назвою. Уся сітка редагується подвійним клацанням, кнопки «Зберегти» немає: правка йде на сервер, щойно ви вийшли з комірки.
Решта тулбара — кошик, куб («Товари на всіх складах») і бургер із пунктами «Оновити» та «Скасувати фільтр». На початку кожного рядка стоять іконки переходу: куб відкриває товари цього складу, вантажівка — журнал його руху, кубики (при партійному обліку) — партії.
| Колонка | Що робить |
|---|---|
| Активність | Неактивний склад зникає зі списків вибору й з матриці залишків, дані лишаються на місці. |
| Основний | Склад, на який лягає резерв замовлення, якщо в замовленні склад не вибрано. |
| Назва магазину (складу) | Назва складу; підпис колонки історичний. |
| Сума, Всього товарів | Вартість (кількість × ціна товару з каталогу) і сума кількостей — по рядках із залишком більше нуля. |
| Вивантажувати у файл, на сайт | Працює тільки при вивантаженні через Elbuz Tunnel і лише коли в шаблоні ввімкнено передачу складів. |
| Віртуальний | Тільки позначка: зберігається й передається на сайт разом зі списком складів, але жодна функція Elbuz її не враховує. Залишки такого складу рахуються, підсумовуються й вивантажуються так само, як у звичайного. |
| Решта колонок | Опис, координати, адреса, порядок у списках, ID і UUID. |
Колонка «Сума» тут рахується за ціною товару з каталогу, а однойменна колонка у вікні «Товари на складі» — за складською ціною продажу. Два числа майже ніколи не збігаються: беріть щось одне й порівнюйте з ним.
Вікно «Вибір складу» — той самий довідник складів у режимі вибору: виділіть рядок і натисніть «Вибрати», і склад підставиться в поле, з якого вікно відкрили. Колонки й правила в ньому ті самі.
Видалення складу
Кошик у тулбарі питає «Видалити запис?», показує ID та назву складу й попереджає: «Разом зі складом буде видалено всі залишки за ним, а також ціни закупівлі та продажу. Скасувати неможливо.» Якщо на складі є додатні залишки, нижче стоїть «Рядків залишків буде видалено: N».
Попри підпис, N — не кількість рядків, а сума одиниць товару на складі, округлена вгору; рядки з нульовим чи мінусовим залишком у це число не входять, але видаляються теж. Якщо рядок не виділено — «Виберіть запис!».
Разом зі складом видаляються всі його залишки — рядки «склад + товар» із кількостями й цінами. Кошика й відновлення для них немає. Якщо склад більше не потрібен, знімайте галочку «Активність»: він піде зі списків вибору, а дані вціліють.
Склад із позначкою «Основний» програма не видаляє зовсім: з'явиться «Помилка видалення», і рядок лишиться на місці. Щоб його прибрати, спершу зніміть із нього галочку «Основний».
Які документи змінюють залишок
Залишок — це число в парі «склад + товар». Змінити його може лише проведення документа, і тільки восьми типів — вони перелічені нижче. Усе інше (чернетки, статуси, коментарі) на нього не впливає. Кожна така зміна лишає рядок у журналі руху.
Винятків із правила три, і всі три вміють зіпсувати картину непомітно: ручна правка в картці товару, склад, прив'язаний до прайс-листа, і перемикач «Очищати залишки складів» (склад → каталог і сайт).
- Дія або результат
- Розвилка: далі шлях залежить від відповіді
| Тип документа | Який склад заповнюють | Що робить проведення |
|---|---|---|
| Прибуткова накладна | Склад одержувач | додає кількість |
| Акт оприбуткування | Склад одержувач | додає кількість |
| Витратна накладна | Склад відправник | віднімає кількість |
| Товарний чек | Склад відправник | віднімає кількість |
| Повернення постачальнику | Склад відправник | віднімає кількість |
| Акт списання | Склад відправник | віднімає кількість |
| Переміщення | Обидва | віднімає в одного, додає іншому |
| Інвентаризація | Склад одержувач | прирівнює залишок до порахованої кількості |
Поля складу з'являються в картці за типом документа й лежать у секції «Додатково». Це випадні списки активних складів; незаповнений склад проведення зупиняє.
- Позиції одного товару складаються. Той самий товар двома рядками змінить залишок один раз, на суму.
- Скасування проведення розгортає рух назад. У журналі з'являється не видалення старого рядка, а новий, зворотний — історія не переписується.
- Товар приїхав від постачальникаПрибуткова накладна або акт оприбуткування
- Товар поїхав покупцеві або списанийВитратна накладна, товарний чек, повернення, акт списання
- Товар переїхав на інший складПереміщення — один документ на обидва склади
- Товар перерахували рукамиІнвентаризація — залишок стає рівним факту
Як склад резервує товар під замовлення
Резерв — це кількість, зайнята проведеними замовленнями покупця. Фізично зі складу нічого не зникає, але вільний залишок меншає: він дорівнює наявності мінус резерв. Зберігається резерв там само, де й залишок, — у парі «склад + товар».
Три умови, без яких резерву не буде зовсім: увімкнений складський облік, хоча б один активний склад і проведене замовлення. Замовлення відносить резерв на склад із поля «Склад резервування». Далі резерв — тема замовлення: які дванадцять статусів його звільняють і чому «Оплачено» серед них немає, розібрано в статті резерв і вільний залишок.
Замовлення покупця ніколи не змінює залишок складу, скільки б разів його не проводили. Товар списує витратна накладна, створена на підставі замовлення.
Перший склад: чек-лист
Від порожнього довідника до правильного залишку
Сценарії
Перенести в програму те, що лежить на полицях, і далі приймати поставки документами
Що зробити. У довіднику «Склади» заведіть склад і поставте йому галочку «Основний». У вікні документів, робоче місце «Склад»: «Додати» → «Інвентаризація», у полі «Склад одержувач» — цей склад, у кількість — те, що порахували на полицях. Проведіть. Кожну наступну поставку оформлюйте документом «Прибуткова накладна» з тим самим складом одержувачем і закупівельними цінами — і теж проводьте.
Що вийде. Інвентаризація виставляє залишок рівним порахованому, а різницю пише рухом у журнал. Товар, якого на складі ще не було, отримує рядок, і вся його кількість записується як надлишок. Проведення прибуткової накладної додає кількість, а ціну позиції записує і в ціну закупівлі складу, і в «Собівартість» товару. Ціну продажу складу накладна заповнює лише там, де вона порожня.
Чого не буде. Кількість у картці товару й на сайті сама не зміниться — її переносить перемикач «Підсумовувати залишок за складами». Резерву за замовленнями не буде, поки не ввімкнено «Складський облік кількості».
Склад більше не потрібен, а історію шкода
Що зробити. У довіднику «Склади» зніміть у складу галочку «Активність» замість видалення.
Що вийде. Склад зникне зі списків вибору й з матриці залишків, а залишки, ціни й журнал руху лишаться на місці.
Чого не буде. Якщо видалити склад кошиком, разом із ним зникнуть усі його залишки й ціни — відновлення для них немає (видалення складу).
Що робити, коли щось пішло не так
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| «Помилка видалення» | Склад позначено «Основний» — такий не видаляється. Або сервер не прийняв видалення | Для основного — спершу зняти з нього галочку «Основний» або замість видалення зняти «Активність»; інакше оновити сітку з бургер-меню й повторити (видалення складу) |
| «Виберіть запис!» | Натиснули видалення, не виділивши рядок | Клікнути по рядку й повторити |
Часті запитання
Як ввести початкові залишки?
Інвентаризацією: «Додати» → «Інвентаризація», склад одержувач, товари, а в колонку кількості — те, що справді порахували. Вписувати залишок руками в картці товару не варто: оновлення каталогу з прайсів може його перезаписати (інвентаризація).
Як редагувати склад — змінити назву, адресу чи зробити його основним?
У довіднику «Склади» двічі клацніть по комірці: назва, опис, адреса, координати, галочки «Активність», «Основний», «Вивантажувати у файл, на сайт». Правка записується, щойно ви вийшли з комірки. Кількість товару тут не редагується — її змінюють документи (довідник складів).
Склад за замовчуванням не видаляється. Що робити?
Позначте «Основний» інший склад і зніміть галочку з цього — тоді кошик його видалить. Разом зі складом зникнуть усі його залишки й ціни, відновлення немає. Якщо склад просто не потрібен, зніміть «Активність» (видалення складу).
Чим склад відрізняється від магазину?
Склад відповідає на питання «скільки товару у вас є» і змінюється документами. Магазин — «який товар показувати на цій вітрині». Це різні довідники, і кількість у магазині зі складом не пов'язана.
Чи можна вести на складі дробові кількості, наприклад 2,5 кг?
Ні. Кількість і в документі, і на складі — ціле число: 2,5 кг у накладній перетворяться на 3. Ваговий і метражний товар складом вести не вийде.
Суміжні теми
- Якщо склад заведено і пора приймати поставки — прихід, списання, переміщення й інвентаризація.
- Якщо треба резервувати товар під замовлення — проведення замовлення і резерв.
- Якщо наявність приходить у прайсі постачальника, а не з вашого складу — наявність товару в прайсі постачальника.
- Якщо треба обмежити, хто проводить документи — права груп.