Складський облік товарів у Elbuz: залишки, переміщення та інвентаризація

Де це у програмі

Склади живуть у довіднику, а рух товару — у документах. Це два різні вікна, і відкривати їх доводиться поперемінно.

Меню

Довідники → Базовий каталог товарів → Склади

Складські документи

Довідники → Документи → Склад (у цього робочого місця є ярлик на робочому столі)

З вікна документів

бургер-меню тулбара → «Довідники» → «Склади»

З картки товару

рядок зв'язків «Склади» — розкладка залишку цього товару по складах

Налаштування

Кабінет → Налаштування системи → розділ «Складський облік»

1

Пункт «Склади»

1. «Склади» — довідник самих складів, тут заводять і редагують склади компанії.

Ярлика на робочому столі у вікна «Склади» немає — його відкривають з меню або з бургера вікна документів.

Що таке склад і чим він не є

Склад у Elbuz — це місце, де фізично лежить ваш товар. Пара «склад + товар» має власне число залишку, власні ціни закупівлі й продажу та власну історію руху. Складів може бути кілька; один із них позначають «Основний» — на нього лягає резерв замовлень, у яких склад не вибрали явно.

Дві сусідні речі називаються схоже. Склад магазинуПерелік товарів, віднесених до цього магазину. Товар, якого немає у складі магазину, не покажеться на його сайті й не потрапить у вивантаження, налаштоване на цей магазин. — це довідник «Магазини»: який товар показувати на вітрині, а не скільки його лежить. А наявність у прайсі постачальника («+», «багато», «3 и более») до вашого складу стосунку не має — про неї стаття про наявність товару в прайсі постачальника.

Як завести склад

Відкрийте Довідники → Базовий каталог товарів → Склади і натисніть у тулбарі кнопку з плюсом, підказка «Додати». Рядок з'явиться одразу — і одразу ж збережеться в базі з назвою «Новий склад #N»; програма сама відкриє правку комірки з назвою. Уся сітка редагується подвійним клацанням, кнопки «Зберегти» немає: правка йде на сервер, щойно ви вийшли з комірки.

Решта тулбара — кошик, куб («Товари на всіх складах») і бургер із пунктами «Оновити» та «Скасувати фільтр». На початку кожного рядка стоять іконки переходу: куб відкриває товари цього складу, вантажівка — журнал його руху, кубики (при партійному обліку) — партії.

Видалення складу

Кошик у тулбарі питає «Видалити запис?» і показує ID та назву того, що видаляється. Якщо рядок не виділено — «Виберіть запис!».

Звідки береться залишок

Залишок — це число в парі «склад + товар». Змінити його може лише проведення документа, і тільки восьми типів — вони перелічені нижче. Усе інше (чернетки, статуси, коментарі) на нього не впливає.

Поля складу з'являються в картці за типом документа й лежать у секції «Додатково». Це випадні списки активних складів; незаповнений склад проведення зупиняє.

• Позиції одного товару складаються. Той самий товар двома рядками змінить залишок один раз, на суму.
• Скасування проведення розгортає рух назад. У журналі з'являється не видалення старого рядка, а новий, зворотний — історія не переписується.

• Товар приїхав від постачальникаПрибуткова накладна або акт оприбуткування
• Товар поїхав покупцеві або списанийВитратна накладна, товарний чек, повернення, акт списання
• Товар переїхав на інший складПереміщення — один документ на обидва склади
• Товар перерахували рукамиІнвентаризація — залишок стає рівним факту

Товар приїхав: прибуткова накладна

Прихід заводять у вікні документів, робоче місце «Склад»: «Додати» → чип «Прибуткова накладна». У картці вибирають постачальника, склад одержувач і додають товари. Ціна позиції тут — закупівельна, та, за якою ви купили.

Проведення робить чотири речі: більшає залишок складу-одержувача; ціна позиції стає ціною закупівлі в рядку складу; вона ж стає закупівельною ціною товару в каталозі; у журнал лягає рядок із кількістю до й після. Ціна продажу на складі заповнюється ціною документа тільки якщо вона порожня — вже заданий складський цінник звичайний прихід не перетирає.

Закупівельна ціна товару в каталозі — поле «Собівартість» у картці товару — тільки для читання: під ним написано «розраховується автоматично з прайсів / специфікації». Проведення прибуткової накладної — її третє джерело: воно перезаписує собівартість ціною позиції, і це штатний спосіб її змінити, якщо ви ведете склад документами.

Товар пішов: витратна накладна

Витратна накладна найчастіше з'являється на підставі замовлення покупця: у картці замовлення кнопка з трьома крапками → «Створити новий документ на основі цього» → «Витратна накладна». Позиції копіюються, документ лишається непроведеним. Списує товар саме проведення накладної, а не замовлення (докладно — у статті про обробку замовлень покупця). Так само працюють товарний чек, повернення постачальнику й акт списання: усі вони віднімають кількість зі складу відправника.

Товар переїхав: переміщення

Переміщення — окремий тип документа. У ньому заповнюють обидва поля складу: «Склад відправник» і «Склад одержувач», а далі товари й кількості.

Проведення виконує обидві дії одночасно. Проміжного стану «товар у дорозі» немає: до проведення весь товар на старому складі, після — весь на новому. У журналі з'являються два рядки, мінусовий і плюсовий.

Товар порахували: інвентаризація

Інвентаризація відповідає на питання «скільки насправді лежить». Її заводять так само: «Додати» → «Інвентаризація», склад одержувач, товари. Над списком стоїть підказка, яка знімає головне непорозуміння: «Вводьте кількість, яку справді порахували на складі. При проведенні залишок стане рівним їй, а різниця запишеться рухом — надлишок або нестача.» Тобто в колонку кількості пишуть факт, а не різницю.

Поруч зі статусом наявності кожної позиції програма показує два числа без підписів: сіре — скільки числиться в програмі (наведіть курсор, підказка каже «обліковано»), і кольорове зі знаком — різниця між фактом і обліком, «+» надлишок, «−» нестача. Розбіжність видно ще до проведення; після нього різниця нульова й друге число зникає.

Проведення виставляє залишок рівним введеній кількості, а в журнал пише рух на різницю. Облікована кількість зберігається в самому документі — саме тому інвентаризація обернена: скасування проведення повертає рівно те число, яке було до неї. Оборотність має ціну: повертається саме старе число, тож рух, який ці товари встигли зробити після інвентаризації, зникне разом зі скасуванням. Товар, якого на складі ще не було, додавати можна: програма створить йому рядок з нулем і запише всю кількість як надлишок.

Є й другий метод — «Через акти оприбуткування та списання», як у 1С: сама інвентаризація склад не рухає, а окрема кнопка будує з розбіжностей акт оприбуткування й акт списання, які ви проводите вже самі. Метод перемикають один раз на всю систему — у майстрі «Схема роботи», картка «Як проводити інвентаризацію». За замовчуванням працює приведення до факту, і про нього все, що вище.

Резерв

Резерв — це кількість, зайнята проведеними замовленнями покупця. Фізично зі складу нічого не зникає, але вільний залишок меншає: він дорівнює наявності мінус резерв. Зберігається резерв там само, де й залишок, — у парі «склад + товар».

Три умови, без яких резерву не буде зовсім: увімкнений складський облік, хоча б один активний склад і проведене замовлення. Замовлення відносить резерв на склад із поля «Склад резервування». Далі резерв — тема замовлення: які дванадцять статусів його звільняють і чому «Оплачено» серед них немає, розібрано в статті про обробку замовлень покупця.

Вікно «Товари на складі»

Іконка з кубом у рядку складу відкриває «Товари на складі — ‹назва›»: рядок на кожен товар цього складу.

Кнопка з кубом у тулбарі відкриває матрицю — вікно «Товари на складі - Всі» (підказка кнопки — «Товари на всіх складах»). У ній рядок на товар, колонка на кожен активний склад, у комірці кількість: видно, де саме лежить потрібне.

Обидві таблиці тільки для читання: правити залишок тут не можна, вивантаження у файл немає.

Журнал «Рух товарів по складу»

Іконка з вантажівкою в рядку складу відкриває журнал — місце, куди йдуть, коли залишок не збігається з очікуваним. Кожен рядок — одна зміна кількості: дата, назва товару, тип і номер документа, кількість до й після, величина зміни.

Олівець на початку рядка відкриває сам документ. Колонка «Статус проводки (підпису)» — галочка: стоїть — рядок записало проведення, не стоїть — скасування. Якщо товар пізніше видалили з каталогу, у журналі лишається його назва з позиції документа.

Журнал показує тільки рух документами. Правки в обхід документів у нього не потрапляють — про це наступний розділ.

Ручна правка залишку

У картці товару є рядок зв'язків «Склади»: список усіх складів, і в кожного галочка «Зберігати товар», ціна, наявність і кількість. Комірки редагуються подвійним клацанням. Це єдиний спосіб змінити залишок, не оформлюючи документ.

Користуватися цим шляхом варто хіба що для разової правки однієї комірки. Стартові залишки вводьте інвентаризацією: результат той самий, але лишається рух у журналі й документ, проведення якого можна скасувати.

Склад у каталозі й на сайті

Сам по собі склад на сайт нічого не віддає — переносять дані перемикачі в розділі Кабінет → Налаштування системи → «Складський облік». Розділ поділений на дві групи.

Облік і документи

1

«Складський облік кількості»

2

«Націнювати товари під час оприбуткування»

3

«Підсумовувати залишок за складами»

4

«Очищати залишки складів»

5

Поле націнки біля «Ціна товару від складської»

1. Вмикає резерв за проведеними замовленнями та попередження про дефіцит.
2. Доступно лише за увімкненого «Складський облік кількості»: націнює закупівельну ціну прибуткової накладної за правилами категорій.
3. Записує в картку товару сумарний залишок за всіма складами.
4. Небезпечна дія: перед оновленням каталогу обнуляє залишки за всіма складами.
5. Відсоток націнки, який додається до закупівельної ціни складу, якщо перемикач «Ціна товару від складської» увімкнено.

• «Складський облік кількості» — вмикає резерв, вільний залишок і попередження про дефіцит; за замовчуванням вимкнено. Той самий перемикач ставить майстер «Схема роботи», картка «Власний склад».
• «Націнювати товари під час оприбуткування» — див. розділ про прихід; залежить від попереднього перемикача.
• «Партійний облік» — товар обліковується партіями з власною собівартістю кожної.

Склад → каталог і сайт

• «Підсумовувати залишок за складами» — кількість товару в каталозі стає сумою залишків по складах, і разом з нею в товар переїжджає статус наявності. Складаються тільки рядки складів зі статусом «в наявності».
• «Наявність за залишком складу» — рядкам складів і магазинів із залишком більше нуля проставляється статус «В наявності». На статус самого товару це не впливає: його переносить сусідній перемикач.
• «Ціна товару від складської» — поки товар є на складі, ціна на сайті береться зі складу, з відсотком націнки з поля поруч.
• «Очищати залишки складів» — перед повним оновленням каталогу обнуляє ціни й кількості всіх складів, розраховуючи, що прогін заповнить їх заново. Якщо ви ведете склад документами, це знищить результат роботи: прайс ваших залишків не поверне. Зовні перемикач нічим не відрізняється від сусідів, тільки при перемиканні програма перепитає: «Налаштування впливає на роботу всієї системи. Застосувати зміну?».
• П'ятий перемикач, «Складський облік за прайсами», лишився від старої версії: увімкнений за замовчуванням і ні на що зараз не впливає.

Хто має доступ

У вікна «Склади» одне право доступу — на саме вікно. Окремих прав на кнопки всередині немає: кому вікно відкрите, той може створити склад, перейменувати його й видалити разом з усіма залишками. «Товари на складі», «Партії товарів на складі» й «Рух товарів по складу» відкриваються з довідника й власного права не мають.

Сам рух товару закривається з іншого боку — у вікні документів. Робоче місце «Склад» має власне право доступу, а кнопки «Додати», «Видалити», «Редагувати» і «Підписати» діляться на рівні всього вікна документів: заборонивши «Підписати», ви заборонили проводити і замовлення, і фінансові документи — розділити їх за робочими місцями не можна. При цьому «Підписати» — це і є право рухати залишок: без нього співробітник заведе накладну, але не проведе її. Докладно — у статті про права груп.

Чого складський облік не робить

• Не заводить склад сам. Поки немає жодного активного складу, резерв не рахується, а складський документ не проводиться.
• Не заважає піти в мінус. Перевірки «на складі стільки немає» під час проведення немає жодної.
• Не веде дробові кількості. Кількість і в документі, і на складі — ціле число: 2,5 кг у накладній перетворяться на 3. Ваговий і метражний товар складом вести не вийде.
• Не рухає залишок без проведення. Чернетка складського документа склад не чіпає.
• Не веде транзит і не забороняє переміщення на той самий склад. Стану «товар у дорозі» немає, а переміщення «сам у себе» проведеться.
• Не зберігає залишки видаленого складу. Кошика й відновлення немає.
• Не записує ручні правки в журнал. Правка з картки товару, зняття галочки «Зберігати товар» і обнуління складів під час оновлення каталогу руху не створюють.
• Не показує нулі в матриці. Вікно «Товари на складі - Всі» відбирає тільки залишок більше нуля.
• Не рахує «Кількість у виробництві». Колонка є, значення в ній завжди нульове.
• Не вивантажує таблиці у файл. Ні в довіднику складів, ні в товарах на складі, ні в журналі кнопки експорту немає.
• Не має стосунку до складу магазину. «Магазини» вирішують, який товар показувати на вітрині.

Що робити, коли щось пішло не так

Чек-лист: перший склад

Часті запитання

Чому залишок не змінився, хоча накладна створена?

Тому що документ не проведений: до проведення він чернетка, і склад його не бачить. Чернетки старші за три дні позначаються в списку точкою уваги «Не проведено понад 3 дні — рух товару не враховано». Проводять іконкою в рядку або кнопкою в картці.

Чи можна списати більше товару, ніж є на складі?

Так. Перевірки «на складі стільки немає» немає жодної: накладна спише стільки, скільки в ній написано, і залишок піде в мінус. Причину шукайте в журналі «Рух товарів по складу» — майже завжди це непроведений прихід або двічі проведена витрата. Виправити саме число можна інвентаризацією на цей товар.

Куди подівся товар після видалення складу?

Разом зі складом видаляються всі його залишки: рядки «склад + товар» із кількостями й цінами зникають, кошика й відновлення немає. Журнал руху лишається, але звіряти його вже нема з чим. Якщо склад більше не потрібен, знімайте галочку «Активність» замість видалення.

Чим склад відрізняється від магазину?

Склад відповідає на питання «скільки товару у вас є» і змінюється документами. Магазин — на питання «який товар показувати на цій вітрині»: товар, якого немає у складі магазину, не покажеться на його сайті й не потрапить у вивантаження. Це різні довідники, і кількість у магазині зі складом не пов'язана.

Як відмінити інвентаризацію?

Зняти проведення тією ж іконкою в рядку списку документів: програма поверне ту облікову кількість, яку зберегла в документі під час проведення. Скасовувати варто свіжу інвентаризацію: якщо після неї цими товарами вже рухали інші документи, скасування поверне старе число, а їхній результат зникне — перевірте спершу журнал руху.

Чому залишок, який я вписав у картці товару, зник?

Правка залишку в картці товару йде повз документи, тому її легко перезаписати. Найчастіші причини: цей склад вибрано в полі «Прив'язка товарів до складу» якогось прайс-листа, і оновлення каталогу переписало його даними постачальника; або ввімкнено «Очищати залишки складів». Надійний спосіб задати залишок — інвентаризація.

Суміжні теми

• Обробка замовлень покупця — резерв, вільний залишок і витратна накладна, якою замовлення списує товар.
• Список документів — робочі місця, фільтри, масові дії й кошик документів.
• Наявність товару в прайсі постачальника — та наявність, що приходить у файлі від постачальника.
• Картка товару — поля кількості та закупівельної ціни й розкладка залишку по складах.
• Права груп — чим закривають вікно складів і кнопку проведення.