Elbuz сам складає з видаткової накладної чи рахунку електронний рахунок XRechnung за європейською нормою EN 16931 і надсилає його покупцю листом — XML і, за бажанням, PDF у форматі ZUGFeRD. Вхідні e-рахунки постачальників стають прибутковими накладними.
Коли це знадобиться:
- Ваша фірма в Німеччині продає іншим фірмам — e-рахунок іде з картки документа однією кнопкою або сам під час проведення.
- Покупець — держустанова — Leitweg-ID вписується в рахунок, і Elbuz запам'ятовує його для наступних.
- Постачальники надсилають XRechnung чи ZUGFeRD — файл перетворюється на прибуткову накладну з товарами.
З чого почати: «Довідники» → «Документи» → «E-рахунки (ЄС)» → «+ XRechnung (Німеччина)».
Що вміє вікно «E-рахунки (ЄС)»
- Підключення німецької фірми — податковий номер, контакт, ставки й текст листа.
- E-рахунок з картки документа — XRechnung у форматі UBL або CII, листом із вашої поштової скриньки Elbuz.
- Автонадсилання — проведений документ іде покупцю сам.
- Käuferreferenz і Leitweg-ID — підставляються й запам'ятовуються для кожного покупця.
- Gutschrift — виправлення надісланого рахунку поверненням від покупця.
- Вхідні e-рахунки — XML і PDF постачальників стають прибутковими накладними.
Де це і хто має доступ
- Меню
- Довідники → Документи → E-рахунки (ЄС)
- Інші входи
- картка видаткової накладної, рахунку чи повернення від покупця, секція «E-Rechnung»
- Право доступу
- вікно «E-рахунки (ЄС)» у «Правах груп»; за замовчуванням — лише група адміністраторів
- Підготувати
- свою німецьку фірму з адресою й IBAN у контрагентах із галочкою «Моя компанія»
Що треба знати про XRechnung
XRechnung — німецький стандарт електронного рахунку на основі європейської норми EN 16931. Це не PDF, а XML-файл, який програма покупця читає без ручного введення. З 2025 року фірми в Німеччині зобов'язані приймати такі рахунки, а з 2027–2028 років — виставляти їх іншим фірмам.
| Поняття | Що це |
|---|---|
| UBL і CII | Два формати XML для XRechnung. Покупець зобов'язаний прийняти будь-який; UBL поширеніший у державних порталах і Peppol |
| ZUGFeRD (Factur-X) | PDF, усередині якого лежить той самий рахунок у XML. Людина читає PDF, програма — XML |
| Käuferreferenz | Обов'язкове поле рахунку — посилання покупця: номер його замовлення чи внутрішній код |
| Leitweg-ID | Käuferreferenz держустанови. Без нього держустанова рахунок не прийме |
| Gutschrift | Рахунок-повернення: ним виправляють уже надісланий рахунок |
Як підключити фірму
- У контрагентах позначте свою німецьку фірму галочкою «Моя компанія» й заповніть у її картці вулицю, місто, поштовий індекс і банківський рахунок з IBAN.
- Відкрийте вікно «E-рахунки (ЄС)», натисніть «+ XRechnung (Німеччина)» й виберіть фірму.
- Заповніть податковий номер і контакт для рахунків, натисніть «Зберегти».
1
Підключена фірма2
+ XRechnung (Німеччина)- Рядок фірми — формат, податковий номер і стан підключення; олівець — змінити, поруч — відключити.
- + XRechnung (Німеччина) — підключити ще одну німецьку фірму.
| Поле | Що вписати |
|---|---|
| Формат XML | UBL або CII — обидва є XRechnung |
| USt-IdNr (VAT) | Номер платника ПДВ з кодом країни, наприклад DE123456789. Немає — заповніть Steuernummer |
| Контакт для рахунків | Ім'я, телефон і e-mail. XRechnung без них не приймають; на цей e-mail покупець писатиме щодо рахунку |
| Ставка за замовчуванням, % | Для рядків, де ставки немає ні в документі, ні в товарі: 19 або 7 |
| Рядки зі ставкою 0 % | Чому податку немає: нульова ставка, звільнення, reverse charge, поставка в ЄС, експорт поза ЄС, поза оподаткуванням |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Для фірми без ПДВ: усі рядки йдуть без податку з написом про § 19 UStG |
| Підстава звільнення | Текст німецькою для рядків без податку, наприклад «Steuerfrei gemäß § 4 Nr. 14 UStG» |
| Строк оплати, днів | Від дати рахунку, якщо в документі не вказано дату оплати |
| Текст листа покупцю | Мовою покупця; {number} — номер рахунку, {company} — ваша фірма. За замовчуванням — німецький текст |
| Додавати PDF у форматі ZUGFeRD | До листа додається друкована форма документа з XML усередині |
Reverse charge і поставка в ЄС вимагають USt-IdNr і вашої фірми, і покупця. USt-IdNr покупця вкажіть у полі «VAT ID» картки контрагента, з кодом країни: DE123456789. Якщо поле порожнє, Elbuz бере номер з оформлення замовлення в Elbuz CMS, а без нього — з поля «ІПН» картки.
Надсилати автоматично при проведенні
З галочкою «Надсилати автоматично при проведенні» проведена видаткова накладна чи рахунок фірми відразу стає в чергу на надсилання. Повернення (Gutschrift) автоматично не надсилається — лише кнопкою.
Кнопка «Відключити» в рядку фірми зупиняє e-рахунки; уже надіслані лишаються в документах.
Як надіслати e-рахунок покупцю
E-рахунок виставляється з видаткової накладної, рахунку або повернення від покупця вашої підключеної фірми. Документ має бути проведений.
- Відкрийте документ і перейдіть до секції «E-Rechnung».
- Перевірте Käuferreferenz / Leitweg-ID (що вписати).
- Натисніть «Надіслати e-рахунок» і підтвердьте.
1
Стан e-рахунку2
Käuferreferenz / Leitweg-ID3
XML- Стан — тут «Надіслано»: лист із рахунком пішов покупцю.
- Käuferreferenz / Leitweg-ID — посилання покупця; держустанови дають свій Leitweg-ID.
- XML — завантажити файл рахунку, наприклад для державного порталу.
Лист іде на e-mail покупця з документа, а без нього — з картки контрагента, із поштової скриньки, налаштованої в «Пошта» → налаштування скриньок. Тема — «Rechnung ‹номер› — ‹ваша фірма›», у вкладенні XML і, за налаштуванням, PDF. Кнопка «XML» завантажує сам файл, якщо його треба передати іншим способом — наприклад, завантажити в державний портал.
| Стан у секції | Що означає |
|---|---|
| Не надіслано | E-рахунку ще немає |
| У черзі / Надсилається | Лист формується й відправляється |
| Надіслано | Лист пішов покупцю; видно отримувача й дату |
| Не пройшов перевірку | У документі бракує даних — перелік під станом (розбір) |
| Помилка надсилання | Лист не відправився — перевірте поштову скриньку |
Після надсилання документ розпровести не можна: покупець уже отримав рахунок. Помилку виправляють поверненням — Gutschrift.
Käuferreferenz і Leitweg-ID
Поле обов'язкове в кожному XRechnung. Elbuz пропонує значення сам: те, що ви вписували цьому покупцю минулого разу, інакше — номер замовлення, інакше — номер документа.
- Держустанова дає свій Leitweg-ID — впишіть саме його, інакше рахунок не приймуть.
- Фірма часто просить номер свого замовлення чи код; якщо не просила — залиште запропоноване.
Вписане значення Elbuz запам'ятовує й наступного разу підставить цьому покупцю саме.
Як виправити надісланий рахунок
Надісланий рахунок не змінюють і не видаляють — його виправляють рахунком-поверненням (Gutschrift):
- Створіть на підставі видаткової накладної документ «Повернення від покупця» з позиціями, які треба повернути чи зменшити, і проведіть його.
- У секції «E-Rechnung» повернення натисніть «Надіслати e-рахунок».
Покупець отримає лист «Gutschrift ‹номер›» з посиланням на початковий рахунок. Якщо рахунок треба виставити заново, після Gutschrift проведіть нову видаткову накладну й надішліть її.
Як завантажити вхідні e-рахунки
У вікні «E-рахунки (ЄС)», блок «Вхідні e-рахунки», перетягніть файли постачальників: XRechnung (XML) або ZUGFeRD / Factur-X (PDF). Кожен файл стає непроведеною прибутковою накладною вашої фірми:
- постачальник — за USt-IdNr; не знайшовся — заводиться новий контрагент;
- товари — за штрихкодом (GTIN), артикулом або точною назвою; не знайшлися — заводяться нові;
- Gutschrift постачальника стає поверненням постачальнику.
Біля кожного файлу — результат: «створено прибуткову накладну», «вже завантажено раніше» або «не прийнято», якщо файл не є e-рахунком. Перевірте накладну й проведіть її, як звичайну. Оригінальний XML лишається в документі — секція «E-Rechnung», кнопка «XML».
Сценарії
Інтернет-магазин у Німеччині продає фірмам
Що ввімкнути. Підключіть фірму з галочкою «Надсилати автоматично при проведенні» й «Додавати PDF у форматі ZUGFeRD». Покупцям-фірмам заповніть e-mail і адресу в картці.
Що вийде. Кожна проведена видаткова накладна стає XRechnung і йде покупцю листом без участі менеджера. Покупець без програми для XML читає PDF.
Держзамовник дав Leitweg-ID
Що зробити. У першому рахунку цьому покупцю впишіть Leitweg-ID у «Käuferreferenz / Leitweg-ID» і надішліть.
Що вийде. Рахунок пройде перевірку держпорталу, а наступні рахунки цьому покупцю отримають той самий Leitweg-ID автоматично.
Що робити, коли рахунок не надсилається
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| «Спочатку проведіть документ» | E-рахунок виставляється лише з проведеного документа | Проведіть документ і натисніть «Надіслати e-рахунок» ще раз |
| «Фірма документа не підключена до e-рахунків…» | Документ виписано від фірми, якої немає у вікні | Додайте фірму у вікні «E-рахунки (ЄС)» (підключення) |
| «У картці вашої фірми заповніть вулицю, місто й поштовий індекс» | XRechnung вимагає повну адресу продавця | Заповніть адресу в картці своєї фірми |
| «Для оплати переказом додайте IBAN у банківські рахунки вашої фірми» | Рахунок до оплати переказом без IBAN не приймуть | Додайте банківський рахунок з IBAN у картку фірми |
| «Вкажіть e-mail покупця: на нього піде рахунок» | Ні в документі, ні в картці контрагента немає e-mail | Впишіть e-mail у документ чи картку покупця |
| «Вкажіть місто й поштовий індекс покупця…» | Адреса покупця неповна | Заповніть адресу в документі чи картці контрагента |
| «Для reverse charge і поставки в ЄС потрібні USt-IdNr покупця…» | Рядки з категорією reverse charge чи поставки в ЄС, а номера покупця чи вашого немає | Впишіть USt-IdNr покупця з кодом країни в поле «VAT ID» його картки, а свій — у підключенні |
| «Для рядків без податку (E) вкажіть підставу звільнення…» | Звільнення без пояснення XRechnung не приймає | Заповніть «Підставу звільнення» в підключенні фірми |
| «Лист не надіслано: перевірте поштову скриньку для надсилання…» | Немає налаштованої поштової скриньки або вона не відправляє | Перевірте скриньку в «Пошта» → налаштування скриньок і натисніть «Надіслати знову» |
| «E-рахунок уже надіслано покупцю — документ не розпроводиться…» | Рахунок, який отримав покупець, змінювати не можна | Виправте поверненням (Gutschrift) |
Часті запитання
Чи потрібен окремий сервіс чи портал, щоб надсилати XRechnung?
Ні. Elbuz складає рахунок сам і надсилає його листом з вашої поштової скриньки (надсилання).
Що обрати — UBL чи CII?
Будь-який: покупець зобов'язаний прийняти обидва. Якщо покупець не просив інакше, залиште UBL (поля).
Покупець не має програми для XML — що він побачить?
Увімкніть «Додавати PDF у форматі ZUGFeRD» — у листі буде звичайний PDF, а XML лежатиме всередині нього (поля).
Моя фірма — Kleinunternehmer. Чи можна виставляти XRechnung?
Так. Увімкніть «Kleinunternehmer (§ 19 UStG)» — рядки підуть без ПДВ з обов'язковим написом (поля).
Надіслав рахунок з помилкою — як його скасувати?
Скасувати не можна, лише виправити рахунком-поверненням Gutschrift (виправлення).
Суміжні теми
- Якщо фірма працює ще й у Польщі: фактури в KSeF.
- Якщо лист покупцю не відправляється: підключення поштової скриньки.
- Якщо треба заповнити реквізити своєї фірми: картка вашої компанії.