Як щодня розбирати пошту в Elbuz

Що вміє пошта Elbuz

• Знайти потрібні листи — листування одним блоком, фільтри «Без відповіді» й «До відповіді», таблиця з сортуванням.
• Позначити важливе — прапорець, кольорова мітка, паркування, теги, термін «Відповісти до» з нагадуванням.
• Швидко відповісти — поле під листом і заготовки з іменем клієнта.
• Розкласти пошту по папках — продажі, клієнти, постачальники, службове й «AI: Справи».
• Свої папки й правила — правило сортування і закріплення відправника.
• Розібрати свіжі листи — мітки наміру і контрагенти без вашої участі.
• Меню листа і гарячі клавіші — усі дії з листом в одному місці.

Де це і хто має доступ

Меню

Органайзер → Пошта

Інші входи

Довідники → Контакти → Комунікації (спілкування, підтримка)

Право доступу

вікно «Пошта»; які листи видно — налаштування прав відділу

Підготувати

підключену скриньку — без неї вікно показує майстер підключення

Як влаштоване вікно

Ліворуч — дерево папок усіх підключених скриньок, праворуч — список листів і сам лист.

Кнопка «Вигляд» у верхній панелі перемикає, де стоїть лист: «Лист праворуч», «Лист знизу» або «Без прев’ю (список)», коли лист відкривається поверх списку. Там само — «Звичайна щільність» і «Компактна щільність»: у компактній рядки нижчі й без уривка тексту листа. Вибір запам’ятовує браузер, на іншому комп’ютері він свій.

1

Дерево папок

2

Пошук, групування, фільтр AI

3

Швидкі фільтри

4

Список листів

5

Панель листа зі швидкою відповіддю

6

Кнопка «Вигляд»

1. Дерево папок — тут обирають «INBOX» або «Drafts».
2. Ряд кнопок над списком — пошук, групування та фільтр за розбором AI.
3. Швидкі фільтри — «Усі», «Непрочитані», «Без відповіді», «З прапорцем», «З вкладеннями», «До відповіді».
4. Список листів — розгорнута група «Замовлення 4512: коли доставка?» з трьома листами.
5. Панель листа — текст листа Олени Коваль і поле швидкої відповіді під ним.
6. Кнопка «Вигляд» — перемикає розташування панелі листа та щільність списку.

Що відбувається, коли ви відкриваєте папку:

• список підвантажується порціями по 40 листів, наступні приходять, коли ви прокручуєте до кінця;
• одночасно програма перевіряє на сервері пошти нові листи цієї папки, тож свіжий лист з’являється без кнопки оновлення; коли пошта приходить сама, без відкриття вікна, — розказано в статті про підключення;
• непрочитаний лист позначається прочитаним через 2 секунди перегляду; якщо за цей час ви перейшли на інший, позначка не ставиться.

Рядок пошуку над списком шукає за темою, адресою та ім’ям відправника і назвою контрагента, до якого прив’язаний лист. За текстом листа він не шукає.

Розбір AI і хто пише: клієнт чи ні

Коли ви відкриваєте «Вхідні», свіжі листи від людей уже розібрані: у рядку листа стоїть мітка наміру («Статус замовлення», «Скарга», «Повернення», «Допродаж», «Спам», «Інше»), для термінових — «Важливе» чи «Термінове», для невдоволених — значок «Негативний тон».

Це робить налаштування «AI-розбір нових листів» (Кабінет → Налаштування системи → «Контрагенти та CRM»), увімкнене за замовчуванням: раз на 5 хвилин воно бере до 20 листів, які і завантажилися, і написані за останні дві доби, і розбирає кожен один раз. Листи роботів — noreply, розсилки, автовідповіді, звіти про недоставку, листи зі «Спаму» — у нього не йдуть.

Той самий розбір відповідає ще на одне питання: хто пише — клієнт, постачальник, партнер, холодна пропозиція послуг, сповіщення сервісу, спам чи особистий лист.

Якщо адреси відправника ще немає в довіднику, а AI впевнений (від 0,7), що це клієнт, постачальник чи партнер, програма сама заводить контрагента з джерелом «Пошта (AI)» і привʼязує до нього всі його листи. Під текстом такого листа одразу видно «Картку контрагента».

Так працює режим «Після перевірки» налаштування «Створювати контрагента з листа»; інші режими й подробиці — у статті про пошту.

1

Мітка наміру

2

Холодна пропозиція

3

Це не клієнт

4

Картка контрагента

1. Мітка з фонового розбору — стоїть ще до того, як лист хтось відкрив.
2. Лист SEO-агенції: AI визнав його холодною пропозицією, контрагента немає.
3. Для контрагента, якого завела пошта, лишається кнопка скасування.
4. Картка Ірини Бондар заведена сама: група «Клієнт», джерело «Пошта (AI)».

Номер замовлення з сайту чи маркетплейсу. Коли клієнт пише «де моє замовлення 1187», чернетка AI шукає це замовлення серед замовлень контрагента листа — за номером Elbuz («1187») і за номером або id замовлення на сайті чи маркетплейсі, з яким воно прийшло в Elbuz.

Тому клієнтові не треба знати ваш внутрішній номер. Знайдене замовлення стоїть у «Джерелах відповіді» з позначкою «Замовлення»; номер чужого замовлення AI не підтвердить. Лист без контрагента замовлень не бачить зовсім (як AI готує відповідь).

Як поправити AI: «Створити контрагента» і «Це не клієнт»

Під шапкою вхідного листа може стояти одна або дві кнопки — від того, чи привʼязаний лист до контрагента:

1

Створити контрагента

2

Це не клієнт

1. Завести відправника клієнтом вручну, якщо AI засумнівався.
2. Відправника — а для корпоративного домену весь домен — у список ігнорування.

«Створити контрагента» заводить відправника клієнтом із джерелом «Пошта» — або знаходить наявний запис із такою поштою — і привʼязує до нього всі його листи без контрагента. Заведений самим AI отримує джерело «Пошта (AI)», тож у списку контактів видно, хто кого завів. Під шапкою зʼявляється «Контрагента створено». Групу, телефон і решту полів дописують у картці.

«Це не клієнт» вносить відправника в список «Ігнорувати адреси пошти». Для адреси на gmail, ukr.net, i.ua, outlook.com та інших загальних сервісах туди йде сама адреса (gmail — без крапок і +хвоста), для корпоративної — весь домен: після листа з maksym@topseo-agency.example.com у списку зʼявиться @topseo-agency.example.com.

Якщо в листа був контрагент, заведений поштою, і в нього немає жодного документа, запис іде в кошик; листи цієї адреси відвʼязуються від нього в будь-якому разі. Під шапкою зʼявляється «Відправника додано до ігнорування: …» з тим, що саме потрапило в список.

1

Що потрапило в ігнор

1. Корпоративний домен іде в ігнор цілком: наступний лист з будь-якої адреси @topseo-agency.example.com контрагента не заведе.

Кнопки видно тільки тим, хто має доступ до вікна «Контакти», і тільки на листах від інших людей: на ваших листах із «Надіслані» й у чернетках їх немає. «Це не клієнт» змінює спільний для всіх список ігнорування — прибрати з нього адресу чи домен можна в тому самому розділі налаштувань, а запис контрагента — з кошика контактів.

Що робить кожен пункт меню листа

Правий клік по рядку відкриває меню. Якщо виділено кілька листів, «Перемістити в папку» працює для всіх виділених, решта пунктів — для листа під курсором.

• «Відповісти», «Відповісти всім» — вікно відповіді з основним шаблоном і цитатою. «Переслати» — вікно з блоком «Forwarded message» і вихідним листом, без шаблону.
• «Позначити як прочитане» / «Позначити як не прочитане» — позначка йде і на сервер пошти.
• «Позначити прапорцем» / «Зняти прапорець» — див. прапорець.
• «Позначити як спам» — лист переходить у папку «Спам» скриньки тільки в Elbuz; на сервері пошти він лишається у «Вхідних».
• «Перемістити в папку», «Кольорова мітка», «Припаркувати (захистити від видалення)», «Відповісти до», «Теги…» — у статтях про перенесення і про позначки й терміни.
• «Завжди класти листи відправника в…» — листи цієї адреси, що лежать у «Вхідних», і всі нові йдуть в обрану папку, сильніше за правила. Докладно — у статті про свої папки й правила.
• «Готово — прибрати зі справ» — є тільки в папці «AI: Справи»: прибирає лист зі списку справ, сам лист не змінюється (AI: Справи).
• «Нагадати пізніше» — подія в календарі: ви словами пишете, коли нагадати, штучний інтелект складає подію.
• «Додати нотатку», «Додати завдання» — запис органайзера з текстом листа, пов’язаний із листом. Повторний вибір відкриває вже створений запис, а не робить дубль.
• «Видалити» — лист переходить у «Кошик», і на сервері теж. Видалення з «Кошика» прибирає лист із сервера остаточно.

Наведення на рядок у режимах «Лист знизу» і «Без прев’ю» показує кнопки швидких дій: відповісти, прочитано, нагадати, видалити і «Ще дії» з тим самим меню.

Гарячі клавіші

Працюють, коли вікно «Пошта» активне і курсор не в полі введення. Клавіша ? показує цю таблицю в самій програмі.

Налаштувати пошту під себе

Сценарії

Ранковий розбір пошти, щоб нічого не загубити

«Вхідні» у режимі «За листуванням» → кнопка «Без відповіді». У списку лишаються листування, де є хоч один лист клієнта без вашої відповіді. J/K — по листах, коротке відповідаєте швидкою відповіддю і Ctrl + Enter. Що не встигаєте — «Відповісти до» → «Сьогодні до 18:00». Увечері кнопка «До відповіді» покаже, що лишилося, а просрочене буде червоним і нагадає саме.

Новий клієнт питає про доставку

Пише людина, якої немає в довіднику: «Де моя посилка? Замовлення 4618». За кілька хвилин після завантаження листа в нього мітка «Статус замовлення», а під текстом — «Картка контрагента» нового клієнта з джерелом «Пошта (AI)». Відповідайте прямо з листа; наступні листи цієї адреси чіплятимуться до тієї самої картки.

Пропозиція «співпраці» від агенції

SEO-агенція пише: «Виведемо ваш магазин у ТОП-10». AI визнає це холодною пропозицією: мітка «Інше», контрагента немає. Пише часто — «Це не клієнт»: домен агенції йде в ігнор, і жоден її лист контрагента вже не заведе.

Що робити, коли лист без мітки чи контрагента

Часті запитання

Суміжні теми

• Якщо скриньку ще не підключено або листи не приходять — Пошта в Elbuz: скринька, лист із картки клієнта, розсилки.
• Якщо відповідь клієнту хочете віддати AI — чернетка відповіді від AI.
• Якщо листам клієнтів потрібні виконавець і строк — робота зі зверненнями.
• Якщо з листа треба зробити завдання — завдання, проєкти, нотатки й календар.