Як виставляти e-рахунки FatturaPA для Італії з Elbuz

Що вміє підключення FatturaPA

• Підключення фірми — Partita IVA, режим і PEC-скринька, читання з неї перевіряється одразу.
• Рахунок із картки документа — кнопкою або автоматично під час проведення.
• Стан за квитанціями SdI — доставлено, виставлено без доставки, відхилено з причиною.
• Nota di credito — виправлення через повернення від покупця.
• Вхідні рахунки — листи SdI стають прибутковими накладними.

Рахунки держустановам (формат FPA12 з електронним підписом) Elbuz не виставляє: тут лише рахунки фірмам і приватним особам.

Де це і хто має доступ

Меню

Довідники → Документи → E-рахунки (ЄС)

Інші входи

картка видаткової накладної, рахунку чи повернення від покупця, секція «FatturaPA»

Право доступу

підключення — вікно «E-рахунки (ЄС)» у «Правах груп», за замовчуванням лише група адміністраторів; надсилання з картки — право на вікно документів

Підготувати

PEC-скриньку фірми з паролем; свою фірму в контрагентах із галочкою «Моя компанія», адресою, поштовим індексом (CAP) і містом; IBAN у банківських рахунках

Як підключити фірму

1. Відкрийте вікно «E-рахунки (ЄС)» і натисніть «FatturaPA (Італія)».
2. Виберіть фірму, впишіть Partita IVA (11 цифр), а якщо codice fiscale інший — і його.
3. Вкажіть податковий режим і провінцію двома літерами.
4. Впишіть адресу й пароль PEC. Якщо поля серверів порожні, для адрес Aruba, Legalmail, Poste й Register сервери підставляться під час збереження. Для власного домену впишіть їх із налаштувань провайдера.
5. Збережіть. Elbuz одразу спробує прочитати скриньку й покаже результат. Сервер відправлення (SMTP) так не перевіряється: помилка в ньому виявиться під час першого надсилання.

1

Partita IVA

2

PEC-скринька

3

Natura

4

Автонадсилання

1. 11 цифр номера вашої фірми.
2. Адреса, пароль і сервери: через цю скриньку йдуть рахунки й квитанції.
3. Пояснює SdI, чому рядок без ПДВ.
4. Якщо бракує даних, надсилання зупиниться й покаже, що заповнити.

Пароль зберігається зашифрованим. Якщо змінити адресу, логін чи сервер PEC, пароль доведеться ввести ще раз, щоб він не потрапив на чужий сервер.

На кожну фірму — одне підключення. Значок «Перевірити PEC і отримати» у рядку фірми вручну перевіряє скриньку й показує, скільки квитанцій і вхідних рахунків оброблено; за вимкненого приймання вхідні не рахуються.

Режим, ставки й рядки без ПДВ

Ставку рядка Elbuz шукає в такому порядку: рядок документа, товар, податковий клас товару, податковий клас документа. Поле «Ставка за замовчуванням» діє, лише коли класу немає ніде. Якщо клас документа «без податку», ставка 0, а не значення з поля. Доставка бере ставку найбільшого рядка, окремо її не задати.

Рядок із нульовою ставкою потребує пояснення, чому він без ПДВ: це код natura. Для покупців з Італії його задає поле «Natura для рядків 0 %» у підключенні, за замовчуванням не вибране.

Експорт і поставка в ЄС: natura за рядками

Для покупця з-за меж Італії значення з підключення не діє. У картці проведеного документа, поки рахунок не надіслано, у секції «FatturaPA» є блок «Natura за рядками» (у режимі RF19 його немає): для кожного рядка видно, що зараз у рахунку, і можна вибрати код, наприклад N3.1 для експорту чи N3.2 для поставки в ЄС. Якщо є що уточнити, блок відкритий сам. Вибір зберігається одразу: колонка «У рахунку зараз» оновлюється, а кнопка XML показує вибране.

До надсилання й після відмови SdI кнопка XML показує поточний рахунок, а якщо в ньому є помилки — їх текст. Надісланий чи прийнятий рахунок вона віддає таким, яким він пішов.

• Рядок без ПДВ і без natura — рахунок не піде, програма назве ці рядки.
• Покупець не з Італії, а рядки зі ставкою товару — програма попросить підтвердження, бо експорт і поставка в ЄС зазвичай без ПДВ.
• Податковий клас без ставки (у назві відсоток, а ставка 0) — рахунок не піде: заповніть ставку в довіднику або виберіть natura за рядком.

У списку natura із групи reverse charge є лише N6.9, кодів N6.1–N6.8 немає.

Поле «Підстава» діє лише для рядків із natura, вибраною в підключенні, без вибраної natura воно не працює. Його можна лишити порожнім: Elbuz підставить стандартний текст для обраної natura, наприклад «Esente art. 10 DPR 633/72».

У режимі RF19 (forfettario) усі рядки йдуть без ПДВ із кодом N2.2, ставки документа не враховуються.

Галочка «Марка 2 € (bollo virtuale)» увімкнена за замовчуванням. Вона ставить позначку марки, якщо сума рядків із natura N2.1, N2.2, N3.5, N3.6 чи N4 перевищує 77,47 €. Експорт, поставка в ЄС і reverse charge не рахуються. Це лише позначка в рахунку: 2 € не додаються до суми, а сплачує марку сама фірма.

Як надіслати рахунок у SdI

FatturaPA виставляється з видаткової накладної чи рахунку вашої підключеної фірми. Документ спершу треба провести.

1. Відкрийте проведений документ і перейдіть до секції «FatturaPA».
2. Перевірте поле «Codice destinatario / PEC покупця».
3. Натисніть «Надіслати в SdI» і підтвердьте.

1

Стан

2

Отримувач

3

Natura за рядками

4

Надіслати в SdI

1. Стан рахунку змінюється за квитанціями SdI.
2. 7 знаків коду або PEC покупця.
3. Для кожного рядка видно, що зараз у рахунку, і можна вибрати код natura.
4. Кнопка з’являється у проведеного документа.

Що писати в поле отримувача:

Для покупця з Італії потрібні Partita IVA або codice fiscale (16 знаків) в замовленні чи полях «VAT ID» або ІПН картки контрагента. Місто потрібне для покупця з будь-якої країни. Для наступних рахунків цього контрагента Elbuz сам підставить попереднього отримувача.

Галочка «Надсилати автоматично при проведенні» в підключенні відправляє накладну чи рахунок одразу після проведення. Nota di credito йде тільки кнопкою. Якщо рахунку чогось бракує, він не піде, а причина з'явиться в секції «FatturaPA».

Під час автонадсилання запитати нікого: якщо бракує коду чи PEC покупця-фірми, natura або інших даних, а також коли покупець не з Італії й рядки йдуть зі ставкою товару, надсилання зупиняється. Секція «FatturaPA» покаже стан «Не надіслано» з поясненням, історія документа теж. Виправте дані й надішліть кнопкою «Надіслати знову».

Один продаж — один рахунок

Рахунок і накладна, пов'язані напряму або через спільне замовлення, вважаються одним продажем. Основною є накладна: рахунок за продажем із проведеною накладною вважається другим документом, навіть якщо накладну ще не надіслано. Кілька накладних одного замовлення — це різні поставки, кожна йде окремо, якщо за замовленням ще немає надісланого рахунку.

Під час надсилання кнопкою програма попередить, і можна натиснути «Усе одно надіслати». Автонадсилання другий документ пропустить і запише це в історію.

Назви, адреси й назви товарів кирилицею йдуть транслітом: формат FatturaPA приймає лише латинські символи.

Що означає відповідь SdI

Elbuz перевіряє PEC раз на 10 хвилин, а кнопка «Оновити стан» у секції «FatturaPA» забирає квитанції одразу. Стан, файл та ідентифікатор SdI видно в цій секції, події — в історії документа.

Як виправити надісланий рахунок

Рахунок, який чекає квитанції або прийнятий SdI, не можна розпровести. Виправлення робиться через nota di credito:

1. У картці надісланого рахунку виберіть «Ще» → «Створити новий документ на основі цього» → «Повернення від покупця». Лише так nota di credito пошлеться на початковий рахунок: повернення без зв'язку піде без посилання й без помилки.
2. Проведіть повернення.
3. Надішліть його кнопкою в секції «FatturaPA».
4. Якщо треба, виставте новий рахунок. Після nota di credito на всю суму документ іншого типу (рахунок замість накладної чи навпаки) піде без попередження про той самий продаж. Часткова nota di credito цього не дає: попередження лишиться. Нова накладна за тим самим замовленням вважається окремою поставкою й так. Перевірте залишок: повернення від покупця може не повертати товар на склад, а нова накладна спише його ще раз.

Відхилений рахунок не вважається виставленим: документ можна розпровести, виправити й надіслати знову. Дата рахунку береться з дати проведення, тому нове проведення її змінить. Якщо дата важлива, а правити документ не треба, надсилайте знову без розпроведення.

Як отримувати вхідні рахунки

Увімкніть у підключенні «Отримувати вхідні рахунки з PEC». Рахунки постачальників, які SdI шле на вашу PEC, раз на 10 хвилин стають прибутковими накладними, а nota di credito — поверненням постачальнику. Нових постачальників і товари Elbuz заводить сам. XML лишається в секції «FatturaPA» документа, той самий файл двічі не заводиться.

Під час першого читання скриньки Elbuz бере листи за останні 14 днів і читає лише папку «Вхідні».

Якщо в одному файлі кілька рахунків, Elbuz бере перший і про решту не попереджає: заведіть їх вручну.

Лист від SdI, який не пройшов перевірку, не губиться: у вікні «E-рахунки (ЄС)», у рядку фірми, є журнал «Листи SdI, що не пройшли перевірку» з причинами й кількістю, зберігаються останні 30 записів. Близько 2 діб Elbuz перечитує такий лист і прибирає запис, коли вийшло. Якщо запис лишився, перевірте рахунок у кабінеті Fatture e Corrispettivi.

Якщо приймання вхідних вимкнене, квитанції SdI читаються, а рахунки постачальників не створюються. Такі листи лишаються в скриньці: коли ви ввімкнете приймання, Elbuz забере їх за останні 14 днів, а старіші заведіть вручну.

Сценарії

Перший рахунок італійської фірми

Ситуація. Фірма-покупець дала 7-значний код, у вас уже є PEC.

Що зробити. Підключіть фірму, проведіть накладну, у секції «FatturaPA» впишіть код і натисніть «Надіслати в SdI».

Що вийде. Після квитанції стан зміниться на «Прийнято SdI», а в секції з'явиться ідентифікатор SdI.

Чого не станеться. Elbuz не надсилатиме покупцю PDF чи лист: доставляє рахунок SdI.

Покупець — приватна особа без коду

Ситуація. Покупець дав лише codice fiscale.

Що зробити. Запишіть його в картку контрагента, поле отримувача лишіть порожнім.

Що вийде. Рахунок піде з кодом 0000000 і чекатиме в кабінеті покупця на сайті Agenzia delle Entrate.

Що робити, коли рахунок не надсилається

Часті запитання

Чи потрібен посередник або акредитація в SdI?

Ні. Рахунок іде листом із PEC-скриньки вашої фірми. Потрібна лише сама скринька (підключення).

Що вписати, якщо покупець — приватна особа?

Лишіть поле отримувача порожнім і вкажіть codice fiscale покупця. Рахунок буде в його кабінеті на сайті Agenzia delle Entrate.

Чи можна виставити рахунок держустанові?

Ні, формат FPA12 з електронним підписом Elbuz не складає. Такий рахунок виставте в іншому сервісі.

Як виставляти рахунки у режимі forfettario?

Оберіть режим RF19: усі рядки підуть без ПДВ із кодом N2.2. Лишіть увімкненою марку 2 €: позначка з'явиться в рахунках понад 77,47 €.

Як скасувати надісланий рахунок?

Прийнятий рахунок не скасовується: створіть на його основі повернення від покупця, проведіть і надішліть як nota di credito (виправлення).

Суміжні теми

• Якщо фірма працює ще й у Німеччині: e-рахунки XRechnung.
• Якщо фірма працює ще й у Польщі: фактури в KSeF.
• Якщо треба заповнити реквізити своєї фірми: картка вашої компанії.