Програма вміє повідомляти про те, що сталося, поки ви в ній не сиділи: надійшло замовлення, закінчилося завантаження прайсів, прийшов лист. Сповіщення налаштовує кожен собі сам — це не загальна розсилка на весь відділ, а персональна підписка в профілі. Тому перше, що варто зрозуміти: ваш колега отримує не те саме, що ви, і це нормально.
Де це у програмі
- Меню
- панель облікового запису → «Мій профіль»
- Блок
- «Виберіть події для відправки повідомлень»
Налаштування персональні: ви змінюєте їх собі й тільки собі. Адміністратор бачить ті самі поля в картці співробітника, але задавати підписки за всіх — не найкраща ідея: людина, якій щодня приходить те, чого вона не просила, перестає читати сповіщення взагалі.
П'ять подій, на які можна підписатися
Події вибираються перемикачами, кожен окремо:
| Подія | Коли спрацьовує |
|---|---|
| Отримання нового замовлення | у програму надійшло замовлення — з сайту, маркетплейсу чи заведене руками |
| Завершення завантаження товарів з усіх прайс-листів | закінчився прогін завантаження прайсів. Не окремого прайсу, а всієї черги |
| Отримання нових листів email | у поштову скриньку, підключену до програми, прийшов лист |
| Події процесів (DataFlow) | завершився процес або ІІ-агент просить підтвердити дію |
| Тренди товарів | зміни в попиті на товари |
Один перемикач поводиться інакше за решту: «Події процесів» увімкнений за замовчуванням, поки ви його явно не вимкнули. Решта чотири — вимкнені, поки ви їх не ввімкнули. Зроблено так навмисно: повідомлення про запущений вами ж процес потрібне одразу, а замовлення чи листи різним людям потрібні різні.
Є й зворотний бік цього правила: якщо ви ніколи не заходили в профіль, підписка на процеси у вас уже є — але тільки на свої процеси. Щоб отримувати повідомлення про чужі, перемикач треба ввімкнути явно. Інакше один співробітник, який увімкнув шаблон процесу, розсилав би листи всьому штату.
Нагадування й коментарі органайзера в цьому списку не вмикаються — це окремий механізм. Вони приходять учасникам запису без жодної підписки: у програмі — на вкладці «Сповіщення» панелі «Сповіщення та операції». Коментарі на цьому й зупиняються. Нагадування, крім того, йдуть листом на «Email для повідомлень» (порожнє — на основну пошту; потрібна налаштована скринька відправлення), у Telegram — якщо заповнено «Telegram chat ID» і в компанії підключено Telegram-бота, і push у браузер — якщо співробітник на них підписався. Докладно — у статтях про нагадування й про коментарі.
Куди приходять сповіщення
Каналів три, і працюють вони одночасно — не «або-або». Усі три налаштовуються в одному блоці «Сповіщення», просто над перемикачами подій.
1
Подія «Події процесів (DataFlow)»2
Поле Telegram Chat ID3
Поле адреси для повідомлень- Єдиний чип, увімкнений за замовчуванням, — сповіщення про події процесів DataFlow.
- Другий канал доставки: Telegram Chat ID працює паралельно з поштою.
- Службові листи можна відправляти на окрему адресу, відмінну від логіна.
Пошта. За замовчуванням лист іде на адресу з вашої картки. Якщо службові повідомлення зручніше отримувати окремо від робочого листування, впишіть у поле «Email для повідомлень» іншу адресу — тоді все піде на неї.
Telegram. Повідомлення приходять у месенджер, якщо заповнено «Telegram chat ID». Це зручніше за пошту, коли реагувати треба швидко: замовлення видно одразу, навіть якщо програма закрита.
Push у браузері. Кнопка «Підписатися на повідомлення» вмикає сповіщення прямо в браузері — вони спливають, навіть коли вкладка з програмою закрита. Браузер спершу запитає дозвіл; відмовили — підписка не створиться. Підписка прив'язана до цього браузера на цьому пристрої: на робочому комп'ютері й на ноутбуці її вмикають окремо.
Порожні всі три канали — і сповіщень про ці події не буде взагалі, мовчки. Програма не попереджає, що надсилати нікуди: якщо у співробітника немає ні пошти, ні Chat ID, ні підписки на push, він просто випадає зі списку одержувачів.
Як підключити Telegram
Потрібні дві речі: бот, від імені якого приходитимуть повідомлення, і ваш Chat ID — номер, який каже Telegram, кому саме писати.
Бот створюється в самому Telegram, за пару хвилин:
- Відкрийте чат із @BotFather і натисніть Start.
- Надішліть
/newbot. - Вкажіть назву бота — її ви бачитимете в списку чатів.
- Вкажіть адресу бота: латиницею, від 5 до 32 символів, обов'язково із закінченням
bot. Адресу потім не змінити — назву можна, адресу ні. - У відповідь прийде токен. Збережіть його.
Далі знайдіть свого бота за адресою, відкрийте з ним чат і натисніть Start — без цього Telegram не дозволить боту вам писати. Chat ID підкаже будь-який службовий бот на кшталт @userinfobot: він відповідає вашим номером. Його й вписують у профіль.
Не плутайте цього бота з магазином у Telegram: там бот показує вітрину покупцям, тут — пише службові повідомлення вам. Це різні боти з різними токенами, і один одному вони не заважають.
Текст сповіщення можна змінити
Сповіщення надсилаються не «зашитим» текстом, а за шаблонами листів — тими самими, якими користується решта пошти в програмі. Шаблонів два, і вони різні за призначенням: один для листа, другий для месенджера. Другий коротший, бо в Telegram довгий текст із розміткою читати незручно.
Обидва лежать у списку шаблонів листів і редагуються звичайним чином — можна змінити тему, формулювання, прибрати зайве. Змінювати їх варто обережно: шаблон один на всіх, і те, що ви перепишете, побачать усі співробітники.
У шаблонів є версії для кожної мови. Співробітник отримає сповіщення тією мовою, яка стоїть у його картці, — тому, переписавши українську версію, не забудьте про решту, якщо в компанії працюють різними мовами.
Якщо власна пошта ще не налаштована
Зазвичай листи йдуть через ваш поштовий сервер — той, який ви підключили в налаштуваннях пошти. Але службові сповіщення потрібні й тому, хто щойно зареєструвався й до пошти ще не дійшов.
Тому в них передбачено запасний шлях: якщо власний сервер не налаштований або лист через нього не пішов, сповіщення відправляється засобами платформи. Це стосується тільки службових сповіщень вам — листи вашим клієнтам ідуть винятково через ваш сервер, від імені вашого магазину, і запасного шляху не мають.
Практичний висновок простий: сповіщення працюють одразу, з першого дня, і налаштування пошти для них не є обов'язковою умовою. А от розсилки клієнтам без підключеної скриньки не підуть.
Розбір частих проблем
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Сповіщень немає взагалі | у профілі не заповнено жодного каналу | впишіть пошту чи Chat ID або підпишіться на push |
| Push перестали приходити після переустановки браузера | підписка живе в конкретному браузері на конкретному пристрої | натисніть «Підписатися на повідомлення» ще раз |
| Про замовлення не приходить, про процеси приходить | «Отримання нового замовлення» вимкнене за замовчуванням, «Події процесів» — увімкнене | увімкніть потрібний перемикач у профілі |
| Колега отримує, а я ні | підписки персональні, у кожного свої | налаштуйте свої в «Моєму профілі» |
| Telegram не пише, хоча Chat ID заповнений | ви не натиснули Start у чаті з ботом — Telegram забороняє боту писати першим | відкрийте чат із ботом і натисніть Start |
| Листи йдуть не на ту адресу | у профілі заповнена окрема адреса для сповіщень | очистіть це поле, щоб листи знову йшли на основну пошту |
| Про чужі процеси не повідомляють | без явної підписки лист іде тільки автору процесу | увімкніть перемикач «Події процесів» явно, а не покладайтеся на значення за замовчуванням |
Часті питання
Чи можна налаштувати сповіщення відразу всьому відділу?
Одним рухом — ні, підписки персональні. Адміністратор може відкрити картку співробітника й задати їх там, але краще, щоб кожен обрав собі сам: непотрібні сповіщення швидко привчають не читати жодних.
Де взяти Telegram Chat ID?
Це ваш номер у Telegram, його підказує будь-який службовий бот на кшталт @userinfobot. Відкрийте з ним чат, натисніть Start — у відповідь прийде число, яке й вписують у профіль.
Якщо заповнити й пошту, і Telegram — прийде двічі?
Так, канали працюють паралельно, і push додасться третім. Якщо дублювання заважає, лишіть один.
Чому push приходять на робочому комп'ютері, а вдома ні?
Підписка на push прив'язана до браузера на конкретному пристрої. Удома відкрийте профіль і натисніть «Підписатися на повідомлення» ще раз — це окрема підписка, вона не заважає першій.
Чому «Події процесів» увімкнені, хоча я нічого не вмикав?
Це єдиний перемикач, увімкнений за замовчуванням: повідомлення про власний процес потрібне одразу. Про чужі процеси вам при цьому не пишуть — для цього перемикач треба ввімкнути явно.
Навіщо окрема адреса для сповіщень?
Щоб службові листи не змішувалися з робочим листуванням. Порожнє поле означає «надсилати на основну пошту з картки».
Чи можна взяти того самого бота, що й для магазину в Telegram?
Краще не треба. Це різні задачі: один пише вам службові повідомлення, інший показує вітрину покупцям. Створіть окремого бота — це безкоштовно й займає пару хвилин.
Суміжні теми
- Користувачі — де ще, крім профілю, лежать ці налаштування.
- Розклад і черга завдань — що саме завершується, коли приходить сповіщення про прайси.
- Пошта в Elbuz — підключення скриньки, з якої приходять листи.
- Нагадування в органайзері — сповіщення про записи, які не залежать від підписок у профілі.
- Коментарі та історія змін — сповіщення про коментарі й згадки @.