Elbuz повідомляє вас про події, поки ви не в програмі: нове замовлення, кінець завантаження прайсів, новий лист, завершений процес. Кожен співробітник сам обирає в профілі, про що й куди йому писати — на пошту, у Telegram чи в браузер.
Коли це знадобиться:
- Нове замовлення треба побачити одразу — повідомлення приходить у Telegram чи браузер, навіть коли програма закрита.
- Треба знати, що прайси завантажилися — приходить одне повідомлення з кількістю товарів і часом.
- Керівник хоче знати про всі процеси — явна підписка показує й чужі процеси.
- Пошту ще не налаштовано — службові листи йдуть запасним шляхом платформи.
З чого почати: «Мій профіль» → оберіть події і канал.
Що вміють сповіщення
- П'ять подій на вибір — замовлення, прайси, листи, процеси, тренди товарів.
- Три канали одночасно — пошта, Telegram і push у браузері.
- Бот у Telegram — службові повідомлення в месенджер за пару хвилин.
- Свій текст — сповіщення йдуть за шаблонами листів, їх можна переписати.
- Запасна відправка — службові листи приходять і без власної пошти.
Де це і хто має доступ
- Меню
- панель облікового запису → «Мій профіль» → блок «Виберіть події для відправки повідомлень»
- Інші входи
- картка співробітника — ті самі поля бачить адміністратор
Налаштування персональні: ви змінюєте їх собі й тільки собі. Адміністратор може задати їх у картці співробітника, але людина, якій щодня приходить те, чого вона не просила, перестає читати сповіщення взагалі.
П'ять подій, на які можна підписатися
Події вибираються перемикачами, кожен окремо:
| Подія | Коли спрацьовує |
|---|---|
| Отримання нового замовлення | у програму завантажилося нове замовлення — з сайту, маркетплейсу чи іншого підключеного джерела |
| Завершення завантаження товарів з усіх прайс-листів | закінчився прогін завантаження прайсів. Не окремого прайсу, а всієї черги |
| Отримання нових листів email | у поштову скриньку, підключену до програми, прийшов лист і після сортування лишився у «Вхідних». Листи, розкладені в папку «Службові» чи в інші папки правилами одразу при завантаженні, сповіщень не дають; за одне завантаження скриньки — не більше 10 (докладно) |
| Події процесів (DataFlow) | завершився процес або ІІ-агент просить підтвердити дію |
| Тренди товарів | зміни в попиті на товари |
Два перемикачі в профілі одразу показано увімкненими: «Отримання нового замовлення» і «Події процесів». Підписка на замовлення записується, коли ви збережете профіль.
«Події процесів» діють і без збереження, поки ви їх явно не вимкнули: повідомлення про запущений вами ж процес потрібне одразу. Решта три — вимкнені, поки ви їх не ввімкнули. Виняток — «Тренди товарів»: якщо на них не підписаний ніхто, звіт отримує користувач із логіном admin.
Є й зворотний бік цього правила: якщо ви ніколи не зберігали профіль, повідомлення про завершення процесів приходять вам тільки про свої процеси. Щоб отримувати повідомлення про чужі, перемикач треба ввімкнути явно. Інакше один співробітник, який увімкнув шаблон процесу, розсилав би листи всьому штату.
Заявки ІІ-агента на підтвердження дії цього обмеження не мають: якщо підтверджувача не призначено, заявку з будь-якого процесу отримують усі, хто не вимкнув перемикач.
- Дія або результат
- Розвилка: далі шлях залежить від відповіді
Нагадування й коментарі органайзера в цьому списку не вмикаються — це окремий механізм: вони приходять учасникам запису без жодної підписки. Кому й куди — у статтях про нагадування й про коментарі.
Куди приходять сповіщення
Каналів три, і працюють вони одночасно — не «або-або». Усі три налаштовуються в одному блоці «Сповіщення», просто над перемикачами подій.
1
Подія «Події процесів (DataFlow)»2
Поле Telegram Chat ID3
Поле адреси для повідомлень- Сповіщення про події процесів DataFlow — разом з «Отриманням нового замовлення» цей чип показано увімкненим одразу.
- Другий канал доставки: Telegram Chat ID працює паралельно з поштою.
- Службові листи можна відправляти на окрему адресу, відмінну від логіна.
Пошта. За замовчуванням лист іде на адресу з вашої картки. Якщо службові повідомлення зручніше отримувати окремо від робочого листування, впишіть у поле «Email для повідомлень» іншу адресу — тоді службові листи підуть на неї. Звіт «Тренди товарів» це поле не враховує й надсилає на основну адресу.
Telegram. Повідомлення приходять у месенджер, якщо заповнено «Telegram chat ID». Це зручніше за пошту, коли реагувати треба швидко: замовлення видно одразу, навіть якщо програма закрита.
Push у браузері. Кнопка «Підписатися на повідомлення» вмикає сповіщення прямо в браузері — вони спливають, навіть коли вкладка з програмою закрита. Браузер спершу запитає дозвіл; відмовили — підписка не створиться. Підписка прив'язана до цього браузера на цьому пристрої: на робочому комп'ютері й на ноутбуці її вмикають окремо.
Не кожна подія йде всіма трьома каналами. Про нові замовлення й нові листи програма не пише на пошту — тільки в Telegram і push. «Тренди товарів», навпаки, приходять тільки листом: це звіт із таблицею товарів, у месенджер і push його не надсилають.
| Подія | Пошта | Telegram | Push |
|---|---|---|---|
| Отримання нового замовлення | ні | так | так |
| Отримання нових листів email | ні | так | так |
| Завершення завантаження товарів з усіх прайс-листів | так | так | так |
| Події процесів (DataFlow) | так | так | так |
| Тренди товарів | так | ні | ні |
- Дія або результат
- Розвилка: далі шлях залежить від відповіді
Порожні всі три канали — і сповіщень про ці події не буде взагалі, мовчки. Програма не попереджає, що надсилати нікуди: якщо у співробітника немає ні пошти, ні Chat ID, ні підписки на push, він просто випадає зі списку одержувачів.
Як підключити Telegram
Потрібні дві речі: бот, від імені якого приходитимуть повідомлення, і ваш Chat ID — номер, який каже Telegram, кому саме писати.
Бот створюється в самому Telegram, за пару хвилин:
- Відкрийте чат із @BotFather і натисніть Start.
- Надішліть
/newbot. - Вкажіть назву бота — її ви бачитимете в списку чатів.
- Вкажіть адресу бота: латиницею, від 5 до 32 символів, обов'язково із закінченням
bot. Адресу потім не змінити — назву можна, адресу ні. - У відповідь прийде токен. Збережіть його.
Далі знайдіть свого бота за адресою, відкрийте з ним чат і натисніть Start — без цього Telegram не дозволить боту вам писати. Chat ID підкаже будь-який службовий бот на кшталт @userinfobot: він відповідає вашим номером. Його й вписують у профіль.
Не плутайте цього бота з магазином у Telegram: там бот показує вітрину покупцям, тут — пише службові повідомлення вам. Це різні боти з різними токенами, і один одному вони не заважають.
Як змінити текст сповіщення
Сповіщення надсилаються не «зашитим» текстом, а за шаблонами листів — тими самими, якими користується решта пошти в програмі. Шаблонів два, і вони різні за призначенням: один для листа, другий для месенджера. Другий коротший, бо в Telegram довгий текст із розміткою читати незручно.
Обидва лежать у списку шаблонів листів і редагуються звичайним чином — можна змінити тему, формулювання, прибрати зайве. Змінювати їх варто обережно: шаблон один на всіх, і те, що ви перепишете, побачать усі співробітники.
У шаблонів є версії для кожної мови. Співробітник отримає сповіщення тією мовою, яка стоїть у його картці, — тому, переписавши українську версію, не забудьте про решту, якщо в компанії працюють різними мовами.
Чи прийдуть сповіщення без налаштованої пошти
Зазвичай листи йдуть через ваш поштовий сервер — той, який ви підключили в налаштуваннях пошти. Але службові сповіщення потрібні й тому, хто щойно зареєструвався й до пошти ще не дійшов.
Тому в них передбачено запасний шлях: якщо власний сервер не налаштований або лист через нього не пішов, сповіщення відправляється засобами платформи. Це стосується тільки службових сповіщень вам — листи вашим клієнтам ідуть винятково через ваш сервер, від імені вашого магазину, і запасного шляху не мають.
Практичний висновок простий: сповіщення працюють одразу, з першого дня, і налаштування пошти для них не є обов'язковою умовою. А от розсилки клієнтам без підключеної скриньки не підуть.
Сценарії
Бачити нові замовлення з сайту й маркетплейсів, коли програма закрита
Що ввімкнути: перемикач «Отримання нового замовлення», а як канал — поле «Telegram chat ID» (у компанії має бути підключений Telegram-бот) або кнопку «Підписатися на повідомлення» у браузері.
Що вийде: на кожне нове замовлення приходить повідомлення з джерелом, номером, сумою, покупцем і списком товарів. Чого не буде: листа на пошту про замовлення — ця подія йде тільки в Telegram і push.
За одне завантаження замовлень надходить не більше 10 повідомлень, про решту замовлень того самого завантаження окремого сповіщення не буде. Замовлення, створене вручну в самій програмі, сповіщення не викликає.
Знати, що завантаження прайсів закінчилося
Що ввімкнути: перемикач «Завершення завантаження товарів з усіх прайс-листів» і будь-який канал — пошту, Telegram чи push.
Що вийде: після прогону всіх прайсів приходить одне повідомлення «Завантаження даних із усіх прайс-листів завершено!» з кількістю завантажених товарів і витраченим часом. Лист іде, навіть якщо власну поштову скриньку ще не підключено, — через запасну відправку платформи. Чого не буде: окремого повідомлення про кожен прайс і переліку проблем з окремими прайсами — вони лишаються в журналі прогону.
Той самий момент ловить сценарій Flows: після кроку «Імпорт прайсів» поставте дію «Сповіщення» зі своїм текстом.
Обидва способи спрацьовують після черги прайсів, а серверний парсинг сайту постачальника в цей момент ще може тривати. Окремого сповіщення про завершення одного джерела-парсера немає — його стан видно у стрічці вікна «Завантаження даних із сайту» і на вкладці «Журнал» у картці джерела.
Керівник хоче знати про всі процеси, а не тільки свої
Що ввімкнути: у своєму профілі перемикач «Події процесів (DataFlow)» — він і так виглядає увімкненим, але профіль треба зберегти, щоб підписка стала явною.
Що вийде: повідомлення приходять про процеси всіх співробітників, а не лише про ті, автор яких ви. Сюди ж потрапляють заявки ІІ-агента на підтвердження дії — якщо у вузлі агента в полі «Кому надсилати заявки на підтвердження» обрано «— усі підписані —».
Чого не буде: якщо у вузлі обрано конкретного співробітника, заявка йде тільки йому, решта підписаних її не отримує. А хто вимкнув перемикач і зберіг профіль, не отримує повідомлень про процеси взагалі, навіть про власні.
Отримувати на пошту підбірку товарів, попит на які росте
Що ввімкнути: перемикач «Тренди товарів»; в обліковому записі має бути заповнена пошта.
Що вийде: лист зі звітом — до 20 товарів із прайсів постачальників із найвищою оцінкою попиту, згрупованих за постачальниками. Чого не буде: повідомлення в Telegram і push — цей звіт іде тільки листом. Якщо товарів із зростаючим попитом немає, лист не надсилається зовсім.
Що робити, коли сповіщення не приходять
| Що ви бачите | Чому так | Що зробити |
|---|---|---|
| Сповіщень немає взагалі | у профілі не заповнено жодного каналу | впишіть пошту чи Chat ID або підпишіться на push |
| Push перестали приходити після переустановки браузера | підписка живе в конкретному браузері на конкретному пристрої | натисніть «Підписатися на повідомлення» ще раз |
| Про замовлення не приходить, про процеси приходить | підписка на замовлення записується тільки під час збереження профілю | відкрийте «Мій профіль», перевірте перемикач «Отримання нового замовлення» і збережіть профіль |
| Колега отримує, а я ні | підписки персональні, у кожного свої | налаштуйте свої в «Моєму профілі» |
| Telegram не пише, хоча Chat ID заповнений | ви не натиснули Start у чаті з ботом — Telegram забороняє боту писати першим | відкрийте чат із ботом і натисніть Start |
| Листи йдуть не на ту адресу | у профілі заповнена окрема адреса для сповіщень | очистіть це поле, щоб листи знову йшли на основну пошту |
| Про чужі процеси не повідомляють | без явної підписки лист іде тільки автору процесу | увімкніть перемикач «Події процесів» явно, а не покладайтеся на значення за замовчуванням |
Часті запитання
Чи можна налаштувати сповіщення відразу всьому відділу?
Одним рухом — ні, підписки персональні. Адміністратор може відкрити картку співробітника й задати їх там, але краще, щоб кожен обрав собі сам: непотрібні сповіщення швидко привчають не читати жодних.
Де взяти Telegram Chat ID?
Це ваш номер у Telegram, його підказує будь-який службовий бот на кшталт @userinfobot. Відкрийте з ним чат, натисніть Start — у відповідь прийде число, яке й вписують у профіль.
Якщо заповнити й пошту, і Telegram — прийде двічі?
Так, канали працюють паралельно, і push додасться третім. Якщо дублювання заважає, лишіть один.
Чому push приходять на робочому комп'ютері, а вдома ні?
Підписка на push прив'язана до браузера на конкретному пристрої. Удома відкрийте профіль і натисніть «Підписатися на повідомлення» ще раз — це окрема підписка, вона не заважає першій.
Чому «Події процесів» увімкнені, хоча я нічого не вмикав?
Його, як і «Отримання нового замовлення», показано увімкненим одразу: повідомлення про власний процес потрібне відразу. Про завершення чужих процесів вам при цьому не пишуть — для цього перемикач треба ввімкнути явно. Заявки ІІ-агента на підтвердження, для яких не призначено підтверджувача, приходять і без цього.
Навіщо окрема адреса для сповіщень?
Щоб службові листи не змішувалися з робочим листуванням. Порожнє поле означає «надсилати на основну пошту з картки».
Чи можна взяти того самого бота, що й для магазину в Telegram?
Краще не треба. Це різні задачі: один пише вам службові повідомлення, інший показує вітрину покупцям. Створіть окремого бота — це безкоштовно й займає пару хвилин.
Суміжні теми
- Якщо треба налаштувати сповіщення за співробітника — користувачі.
- Якщо повідомлення про прайси прийшло, а треба зрозуміти, що саме завершилося, — розклад і черга завдань.
- Якщо листи клієнтам не йдуть — пошта в Elbuz.
- Якщо потрібні нагадування про завдання, а не про події магазину, — нагадування в органайзері.