Ein Geschäftsbrief ist jede schriftliche Mitteilung eines Unternehmens an einen bestimmten Empfänger, auf Papier oder per E-Mail. Er besteht aus Briefkopf, Anschriftfeld, Informationsblock mit Datum, Betreff, Anrede, Brieftext, Gruß mit Unterschrift und den Pflichtangaben des Unternehmens. Den Aufbau regelt die Norm DIN 5008, die Pflichtangaben für GmbH, AG und eingetragene Kaufleute das Gesetz (§ 35a GmbHG, § 80 AktG, § 37a HGB).
Am häufigsten scheitert ein Geschäftsbrief nicht am Aufbau, sondern am Inhalt: Er kündigt eine Änderung an, sagt aber nicht, ab wann sie gilt und was der Empfänger tun soll. Dann kommen Rückfragen statt Ruhe, und Überweisungen gehen weiter auf das alte Konto. Unten findest du die Arten von Geschäftsbriefen, den Aufbau, die Pflichtangaben, den Text in drei Teilen und zwei Vorlagen: zur Änderung der AGB eines Onlineshops und zur neuen Bankverbindung.
Wann man eine Vorlage für einen Geschäftsbrief sucht
Meist hat sich in der Firma etwas geändert, und viele müssen es gleichzeitig offiziell erfahren: Shopkunden die neuen AGB, Geschäftspartner die neue IBAN, Großhandelskunden die neue Preisliste. Man sucht „geschäftsbrief vorlage“ oder „geschäftsbrief din 5008“ und fragt dann: Wie wird ein Geschäftsbrief aufgebaut, was gehört hinein, was schreibt man in den Briefkopf?
Eine Vorlage ist schnell gefunden, schwerer ist der Inhalt. Fang deshalb nicht beim Briefkopf an, sondern bei der Frage: Was soll der Empfänger nach deinem Brief anders machen, und ab welchem Tag?
Welche Arten von Geschäftsbriefen es gibt
Geschäftsbriefe unterscheiden sich nach dem Zweck: Eine Mitteilung informiert und braucht keine Antwort, ein Begleitschreiben erklärt Anlagen, eine Bestätigung verpflichtet. Diese Seite geht vor allem um die Mitteilung, bei der du als Erster schreibst.
| Brief | Wofür | Beispiel für den Betreff |
|---|---|---|
| Mitteilung | Teilt eine Tatsache, ein Ereignis oder eine Entscheidung mit | Neue Bankverbindung ab 1. Dezember 2026 |
| Begleitschreiben | Erklärt, was in der Anlage liegt und wozu | Saldenbestätigung zum 31. Dezember |
| Bestätigung | Enthält eine schriftliche Zusage: Auftrag, Lieferung, Zahlung | Auftragsbestätigung zu Ihrer Bestellung vom 12. Mai |
| Antwort | Antwortet auf einen Brief und nennt dessen Datum und Zeichen | Ihr Schreiben vom … |
| Angebot | Lädt zum Kauf ein | Angebot für die Wintersaison |
Wenn ein Brief gleichzeitig informiert, um etwas bittet und wirbt, teile ihn auf. Der Empfänger erledigt jedes Thema einzeln, und ein Brief mit drei Themen landet bei drei verschiedenen Leuten. Bei E-Mails an Kunden gibt es dafür auch einen rechtlichen Grund, mehr im Abschnitt zu Werbung und Einwilligung.
Wie ein Geschäftsbrief nach DIN 5008 aufgebaut ist
Von oben nach unten: Briefkopf mit Name und Logo, links das Anschriftfeld, rechts daneben der Informationsblock mit Datum, Ansprechpartner und Zeichen, darunter der Betreff, die Anrede, der Brieftext, der Gruß mit Unterschrift und am Fuß die Pflichtangaben und die Bankverbindung. Die DIN 5008 legt dazu den Briefbogen in zwei Formen fest, A und B, die sich in der Höhe des Briefkopfs unterscheiden.
| Bestandteil | Was hineingehört |
|---|---|
| Briefkopf | Firmenname, Logo, Anschrift, Telefon, E-Mail, Website |
| Anschriftfeld | Rücksendeangabe, Firma, Abteilung oder Person, Straße, PLZ und Ort |
| Informationsblock | Datum, Ansprechpartner mit Durchwahl und E-Mail, Ihr Zeichen und unser Zeichen, damit sich der Empfänger darauf beziehen kann |
| Betreff | Kurz und fett, worum es geht: „Änderung unserer AGB ab 1. Dezember 2026“ |
| Anrede und Brieftext | „Sehr geehrte Damen und Herren,“, dann Anlass, Änderung mit Stichtag und was zu tun ist, siehe unten |
| Gruß und Unterschrift | „Mit freundlichen Grüßen“, Firmenname, Unterschrift, Vor- und Nachname mit Funktion |
| Fußzeile | Pflichtangaben je nach Rechtsform, Bankverbindung, USt-IdNr. |
„Sehr geehrte Damen und Herren“ und „Mit freundlichen Grüßen“ passen zu jedem Geschäftsbrief. „Hallo“ und „Viele Grüße“ heb dir für Kontakte auf, die du kennst und duzt.
Pflichtangaben im Geschäftsbrief
Pflichtangaben gelten für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“ an einen bestimmten Empfänger, also auch für E-Mails. Was hineingehört, hängt von der Rechtsform ab:
| Rechtsform | Pflichtangaben | Vorschrift |
|---|---|---|
| GmbH, auch UG | Rechtsform und Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, Vorsitzender des Aufsichtsrats, falls es einen gibt; Stammkapital nur, wenn du überhaupt Angaben zum Kapital machst | § 35a GmbHG |
| AG | Rechtsform und Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstandsmitglieder, der Vorsitzende als solcher bezeichnet, Vorsitzender des Aufsichtsrats | § 80 AktG |
| Eingetragener Kaufmann (e. K.) | Firma mit dem Zusatz „eingetragener Kaufmann“ oder einer Abkürzung, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Registernummer | § 37a HGB |
Eine Ausnahme gibt es für Mitteilungen in einer bestehenden Geschäftsbeziehung auf üblichen Vordrucken, in die nur noch die Einzelangaben eingetragen werden. Bestellscheine zählen bei der GmbH ausdrücklich nicht dazu. Im Zweifel stehen die Angaben einfach in jeder Fußzeile und jeder E-Mail-Signatur.
Wie du den Text eines Geschäftsbriefs schreibst
Bau den Text in drei Teilen auf: Anlass, Änderung mit Stichtag, was der Empfänger tut. Jeder Teil hat ein oder zwei Sätze. Passt der Text nicht auf eine Seite, geht es im Brief wahrscheinlich um mehrere Themen.
- Anlass. Warum du schreibst: „Wir haben unsere Hausbank gewechselt“, „Wir bieten eine neue Versandart an“. Lass „Hiermit teilen wir Ihnen mit, dass …“ ohne Inhalt weg, es sagt nichts.
- Änderung und Stichtag. Was sich ändert und ab welchem Tag. Das Datum schreibst du aus, neue Daten vollständig, sodass man sie kopieren kann.
- Was der Empfänger tut. Daten im System ändern, auf das neue Konto zahlen, die AGB lesen. Muss er nichts tun, schreib das direkt: „Sie müssen nichts ändern.“
Unerklärte Abkürzungen, Amtsdeutsch und die Bitte „um Beachtung“, ohne zu sagen, was genau zu beachten ist, führen dazu, dass der Empfänger mit einer Frage zurückschreibt, und der Brief hat seinen Zweck verfehlt.
Vorlage: Mitteilung über geänderte AGB im Onlineshop
Die Änderung der AGB eines Onlineshops schickst du per E-Mail an Kunden mit Kundenkonto. In eckigen Klammern steht, was du einsetzt.
Änderung unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen ab [Datum]
Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
ab [Datum] gelten in unserem Shop [Name] neue AGB. Die wichtigsten Änderungen: [ein bis drei Punkte, z. B. neue Versandart an die Packstation, neue Rücksendeadresse]. Die neue Fassung mit markierten Änderungen finden Sie unter [Link] und im Anhang dieser E-Mail.
Bestellungen, die Sie vor dem [Datum] aufgegeben haben, wickeln wir nach den bisherigen AGB ab. Für Bestellungen ab dem [Datum] gilt die neue Fassung; darauf weisen wir Sie auch im Bestellvorgang hin. Ihr Kundenkonto bleibt bestehen; wenn Sie es nicht mehr nutzen möchten, können Sie es jederzeit unter [Weg] löschen.
Fragen beantwortet Ihnen [Name], [E-Mail], [Telefon].
Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname], [Funktion]
[Firma, Anschrift; Pflichtangaben nach Rechtsform]
Der zweite Absatz beantwortet zwei Fragen, die sonst per Mail kämen: Was ist mit meiner laufenden Bestellung, und was, wenn ich nicht will? Die Regel dahinter: AGB werden nur Teil eines Vertrags, wenn du beim Vertragsschluss ausdrücklich auf sie hinweist, der Kunde sie zumutbar zur Kenntnis nehmen kann und einverstanden ist (§ 305 Abs. 2 BGB). Eine E-Mail allein ändert also keinen bereits geschlossenen Vertrag: Alte Bestellungen laufen nach den alten AGB, neue nach den neuen, weil du im Checkout auf sie hinweist. Bei laufenden Verträgen wie einem Abo brauchst du für die Änderung die Zustimmung des Kunden; die Mitteilung allein reicht dafür nicht.
Vorlage: Mitteilung über eine neue Bankverbindung
Diese Mitteilung geht an Geschäftspartner, die dir per Überweisung zahlen, zum Beispiel Großhandelskunden.
[Ort], [Datum]
Unser Zeichen: [Nummer][Firma des Empfängers]
[Anschrift]Neue Bankverbindung ab [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir haben unsere Hausbank gewechselt. Bitte überweisen Sie Zahlungen aus dem Vertrag Nr. [Nummer] vom [Datum] ab dem [Datum] auf folgendes Konto:
Kontoinhaber: [Firma, genau wie im Handelsregister]
IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC], [Bank]Das bisherige Konto [IBAN] bleibt bis [Datum] bestehen. Eine Vertragsänderung ist nicht nötig. Die neue Bankverbindung bestätigen wir Ihnen gern telefonisch unter der Nummer aus unserem Vertrag oder von unserer Website, nicht unter einer Nummer aus einer E-Mail.
Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname], [Funktion]Ansprechpartner: [Name], [Telefon], [E-Mail]
Der Satz mit der telefonischen Bestätigung ist kein Schmuck. Gefälschte „Mitteilungen über eine neue Bankverbindung“ sind ein alter Weg, eine Überweisung umzuleiten. Wer so einen Brief bekommt, sollte die neue IBAN immer über eine bekannte Nummer bestätigen lassen. Als Absender machst du es ihm leicht: Kontoinhaber genau wie im Register, die Nummer zum Nachfragen aus dem Vertrag, kein Zeitdruck im Text.
Weitere Anlässe für eine Mitteilung
- Neue Preisliste für Großhandelskunden. „Neue Preise ab [Datum]“, mit der Preisliste im Anhang und dem Datum, bis zu dem die alten Preise gelten.
- Neue Lageradresse oder Annahmezeiten. Adresse, Zeiten, Ansprechpartner vor Ort, ab wann.
- Neuer Firmenname oder neue Geschäftsführung. Was sich geändert hat, ab wann, welche Handelsregistereintragung es belegt.
- Hinweis an Shopkunden. Neue Servicezeiten, geänderte Versand- oder Rückgabebedingungen. Der Aufbau ist derselbe: Anlass, Änderung, was zu tun ist. Wie du Kundenanfragen danach geordnet beantwortest, zeigt die Seite Ticketsystem für Onlineshops.
Geschäftsbrief per E-Mail: Werbung, Einwilligung und DSGVO
Eine Mitteilung über neue AGB, eine neue Bankverbindung oder geänderte Versandbedingungen darfst du jedem Kunden mailen, mit dem du einen Vertrag hast: Die Daten verarbeitest du dann, weil es für den Vertrag nötig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Einwilligung in Werbung brauchst du dafür nicht.
Das ändert sich, sobald du Werbung dazuschreibst: „Zu den neuen AGB 10 % auf alles“. Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist eine unzumutbare Belästigung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Ausnahme sind Bestandskunden: Für eigene ähnliche Produkte darfst du ihre Adresse nutzen, wenn du sie beim Verkauf bekommen hast, der Kunde nicht widersprochen hat und du bei der Erhebung und in jeder Mail auf das Widerspruchsrecht hinweist (§ 7 Abs. 3 UWG).
Daraus folgt: Mitteilung ohne Werbung. Das Angebot verschickst du getrennt, nur an Kontakte mit Einwilligung. Wie du solche Einwilligungen sammelst, zeigt der Artikel Kundendatenbank aufbauen.
Und aufheben: Empfangene Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten bewahrt ein Kaufmann sechs Jahre auf, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 257 HGB). Das gilt auch für E-Mails, die Geschäftsbriefe sind.
Checkliste vor dem Versand
- Der Brief hat ein Thema, und der Betreff nennt es.
- Es gibt einen Stichtag für die Änderung, nicht nur das Datum des Briefs.
- Der Empfänger weiß, was er tun soll, oder dass er nichts tun muss.
- Im Brief steht keine Werbung und kein Rabatt.
- Neue Daten (IBAN, Adresse, Telefon) sind aus der Quelle kopiert, nicht abgetippt; der Kontoinhaber stimmt mit dem Firmennamen überein.
- Bei neuen AGB: Link zur neuen Fassung, Anhang und ein Satz dazu, was mit laufenden Bestellungen passiert.
- Datum, Zeichen, Unterschrift, Ansprechpartner mit Telefon und die Pflichtangaben deiner Rechtsform sind da, auch in der E-Mail-Signatur.
Wenn die Mitteilung an Hunderte Kunden gehen muss
Betrifft die Änderung alle Käufer oder alle Großhandelskunden (neue Servicezeiten, Versandbedingungen, Preisliste), brauchst du keinen Brief auf Briefpapier an jeden, sondern eine E-Mail an die Kundendatenbank. Der Text entsteht genauso, die Arbeit verschiebt sich aber: an wen senden, wer hat eingewilligt, wer hat die Mail schon gelesen.
In Elbuz verschickst du so eine E-Mail oder SMS aus der eigenen Kundendatenbank, ohne separates Tool: Du wählst die Empfänger per Filter in den „Kontakten“ nach Käufen, Stadt oder Gruppe, nimmst eine Vorlage, und der Bericht zeigt, an wen die Nachricht ging und wer sie geöffnet hat. Wie das läuft, zeigt die Seite E-Mail-Marketing für Onlineshops. Ein ehrlicher Hinweis: Der Versand an die Datenbank geht nur an Kontakte mit Einwilligung in den Newsletter. Kunden ohne diese Einwilligung schickt Elbuz eine Nachricht aus der Vorlage einzeln, aus der Bestellung heraus oder per Regel bei einem Ereignis in der Bestellung. Eine Mitteilung, die jeder Kunde mit Vertrag bekommen muss, etwa zu neuen AGB, schickst du deshalb über den Kanal, über den der Shop auch über Bestellungen informiert. Wer das nicht braucht: Schreibst du ein Dutzend Geschäftspartner an, ist das eigene Postfach einfacher.
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Häufige Fragen
Was versteht man unter einem Geschäftsbrief?
Jede schriftliche Mitteilung eines Unternehmens an einen bestimmten Empfänger, auf Papier oder per E-Mail: Mitteilung, Angebot, Bestätigung, Rechnungsbegleitschreiben. Für sie gelten die Pflichtangaben der jeweiligen Rechtsform.
Wie wird ein Geschäftsbrief aufgebaut?
Nach DIN 5008: Briefkopf, Anschriftfeld links, Informationsblock mit Datum rechts, Betreff, Anrede, Brieftext, Gruß und Unterschrift, unten die Pflichtangaben und die Bankverbindung.
Was gehört auf einen Geschäftsbrief?
Absender, Empfänger, Datum, Betreff, Text, Gruß und Unterschrift, dazu die Pflichtangaben: bei der GmbH Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG), beim e. K. Firma, Ort, Registergericht und Nummer (§ 37a HGB).
Was schreibt man in den Briefkopf?
Firmenname, gegebenenfalls Logo, Anschrift, Telefon, E-Mail und Website. Pflichtangaben und Bankverbindung stehen meist in der Fußzeile.
Gelten die Pflichtangaben auch für E-Mails?
Ja. Das Gesetz spricht von Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ an einen bestimmten Empfänger, also auch von E-Mails. Am einfachsten stehen die Angaben in der Signatur.
Muss ich Kunden über geänderte AGB informieren?
Ja, wenn die neuen AGB für sie gelten sollen. Für neue Bestellungen gilt die Fassung, auf die du beim Bestellabschluss hinweist; laufende Bestellungen bleiben bei den alten AGB, und laufende Verträge änderst du nur mit Zustimmung des Kunden.
Brauche ich für eine Mitteilung per E-Mail eine Einwilligung?
Nein, wenn es um eine Information zum Vertrag ohne Werbung geht. Sobald du ein Angebot oder einen Rabatt dazuschreibst, wird die E-Mail zur Werbung und braucht eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, außer in den Grenzen der Bestandskundenregel.
Quellen
- Pflichtangaben der GmbH auf Geschäftsbriefen, Ausnahme für Vordrucke, Bestellscheine — § 35a GmbHG.
- Pflichtangaben der AG — § 80 AktG; des eingetragenen Kaufmanns — § 37a HGB.
- Einbeziehung von AGB in den Vertrag — § 305 Abs. 2 BGB.
- Werbung per E-Mail ohne Einwilligung, Bestandskundenregel — § 7 Abs. 2 Nr. 2 und Abs. 3 UWG.
- Aufbewahrung: Handelsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre — § 257 HGB.
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 6 Abs. 1 lit. b — eur-lex.europa.eu.
- DIN 5008:2020-03, Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung — dinmedia.de.
Geprüft am 01.11.2026.
