Una lettera commerciale è qualsiasi comunicazione scritta che un'azienda invia a un destinatario preciso, su carta o via email. È composta da intestazione, luogo e data, destinatario, oggetto, formula di apertura, testo, saluti con firma e i dati dell'azienda. Per le società iscritte al registro delle imprese il codice civile stabilisce quali dati devono comparire nella corrispondenza (art. 2250 c.c.).
Una lettera commerciale di solito non fallisce per la forma, ma per il contenuto: annuncia una novità senza dire da quando vale e cosa deve fare chi la legge. Così arrivano domande invece di conferme, e i bonifici continuano ad andare sul vecchio conto. Qui trovi i tipi di lettera commerciale, la struttura, i dati obbligatori, il testo in tre parti e due esempi pronti: la modifica delle condizioni generali di vendita di un negozio online e il cambio di IBAN.
Quando si cerca un esempio di lettera commerciale
Di solito qualcosa è cambiato in azienda e molte persone devono saperlo nello stesso momento, in modo ufficiale: i clienti del negozio le nuove condizioni di vendita, i partner il nuovo IBAN, i rivenditori il nuovo listino. Si cerca «lettera commerciale esempio» o «modello lettera commerciale», e subito dopo: come è strutturata una lettera commerciale, come si apre, come si chiude?
Un modello si trova in un minuto, il contenuto è la parte difficile. Per questo non partire dall'intestazione, ma da una domanda: cosa deve fare di diverso il destinatario dopo aver letto la tua lettera, e da quale giorno?
Quali tipi di lettera commerciale esistono
Le lettere commerciali si distinguono per lo scopo: una comunicazione informa e non chiede risposta, una lettera accompagnatoria spiega gli allegati, una conferma impegna. Questa pagina parla soprattutto della comunicazione, quella in cui scrivi tu per primo.
| Lettera | A cosa serve | Esempio di oggetto |
|---|---|---|
| Comunicazione | Informa di un fatto, un evento o una decisione | Nuove coordinate bancarie dal 1° dicembre 2026 |
| Accompagnatoria | Spiega cosa c'è in allegato e a cosa serve | Invio estratto conto al 31 dicembre |
| Conferma | Contiene un impegno scritto: ordine, consegna, pagamento | Conferma d'ordine n. … del 12 maggio |
| Risposta | Risponde a una lettera e ne cita data e riferimento | Vs. lettera del … |
| Offerta | Propone un acquisto | Offerta per la stagione invernale |
Se una lettera informa, chiede qualcosa e fa pubblicità nello stesso momento, dividila. Il destinatario gestisce ogni tema separatamente, e una lettera con tre temi finisce a tre persone diverse. Per le email ai clienti c'è anche un motivo giuridico, ne parliamo nella sezione su pubblicità e consenso.
Come è strutturata una lettera commerciale
Dall'alto in basso: intestazione con ragione sociale e logo, luogo e data, il destinatario (di solito a destra, preceduto da «Spett.le»), i riferimenti, l'oggetto, la formula di apertura, il testo, i saluti con la firma e, in fondo al foglio, i dati obbligatori dell'azienda. Non esiste una norma di legge sull'impaginazione: conta che ogni elemento sia al suo posto e che il destinatario trovi subito oggetto e data.
| Elemento | Cosa contiene |
|---|---|
| Intestazione | Ragione sociale, logo, indirizzo, telefono, email, sito, partita IVA |
| Luogo e data | «Milano, 1° dicembre 2026»: la data serve a capire da quando decorrono termini e modifiche |
| Destinatario | «Spett.le» e la ragione sociale, l'eventuale alla c.a. di una persona o di un ufficio, indirizzo completo |
| Riferimenti | Ns. rif. e Vs. rif., così chi risponde può citarli |
| Oggetto | Breve, in grassetto, di cosa si parla: «Modifica delle condizioni generali di vendita dal 1° dicembre 2026» |
| Apertura e testo | «Gentile Cliente,» oppure «Spettabile Ditta,», poi motivo, modifica con data e cosa fare, vedi sotto |
| Saluti e firma | «Cordiali saluti» o «Distinti saluti», ragione sociale, firma, nome, cognome e ruolo; eventuali allegati («All.») |
| Piè di pagina | Dati obbligatori secondo la forma giuridica, coordinate bancarie |
«Gentile Cliente» e «Cordiali saluti» vanno bene per quasi ogni lettera commerciale; «Distinti saluti» è più formale, adatto a fornitori ed enti. «Ciao» e «Un saluto» tienili per i contatti che conosci e con cui ti dai del tu.
Dati obbligatori nella corrispondenza delle società
L'art. 2250 del codice civile vale per «gli atti e la corrispondenza» delle società soggette all'iscrizione nel registro delle imprese. Il codice non distingue tra carta ed email, quindi conviene che gli stessi dati compaiano anche nella firma delle email.
| Società | Cosa indicare |
|---|---|
| Ogni società iscritta al registro delle imprese | Sede, ufficio del registro delle imprese presso cui è iscritta e numero d'iscrizione |
| S.p.A., S.a.p.A., S.r.l. | Il capitale, se lo indichi, secondo la somma effettivamente versata e quale risulta dall'ultimo bilancio |
| S.p.A. e S.r.l. con un solo socio | Che la società ha un unico socio |
| Società in liquidazione | Che la società è in liquidazione |
Le società che hanno un sito web devono pubblicare gli stessi dati anche lì (art. 2250, ultimo comma). Il modo più semplice: un piè di pagina fisso nella carta intestata e nella firma delle email, aggiornato una volta sola.
Come scrivere il testo di una lettera commerciale
Costruisci il testo in tre parti: motivo, modifica con data, cosa fa il destinatario. Ogni parte vale una o due frasi. Se il testo non sta in una pagina, probabilmente la lettera parla di più temi.
- Motivo. Perché scrivi: «Abbiamo cambiato banca», «Introduciamo una nuova modalità di spedizione». Evita «Con la presente siamo a comunicarvi che…» senza contenuto: non dice nulla.
- Modifica e data. Cosa cambia e da quale giorno. Scrivi la data per esteso e i nuovi dati per intero, in modo che si possano copiare.
- Cosa fa il destinatario. Aggiornare l'anagrafica, pagare sul nuovo conto, leggere le nuove condizioni. Se non deve fare nulla, scrivilo: «Non è necessaria alcuna azione da parte Vostra».
Sigle non spiegate, linguaggio burocratico e la richiesta di «prendere buona nota» senza dire di cosa: il destinatario ti riscrive con una domanda, e la lettera non ha fatto il suo lavoro.
Esempio: comunicazione delle nuove condizioni generali di vendita
La modifica delle condizioni generali di vendita di un negozio online si invia via email ai clienti registrati. Tra parentesi quadre c'è quello che devi inserire tu.
Oggetto: Modifica delle condizioni generali di vendita dal [data]
Gentile Cliente,
dal [data] sul nostro negozio [nome] si applicano nuove condizioni generali di vendita. Le modifiche principali: [da uno a tre punti, per esempio nuova modalità di consegna in punto di ritiro, nuovo indirizzo per i resi]. Il testo aggiornato, con le modifiche evidenziate, è disponibile a [link] e in allegato a questa email.
Gli ordini effettuati prima del [data] restano regolati dalle condizioni precedenti. Agli ordini dal [data] si applicano le nuove condizioni, che ti mostreremo anche al momento dell'acquisto. Il tuo account resta attivo; se non vuoi più usarlo, puoi chiuderlo in qualsiasi momento da [percorso].
Per domande puoi scrivere a [nome], [email], [telefono].
Cordiali saluti
[Nome e cognome], [ruolo]
[Ragione sociale, sede; dati obbligatori secondo la forma giuridica]
Il secondo paragrafo risponde a due domande che altrimenti arriverebbero per email: cosa succede al mio ordine in corso, e se non sono d'accordo? La regola dietro: le condizioni generali di contratto sono efficaci verso il cliente se, al momento della conclusione del contratto, le ha conosciute o avrebbe dovuto conoscerle usando l'ordinaria diligenza (art. 1341 c.c.). Un'email da sola non modifica un contratto già concluso: gli ordini passati restano alle vecchie condizioni, quelli nuovi seguono le nuove, perché le mostri al momento dell'ordine. Per i contratti in corso, come un abbonamento, la modifica richiede il consenso del cliente; la comunicazione da sola non basta.
Esempio: comunicazione del cambio di IBAN
Questa comunicazione va ai partner che ti pagano con bonifico, per esempio i clienti all'ingrosso.
[Luogo], [data]
Ns. rif.: [numero]Spett.le
[Ragione sociale del destinatario]
[Indirizzo]Oggetto: Comunicazione nuove coordinate bancarie dal [data]
Spettabile Ditta,
abbiamo cambiato banca. A partire dal [data] Vi preghiamo di effettuare i pagamenti relativi al contratto n. [numero] del [data] sul seguente conto:
Intestatario: [ragione sociale, identica a quella del registro delle imprese]
IBAN: [IBAN]
Banca: [banca], BIC: [BIC]Il conto attuale [IBAN] resterà attivo fino al [data]. Non è necessario modificare il contratto. Potete verificare le nuove coordinate telefonandoci al numero indicato nel contratto o sul nostro sito, non a un numero ricevuto via email.
Distinti saluti
[Nome e cognome], [ruolo]Referente: [nome], [telefono], [email]
La frase sulla verifica telefonica non è un ornamento. Le false «comunicazioni di cambio IBAN» sono un modo collaudato per dirottare un bonifico. Chi riceve una lettera così dovrebbe sempre verificare il nuovo IBAN tramite un numero già noto. Da mittente glielo rendi facile: intestatario identico alla ragione sociale, numero per la verifica preso dal contratto, nessuna urgenza nel testo.
Altri motivi per una lettera di comunicazione
- Nuovo listino per i rivenditori. «Nuovi prezzi dal [data]», con il listino in allegato e la data fino a cui valgono i prezzi attuali. Come gestire listini separati per i clienti all'ingrosso lo spiega la pagina piattaforma B2B per l'ingrosso.
- Nuovo indirizzo del magazzino o nuovi orari di ritiro. Indirizzo, orari, referente sul posto, da quando.
- Nuova ragione sociale o nuovo amministratore. Cosa è cambiato, da quando, quale iscrizione al registro delle imprese lo attesta.
- Avviso ai clienti del negozio. Nuovi orari dell'assistenza, condizioni di spedizione o di reso aggiornate. La struttura è la stessa: motivo, modifica, cosa fare. Come rispondere poi alle richieste dei clienti con ordine lo mostra la pagina sistema di ticketing per e-commerce.
Lettera commerciale via email: pubblicità, consenso e GDPR
Una comunicazione sulle nuove condizioni di vendita, sul nuovo IBAN o sulle spedizioni puoi inviarla per email a ogni cliente con cui hai un contratto: tratti i suoi dati perché servono all'esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Per questo non ti serve il consenso al marketing.
Le cose cambiano appena aggiungi pubblicità: «Con le nuove condizioni, 10% di sconto su tutto». L'invio di comunicazioni commerciali via email, SMS o MMS è consentito solo con il consenso del destinatario (art. 130, commi 1 e 2, Codice privacy). L'eccezione riguarda i clienti: puoi usare l'email ricevuta durante una vendita per proporre tuoi prodotti o servizi analoghi, se il cliente è stato informato e non si è opposto, e se in ogni messaggio gli ricordi che può opporsi in modo semplice e gratuito (art. 130, comma 4).
Ne segue: comunicazione senza pubblicità. L'offerta la mandi a parte, solo ai contatti con il consenso. Come raccogliere questi consensi lo spiega l'articolo come costruire un database clienti.
E conserva tutto: le lettere ricevute e le copie di quelle spedite vanno conservate per dieci anni, come le fatture e le scritture contabili (art. 2220 c.c.). Vale anche per le email che hanno valore di corrispondenza commerciale.
Checklist prima dell'invio
- La lettera ha un solo tema, e l'oggetto lo nomina.
- C'è una data da cui vale la modifica, non solo la data della lettera.
- Il destinatario sa cosa deve fare, oppure che non deve fare nulla.
- Nella lettera non ci sono pubblicità né sconti.
- I nuovi dati (IBAN, indirizzo, telefono) sono copiati dalla fonte, non riscritti a mano; l'intestatario coincide con la ragione sociale.
- Per le nuove condizioni di vendita: link al testo aggiornato, allegato e una frase su cosa succede agli ordini in corso.
- Luogo e data, riferimento, firma, referente con telefono e i dati obbligatori della tua società ci sono, anche nella firma email.
Quando la comunicazione deve arrivare a centinaia di clienti
Se la modifica riguarda tutti gli acquirenti o tutti i rivenditori (nuovi orari dell'assistenza, condizioni di spedizione, listino), non ti serve una lettera su carta intestata per ciascuno, ma un'email alla base clienti. Il testo si scrive allo stesso modo, ma il lavoro si sposta: a chi inviarla, chi ha dato il consenso, chi l'ha già letta.
In Elbuz invii questa email o SMS dalla tua base clienti senza un servizio separato: scegli i destinatari con un filtro nei «Contatti» per acquisti, città o gruppo, usi un modello, e il report mostra a chi è arrivato il messaggio e chi l'ha aperto. Come funziona lo spiega la pagina email marketing e SMS per e-commerce. Una precisazione onesta: l'invio alla base va solo ai contatti con il consenso alla newsletter. Ai clienti senza questo consenso Elbuz invia un messaggio da modello uno per uno, dall'ordine o con una regola legata a un evento dell'ordine. Una comunicazione che ogni cliente con un contratto deve ricevere, come le nuove condizioni di vendita, la mandi quindi dal canale con cui il negozio informa sugli ordini. Se scrivi a una decina di partner, la tua casella di posta è più semplice.
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Domande frequenti
Cos'è una lettera commerciale?
È qualsiasi comunicazione scritta di un'azienda a un destinatario preciso, su carta o via email: comunicazione, offerta, conferma, lettera accompagnatoria. Per le società valgono i dati obbligatori dell'art. 2250 c.c.
Come è strutturata una lettera commerciale?
Intestazione, luogo e data, destinatario, riferimenti, oggetto, formula di apertura, testo, saluti e firma, eventuali allegati e, in fondo, i dati obbligatori dell'azienda.
Come si saluta in una lettera commerciale?
In apertura «Gentile Cliente,» o «Spettabile Ditta,»; in chiusura «Cordiali saluti» oppure, più formale, «Distinti saluti», seguiti da nome, cognome e ruolo di chi firma.
Come finire una lettera commerciale?
Con cosa deve fare il destinatario e chi contattare per domande, poi la formula di saluto, la firma e l'elenco degli allegati, se ci sono.
Quali dati devono comparire nella corrispondenza di una società?
Sede, ufficio del registro delle imprese e numero d'iscrizione; per S.p.A. e S.r.l. il capitale effettivamente versato, se lo indichi, e l'eventuale socio unico; lo stato di liquidazione, se c'è (art. 2250 c.c.).
Serve il consenso per inviare una comunicazione via email?
No, se è un'informazione legata al contratto e senza pubblicità. Se aggiungi un'offerta o uno sconto, l'email diventa comunicazione commerciale e serve il consenso, salvo l'eccezione per i clienti dell'art. 130, comma 4, Codice privacy.
Fonti
- Dati da indicare negli atti e nella corrispondenza delle società, anche sul sito — art. 2250 codice civile.
- Efficacia delle condizioni generali di contratto — art. 1341 codice civile.
- Conservazione per dieci anni di lettere ricevute e copie di quelle spedite — art. 2220 codice civile.
- Comunicazioni commerciali via email e SMS, eccezione per i clienti — art. 130 D.Lgs. 196/2003 (Codice privacy).
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), art. 6, par. 1, lett. b — eur-lex.europa.eu.
Verificato il 01.11.2026.
