Pismo informacyjne to pismo, w którym firma przekazuje adresatowi fakt, zdarzenie albo decyzję: nowy numer rachunku, zmianę cen, nowy regulamin sklepu, nowe godziny pracy. W odróżnieniu od wniosku o nic nie prosi, a w odróżnieniu od pisma gwarancyjnego niczego nie obiecuje. Zawiera nadawcę, miejscowość i datę, adresata, linię „Dotyczy”, treść z datą zmiany i tym, co ma zrobić adresat, podpis i osobę do kontaktu.
Najczęściej zawodzi nie układ, tylko treść: pismo ogłasza zmianę, ale nie mówi, od kiedy obowiązuje i co adresat ma zrobić. Wtedy zamiast spokoju przychodzą pytania, a przelewy wciąż idą na stary rachunek. Niżej: czym pismo informacyjne różni się od innych pism, jak je ułożyć, jak napisać treść, dwa wzory — o zmianie regulaminu sklepu i o zmianie numeru rachunku — oraz co mówią o takich pismach polskie przepisy.
Kiedy szuka się wzoru pisma informacyjnego
Zwykle w firmie coś się zmieniło i trzeba o tym oficjalnie powiadomić wiele osób naraz: klientów sklepu o nowym regulaminie, kontrahentów o nowym rachunku, odbiorców hurtowych o nowym cenniku. Szuka się „pismo informacyjne wzór”, „pismo do klienta wzór”, a potem pyta: „jak powinno wyglądać oficjalne pismo”, „jak zakończyć oficjalne pismo”.
Wzór łatwo znaleźć, trudniej zdecydować, co w nim napisać. Dlatego zacznij od pytania, a nie od nagłówka: co adresat ma zrobić inaczej po Twoim piśmie i od którego dnia.
Czym pismo informacyjne różni się od innych pism
Pismo informacyjne przekazuje informację i nie wymaga odpowiedzi. Najczęściej to Ty piszesz pierwszy — w przeciwieństwie do odpowiedzi na pismo, która nawiązuje do otrzymanego pisma.
| Pismo | Do czego służy | Przykład linii „Dotyczy” |
|---|---|---|
| Informacyjne | Przekazuje fakt, zdarzenie albo decyzję | Zmiana numeru rachunku bankowego |
| Przewodnie | Wyjaśnia, co jest w załączeniu i po co | Przesłanie potwierdzenia sald |
| Gwarancyjne | Zawiera pisemne zobowiązanie: zapłaty, dostawy, wykonania | Zapłata za dostawę z 12 maja |
| Odpowiedź | Odpowiada na otrzymane pismo, przywołując jego datę i znak | Odpowiedź na pismo z dnia … |
| Oferta handlowa | Zachęca do zakupu | Oferta na sezon zimowy |
Jeśli jedno pismo naraz informuje, prosi i reklamuje, rozdziel je. Adresat załatwia każdą sprawę osobno, a pismo o trzech sprawach trafia do trzech różnych osób. Przy e-mailu do klientów jest też powód prawny — o nim w rozdziale o RODO i zgodach.
Jak powinno wyglądać pismo informacyjne
W polskim zwyczaju: nadawca w lewym górnym rogu, miejscowość i data w prawym, pod nimi adresat po prawej, linia „Dotyczy:”, zwrot grzecznościowy, treść, formuła końcowa, podpis i osoba do kontaktu. Spółka z o.o. musi dodatkowo podać w pismach firmę, siedzibę i adres, sąd rejestrowy i numer KRS, NIP oraz wysokość kapitału zakładowego (art. 206 § 1 Kodeksu spółek handlowych) — także w e-mailach.
| Element | Co wpisać |
|---|---|
| Nadawca | Nazwa firmy, adres, NIP, telefon, e-mail; dla spółki z o.o. także sąd rejestrowy, KRS i kapitał zakładowy |
| Miejscowość i data | „Kraków, 3 listopada 2026 r.” i znak pisma, żeby adresat mógł się na nie powołać |
| Adresat | Firma, dział, osoba albo klient indywidualny; przy e-mailu do wielu klientów — „Szanowni Klienci” |
| Dotyczy | Krótko, o czym jest pismo: „Zmiana regulaminu sklepu” |
| Treść | Powód, zmiana i data, co zrobić — niżej |
| Zakończenie i podpis | „Z poważaniem”, imię, nazwisko, stanowisko; podpis własnoręczny albo elektroniczny, jeśli pismo ma wagę umowną |
| Kontakt | Imię, telefon i e-mail osoby, która odpowie na pytania |
Zwrot „Szanowni Państwo” i zakończenie „Z poważaniem” pasują do każdego pisma firmowego. „Witam” i „Pozdrawiam” zostaw na korespondencję z osobą, którą znasz.
Jak napisać treść pisma informacyjnego
Ułóż treść w trzy części: powód — zmiana i jej data — co ma zrobić adresat. Każda część to jedno lub dwa zdania; jeśli treść nie mieści się na stronie, pismo najpewniej dotyczy kilku spraw.
- Powód. Dlaczego piszesz: „Zmieniamy bank prowadzący nasz rachunek firmowy”, „Wprowadzamy nową formę dostawy”. Pomiń „Uprzejmie informujemy, że…” bez dalszej treści — nic nie mówi.
- Zmiana i data. Co się zmienia i od którego dnia. Datę pisz w pełnym brzmieniu, nowe dane — w całości, tak żeby dało się je skopiować.
- Co ma zrobić adresat. Zaktualizować dane w systemie, płacić na nowy rachunek, zapoznać się z regulaminem. Jeśli nic nie musi robić, napisz to wprost: „Nie musisz niczego zmieniać”.
Niewyjaśnione skróty, urzędowe zwroty i prośba „o uwzględnienie powyższego” bez wskazania, co dokładnie uwzględnić, sprawiają, że adresat odpisuje z pytaniem — i pismo nie spełniło zadania.
Wzór: pismo o zmianie regulaminu sklepu
Zmianę regulaminu sklepu internetowego wysyłasz e-mailem klientom, z którymi masz trwającą umowę — np. prowadzisz ich konto. Nawiasy kwadratowe pokazują, co wpisać.
Dotyczy: zmiana regulaminu sklepu [nazwa sklepu]
Szanowni Klienci,
od [data] zmieniamy regulamin sklepu: [jedna–trzy najważniejsze zmiany, np. dodajemy odbiór w automacie paczkowym, zmieniamy adres do zwrotów]. Pełny tekst nowego regulaminu, z zaznaczonymi zmianami, znajdziesz pod adresem [link] i w załączniku do tej wiadomości.
Zamówienia złożone przed [data] realizujemy na dotychczasowych zasadach. Jeśli nie akceptujesz zmian, możesz usunąć konto w sklepie [jak i do kiedy]. Nie musisz nic robić, jeśli zgadzasz się na nowe zasady.
Pytania: [imię], [e-mail], [telefon].
Z poważaniem
[imię i nazwisko], [stanowisko]
[firma, adres, NIP; dla spółki z o.o. — KRS, sąd rejestrowy, kapitał zakładowy]
Drugi akapit odpowiada na dwa pytania, które inaczej przyszłyby mailem: co z zamówieniem w drodze i co, jeśli się nie zgadzam. Skąd te zdania — z przepisów:
- Regulamin to wzorzec umowy: wiąże klienta, jeśli został mu doręczony przed zawarciem umowy, a w postaci elektronicznej — udostępniony tak, by mógł go zapisać i odtworzyć (art. 384 § 1 i § 4 Kodeksu cywilnego). Stąd link i załącznik, a zamówienie złożone wcześniej idzie według starego regulaminu.
- Nowy regulamin w trakcie umowy o charakterze ciągłym wiąże klienta, jeśli został mu doręczony, a klient nie wypowiedział umowy w najbliższym terminie wypowiedzenia (art. 384¹ Kodeksu cywilnego). Stąd zdanie o usunięciu konta.
- Usługodawca udostępnia regulamin nieodpłatnie, a klient nie jest związany postanowieniami, których mu tak nie udostępniono (art. 8 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).
Wzór: pismo o zmianie numeru rachunku
To pismo idzie do kontrahentów, którzy płacą Ci przelewem — np. odbiorców hurtowych.
[Miejscowość], [data]
Znak: [numer pisma][Nazwa firmy adresata]
[Adres]Dotyczy: zmiana numeru rachunku bankowego
Szanowni Państwo,
zmieniliśmy bank prowadzący nasz rachunek firmowy. Od [data] prosimy o wpłaty z tytułu umowy nr [numer] z dnia [data] na rachunek:
[numer rachunku, 26 cyfr]
[nazwa banku]Nowy rachunek jest zgłoszony do wykazu podatników VAT (białej listy). Dotychczasowy rachunek [numer] pozostaje otwarty do [data]. Zmiana umowy nie jest potrzebna. Numer potwierdzisz telefonicznie pod numerem z naszej umowy lub strony internetowej — nie pod numerem podanym w e-mailu.
Z poważaniem
[imię i nazwisko], [stanowisko]Kontakt: [imię], [telefon], [e-mail]
Zdanie o białej liście nie jest ozdobnikiem. Jeśli kontrahent zapłaci ponad 15 000 zł za jedną transakcję z innym przedsiębiorcą (art. 19 Prawa przedsiębiorców) na rachunek czynnego podatnika VAT, którego w dniu zlecenia przelewu nie ma w wykazie, nie zaliczy tej płatności do kosztów (art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT). Dlatego zgłoś nowy rachunek do wykazu, zanim wyślesz pismo. Odbiorca takiego pisma powinien zaś sprawdzić numer w wyszukiwarce wykazu podatników VAT i potwierdzić zmianę telefonicznie: fałszywe „pisma o zmianie rachunku” to stary sposób na wyłudzenie przelewu.
Inne powody pisma informacyjnego
- Zmiana cennika dla odbiorców hurtowych. „Zmiana cen od [data]” — z nowym cennikiem w załączniku i datą, do której obowiązują stare ceny.
- Nowy adres magazynu albo godziny przyjęć. Adres, godziny, osoba na miejscu, od kiedy.
- Zmiana nazwy firmy albo zarządu. Co się zmieniło, od kiedy, jaki dokument to potwierdza.
- Komunikat dla klientów sklepu. Nowe godziny obsługi, zmiana warunków dostawy albo zwrotów. Zasady treści są te same: powód, zmiana, co zrobić. Więcej o rozmowie z klientem — w artykule o standardach obsługi klienta.
Pismo informacyjne e-mailem: RODO i zgoda na marketing
Pismo o zmianie regulaminu, rachunku czy warunków dostawy możesz wysłać e-mailem do każdego klienta, z którym łączy Cię umowa: dane przetwarzasz wtedy, bo to niezbędne do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Zgoda na marketing nie jest do tego potrzebna.
Sytuacja zmienia się, gdy do pisma dopiszesz reklamę: „z okazji nowego regulaminu −10 % na wszystko”. Taki e-mail staje się informacją handlową, a jej wysłanie e-mailem albo SMS-em wymaga uprzedniej zgody odbiorcy (art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej). Jeśli przy tym ogłaszasz obniżkę ceny, obok obniżonej ceny podajesz najniższą cenę z 30 dni przed obniżką (art. 4 ust. 2 i 5 ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług).
Wniosek: pismo informacyjne bez reklamy. Ofertę wyślij osobno, tylko do osób ze zgodą — jak zbierać takie zgody, pokazujemy w artykule jak zbudować bazę klientów.
Lista kontrolna przed wysłaniem
- Pismo dotyczy jednej sprawy, a linia „Dotyczy” ją nazywa.
- Jest data wejścia zmiany w życie, nie tylko data pisma.
- Adresat wie, co ma zrobić — albo że nic nie musi.
- W piśmie nie ma reklamy ani rabatu.
- Nowe dane (numer rachunku, adres, telefon) są skopiowane ze źródła, nie przepisane ręcznie; nowy rachunek jest na białej liście.
- Przy zmianie regulaminu: link do nowej wersji, załącznik i informacja, co ze złożonymi zamówieniami.
- Jest data, znak pisma, podpis i osoba do kontaktu z telefonem; spółka z o.o. — dane z art. 206 KSH.
Gdy pismo musi trafić do setek klientów
Gdy zmiana dotyczy wszystkich kupujących albo odbiorców hurtowych — nowe godziny, warunki dostawy, cennik — pismo na papierze firmowym do każdego nie jest potrzebne: to e-mail do bazy klientów. Treść układasz tak samo, ale trudność przenosi się gdzie indziej: do kogo wysłać, kto się na to zgodził i kto już przeczytał.
W Elbuz taki e-mail albo SMS wysyłasz z własnej bazy, bez zewnętrznego programu: wybierasz odbiorców filtrem w „Kontaktach” — według zakupów, miasta albo grupy — z gotowego szablonu wiadomości, a raport pokazuje, do kogo poszło i kto otworzył. Jak to działa — na stronie e-mail i SMS marketing. Uczciwa uwaga: wysyłka do bazy trafia tylko do kontaktów ze zgodą na newsletter. Klientowi bez tej zgody Elbuz wyśle wiadomość z szablonu pojedynczo — z karty zamówienia albo regułą automatyczną przy zdarzeniu w zamówieniu. Pismo, które musi dostać naraz każdy klient z umową, np. o zmianie regulaminu, wyślij więc kanałem, którym sklep powiadamia o zamówieniach. Komu nie jest potrzebne: jeśli piszesz do kilkunastu kontrahentów, prościej wysłać pismo z własnej skrzynki.
Wiadomość do całej bazy klientówE-mail i SMS z filtrem i raportem, 14 dni za darmo
Najczęstsze pytania
Co to jest pismo informacyjne?
Pismo, w którym firma przekazuje adresatowi fakt, zdarzenie albo decyzję, np. nowy numer rachunku albo zmianę regulaminu. O nic nie prosi i niczego nie obiecuje, zwykle nie wymaga odpowiedzi.
Jak napisać pismo informacyjne?
Podaj nadawcę, miejscowość i datę, adresata i linię „Dotyczy”. Treść ułóż w trzy części — powód, zmiana i data, co ma zrobić adresat — a na końcu dodaj podpis i osobę do kontaktu.
Jak powinno wyglądać oficjalne pismo?
Nadawca w lewym górnym rogu, miejscowość i data w prawym, pod nimi adresat, potem „Dotyczy:”, zwrot „Szanowni Państwo”, treść, „Z poważaniem” i podpis. Spółka z o.o. dodaje dane z art. 206 Kodeksu spółek handlowych.
Jak zakończyć oficjalne pismo?
Formułą „Z poważaniem” albo „Z wyrazami szacunku”, a pod nią imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem. Przy piśmie informacyjnym dodaj osobę do kontaktu z telefonem.
Czy o zmianie regulaminu sklepu trzeba informować klientów?
Tak, jeśli zmiana ma wiązać klientów, z którymi masz trwającą umowę, np. prowadzisz ich konto: nowy regulamin trzeba im doręczyć, a mogą wypowiedzieć umowę. Zamówienia złożone wcześniej idą według starego regulaminu.
Czy na wysłanie pisma informacyjnego e-mailem potrzebna jest zgoda?
Nie, jeśli to informacja związana z umową, bez reklamy. Gdy dodasz ofertę albo rabat, e-mail staje się informacją handlową i wymaga uprzedniej zgody odbiorcy.
Źródła
- Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795: art. 384 § 1 i § 4, art. 384¹ — eli.gov.pl.
- Kodeks spółek handlowych, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 18: art. 206 § 1 — eli.gov.pl.
- Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1513: art. 8 — eli.gov.pl.
- Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221: art. 398 ust. 1 — eli.gov.pl.
- Ustawa o informowaniu o cenach towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 168: art. 4 ust. 2 i 5 — eli.gov.pl.
- Prawo przedsiębiorców, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1480: art. 19 — eli.gov.pl; ustawa o PIT, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592: art. 22p ust. 1 pkt 2 — eli.gov.pl; ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 96b (wykaz podatników VAT) — eli.gov.pl.
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 6 ust. 1 lit. b — eur-lex.europa.eu.
Sprawdzono 01.11.2026.
Maxim
Świetny artykuł, Władysławie! Zawsze interesuje mnie, jak sprawić, by pisanie było nie tylko pouczające, ale także zabawne. Jak myślisz, jakie czynniki przykuwają uwagę czytelnika w pierwszej kolejności?