Інформаційний лист — це службовий лист, який повідомляє адресата про певні факти, події чи рішення: нові банківські реквізити, зміну цін чи графіка роботи, переїзд складу. Від листа-запиту він відрізняється тим, що нічого не просить, а від гарантійного — що нічого не обіцяє. Оформлюють його за ДСТУ 4163:2020: назва й код організації, дата, номер, адресат, заголовок «Про…» або «Щодо…», текст, підпис і відомості про виконавця.
Помиляються тут не в бланку, а в тексті: лист розповідає про зміну, але не каже, з якої дати вона діє і що адресату зробити. Тоді у відповідь приходять уточнення, а оплата за старими реквізитами — все одно. Нижче — чим інформаційний лист відрізняється від інших, які реквізити обов'язкові, як побудувати текст із трьох частин, зразок і чек-лист перед відправкою.
Коли шукають, як написати інформаційний лист
Зазвичай у компанії щось змінилося, і про це треба офіційно повідомити багатьох одразу: контрагентів — про новий рахунок, постачальників — про нову адресу складу, клієнтів — про зміну умов. Людина шукає «інформаційний лист зразок», «як написати інформаційний лист» і «що таке інформаційний лист».
Зразок знайти легко, а от вирішити, що саме в нього вписати, — складніше. Тому почніть не з бланка, а з питання: що адресат має зробити інакше після вашого листа і з якого дня.
Чим інформаційний лист відрізняється від інших службових листів
За змістом службові листи ділять на інформаційні, супровідні й гарантійні, а за призначенням — на ініціативні й листи-відповіді. Інформаційний лист майже завжди ініціативний: ви починаєте листування самі.
| Лист | Для чого | Приклад заголовка |
|---|---|---|
| Інформаційний | Повідомляє про факт, подію чи рішення | Про зміну банківських реквізитів |
| Супровідний | Пояснює, що і навіщо надіслано в додатках | Про надсилання актів звірки |
| Гарантійний | Містить письмове зобов'язання: оплатити, поставити, виконати | Щодо оплати поставки |
| Лист-відповідь | Відповідає на отриманий ініціативний лист, з посиланням на його номер і дату | Щодо надання копій документів |
Якщо в одному листі ви і повідомляєте, і просите, і обіцяєте, розділіть його. Розробниця ДСТУ 4163:2020 радить уникати листів на кілька питань: на кожне питання адресат відповідає окремо, і один лист розходиться по різних виконавцях.
Які реквізити обов'язкові в інформаційному листі
Обов'язкові для будь-якого службового листа за ДСТУ 4163:2020: найменування організації, довідкові дані про неї, код, дата, реєстраційний індекс, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис і відомості про виконавця. Решта реквізитів — за потреби.
| Реквізит | Що писати |
|---|---|
| Найменування організації | Повна назва, як в установчих документах; зазвичай уже є на бланку |
| Довідкові дані | Адреса, телефон, електронна пошта |
| Код | Код ЄДРПОУ організації |
| Дата і реєстраційний індекс | Ставлять у день підписання; номер — з журналу вихідних листів |
| Адресат | Організація, підрозділ, посадова особа або громадянин |
| Заголовок до тексту | Коротко, починається з «Про» або «Щодо» |
| Текст | Привід, суть, що зробити адресату — нижче |
| Підпис | Посада, особистий підпис, ім'я та прізвище великими літерами; в електронному листі — кваліфікований або удосконалений електронний підпис |
| Відомості про виконавця | Прізвище, ім'я і телефон того, хто готував лист, — у нижньому лівому куті останнього аркуша |
Посилання на номер і дату вхідного листа ставлять лише в листі-відповіді, тож в ініціативному інформаційному листі його немає. Поля бланка за стандартом: ліве 30 мм, праве 10 мм, верхнє й нижнє — по 20 мм. Відбиток печатки до обов'язкових реквізитів листа не належить.
Як написати текст інформаційного листа
Текст будуйте з трьох частин: привід — суть — що зробити адресату. Кожна частина — один-два речення; якщо текст не вміщується на аркуш, найімовірніше, у ньому кілька питань.
- Привід. Чому ви пишете: «У зв'язку з відкриттям нового поточного рахунку…», «Відповідно до договору поставки № … від …». Без «Доводимо до Вашого відома, що…» — це порожні слова.
- Суть. Що змінилося і з якої дати. Дату пишіть цифрами, нові дані — повністю, щоб їх можна було скопіювати.
- Що зробити адресату. Оновити реквізити в договорі, перевести оплату на новий рахунок, привозити товар на нову адресу. Якщо нічого робити не треба — так і напишіть: «Змін у договорі не потрібно».
Скорочення без розшифрування, канцелярські звороти й прохання «врахувати в роботі» без пояснення, що саме врахувати, змушують адресата перепитувати — і лист не виконує свою роботу.
Зразок інформаційного листа про зміну банківських реквізитів
Нижче — текст для бланка організації. У квадратних дужках — що підставити. Реквізити бланка (найменування, адреса, код ЄДРПОУ) у прикладі не повторюємо: вони вже надруковані на бланку.
[Дата] № [вихідний номер]
[Посада керівника]
[Найменування організації-адресата]
[Ім'я та ПРІЗВИЩЕ]Про зміну банківських реквізитів
У зв'язку з відкриттям нового поточного рахунку повідомляємо, що з [дата] оплату за договором № [номер] від [дата] просимо здійснювати за такими реквізитами:
Отримувач: [повне найменування]
Код ЄДРПОУ: [код]
IBAN: [номер рахунку]
Банк: [назва банку]Рахунок [старий IBAN] діє до [дата]. Укладати додаткову угоду до договору не потрібно.
[Посада] [Особистий підпис] [Ім'я ПРІЗВИЩЕ]
[Прізвище Ім'я виконавця] [телефон]
Зверніть увагу на третій абзац: він відповідає на два питання, які інакше прийдуть телефоном, — що буде зі старим рахунком і чи треба переукладати договір. Чи потрібна додаткова угода, залежить від вашого договору: якщо реквізити змінюються лише за угодою сторін, так і напишіть і додайте проєкт угоди — тоді це вже супровідний лист з додатком.
Інші приводи для інформаційного листа
- Зміна цін постачальника. «Про зміну цін з [дата]» — з посиланням на новий прайс у додатку і строком, до якого діють старі ціни. Як вибудувати стосунки з постачальниками загалом — у статті як працювати з постачальниками.
- Нова адреса складу чи графік прийому товару. Адреса, години, контакт на місці, з якої дати.
- Зміна керівника чи найменування. Що змінилося, з якої дати, які документи це підтверджують.
- Повідомлення клієнтам. Новий графік роботи, зміна умов доставки чи повернення. Тут лист зазвичай іде не на бланку, а електронною поштою — правила тексту ті самі: привід, суть, що зробити.
Чек-лист перед відправкою
- Лист про одне питання, заголовок починається з «Про» або «Щодо».
- Є дата, з якої діє зміна, а не лише дата листа.
- Адресат розуміє, що йому зробити, або прямо написано, що нічого.
- Нові дані (IBAN, адреса, телефон) звірено з першоджерелом і скопійовано, а не набрано вручну.
- Є номер і дата листа, підпис і відомості про виконавця з телефоном.
- Для електронного листа — накладено кваліфікований або удосконалений електронний підпис, якщо лист має юридичне значення.
Коли інформаційний лист треба надіслати сотням клієнтів
Коли зміна стосується всіх ваших покупців — новий графік, умови доставки, повернення, — офіційний лист на бланку кожному не потрібен: це інформаційна розсилка електронною поштою. Текст будується так само, а складність переходить в інше місце: кому відправити, хто дав згоду на листи і хто вже прочитав.
В Elbuz такий лист розсилається по базі клієнтів без стороннього сервісу: одержувачів відбирають фільтром у «Контактах» за покупками, містом чи групою, лист іде лише тим, хто дав згоду, а звіт показує, кому надіслано і хто переглянув. Як запустити — у керівництві email-розсилка по базі клієнтів. Кому не підійде: якщо адресатів десяток контрагентів, простіше надіслати лист кожному з поштової скриньки.
Розсилки ElbuzEmail, SMS і Telegram по вашій базі клієнтів, 14 днів безкоштовно
Часті запитання
Що таке інформаційний лист?
Це службовий лист, який повідомляє адресата про факти, події чи рішення, наприклад про нові реквізити або зміну цін. Він нічого не просить і нічого не гарантує.
Як написати інформаційний лист?
На бланку організації вкажіть дату, номер, адресата і заголовок «Про…». Текст — з трьох частин: привід, суть з датою набрання змін і що зробити адресату; далі підпис і відомості про виконавця.
Які реквізити обов'язкові в інформаційному листі?
Найменування організації, довідкові дані, код, дата, реєстраційний індекс, адресат, заголовок, текст, підпис і відомості про виконавця — за ДСТУ 4163:2020.
Чи потрібна печатка на інформаційному листі?
Ні, відбиток печатки не входить до обов'язкових реквізитів службового листа. Його ставлять, лише якщо цього вимагають ваші внутрішні правила чи адресат.
Чим інформаційний лист відрізняється від листа-відповіді?
Інформаційний лист ви надсилаєте з власної ініціативи. Лист-відповідь пишуть на отриманий лист і обов'язково посилаються на його номер і дату.
Чи можна надіслати інформаційний лист електронною поштою?
Так. Якщо лист має юридичне значення, його підписують кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом; для повідомлень клієнтам достатньо звичайного email.
Джерела
- О. Загорецька (розробниця ДСТУ 4163:2020), «Службові листи: класифікація, склад реквізитів, правила оформлення та зразки за ДСТУ 4163:2020», Дебет-Кредит, 21.07.2026 — news.dtkt.ua.
- ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 — zakon.rada.gov.ua.
Перевірено 31.10.2026.
Maxim
Класна стаття, Владиславе! Мені завжди цікаво, як зробити лист не лише інформативним, а й захоплюючим. Які чинники, на вашу думку, привертають увагу читача першому етапі?