Lettre d’information : newsletter ou courrier au client, règles et deux modèles

Une lettre d’information est un message par lequel une entreprise informe ses clients ou partenaires. Le terme recouvre deux choses : la newsletter, envoyée régulièrement par e-mail à une liste d’abonnés, et le courrier d’information, envoyé une fois pour annoncer un changement : nouvelles CGV, nouveau RIB, nouveaux horaires. Les deux suivent la même règle : un sujet, une date d’effet, ce que le destinataire doit faire. La newsletter commerciale exige en plus le consentement des particuliers (article L34-5 du CPCE).

Une lettre d’information échoue rarement à cause de sa mise en page, mais souvent à cause de son contenu : elle annonce un changement sans dire à partir de quand il s’applique ni ce que le lecteur doit faire. Résultat : des questions au lieu du calme, et des virements qui continuent d’arriver sur l’ancien compte. Vous trouverez ci-dessous les types de lettres, la structure d’un courrier professionnel, les mentions obligatoires, ce qui distingue une information d’une prospection, le texte en trois parties et deux modèles : changement de CGV et nouvelles coordonnées bancaires.

Quand on cherche un modèle de lettre d’information

Les types de lettres d’information

Les lettres se distinguent par leur but et leur rythme : la newsletter revient régulièrement, le courrier d’information annonce un fait une seule fois, la lettre d’accompagnement explique des pièces jointes. Cette page traite surtout du courrier d’information, celui où vous écrivez en premier, et de la frontière avec la newsletter.

Si une lettre informe, demande quelque chose et fait de la publicité en même temps, scindez-la. Le destinataire traite chaque sujet séparément, et une lettre à trois sujets finit chez trois personnes différentes. Pour les e-mails aux clients, il y a aussi une raison juridique, détaillée dans la section information ou prospection.

La structure d’un courrier professionnel

De haut en bas, selon l’usage français : l’expéditeur en haut à gauche, le destinataire à droite, en dessous le lieu et la date, puis l’objet, la formule d’appel, le corps du texte, la formule de politesse et la signature, et en pied de page les mentions légales. Le même ordre vaut pour un e-mail : l’objet devient la ligne d’objet, les mentions passent dans la signature.

« Madame, Monsieur » et « Veuillez agréer… nos salutations distinguées » conviennent à tout courrier professionnel. Dans un e-mail à un client que vous connaissez, « Bonjour » et « Cordialement » suffisent.

Mentions obligatoires sur un courrier professionnel

En France, toute personne immatriculée indique sur ses factures, notes de commande, tarifs, documents publicitaires et sur toutes les correspondances et récépissés liés à son activité (article R123-237 du Code de commerce) :

Pour une société, la forme juridique et le montant du capital social figurent aussi sur les documents commerciaux. L’oubli d’une mention de l’article R123-237 est puni de l’amende des contraventions de la 4^e classe. En Belgique, les mentions sont fixées par l’article 2:20 du Code des sociétés et des associations, notamment la forme légale et la mention du registre des personnes morales (RPM). Le plus simple : placer les mentions dans chaque pied de page et chaque signature d’e-mail.

Comment rédiger le texte d’une lettre d’information

Construisez le texte en trois parties : le motif, le changement avec sa date, ce que fait le destinataire. Une ou deux phrases chacune. Si le texte ne tient pas sur une page, la lettre traite probablement de plusieurs sujets.

1. Motif. Pourquoi vous écrivez : « Nous avons changé de banque », « Nous proposons un nouveau mode de livraison ». Supprimez « Nous avons l’honneur de vous informer que… » sans contenu : cela ne dit rien.
2. Changement et date. Ce qui change et à partir de quel jour. Écrivez la date en toutes lettres et les nouvelles coordonnées en entier, pour qu’on puisse les copier.
3. Ce que fait le destinataire. Mettre à jour ses données, payer sur le nouveau compte, lire les CGV. S’il n’a rien à faire, écrivez-le : « Vous n’avez rien à modifier. »

Les sigles non expliqués, le jargon administratif et la demande de « bien vouloir en prendre note » sans dire de quoi exactement font que le destinataire répond avec une question, et la lettre a manqué son but.

Modèle : informer les clients d’un changement de CGV

Le changement des CGV d’une boutique en ligne s’envoie par e-mail aux clients qui ont un compte. Entre crochets, ce que vous complétez.

Objet : modification de nos conditions générales de vente à compter du [date]

Madame, Monsieur,

À compter du [date], de nouvelles conditions générales de vente s’appliquent sur notre boutique [nom]. Principaux changements : [un à trois points, par exemple livraison en point relais, nouvelle adresse de retour]. La nouvelle version, avec les modifications signalées, est disponible à l’adresse [lien] et jointe à cet e-mail.

Les commandes passées avant le [date] restent soumises aux conditions précédentes. Les commandes passées à partir du [date] sont soumises à la nouvelle version, que nous vous présenterons aussi au moment de la commande. Votre compte client reste actif ; si vous ne souhaitez plus l’utiliser, vous pouvez le supprimer à tout moment depuis [chemin].

Pour toute question : [nom], [e-mail], [téléphone].

Cordialement,
[Prénom et nom], [fonction]
[Dénomination, adresse ; mentions légales]

Le deuxième paragraphe répond à deux questions qui arriveraient sinon par e-mail : qu’en est-il de ma commande en cours, et si je ne suis pas d’accord ? La règle derrière : des conditions générales n’ont effet à l’égard de l’autre partie que si elles ont été portées à sa connaissance et si elle les a acceptées (article 1119 du Code civil). Un e-mail seul ne modifie donc pas un contrat déjà conclu : les anciennes commandes suivent les anciennes CGV, les nouvelles commandes les nouvelles, parce que vous les présentez à la validation de la commande. Pour un contrat en cours, comme un abonnement, il faut l’accord du client ; l’information seule ne suffit pas.

Modèle : informer d’un changement de coordonnées bancaires

Ce courrier va aux partenaires qui vous paient par virement, par exemple les revendeurs.

[Dénomination de l’expéditeur]
[Adresse]

[Société destinataire]
[Adresse]

[Ville], le [date]
Nos réf. : [numéro]

Objet : nouvelles coordonnées bancaires à compter du [date]

Madame, Monsieur,

Nous avons changé de banque. À compter du [date], merci d’effectuer les paiements dus au titre du contrat n° [numéro] du [date] sur le compte suivant :

Titulaire : [dénomination, exactement comme au registre]
IBAN : [IBAN]
BIC : [BIC], [banque]

L’ancien compte [IBAN] reste ouvert jusqu’au [date]. Aucun avenant au contrat n’est nécessaire. Nous vous confirmerons volontiers ces coordonnées par téléphone, au numéro figurant dans notre contrat ou sur notre site, et non à un numéro indiqué dans un e-mail.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Prénom et nom], [fonction]
Contact : [nom], [téléphone], [e-mail]

La phrase sur la confirmation par téléphone n’est pas décorative. Les faux avis de « changement de RIB » sont un moyen connu de détourner un virement. Celui qui reçoit un tel courrier devrait toujours faire confirmer le nouvel IBAN à un numéro connu. En tant qu’expéditeur, vous lui facilitez la tâche : titulaire exactement comme au registre, numéro de contact tiré du contrat, aucune urgence dans le texte.

Autres occasions d’envoyer un courrier d’information

• Nouvelle liste de prix pour les revendeurs. « Nouveaux tarifs à compter du [date] », avec la liste en pièce jointe et la date jusqu’à laquelle les anciens prix s’appliquent.
• Nouvelle adresse d’entrepôt ou nouveaux horaires de réception. Adresse, horaires, contact sur place, à partir de quand.
• Nouvelle dénomination ou nouveau dirigeant. Ce qui a changé, à partir de quand, et l’inscription au registre qui le confirme.
• Avis aux clients de la boutique. Nouveaux horaires du service client, conditions de livraison ou de retour modifiées. La structure est la même : motif, changement, que faire. Pour répondre ensuite aux questions des clients dans l’ordre, voir la page logiciel SAV e-commerce.

Information ou prospection : consentement et RGPD

Un courrier sur de nouvelles CGV, un nouvel IBAN ou des conditions de livraison modifiées peut être envoyé par e-mail à tout client avec qui vous avez un contrat : vous traitez alors ses données parce que c’est nécessaire à l’exécution du contrat (article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD). Pas besoin de consentement à la prospection.

Cela change dès que vous ajoutez de la publicité : « Pour nos nouvelles CGV, −10 % sur tout ». La prospection par e-mail auprès d’un particulier exige son consentement préalable (article L34-5 du CPCE). Exception pour les clients : vous pouvez utiliser l’adresse obtenue lors d’une vente pour des produits ou services analogues que vous fournissez, si le client a été mis en mesure de s’y opposer simplement et gratuitement lors de la collecte et dans chaque message. La CNIL le rappelle : une lettre d’information peut être de la prospection si elle vise à faire consommer davantage, et les messages relationnels (confirmation de commande, information sur le contrat) ne doivent pas contenir de promotion significative. Pour les professionnels, la CNIL admet l’envoi sans consentement préalable si le message est en lien avec leur activité et qu’ils peuvent s’y opposer simplement.

Conséquence : information sans publicité. L’offre part séparément, uniquement aux contacts qui ont consenti. Comment recueillir ces consentements, c’est le sujet de l’article développer son fichier clients.

Ce que contient une newsletter

Une newsletter est une lettre d’information régulière : même jour, même format, une liste d’abonnés qui ont choisi de la recevoir. Pour une boutique en ligne, elle tient en quatre blocs.

• Un sujet principal par envoi : une nouveauté, un conseil d’usage, un retour en stock. L’objet de l’e-mail le dit.
• Un ou deux blocs secondaires courts, chacun avec un lien.
• Une seule action attendue : lire, voir le produit, répondre.
• Le pied de page : identité de l’entreprise, mentions légales, lien de désinscription qui fonctionne en un clic.

Le rythme compte plus que la fréquence : un envoi mensuel tenu vaut mieux que trois envois puis plus rien. Et la newsletter ne remplace pas le courrier d’information : un changement de CGV qui concerne tous les clients sous contrat ne doit pas partir seulement aux abonnés.

Check-list avant l’envoi

• La lettre a un seul sujet, et l’objet le nomme.
• Il y a une date d’effet du changement, pas seulement la date de la lettre.
• Le destinataire sait ce qu’il doit faire, ou qu’il n’a rien à faire.
• Le courrier d’information ne contient ni publicité ni remise.
• Les nouvelles coordonnées (IBAN, adresse, téléphone) sont copiées de la source, pas retapées ; le titulaire du compte correspond à la dénomination.
• Pour de nouvelles CGV : lien vers la nouvelle version, pièce jointe et une phrase sur les commandes en cours.
• Date, références, signature, contact avec téléphone et mentions légales sont présents, y compris dans la signature de l’e-mail.

Quand la lettre doit partir à des centaines de clients

Si le changement concerne tous les acheteurs ou tous les revendeurs (horaires du service client, conditions de livraison, liste de prix), il ne vous faut pas une lettre sur papier à en-tête pour chacun, mais un e-mail à votre fichier clients. Le texte se rédige de la même façon, mais le travail se déplace : à qui envoyer, qui a consenti, qui a déjà ouvert le message.

Dans Elbuz, vous envoyez cet e-mail ou ce SMS depuis votre propre fichier clients, sans outil séparé : vous choisissez les destinataires par filtre dans les « Contacts » selon les achats, la ville ou le groupe, vous prenez un modèle, et le rapport montre à qui le message est parti et qui l’a ouvert. La page campagnes e-mail et SMS pour e-commerce montre comment cela fonctionne. Une précision honnête : l’envoi à toute la base part uniquement aux contacts qui ont consenti à la newsletter. Aux clients sans ce consentement, Elbuz envoie un message à partir du modèle un par un, depuis la commande ou par une règle déclenchée par un événement de la commande. Un courrier que chaque client sous contrat doit recevoir, comme de nouvelles CGV, part donc par le canal qui informe déjà des commandes. À qui cela ne sert pas : si vous écrivez à une douzaine de partenaires, votre propre messagerie est plus simple.

Un message à tout le fichier clientsE-mail et SMS avec filtre et rapport, 14 jours gratuits

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’une lettre d’information ?

Un message par lequel une entreprise informe ses clients ou partenaires. Ce peut être une newsletter, envoyée régulièrement par e-mail à des abonnés, ou un courrier ponctuel qui annonce un changement : CGV, coordonnées bancaires, horaires, tarifs.

Quel est le contenu d’une newsletter ?

Un sujet principal par envoi, un ou deux blocs courts avec un lien, une seule action attendue et un pied de page avec l’identité de l’entreprise et un lien de désinscription.

Comment rédiger une lettre d’information ?

En trois parties : le motif, le changement avec sa date d’effet, ce que le destinataire doit faire. Un seul sujet par lettre, nommé dans l’objet.

Quelles mentions sont obligatoires sur un courrier professionnel ?

En France : le numéro SIREN, la mention « RCS » suivie de la ville du greffe, l’adresse du siège et, le cas échéant, « EI » ou « en liquidation » (article R123-237 du Code de commerce) ; pour une société, aussi la forme juridique et le capital social.

Faut-il un consentement pour envoyer une newsletter ?

Pour des particuliers, oui, si elle fait la promotion de produits : la prospection par e-mail exige un consentement préalable, sauf pour vos clients et des produits analogues, avec possibilité de s’opposer dans chaque message. Un courrier d’information sur le contrat, sans publicité, n’en demande pas.

Faut-il prévenir les clients d’un changement de CGV ?

Oui, si les nouvelles CGV doivent s’appliquer à eux. Les nouvelles commandes suivent la version présentée à la validation de la commande ; les commandes passées gardent les anciennes CGV, et un contrat en cours ne se modifie qu’avec l’accord du client.

Quelle formule de politesse utiliser ?

Dans un courrier : « Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. » Dans un e-mail à un client que vous connaissez, « Cordialement » suffit.

Sources

• Article R123-237 du Code de commerce – mentions sur les factures, documents publicitaires et correspondances, amende de 4^e classe – legifrance.gouv.fr ; documents commerciaux d’une société, forme juridique et capital social – entreprendre.service-public.gouv.fr.
• Article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques – prospection par e-mail, consentement préalable, exception pour les clients – legifrance.gouv.fr.
• CNIL, « Communications par voie électronique aux prospects et clients : quelles règles respecter ? » – lettre d’information et prospection, messages relationnels, prospection des professionnels – cnil.fr.
• Article 1119 du Code civil – opposabilité des conditions générales – legifrance.gouv.fr.
• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 6, paragraphe 1, point b – eur-lex.europa.eu.
• Belgique : mentions du Code des sociétés et des associations (article 2:20 CSA : RPM, forme légale) – einvoice.belgium.be.

Vérifié le 02.11.2026.