Eine Rechnung braucht nach § 14 Abs. 4 UStG zehn Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Ware, Liefer- oder Leistungsdatum, Entgelt nach Steuersätzen getrennt, Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Befreiung, in Sonderfällen den Hinweis zur Aufbewahrung und das Wort „Gutschrift“. Kleinunternehmer, Kleinbeträge bis 250 € und EU-Firmenkunden haben eigene Regeln.
Ein Fehler in den Pflichtangaben kostet nicht dich, sondern zuerst deinen Geschäftskunden: Ihm kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern, und er schickt die Rechnung zurück. Unten: eine Rechnung eines Onlineshops Zeile für Zeile, wann welche Variante gilt, die Pflicht zur E-Rechnung ab 2027 und was ein Rechnungsprogramm können muss. Eine fertige Vorlage zum Ausfüllen gibt es in der Rechnungsvorlage.
Wann Shops nach den Pflichtangaben suchen
Meist dann, wenn der erste Geschäftskunde bestellt und „eine ordentliche Rechnung“ verlangt, oder wenn eine Rechnung mit der Bitte um Korrektur zurückkommt. Gesucht wird „Pflichtangaben Rechnung“, „Rechnung schreiben Kleinunternehmer“ und „Welches Rechnungsprogramm?“.
Die wichtigere Frage: Welche Rechnung schreibst du gerade? Eine Rechnung über 30 € an einen Privatkunden, eine über 2.000 € an eine GmbH und eine an einen Händler in Wien haben unterschiedliche Pflichtangaben.
Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Acht Angaben gehören auf jede normale Rechnung, zwei nur in Sonderfällen. Die Tabelle zeigt, wie sie auf der Rechnung eines Onlineshops aussehen.
| Nr. | Pflichtangabe | Beispiel aus dem Shop |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Kunden | Muster Shop, Hauptstr. 1, 10115 Berlin · Beispiel GmbH, Ringstr. 5, 80331 München |
| 2 | Deine Steuernummer oder USt-IdNr. | USt-IdNr. DE123456789 |
| 3 | Ausstellungsdatum | 05.11.2026 |
| 4 | Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | RE-2026-0456 |
| 5 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware | 2 × Kaffeemühle KM-200, 1 × Buch „Kaffee“ |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Lieferdatum: 03.11.2026 |
| 7 | Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, vereinbarte Minderungen | netto 800,00 € zu 19 %, 40,00 € zu 7 %; 2 % Skonto bei Zahlung bis 12.11.2026 |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Befreiung | USt 19 %: 152,00 €; USt 7 %: 2,80 € |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden | nur bei Leistungen an Grundstücken an Privatkunden (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) |
| 10 | Wort „Gutschrift“ | nur wenn der Kunde die Rechnung ausstellt |
Liefer- und Rechnungsdatum gehören beide auf die Rechnung, auch wenn sie gleich sind; dann reicht ein Satz wie „Lieferdatum entspricht Rechnungsdatum“. Zahlungsziel und Bankverbindung sind keine Pflichtangaben nach § 14 UStG, aber ohne ein festes Zahlungsdatum beginnt der Verzug später. Wie das genau geht, steht im Beitrag Zahlungserinnerung und Mahnung. Steht die Bankverbindung auf der Rechnung, erspart ein GiroCode dem Kunden das Abtippen der IBAN.
Rechnung schreiben: ein Beispiel durchgerechnet
Für jeden Steuersatz rechnest du getrennt: Netto × Satz = Steuer. Netto plus Steuer aller Sätze ergibt den Rechnungsbetrag.
Rechnungsbetrag = Σ Netto je Satz + Σ (Netto je Satz × Steuersatz).
Fiktives Beispiel für die Rechnung: Shop, Kunde und Preise sind ausgedacht; die Steuersätze 19 % und 7 % sind die deutschen Sätze nach § 12 UStG. Ein Shop verkauft einer GmbH zwei Kaffeemühlen für zusammen 800 € netto und ein Buch für 40 € netto.
| Position | Netto, € | Satz | USt, € | Brutto, € |
|---|---|---|---|---|
| 2 × Kaffeemühle KM-200 | 800,00 | 19 % | 152,00 | 952,00 |
| 1 × Buch „Kaffee“ | 40,00 | 7 % | 2,80 | 42,80 |
| Summe | 840,00 | 154,80 | 994,80 |
Steuer je Satz rechnest du auf die Summe der Positionen dieses Satzes, nicht Zeile für Zeile gerundet, sonst weicht der Gesamtbetrag um Cent ab. Andere Beträge oder Bruttopreise rechnest du im MwSt-Rechner nach.
Welche Rechnung du gerade schreibst
Bevor du die Pflichtangaben abhakst, kläre, welche Variante gilt. Für einen Onlineshop sind es meist vier.
| Fall | Was anders ist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Gesamtbetrag bis 250 € | Kleinbetragsrechnung: dein Name und Anschrift, Datum, Menge und Art der Ware, Bruttobetrag und Steuersatz. Kundenname, Rechnungsnummer und Steuernummer entfallen | § 33 UStDV |
| Du bist Kleinunternehmer | keine Umsatzsteuer; Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Ware, Gesamtbetrag und Hinweis auf die Steuerbefreiung | § 19 UStG, § 34a UStDV |
| Firmenkunde in einem anderen EU-Land | steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung: deine und seine USt-IdNr., Hinweis auf die Steuerbefreiung, Rechnung bis zum 15. des Folgemonats | § 14a Abs. 3 UStG |
| Alle anderen Rechnungen | alle zehn Angaben aus der Tabelle oben | § 14 Abs. 4 UStG |
Privatkunden in Deutschland musst du keine Rechnung ausstellen; die Pflicht innerhalb von sechs Monaten gilt für Lieferungen an Unternehmen und juristische Personen (§ 14 Abs. 2 UStG). Schreibst du Privatkunden trotzdem eine, gelten dieselben Pflichtangaben. Privatkunden in anderen EU-Ländern bekommen über der 10.000-€-Schwelle den Steuersatz ihres Landes, das erklärt der Beitrag OSS-Verfahren.
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Auf der Rechnung steht dann keine Umsatzsteuer, aber ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV). Ein üblicher Satz:
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
- Keine Rechnungsnummer im Pflichtkatalog: § 34a UStDV verlangt sie nicht; für deine Buchhaltung ist eine fortlaufende Nummer trotzdem sinnvoll.
- Keine Steuer ausweisen: Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG).
- Keine E-Rechnungspflicht: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als PDF oder auf Papier verschicken (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem können.
E-Rechnung: was sich 2025 bis 2028 ändert
Zwischen Unternehmen in Deutschland wird die E-Rechnung zur Regel: eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das sich automatisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.
| Zeitraum | Ausstellen |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | Empfangen musst du E-Rechnungen können; ausstellen darfst du noch PDF oder Papier |
| 2026 | PDF oder Papier für alle zulässig, PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | PDF oder Papier nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € oder per EDI |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnung für alle Rechnungen an Unternehmen im Inland |
Für Rechnungen an Privatkunden bleibt das PDF erlaubt. Für Kleinunternehmer gilt die Ausnahme aus § 34a UStDV.
Was ein Rechnungsprogramm können muss
Ein Rechnungsprogramm ist keine Pflicht. Ab etwa zehn Rechnungen im Monat und spätestens mit der E-Rechnung spart es aber Fehler, die Word und Excel nicht verhindern. Prüfe vor der Wahl fünf Punkte:
- Fortlaufende Nummern ohne Lücken und Dubletten, auch wenn zwei Leute gleichzeitig Rechnungen schreiben.
- Pflichtangaben als Pflichtfelder: ohne Lieferdatum oder Steuernummer keine Rechnung.
- Mehrere Steuersätze und Varianten: 19 % und 7 % auf einer Rechnung, Kleinunternehmer-Hinweis, innergemeinschaftliche Lieferung mit Prüfung der USt-IdNr.
- XRechnung und ZUGFeRD ausstellen und empfangen, nicht nur ein PDF erzeugen.
- Aufbewahrung: Rechnungen sind Buchungsbelege und werden acht Jahre aufbewahrt (§ 147 Abs. 3 AO), E-Rechnungen im Originalformat.
Typische Fehler auf Rechnungen
- Lieferdatum fehlt, weil es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Es ist trotzdem Pflicht.
- Rechnungsnummer doppelt nach einer Stornierung. Storno bekommt eine eigene Nummer, die alte bleibt vergeben.
- Nur „Ware lt. Lieferschein“. Die Bezeichnung der Ware gehört auf die Rechnung, oder der Lieferschein wird eindeutig mit Nummer und Datum in Bezug genommen.
- Steuer zeilenweise gerundet und die Summe stimmt nicht mit dem Netto der Steuersätze überein.
- EU-Firmenkunde ohne seine USt-IdNr. Ohne beide Nummern gibt es keine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung.
Wenn Rechnungen aus Bestellungen entstehen
In einem Shop schreibst du Rechnungen nicht von Grund auf, sie entstehen aus Bestellungen. In Elbuz kommen Kunde, Positionen und Steuersätze aus dem Auftrag, die Nummer vergibt Elbuz fortlaufend je Belegart. Für Kunden in Deutschland erstellt Elbuz daraus eine XRechnung nach EN 16931 in UBL oder CII und schickt sie per E-Mail, auf Wunsch mit ZUGFeRD-PDF, beim Buchen automatisch oder per Klick auf „E-Rechnung senden“. Bist du Kleinunternehmer, setzt Elbuz den Hinweis nach § 19 UStG selbst; bei innergemeinschaftlicher Lieferung und Reverse Charge geht die Rechnung erst raus, wenn beide USt-IdNr. eingetragen sind.
Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen deiner Lieferanten ziehst du ins Fenster „E-Rechnungen (EU)“; Elbuz legt daraus eine Eingangsrechnung an und findet den Lieferanten über die USt-IdNr. und die Artikel über GTIN oder Artikelnummer. Wie Bestellungen und Belege zusammenlaufen, zeigt die Seite Auftragsverwaltung.
Wem das nicht hilft: Schreibst du drei Rechnungen im Monat, reicht die kostenlose Rechnungsvorlage. Und die Buchhaltung selbst, also Konten, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss, macht weiter dein Steuerberater oder dein Buchhaltungsprogramm.
Häufige Fragen
Welche 10 Bestandteile einer Rechnung sind Pflicht?
Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Menge und Art der Ware, Lieferdatum, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag, in Sonderfällen der Aufbewahrungshinweis und das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 UStG). Beispiele stehen in der Tabelle oben.
Welchen Satz schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?
Einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, üblich: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Umsatzsteuer weist du nicht aus.
Muss ich Privatkunden eine Rechnung schreiben?
Nein, die Pflicht gilt für Lieferungen an Unternehmen und juristische Personen. Schreibst du trotzdem eine, gelten dieselben Pflichtangaben.
Ist eine Rechnung ohne USt-IdNr. gültig?
Ja, wenn deine Steuernummer darauf steht; eine der beiden reicht. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gehören deine und die USt-IdNr. des Kunden darauf.
Ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer verpflichtend?
Nein. Kleinunternehmer dürfen Rechnungen auch künftig als PDF oder auf Papier schreiben. Ein Programm hilft bei fortlaufenden Nummern und beim Empfang von E-Rechnungen.
Was muss auf einer Rechnung nach § 13b UStG stehen?
Zusätzlich zu den Pflichtangaben der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und keine Umsatzsteuer (§ 14a Abs. 5 UStG).
Quellen
- Umsatzsteuergesetz: § 14 (E-Rechnung und sonstige Rechnung, Pflicht innerhalb von sechs Monaten, Pflichtangaben Abs. 4) – gesetze-im-internet.de; § 14a (innergemeinschaftliche Lieferung, Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) – gesetze-im-internet.de; § 14c (unberechtigter Steuerausweis) – gesetze-im-internet.de; § 12 (Steuersätze 19 % und 7 %) – gesetze-im-internet.de; § 19 (Kleinunternehmer, 25.000 € / 100.000 €) – gesetze-im-internet.de; § 27 Abs. 38 (Übergangsfristen E-Rechnung) – gesetze-im-internet.de.
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung: § 33 (Kleinbetragsrechnung bis 250 €) – gesetze-im-internet.de; § 34a (Rechnungen von Kleinunternehmern) – gesetze-im-internet.de.
- Abgabenordnung, § 147 Abs. 3 (acht Jahre für Buchungsbelege) – gesetze-im-internet.de.
Geprüft am 01.11.2026. Shop, Kunde und Beträge im Beispiel sind fiktiv. Keine Steuerberatung.
