Ein Lieferschein listet, was im Paket ist: Lieferschein- und Bestellnummer, Datum, Absender, Empfänger, Artikel mit Menge. Die Zahlungserinnerung ist die freundliche erste Nachricht nach dem Zahlungsziel, die Mahnung die ausdrückliche Aufforderung zu zahlen. Mit dem Verzug darfst du Verzugszinsen verlangen, von Unternehmen zusätzlich 40 € Pauschale (§§ 286, 288 BGB). Unten stehen alle Vorlagen als Text zum Kopieren. Wie ein förmliches Anschreiben nach DIN 5008 aufgebaut ist, zeigt der Artikel Geschäftsbrief.
Wer ohne Zahlungsziel auf der Rechnung mahnt, verschenkt Zeit: Mit einem festen Datum („zahlbar bis …“) ist der Kunde ab dem Folgetag in Verzug, ohne eine einzige Mahnung. Unten: was auf den Lieferschein gehört, ab wann Verzug gilt, drei Mahnstufen als Text, die Zinsrechnung mit Zahlen und was nach der letzten Mahnung kommt.
Wann Shops nach diesen Vorlagen suchen
Meist an zwei Stellen: wenn der erste Geschäftskunde einen Lieferschein für seine Warenannahme verlangt, und wenn eine Rechnung auf Rechnungskauf zwei Wochen nach dem Zahlungsziel noch offen ist. Gesucht wird „Lieferschein Vorlage“, „Zahlungserinnerung Vorlage freundlich“ und „1. Mahnung Muster“, meist als Word- oder PDF-Datei.
Die wichtigere Frage: Ab welchem Tag ist der Kunde in Verzug, und was darfst du dann verlangen? Davon hängt ab, ob die erste Nachricht eine höfliche Erinnerung ist oder schon Zinsen nennt.
Lieferschein: was draufgehört
Ein Lieferschein ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber der Empfänger prüft damit, ob alles angekommen ist, und du belegst die Lieferung. Er enthält keine Preise und keine Steuer, das ist Sache der Rechnung.
Vorlage: Lieferschein
Lieferschein Nr. [LS-2026-0123]
[Firma / Shop], [Straße Hausnummer], [PLZ Ort]
Empfänger: [Name / Firma], [Straße Hausnummer], [PLZ Ort]
Lieferdatum: [TT.MM.JJJJ] · Bestellnummer: [12345] · Bestelldatum: [TT.MM.JJJJ]
Pos. 1 · [Artikelnummer] · [Bezeichnung] · Menge: [2] Stück
Pos. 2 · [Artikelnummer] · [Bezeichnung] · Menge: [1] StückAnzahl Packstücke: [1]
Ware vollständig und unbeschädigt erhalten: ____________________ Datum, Unterschrift
- Teillieferung: Kommt nur ein Teil der Bestellung, schreibe in die Position „geliefert 2 von 5“ und schicke den Rest mit einem zweiten Lieferschein derselben Bestellnummer.
- Aufbewahren: Ein Lieferschein, der kein Buchungsbeleg ist, muss nur so lange aufbewahrt werden, bis die Rechnung verschickt ist (bei eigenen Lieferscheinen) oder eingegangen ist (bei Lieferscheinen von Lieferanten), § 147 Abs. 3 AO. Dient er als Buchungsbeleg, gelten acht Jahre.
Ab wann ist der Kunde in Verzug?
Der Kunde ist in Verzug, sobald er auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt (§ 286 Abs. 1 BGB). Ohne Mahnung tritt Verzug ein, wenn auf der Rechnung ein Kalenderdatum steht („zahlbar bis 15.11.2026“) und es verstreicht (Abs. 2 Nr. 1), oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (Abs. 3).
| Situation | Verzug ab | Mahnung nötig? |
|---|---|---|
| „Zahlbar bis 15.11.2026“ auf der Rechnung | 16.11.2026 | nein |
| „Zahlbar sofort“ oder kein Datum | Zugang der Mahnung oder 30 Tage nach Zugang der Rechnung | nur für den früheren Termin |
| Kunde ist Verbraucher, kein Datum | 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung darauf hinweist | sonst ja |
Für Privatkunden gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn du in der Rechnung besonders darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Ein Satz reicht:
Bitte zahlen Sie den Rechnungsbetrag bis [TT.MM.JJJJ]. Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, kommen Sie auch ohne Mahnung in Verzug.
Zahlungserinnerung und Mahnung: drei Stufen zum Kopieren
Eine Zahl von Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor; § 286 BGB kennt nur „die Mahnung“ nach Fälligkeit. In der Praxis haben sich drei Stufen bewährt: freundlich erinnern, mit neuer Frist mahnen, letzte Frist mit Ankündigung der nächsten Schritte.
Vorlage 1: Zahlungserinnerung (freundlich, per E-Mail)
Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. [RE-2026-0456]
Guten Tag [Frau / Herr Name],
vielen Dank für Ihre Bestellung [12345] vom [TT.MM.JJJJ]. Für die Rechnung Nr. [RE-2026-0456] über [119,00 €] haben wir bis zum Zahlungsziel am [TT.MM.JJJJ] noch keinen Zahlungseingang gefunden. Vielleicht ist sie im Alltag untergegangen.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [TT.MM.JJJJ] auf unser Konto [IBAN], Verwendungszweck [RE-2026-0456]. Haben Sie bereits gezahlt, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.
Freundliche Grüße
[Name], [Shop]
Vorlage 2: Mahnung
Betreff: Mahnung – Rechnung Nr. [RE-2026-0456]
Guten Tag [Frau / Herr Name],
auf unsere Zahlungserinnerung vom [TT.MM.JJJJ] ist bisher keine Zahlung eingegangen. Offen ist die Rechnung Nr. [RE-2026-0456] vom [TT.MM.JJJJ] über [119,00 €], fällig seit [TT.MM.JJJJ].
Wir fordern Sie auf, den Betrag bis spätestens [TT.MM.JJJJ, z. B. +7 Tage] auf unser Konto [IBAN] zu überweisen.
Freundliche Grüße
[Name], [Shop]
Vorlage 3: Letzte Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung – Rechnung Nr. [RE-2026-0456]
Guten Tag [Frau / Herr Name],
trotz Zahlungserinnerung vom [TT.MM.JJJJ] und Mahnung vom [TT.MM.JJJJ] ist die Rechnung Nr. [RE-2026-0456] weiterhin offen. Sie befinden sich seit dem [TT.MM.JJJJ] in Zahlungsverzug.
Offener Betrag: [119,00 €]
Verzugszinsen bis heute: [x,xx €]
[nur bei Geschäftskunden: Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB: 40,00 €]
Gesamt: [xxx,xx €]Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis zum [TT.MM.JJJJ]. Geht bis dahin keine Zahlung ein, beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid.
Freundliche Grüße
[Name], [Shop]
Kündige nur an, was du dann auch tust. Den Mahnbescheid beantragst du im gerichtlichen Mahnverfahren für eine bestimmte Geldsumme in Euro (§ 688 ZPO).
Verzugszinsen und 40-€-Pauschale berechnen
Während des Verzugs schuldet der Kunde Zinsen: Verbraucher 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, Unternehmen 9 Prozentpunkte darüber (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Von Unternehmen kannst du zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Der Basiszinssatz liegt seit 01.07.2026 bei 1,52 %.
Verzugszinsen = offener Betrag × (Basiszinssatz + 5 oder 9 Prozentpunkte) × Verzugstage ÷ 365.
Fiktives Beispiel für die Rechnung: Betrag und Verzugsdauer sind ausgedacht, der Basiszinssatz ist der aktuelle der Bundesbank. Eine Rechnung über 1.200 € ist seit 60 Tagen im Verzug.
| Kunde | Zinssatz | Zinsen, € | Pauschale, € | Zusätzlich, € |
|---|---|---|---|---|
| Verbraucher | 6,52 % | 12,86 | 0 | 12,86 |
| Unternehmen | 10,52 % | 20,75 | 40,00 | 60,75 |
Rechnung für das Unternehmen: 1.200 × 10,52 % × 60 ÷ 365 = 20,75 €. Die 40 € werden auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet, du bekommst sie also nicht doppelt. Bei kleinen Beträgen aus dem Shop an Privatkunden lohnt die Zinsrechnung oft weniger als ein schneller Anruf; bei Geschäftskunden ist die Pauschale schon ab der ersten Rechnung im Verzug fällig.
Typische Fehler beim Mahnen
- Kein Datum auf der Rechnung. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ ist kein Kalenderdatum; schreibe das Datum aus, dann beginnt der Verzug am Tag danach. Was sonst auf die Rechnung gehört, steht im Beitrag Rechnung schreiben: Pflichtangaben, eine Vorlage zum Ausfüllen in der Rechnungsvorlage.
- 30-Tage-Hinweis fehlt bei Privatkunden. Ohne ihn brauchst du für Verzug eine Mahnung.
- 40 € von Privatkunden verlangen. Die Pauschale gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist.
- Zahlungseingang nicht prüfen. Eine Mahnung an einen Kunden, der schon gezahlt hat, kostet den Kunden. Gleiche vor dem Versand mit dem Kontoauszug ab.
- Fristen ohne Datum. „Innerhalb einer Woche“ führt zu Streit, wann die Woche beginnt. Nenne ein Datum.
Wenn Lieferscheine und offene Rechnungen täglich dazukommen
Bei Dutzenden Bestellungen am Tag schreibt niemand Lieferscheine und Erinnerungen von Hand. In Elbuz entsteht der Lieferschein aus der Bestellung mit Artikeln und Mengen, du druckst ihn mit der Standard-Druckvorlage oder einer eigenen, und bei Teillieferungen zeigt die Bestellung auf Wunsch „N von M geliefert“. Steht im Beleg „Zahlbar bis“ und ist das Datum vorbei, markiert Elbuz ihn als „Zahlung überfällig“, und der Filter mit diesem Namen zeigt alle offenen Fälle in einer Liste.
Die Erinnerung muss nicht jemand von Hand schreiben: Ein Trigger auf das Ereignis „Beleg: Zahlung überfällig“ schickt dem Kunden eine E-Mail oder SMS nach deiner Vorlage oder legt einem Mitarbeiter eine Aufgabe an. Für einen Einzelfall bereitet die Schaltfläche „Zahlungserinnerung“ im Beleg mit KI einen Text vor, den du vor dem Senden liest. Wie Aufträge, Zahlungen und Status zusammenlaufen, zeigt die Seite Auftragsverwaltung; wie Abläufe automatisch starten, die Seite Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Wem das nicht hilft: Bei fünf Rechnungen im Monat reichen die Vorlagen oben und ein Kalendereintrag. Und Elbuz beantragt keinen Mahnbescheid; das gerichtliche Mahnverfahren läuft beim Mahngericht.
Häufige Fragen
Was muss auf einen Lieferschein?
Lieferschein- und Bestellnummer, Lieferdatum, Absender und Empfänger, Artikel mit Menge und Anzahl der Packstücke. Preise und Steuer gehören auf die Rechnung, nicht auf den Lieferschein.
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist er nicht. Viele Geschäftskunden verlangen ihn aber für die Warenannahme.
Wie lange muss man Lieferscheine aufbewahren?
Ist der Lieferschein kein Buchungsbeleg, endet die Aufbewahrung mit dem Versand oder Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO). Als Buchungsbeleg gelten acht Jahre.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Die Zahlungserinnerung ist die freundliche erste Nachricht, die Mahnung die ausdrückliche Aufforderung zu zahlen. Das Gesetz kennt nur die Mahnung nach Fälligkeit; wie du sie überschreibst, bestimmt es nicht.
Wie viele Mahnungen muss man schreiben?
Keine bestimmte Zahl. Steht ein Zahlungsdatum auf der Rechnung, ist der Kunde ab dem Folgetag auch ganz ohne Mahnung in Verzug.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Ab Verzug Verzugszinsen, von Unternehmen zusätzlich 40 € Pauschale (§ 288 BGB). Für die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, fallen noch keine Verzugskosten an.
Quellen
- Bürgerliches Gesetzbuch: § 286 (Verzug durch Mahnung, Kalenderdatum, 30 Tage nach Rechnung, Hinweis bei Verbrauchern) – gesetze-im-internet.de; § 288 (5 und 9 Prozentpunkte über Basiszinssatz, Pauschale 40 €, Anrechnung) – gesetze-im-internet.de.
- Deutsche Bundesbank, Basiszinssatz: 1,52 % ab 01.07.2026 – bundesbank.de.
- Abgabenordnung, § 147 Abs. 3 (acht Jahre für Buchungsbelege, Lieferscheine bis zum Versand oder Erhalt der Rechnung) – gesetze-im-internet.de.
- Zivilprozessordnung, § 688 (Mahnverfahren) – gesetze-im-internet.de.
Geprüft am 01.11.2026. Beträge und Verzugsdauer im Beispiel sind fiktiv. Keine Rechtsberatung.
