Die E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland meist XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Empfangen können muss sie seit dem 01.01.2025 jedes Unternehmen. Ausstellen musst du sie für Rechnungen an deutsche Firmenkunden ab dem 01.01.2027, wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab dem 01.01.2028. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung mehr.
Für einen Onlineshop ist das eine kleinere Baustelle, als die Schlagzeilen vermuten lassen: Rechnungen an Privatkunden sind gar nicht betroffen. Teuer wird es, wenn du die Pflicht auf alle Rechnungen beziehst und Geld in eine Lösung steckst, die du nicht brauchst, oder wenn du die wenigen Firmenrechnungen übersiehst, die betroffen sind. Unten sortierst du deine Rechnungen in drei Gruppen und rechnest an einem Beispiel nach, wie viele davon E-Rechnungen sein müssen.
Wann Händler nach der E-Rechnung fragen
Meist kommt die Frage von außen: Ein Lieferant schickt eine XML-Datei statt PDF, die Steuerberaterin erwähnt „E-Rechnungspflicht ab 2027“, oder ein Firmenkunde verlangt eine XRechnung. Gesucht wird dann „E-Rechnung Pflicht“, „Muss ich ab 2026 eine E-Rechnung ausstellen?“, „Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?“ und „Welches Programm braucht man für eine E-Rechnung?“.
Die Programmfrage kommt zu früh. Zuerst klärst du, welche deiner Rechnungen überhaupt E-Rechnungen sein müssen. Bei einem Shop mit überwiegend Privatkunden sind das wenige, und davon hängt ab, wie viel Aufwand sich lohnt.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
In zwei Stufen: Empfangen müssen alle seit 2025, ausstellen müssen größere Unternehmen ab 2027 und alle übrigen ab 2028. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.
| Ab | Was gilt | Wen es betrifft |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können | Alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen ausstellen; bei Umsatz bis 800.000 € noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF | Unternehmen mit Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen ausstellen | Alle übrigen Unternehmen; EDI mit Zustimmung des Empfängers ist bis Ende 2027 noch erlaubt |
Die 800.000 € sind der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr, also 2026 für das Jahr 2027. Wer darunter liegt, darf 2027 noch Papier schicken oder, wenn der Firmenkunde einverstanden ist, ein PDF.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, den die Buchhaltung des Empfängers ohne Abtippen lesen kann. Laut § 14 Abs. 1 UStG muss das Format der europäischen Norm entsprechen (EN 16931) oder so vereinbart sein, dass sich alle Pflichtangaben daraus vollständig in ein Norm-Format übertragen lassen.
| Format | Was es ist | Was der Empfänger sieht | E-Rechnung? |
|---|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei (Syntax UBL oder CII), Standard der KoSIT, aktuell Version 3.0 | Ohne Viewer nur Code | Ja |
| ZUGFeRD ab 2.0.1 | PDF/A-3 mit eingebetteter XML (CII), identisch mit dem französischen Factur-X | Ein normales PDF, die Daten stecken darin | Ja, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL |
| PDF, Scan, Papier | Bild einer Rechnung ohne strukturierte Daten | Lesbare Rechnung | Nein, seit 2025 eine „sonstige Rechnung“ |
Welches Format du wählst, ist rechtlich gleichwertig: Der Empfänger muss jedes Format nach EN 16931 annehmen. Praktisch ist ZUGFeRD für Kunden angenehmer, weil sie ein lesbares PDF bekommen. Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, gilt laut BMF der XML-Teil – das PDF ist also nur noch die Ansicht.
Betrifft die Pflicht meinen Onlineshop?
Nur bei Rechnungen an Unternehmen mit Sitz in Deutschland, und auch dort nicht immer. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG für Leistungen an einen anderen Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind. Keine E-Rechnung brauchst du:
- bei Privatkunden (B2C) – das ist bei den meisten Shops der Großteil der Bestellungen;
- bei Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen, § 33 UStDV);
- wenn du selbst Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist (§ 34a UStDV) – empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem;
- bei Kunden im Ausland, auch in anderen EU-Ländern.
Rechenbeispiel mit fiktiven Werten. Ein Shop für Bürobedarf hat 1.000 Bestellungen im Monat. 900 kommen von Privatkunden, 100 von deutschen Firmen. Von den Firmenbestellungen liegen 70 unter 250 € brutto, 30 darüber.
| Gruppe | Bestellungen | Rechnung |
|---|---|---|
| Privatkunden | 900 | Wie bisher, z. B. PDF per E-Mail |
| Firmen, bis 250 € brutto | 70 | Wie bisher erlaubt |
| Firmen, über 250 € brutto | 30 | E-Rechnung |
Von 1.000 Rechnungen müssen 30 E-Rechnungen sein, also 3 %. Rechnest du mit 5 Minuten für eine E-Rechnung, die du von Hand in einem Online-Formular erfasst, sind das 30 × 5 = 150 Minuten im Monat. Ob sich dafür eine Automatisierung lohnt, hängt von dieser Zahl ab, nicht von der Gesamtzahl der Bestellungen. Freiwillig darfst du E-Rechnungen auch Kunden schicken, die keine brauchen – bei Privatkunden aber nur, wenn sie zustimmen.
Was gilt seit 2025 beim Empfang?
Du musst E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können, und dafür reicht laut BMF ein E-Mail-Postfach. Zustimmen musst du nicht: Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland entfällt die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG).
Schwieriger als der Empfang ist das Lesen und Aufbewahren:
- Lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Ansicht. Du brauchst einen Viewer oder ein Programm, das sie darstellt; das BMF weist auf eine Visualisierung im ELSTER-Portal hin. Bei ZUGFeRD öffnest du einfach das PDF.
- Prüfen. Für den Vorsteuerabzug zählen die Angaben im XML. Prüfe also die Daten, nicht nur das Bild.
- Aufbewahren. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG), die E-Rechnung im Originalformat, also die XML-Datei, nicht nur einen Ausdruck.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Am einfachsten aus dem Programm, in dem die Bestellung schon liegt: Die Daten sind dort vorhanden, das Programm schreibt sie als XML. Von Hand geht es mit Online-Formularen, das lohnt sich nur bei wenigen Rechnungen. Damit eine E-Rechnung durchgeht, brauchst du vor dem ersten Versand:
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr. und vollständige Firmenangaben.
- Bankverbindung mit IBAN, wenn der Kunde überweist.
- Einen Rechnungskontakt mit Name, Telefon und E-Mail – XRechnung verlangt ihn.
- Eine Käuferreferenz. Bei Behörden ist das die Leitweg-ID, bei Firmen oft eine Bestell- oder Kundennummer.
- Steuersatz und Steuerkategorie pro Position: 19 %, 7 % oder ein Grund für 0 %, etwa Reverse Charge.
- Einheiten als Code (Stück, kg, Liter nach UN/ECE-Empfehlung 20), nicht als freier Text.
Ob die Datei der Norm entspricht, prüfst du mit dem offiziellen Validator der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Ein Kanal ist für B2B nicht vorgeschrieben: E-Mail mit Anhang, Download-Portal oder Peppol sind gleichermaßen zulässig. Signatur oder Zertifikat brauchst du nicht. Welche Pflichtangaben jede Rechnung tragen muss, zeigt die Rechnungsvorlage mit Erklärungen zu § 14 UStG.
Wo Händler bei der E-Rechnung Fehler machen
- PDF für „E-Rechnung“ gehalten. Ein PDF aus dem Shop-Plugin ist ab der Pflicht eine sonstige Rechnung. Der Firmenkunde darf sie zurückweisen, und dein Vorsteuerabzug als Empfänger hängt an der richtigen Form.
- ZUGFeRD im falschen Profil. MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten nicht als E-Rechnung.
- Nur das Bild archiviert. Wer die XML-Datei löscht und nur das PDF behält, hat die E-Rechnung nicht im Original aufbewahrt.
- Steuerkategorie fehlt. Bei 0 % will die XRechnung einen Grund (steuerfrei, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr). Ohne ihn lehnt der Validator die Datei ab.
- Pflicht auf alle Kunden ausgeweitet. Privatkunden brauchen weiter keine E-Rechnung; ein XML ohne Ansicht verwirrt sie eher.
E-Rechnungen direkt aus der Bestellung
Wenn Bestellungen, Kunden und Rechnungen ohnehin in einem Programm liegen, ist die E-Rechnung kein eigener Arbeitsschritt. In Elbuz legst du einmal die Verbindung für deine Firma an: USt-IdNr. oder Steuernummer, Rechnungskontakt, Standardsteuersatz und den Grund für Positionen mit 0 %. Danach entsteht aus einer gebuchten Rechnung eine XRechnung 3.0 (UBL oder CII) und geht per E-Mail an den Käufer, auf Wunsch mit einem ZUGFeRD-PDF, also der Druckansicht mit eingebettetem XML. Wenn du willst, geht die Rechnung schon beim Buchen automatisch raus.
Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-PDFs von Lieferanten lädst du im selben Fenster hoch: Elbuz liest sie, findet den Lieferanten über die Steuernummer, legt fehlende Produkte an und erstellt einen Wareneingang. Für Kleinunternehmer gibt es eine eigene Einstellung mit Hinweis auf § 19 UStG. Wie Rechnungen an Firmenkunden mit eigenen Preisen und Zahlungszielen laufen, zeigt die Seite B2B-Großhandel.
Für wen das zu viel ist: Schreibst du im Monat eine Handvoll Firmenrechnungen und verkaufst sonst nur an Privatkunden, genügt ein kostenloses Online-Formular für E-Rechnungen.
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Häufige Fragen
Muss ich ab 2026 eine E-Rechnung ausstellen?
Nein. 2026 darfst du an Firmenkunden noch Papier oder mit deren Zustimmung ein PDF schicken. Ausstellen musst du E-Rechnungen ab 2027, wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab 2028.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist ein einfaches PDF eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist es nur, wenn strukturierte Daten nach EN 16931 enthalten sind, etwa als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Ansicht. ZUGFeRD ist ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist; der Empfänger sieht eine normale Rechnung. Beide erfüllen die Pflicht, bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter sonstige Rechnungen schreiben (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen sie E-Rechnungen seit 2025 trotzdem.
Brauche ich eine E-Rechnung für Privatkunden?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an Unternehmen im Inland. Privatkunden bekommen eine Rechnung wie bisher.
Welches Programm braucht man für eine E-Rechnung?
Eins, das XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 schreibt und lesen kann – das kann Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware sein oder ein Online-Formular. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach, zum Lesen von XRechnungen brauchst du zusätzlich einen Viewer.
Wie öffne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Wie jedes PDF. Die XML-Datei steckt als Anhang im PDF; maßgeblich für die Steuer sind diese Daten, deshalb bewahrst du das PDF unverändert auf.
Quellen
- Umsatzsteuergesetz, § 14 „Ausstellung von Rechnungen“ (Definition der E-Rechnung, Pflicht bei Leistungen an inländische Unternehmer) – gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html.
- Umsatzsteuergesetz, § 27 Abs. 38 (Übergangsregeln 2025–2027, Grenze 800.000 €, EDI) – gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html.
- Umsatzsteuergesetz, § 14b „Aufbewahrung von Rechnungen“: acht Jahre – gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html.
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 „Rechnungen über Kleinbeträge“ (bis 250 €) – gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html; § 34a „Rechnungen von Kleinunternehmern“ – gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html.
- Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E-Rechnung (Formate XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 ohne MINIMUM und BASIC-WL, E-Mail-Postfach für den Empfang, Vorrang des XML-Teils, Ausnahmen) – bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html.
- KoSIT, Standard XRechnung und Validator – xeinkauf.de/xrechnung.
- E-Rechnung an Bundesbehörden, Leitweg-ID – e-rechnung-bund.de.
Geprüft am 01.11.2026.
