Trag Lieferant, Kunde und Positionen ein: Die Vorlage rechnet Summen und Mehrwertsteuer selbst und schreibt den Betrag in Worten. Speichere die Rechnung als PDF und schick sie deinem Kunden — die Daten verlassen deinen Browser nicht.
| Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 UStG) | Wo in der Vorlage |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden | „Lieferant“ und „Käufer“: Name, Adresse |
| Deine Steuernummer oder USt-IdNr. | Feld „USt-IdNr. / Steuernummer“ |
| Ausstellungsdatum | „Datum“ |
| Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | „Nummer“ |
| Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung | Positionen: Bezeichnung, Einheit, Menge |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | „Anmerkung“, z. B. „Lieferdatum: 28.10.2026“ |
| Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt | „Summe“ — rechnet die Vorlage selbst |
| Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung | Auswahl „MwSt.“; Hinweis auf die Befreiung in „Anmerkung“ |
Zwei weitere Angaben aus § 14 Abs. 4 brauchst du nur in Sonderfällen: den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) und das Wort „Gutschrift“, wenn der Kunde die Rechnung ausstellt. Quelle: § 14 UStG, gesetze-im-internet.de, geprüft am 1. November 2026.
| Variante | Wie die Vorlage rechnet | Beispiel: Positionen 1.190 € |
|---|---|---|
| Ohne MwSt. | Summe der Positionen = Rechnungsbetrag | zu zahlen 1.190,00 € |
| Preise inkl. MwSt. | MwSt. wird herausgerechnet: Summe × 19 ÷ 119 | zu zahlen 1.190,00 €, darin MwSt. 190,00 € |
| Preise ohne MwSt. | MwSt. wird aufgeschlagen: Summe × 0,19 | 1.190,00 € + MwSt. 226,10 € = 1.416,10 € |
Die Vorlage rechnet mit dem Regelsatz deines Landes: 19 % in Deutschland, 20 % in Österreich, 8,1 % in der Schweiz (dort in CHF). Eine Rechnung mit 7 % oder mit zwei Sätzen rechnest du vorher im MwSt-Rechner nach. Was für Lieferungen in die Schweiz gilt: Mehrwertsteuer Schweiz für Onlinehändler.
Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Deine Umsätze sind dann steuerfrei, und auf der Rechnung steht keine Umsatzsteuer. Nach § 34a UStDV gehören auf die Rechnung: Ob sich die Regelung für dich lohnt: Kleinunternehmerregelung.
In der Vorlage wählst du „Ohne MwSt.“ und schreibst den Hinweis in „Anmerkung“, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen weiter als PDF oder auf Papier verschicken — eine E-Rechnung ist für sie nicht Pflicht (§ 34a UStDV).
Quellen: § 19 UStG, § 34a UStDV, geprüft am 1. November 2026.
Liegt der Gesamtbetrag nicht über 250 €, genügt eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV): dein Name und deine Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware oder Leistung, der Gesamtbetrag inklusive Steuer und der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Befreiung. Name des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer brauchst du dann nicht. Leere Felder druckt die Vorlage nicht mit.
Quelle: § 33 UStDV, geprüft am 1. November 2026.
Zwischen Unternehmen im Inland ist die E-Rechnung die Regel: eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 und 2 UStG). Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG): Fristen und Formate: E-Rechnung: XRechnung oder ZUGFeRD.
Die PDF-Vorlage auf dieser Seite bleibt passend für Rechnungen an Privatkunden, für Kleinunternehmer und — bis zum Ende der Übergangsfrist — für Rechnungen an Unternehmen.
Quellen: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, geprüft am 1. November 2026.
Die Vorlage läuft in deinem Browser: Die Daten gehen an keinen Server und sind weg, sobald du den Tab schließt. Eine Vorlage für Word oder Excel brauchst du nicht — Summen und MwSt. rechnet das Formular selbst. Schreibst du die Rechnung trotzdem in Excel: Positionssumme =Menge*Preis, MwSt. auf Nettopreise =Summe*0,19, MwSt. in Bruttopreisen =Summe*19/119.
Quelle: § 14c UStG, geprüft am 1. November 2026.
Die Grenze für die Kleinbetragsrechnung liegt in Deutschland bei 250 €, in Österreich bei 400 €.
Quelle: § 33 UStDV, § 11 Abs. 6 UStG 1994, geprüft am 1. November 2026In der Schweiz hat die QR-Rechnung die alten Einzahlungsscheine abgelöst: Eingeführt wurde sie am 30. Juni 2020, die Einzahlungsscheine verschwanden am 30. September 2022.
Quelle: SIX, „QR-Rechnung“, geprüft am 1. November 2026In Elbuz entsteht die Rechnung aus der Bestellung: Kunde, Positionen und Steuersätze kommen aus dem Auftrag. Für Kunden in Deutschland erstellt Elbuz daraus eine XRechnung (Version 3.0, nach EN 16931) und schickt sie zusammen mit dem PDF per E-Mail an den Kunden. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen deiner Lieferanten lädst du hoch — Elbuz legt daraus einen Wareneingang an und findet den Lieferanten über die USt-IdNr. Mehr zu Bestellungen: Auftragsverwaltung.
Nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Ware oder Leistung, Liefer- oder Leistungsdatum, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Wähle in der Vorlage „Ohne MwSt.“ und schreib in „Anmerkung“ einen Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Pflicht sind nach § 34a UStDV Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Ware oder Leistung und der Gesamtbetrag.
An Privatkunden ja. Kleinunternehmer dürfen weiter PDF-Rechnungen schicken. An Unternehmen im Inland ist ein PDF bis 31.12.2026 erlaubt, 2027 nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €, ab 2028 braucht es eine E-Rechnung (§ 27 Abs. 38 UStG).
Nein, das verlangt § 14 UStG nicht. Die Vorlage schreibt ihn trotzdem dazu — das stört nicht und hilft bei handschriftlichen Abgleichen.
Die Vorlage speichert die Rechnung als PDF — so kann sie unterwegs niemand verändern, und Summen und MwSt. rechnet sie selbst. Für Excel stehen die Formeln oben auf der Seite.
Nein. Die Vorlage läuft in deinem Browser, an den Server geht nichts. Schließt du den Tab, sind die Daten weg.
Österreich: Kleinbetragsrechnung bis 400 € statt 250 €, über 10.000 € auch die UID-Nummer des Kunden (§ 11 UStG 1994). Schweiz: Rechnung in CHF mit 8,1 % MWST; für die Zahlung nutzt man die QR-Rechnung mit Swiss QR Code.
